檔案信息化建設中的安全工作探析

　　摘 要：本文在分析檔案信息化建設中的安全問題的基礎上，提出安全是檔案信息化建設的前提，檔案數(shù)據(jù)化、信息化務必謹慎，然后從促進網(wǎng)絡安全、開發(fā)先進技術(shù)、提高人員素質(zhì)三個方面對檔案信息化建設中的安全工作提出了建議。筆者希望通過對檔案信息化建設中安全工作的探析，為促進我國檔案信息化建設在安全中發(fā)展做一點貢獻。
　　關(guān)鍵詞：檔案信息化安全隱患謹慎發(fā)展
　　中圖分類號：G270.7文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2011）06（b）-0000-00
　　二十一世紀人類社會發(fā)展重要的標志之一就是信息化，呈現(xiàn)于大眾眼前的信息和作為支撐的信息技術(shù)時時刻刻都在影響著大眾的生活和工作。檔案管理工作也不例外，隨著全球網(wǎng)絡化、信息化的發(fā)展，其基礎業(yè)務建設工作重心也轉(zhuǎn)移到檔案信息化建設上。
　　1 檔案信息化：大勢所趨
　　傳統(tǒng)的檔案管理模式隨著社會的發(fā)展和時代的進步暴露出很多不合理和不合時宜之處，比如查閱程序過于繁瑣、各種檔案存放復雜容易混淆等等，種種跡象表明以檔案實體為重心已經(jīng)不利于檔案管理工作的開展。檔案實體所承載的無非是信息，如果能在日常檔案管理活動中改變傳統(tǒng)模式，全面、合理地應用現(xiàn)代先進的信息技術(shù)把各類重要、復雜、繁瑣的信息換一種載體，并且運用先進的管理方法對已有的檔案信息資源進行快速處置、科學管理，并及時地為大眾提供服務，不僅促進了檔案管理的現(xiàn)代化，也是一件利國利民的大好事。
　　所以，檔案信息化建設是二十一世紀檔案工作人員合理的選擇，是大勢所趨。然而先進的信息技術(shù)和新的工作方式既是機遇也是挑戰(zhàn)，促進工作發(fā)展的同時也帶來了一系列的安全問題。
　　2 新安全隱患：隨之而來
　　2.1 網(wǎng)絡隱患嚴重
　　當今網(wǎng)絡運行存在一定的隱患，涉及到檔案信息化建設的隱患有：網(wǎng)絡資源非法控制、非法占用、非法存取、病毒軟件的入侵等。尤其是隨著二十一世紀計算機技術(shù)的快速發(fā)展，在計算機網(wǎng)絡上處理的檔案信息、文件業(yè)務不僅僅是單臺計算機的數(shù)學運算和文件處理。一個部門的內(nèi)部網(wǎng)絡和內(nèi)部檔案信息處理已經(jīng)發(fā)展成為各部門之間密切相關(guān)的外部網(wǎng)，甚至是全球互聯(lián)網(wǎng)。業(yè)務處理和信息共享的范圍已經(jīng)擴大到了全世界，而范圍擴大、網(wǎng)絡連接增多的同時也給檔案的信息化建設帶來了安全問題。黑客、垃圾郵件、木馬、新型病毒成為檔案信息化建設的絆腳石，嚴重威脅到檔案信息化建設的安全。
　　2.2 信息技術(shù)欠缺
　　檔案信息化建設的重要條件之一是信息技術(shù)的成熟和完善，現(xiàn)有的信息技術(shù)直接針對網(wǎng)絡和生活交流的需要，卻忽視了文件管理和檔案建設的需求。
　　檔案信息化建設并不僅僅是購買了電腦之后把檔案信息錄入電腦，連接上網(wǎng)絡就完成了，一些專業(yè)的信息管理技術(shù)仍需進一步完善和發(fā)展，比如安全有效的數(shù)據(jù)存儲技術(shù)、上網(wǎng)以后的檔案資源的檢索和組織技術(shù)、檔案文件的安全傳輸技術(shù)等。當今許多工作人員還沒有感受到信息化建設的便利之處，原因之一就是他們對于信息技術(shù)好沒有熟練掌握，更別提把先進技術(shù)如魚得水地運用到檔案信息化建設過程中了。因為業(yè)務生疏，所以容易檔案管理混亂、容易出錯，直接導致檔案管理不安全。
　　2.3 內(nèi)部保密堪憂
　　計算機技術(shù)的發(fā)展為檔案工作的發(fā)展提供了有利條件，也使檔案信息資源的泄密變得更加容易，檔案信息化建設的前提應該是保證檔案信息資源的安全，但是如今的拷貝復制技術(shù)為不法人員非法進入檔案信息資源庫和非法竊取資料提供了便利。
　　檔案信息化建設工作使得工作人員出入資料庫變得更加容易，隨意拷貝檔案文件變得不易被覺察，內(nèi)部工作人員有可能越權(quán)使用或者提取他人檔案資料，更有不法之徒惡意安裝黑客軟件程序，破壞正常的網(wǎng)絡運行。另外，檔案信息化建設終歸是人做的，做這項工作的勢必會有一些人員做一段時間然后離職，而這些離職人員中不少人都有一定的訪問權(quán)限或者知道進入檔案信息資料庫的密碼，這也是隱患之一。
　　3 數(shù)據(jù)化工作：務必謹慎
　　對于檔案信息化建設來說，安全工作應該放在第一位，安全是檔案信息化建設的前提，把檔案數(shù)據(jù)化、信息化務必謹慎。
　　3.1 促進網(wǎng)絡安全
　　普及檔案工作人員的網(wǎng)絡安全知識十分必要。傳統(tǒng)的檔案工作人員已經(jīng)習慣了傳統(tǒng)的工作方式，對于先進的信息技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)并不能很快掌握，按常理而言，也應該有一個循序漸進的過程。認真謹慎是每一個檔案工作人員應有的態(tài)度，但是面臨信息化社會和網(wǎng)絡化的工作環(huán)境，他們難免不適應和不熟悉，因為不熟悉就容易忽略一些細節(jié)、忽視一些重要的安全隱患，不是因為不謹慎，而是因為網(wǎng)絡知識的欠缺。
　　3.2 開發(fā)先進技術(shù)
　　計算機信息技術(shù)落后會阻礙檔案信息化建設的發(fā)展，而已經(jīng)開發(fā)出來的先進技術(shù)不能應用于檔案信息化建設也是目前存在的問題之一，前者是技術(shù)落后，后者則是因為理論與實踐相脫節(jié)造成的技術(shù)浪費。
　　檔案工作的信息化建設不是為了信息化而信息化，而是為了更好地服務于大眾，針對應用于工作中的落后的技術(shù)應該及時更新，選擇當前已經(jīng)基本成熟并且有發(fā)展前景的信息技術(shù)。針對技術(shù)浪費的問題，應當加強理論與實踐的結(jié)合，研發(fā)之初就考察檔案信息化建設過程中具體的需要，并在具體的應用過程中及時反饋、及時調(diào)整，有的放矢，避免浪費。
　　3.3 提高人員素質(zhì)
　　檔案信息資料的安全工作最終是為了保證涉及到檔案資源的工作順利進行，檔案信息化建設終歸是人做的，檔案信息化不僅僅是一個技術(shù)問題，更是一個業(yè)務問題。
　　開發(fā)先進的信息技術(shù)只是一種手段，保障各項業(yè)務的安全進展，最終的決定者是運用技術(shù)的人，安全工作的關(guān)鍵也應當落腳到工作人員素質(zhì)的提高。這包括兩個方面：一是圖書館、檔案館工作人員業(yè)務素質(zhì)的提高，不僅包括管理檔案的能力，還包括掌握專業(yè)的網(wǎng)絡信息技術(shù)、操作信息設備、提高文化知識修養(yǎng)；二是工作人員的人格和工作態(tài)度的培養(yǎng)，檔案保管部門不是“文件保險箱”，二是儲存“社會記憶”的寶庫，檔案工作人員應該以積極的心態(tài)和認真負責的工作態(tài)度對待自己的工作。
　　4 安全中發(fā)展：集成聯(lián)合
　　檔案信息化建設的安全工作滲透在檔案工作的方方面面，需要從全局考慮，某一地區(qū)、某一部門的信息建設不能稱為信息化，檔案信息化建設要做到網(wǎng)絡互聯(lián)互通、信息資源共享，要保障檔案信息化建設的健康發(fā)展，就必須采取集成聯(lián)合的方式，各個部門齊努力，發(fā)展區(qū)域網(wǎng)和廣域網(wǎng)，在信息資源安全的前提下謀求發(fā)展，在發(fā)展的同時保障檔案信息化建設工作的安全進行。
　　5 結(jié)語
　　檔案信息化建設是二十一世紀檔案工作人員合理的選擇，而先進的信息技術(shù)和新的工作方式既是機遇也是挑戰(zhàn)，促進工作發(fā)展的同時也存在問題。安全是檔案信息化建設的前提，把檔案數(shù)據(jù)化、信息化務必謹慎，應當從促進網(wǎng)絡安全、開發(fā)先進技術(shù)、提高人員素質(zhì)三個方面著手科學安排對檔案信息化工作，促進我國檔案工作的發(fā)展。
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