數字化是檔案管理工作的必由之路

　　摘要:本文對數字化是檔案管理工作的必由之路問題進行了探討。
　　關鍵詞:數字化檔案管理工作必由之路
　　中圖分類號：G633文獻標識碼：A文章編號：1672-3791(2011)06(b)-0000-00
　　
　　隨著科學技術的發展，全球信息化時代的全面的到來，傳統的檔案管理模式也遇到了前所未有嚴峻的挑戰。我國檔案管理現代化建設還存在著滯后性。為此，我國檔案管理將“跑步前進”，檔案數字化必將成為今后檔案的主要存在形式。
　　
　　1 檔案數字化是信息時代的必然要求
　　檔案信息數字化是隨著計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，他把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存儲，以網絡化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現資源共享。
　　辦公自動化要求所有檔案管理數字化。信息化建設始終保持以應用為前提，以數據為基礎，以網絡建設為中心，積極開發新技術，完善各種應用系統并向網絡化發展，無紙化辦公已成普及之勢。正是由于計算機的廣泛應用，為管理大量的數字化信息提供了可能。
　　檔案數字化較之傳統檔案管理有不可替代的先進性。首先要提高經濟效益。數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便快速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人力的浪費。其次要提高辦公效率。數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。按以往傳統管理方法，必須“歸檔”后才能查如，而通過網絡計算機管理的數字化檔案卻能快捷、準確反映當前的情況。同時數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡便。真正讓辦公人員做到足不出戶，便可知曉天下大事。
　　
　　2 實現檔案數字化管理的主要障礙
　　由于檔案數字化管理在我國還屬于新興事物，并且在目前我國生產力水平不高，科學技術相對落后的條件下，數字化檔案管理還存在著這樣或那樣的問題。主要有四個方面的障礙：
　　電子文件與紙質文件的“雙套制”保存，造成資源無效浪費。“雙套制”保存是指將具有相同內容的紙質文件和電子文件一并保存。在一些單位的辦公自動化網絡系統中，各部門在網上傳遞、承辦文件，提高了工作效率。但文件辦完后又輔發紙質文件歸檔保存。這樣就形成了相同內容、兩種類型的文件并發、保存的局面，造成人力、物力、財力的浪費，勢必影響電子文件的廣泛應用和檔案管理事業的進一步發展。
　　辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容，各自為政，給電子文件歸檔達成困難。目前都采用了以電子計算機及網絡技術為基礎的辦公自動化系統，這一系統絕大部分是由本單位或上級主管部門設計的軟件，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統則是檔案行政管理部門為使檔案現代化，管理標準化、規范化、實現資源共享而推廣的檔案現代化管理軟件。由于這兩套軟件系統設計單位不同，不同軟件環境下形成的數據難以轉換，無法進行電子文件歸檔，因而給原始數據的收集和錄入造成了一定的困難。
　　電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出優點，但也會在使用及管理上帶來一定的不安全因素。如電子文件對軟硬件設備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數據丟失、病毒破壞等。這些都給電子文檔的安全保管和長期保存帶來很大威脅。
　　數字化檔案的利用率不高，給工作的現代化進程造成障礙。雖然辦公自動化系統推行多時，但很多單位并沒有把提高電子文件管理意識當成一項緊迫的任務來抓，人們仍延續傳統觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工來完成，計算機在整個應用過程中的僅限于文字錄入、編輯和打印，成了名副其實的“高檔打字機”。人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以網絡形式傳遞的浩瀚的資料寶庫，無效的消耗了大量的人力、物力、財力。
　　
　　3 實施檔案數字化管理需要注重把握的環節
　　在實施檔案數字化管理過程中，必須注意把握好以下幾個環節：
　　建設系統工程，實現信息共享。檔案電子化建設是一項系統工程，包括總體設計、設備選型、軟件開發、檔案整理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等等。一套硬件加軟件的應用系統。系統應采用雙服務器、磁盤陳列存儲、高速掃描儀集中掃描，光盤和磁帶同時備份的解決方案。同時，為了提高利用率，還應設置適當的檔案查詢系統，通過觸摸屏查詢及文檔網絡上傳輸達到資源共享的目的。此外，還應將電子檔案管理類別細分為操作目錄管理、系統環境管理、檔案密級管理、卷內目錄管理、分類管理等，從而在機制上提高信息共享能力。
　　建立橫向通道，銜接辦公系統。針對辦公自動化系統與數字化檔案管理系統充分銜接的問題，建議在查詢接口程序中增加查詢檔案功能，實現與現有的財務系統、人事管理系統的無縫集成。
　　針對電子文件與紙質文件、“雙套制”保存問題，建議在紙質文件和電子文件之間建立一個“通道”，即將電子文件和紙質文件以文本方式和映像方式共存，檔案工作的發展以及數字檔案特點，制定特定的、完善的、符合實際需要的管理規章制度。它既包括硬件的安全管理也包括軟件安全管理。硬件方面應嚴把信息存儲載體質量關，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存奠定基礎。對于存儲電子文檔的設備和磁介質要派專人負責管理，確保電子檔案不會因溫度、濕度、磁場等一些人為災害導致文件損毀和破壞。軟件方面，就是要通過采用多級權限和密碼管理，多層結構，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統的安全性及保密性，使系統以及系統內的數據不被非法訪問、修改和破壞。
　　建設專職隊伍，提高管理水平。隨著當今世界信息呈爆炸式地增長，檔案管理也由過去的勞動密集型轉為現在的以現代化的辦公設備為依托的知識密集型工作。這一方面要求管理者具有很強的分析能力，對一些專業性強的檔案要做到精確把握；另一方面，要根據利用者要求提供大量的數據檔案信息。這些都要求具有高素質、高技能的現代化信息管理人員才能勝任，因此有關部門應加大檔案人員的培訓力度，學習電子文件管理知識，提高電子文件管理意識，盡快做好傳統檔案管理向數字化檔案管理轉型的工作，努力提高電子文件管理水平和能力。
　　
　　參考文獻
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