高校教務秘書在實踐教學中的定位認識

　　摘 要： 教務秘書在教學管理中有著不可替代的作用，其工作成效直接影響教學的正常進行，以及教學效果。加強教務秘書隊伍建設，提高教務秘書的工作水平是一項重要工作，本文分析了教務秘書的工作性質、內容、現存問題及其解決對策。
　　關鍵詞： 高校教務秘書 實踐教學 定位
　　
　　引言
　　隨著各高等院校辦學規模的擴大，教務秘書作為一支不容忽視的隊伍，發揮著越來越重要的作用。但長期以來教務秘書的工作并未得到應有的重視，其工作常有不盡如人意的地方，影響到教學的正常運轉，甚至會造成不可彌補的損失。對教務秘書工作的準確定位，對其素質的提高，對其教務管理水平的提高，都應該引起教學管理部門的重視，并采取積極措施，培養他們，發揮他們的作用，最終有利于教學管理者的管理，有利于學生的學習。
　　一、認識教務秘書的作用
　　1.橋梁作用。
　　在教務管理過程中，教務秘書對學院主管領導負責，在教務處指導下開展工作，起著上傳下達、下情上奏、協調左右、服務師生、保障教學工作順利開展的重要作用。除此之外，教務秘書還是學校教務管理部門與院系之間，教師與學生之間，不同專業系別之間的溝通橋梁。學校教學管理的制度、計劃、任務，除了由教學校長召開教學管理會議下達各學院領導之外，更多具體事務性工作一般由教務處各職能科室直接聯系學院教務秘書來布置傳達，要靠學院教務秘書的準確領會和迅速貫徹執行。
　　2.提供有價值教學信息及教學建議與對策。
　　由于教務秘書對教學環節非常熟悉，了解學生的上課動態，與教師接觸得也多，這樣往往可以掌握大量的信息，這些信息對于領導的決策有積極意義，可以更貼近學生，更貼近教師，也更符合實際。教務秘書之間的接觸，可以使教務秘書對其他學院的一些教學動態把握較準，這些信息反饋給相關領導，可以為領導的管理與決策起到一定的借鑒作用。
　　3.具體教學事務的貫徹與執行者。
　　教務秘書是學院教育教學管理體系中的重要崗位之一，是高等教學管理鏈中不可或缺的重要一環，肩負著管理與服務的雙重任務，是日常教學管理工作的具體執行者。還負責教學管理信息的收集、統計及分析，教學文件的整理與歸檔工作；負責組織院系的所有考務工作，包括考試、考查、重考、重修安排，試卷及相關材料收集和裝訂、各種考試（英語、計算機）的報名及證書的發放等。
　　4.為師生提供服務。
　　無論是教務秘書還是“服務員”，要及時提醒教師及時上課，確保教室設備使用正常，通知相關老師開會，參與學術討論。還要為教師提供各種課程作業展的準備服務，比如展覽場地，展覽時間及通知辦展學生及老師。對于學生，教務秘書要及時查看學生成績，發現異動信息，給予特殊關照，并查明原因，督促學生按教學計劃認真選課、上課，確保學生的學習進度正常進行。
　　二、當前教務秘書工作中存在的問題
　　1.對教務秘書工作的認識存在誤區。
　　在高校里，教師教學與研究受到重視，而教務秘書的工作卻不被重視，教師認為教務秘書就是排排課，安排個會議，查查學生成績之類的小事；有的領導認為教務秘書也沒干什么事，就是日常的小事。這些表象說明教務秘書的工作確實是瑣事。這些是小事，但如果做不好，后果就會很嚴重，事情瑣碎，責任重大，長期如此，誰還能說教務秘書的工作不重要呢？
　　2.教務秘書的編制設置不合理。
　　一方面隨著高校的擴招，在校學生大幅地增加，另一方面對于教務工作提出的要求更高更全面，致使工作量成倍增加。而教務秘書編制卻沒有隨之增加。雖然教務秘書想法設法地提高工作效率，可面對越來越多的工作任務，工作完成已有難度，更無法求質量。一些學院安排了教師兼職去做教務秘書，兼職教師流動性大，常常一、兩個學期就走人，而教務管理工作是一個連續的過程，如果工作人員頻繁變動，就會造成工作脫節；還有的教師對被安排來兼職帶有情緒，只求做一天和尚撞一天鐘，不思考和改進工作，這都不利于教學管理工作。
　　3.教務秘書的待遇偏低。
　　教務人員承擔了繁重的工作，在同一過程中教師可以拿到一定報酬，而教務人員付出了辛苦卻沒有回報。教務人員的工作性質要求他們開學比別人早，放假比別人晚，遇到考試還要提前來、晚些走，在日常工作中經常放棄休息時間，但這些往往被忽視，干活時想到教務秘書，算酬金時并沒考慮到他們。這些也會挫傷教務秘書的積極性，讓他們覺得自己的工作在別人看來是沒有價值的，自己加班加點是不值得的。
　　4.教務秘書的交流、培訓機會少。
　　教務秘書在他們的崗位忙碌著，從開學到學期結束，很難有時間和機會去學習交流?，F在的教務秘書得到的培訓很少，大多僅限于日常工作的培訓，如學校的教學管理系統軟件更新了，不培訓就不能開展日常工作，才花少量時間培訓一次。
　　5.辦公室事務和教學事務的“兩難”境地。
　　教務秘書在行政上由系辦公室管理，在業務上屬于學院教學管理部門（教務處）和本系教學主任領導，有時難免陷入辦公室事務和教學事務的“兩難”境地。教務秘書職務偏低，統計資料顯示教務秘書在職務晉升方面沒有與其他崗位人員享受到同樣待遇，未充分調動教務秘書的工作積極性。
　　三、現存問題的解決建議與對策
　　1.教務秘書積極開展自主學習，注重自身能力素質的培養。
　　教學管理人員作為教學活動的組織者和管理者之一，必須懂得教育心理學、教育管理學、統計學等學科的基本知識。自覺學習政治理論知識，提高政治素養，樹立正確的人生觀和價值觀。在實踐中，逐漸探索教學管理的新思路，提高管理的效率和水平。除此以外，教務秘書還應具備比較扎實的學科專業知識，以便于從專業化的角度做好本學科專業教學計劃的修訂、實施，為學院學科建設、課程建設、科研建設、實驗室建設、師資隊伍建設、教材建設等工作貢獻力量。
　　2.合理解決教務秘書的編制問題，理順管理渠道。
　　依據工作性質、內容、工作量，師生人數等方面合理配置二級學院教務秘書人數，減輕工作負荷。另外，對于一些大的院系，可設立教務科，讓教務秘書從綜合辦公室管轄中獨立出來，保持工作的單一性，避免行政事務干擾教學管理工作。
　　3.建立嚴格的獎懲制度，獎罰分明。
　　建立明確的獎懲制度，嚴格按照制度辦事，堅持原則，不徇私情，獎罰分明是教學順利開展的有力保障。對于工作表現突出的同志可以在大會上給予表揚或是給予一定的物質獎勵，也可以在開展年度評優評先的活動時優先考慮。對于經常加班加點的同志予以關心，適當給予補貼。同樣對于工作中表現差，工作積極性不高，嚴重影響教學管理工作的教務秘書也要進行懲罰，以儆效尤，以此保障制度的執行，順利開展教學管理工作。
　　結語
　　綜上所述，應該正確地認識和強化教務秘書的作用，理順管理渠道，完善考核機制，讓教務秘書充分發揮自己的作用，除了在觀念上和政策上予以重視外，還必須采取強有力的措施加強對教務秘書的教育和培養。同時，教務管理人員也應當不斷努力學習，提高自身素質和教務管理水平，更好地適應現代高校發展的要求。
　　
　　參考文獻：
　?。?］王薔馨，屈伯俊.從教學管理角度淺析教務處辦公室人員素質標準［J］.科教文匯，2008，（9）：19，25.
　?。?］張錦華.芻議教學秘書的素質對高校教務管理的影響［J］.中國教師，2009，（S1）.
　?。?］曾云燕.論高校教務秘書的職業素養［J］.中國成人教育，2008，（16）.