淺析煙草行業檔案信息化建設如何更深入開展

　　摘要：從檔案信息化建設、檔案人才隊伍建設、檔案信息標準化等方面，分析了當前檔案信息化建設的緊迫性，提出了如何更深入開展檔案信息化建設的思路。著重在信息化基礎建設、檔案信息資源建設、檔案信息資源共享及安全保障體系等方面問題進行了詳盡的分析和闡述。
　　關鍵詞：檔案，信息，思路，標準化
　　中圖分類號: G256文獻標識碼：A文章編號：1672-3791(2011)06(b)-0000-00
　　
　　一、 檔案工作者要充分認識到檔案信息化建設的緊迫性
　　檔案信息化建設是煙草各級企事業單位信息化建設的一個重要組成部分，大力加強檔案信息化建設，是發展先進生產力的現實需要，是發展社會主義先進文化的必然要求，處在當今以信息技術為主要特征的知識經濟時代，作為煙草行業先進文化事業重要組成部分的檔案事業，隨著檔案數量的急劇增加、檔案利用率的不斷提高，憑傳統的手工整理、檔案檢索已經不適應現實，必須大力加強檔案信息化建設，加快推動檔案管理現化化進程，利用計算機對檔案數據進行收集、整理、分類、存儲、鑒定、保管、檢索、統計、編研、利用等，為利用者提供高效優質的服務，也是檔案工作者貫徹“兩個至上”行業價值觀的具體行動表現之一。
　　國家檔案局提出：信息技術及信息產業的高速發展，給檔案工作帶來了挑戰和壓力，同時也為我們帶來新的機遇。只要我們抓住這一機遇，努力學習和運用當代先進的科學知識與科技手段，加快檔案工作融入信息社會的步伐，就能夠推動檔案信息化建設，就可以使檔案事業和整個中國特色社會主義事業一起實現跨越式發展。檔案信息化建設是煙草信息化形勢發展的必然趨勢。
　　二、 煙草檔案信息化建設發展的幾點思路
　　1）煙草檔案信息化建設與當地本行業信息化基礎建設發展同步
　　煙草檔案工作要緊緊圍繞國家煙草局提出的“兩個至上”為中心開展工作，及時調整檔案工作的發展方向和總體思路，適應時代發展的要求，檔案部門要把握煙草檔案信息化建設的總體要求，與當地信息化建設的具體情況相結合，抓住機遇，逐步提高煙草檔案信息化與當地信息化建設同步發展。
　　2）把信息化作為煙草檔案基礎業務建設的重點內容
　　信息技術的廣泛采用和電子政務的加快推進，使檔案基礎業務建設的重心向檔案信息化建設轉移。信息化是我們煙草現代化發展過程的必然，我們檔案部門要把跟上信息化建設的步伐，實現檔案信息化建設的同步發展作為檔案部門的一項重要而緊迫的任務、一項基礎業務工作來抓。一方面對資料的整理、編目等要抓緊進行，為檔案信息化建設奠定堅實的基礎；另一方面，檔案信息化建設作為一項常抓不懈的工作，成為檔案工作的一項重要的內容。
　　3）加快檔案信息資源建設
　　檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心。檔案信息作為一種原生信息，正發揮著越來越重要的作用。首先要加快現有檔案文件目錄數據庫建設，滿足快速檢索利用的需要，加快現有檔案目錄的整理、著錄和建庫工作，逐步實現檔案文件級目錄機檢；其次，積極推進對那些重要的、容易受損的、利用頻率高的檔案的數字化進程，加強重要檔案的保護，提高檔案利用效率；再次，對新產生的電子形式文件、檔案，要采取科學的管理方法和技術手段，收集好，管理好。信息技術和電子政務的發展，電子文件將是未來數字檔案信息新的主要來源。管理好，利用好電子文件，是檔案工作一項至關重要的任務。電子文件的大量產生并由此帶來的電子文件歸檔管理問題，是信息時代檔案工作面臨的重大課題，加強對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環節的監督、指導，保證歸檔電子文件真實、完整、有效。要不斷研究探索電子檔案接收、保管、利用的技術方法，為電子檔案接收做好各項準備。
　　4）實現煙草檔案信息資源共享，提高服務水平
　　檔案工作是一項服務性工作，為煙草行業建設提供可靠有效的信息是檔案工作的根本任務，在新形勢下，煙草發展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，文化建設發展到什么水平，檔案工作服務就提高到相應水平，黨的建設對檔案工作提出了什么要求，檔案工作就提供什么服務，推進檔案信息化建設過程中，必須注重效益，努力實現信息資源共享，煙草行業應積極參與當地政府上網工程和電子政務建設，不斷促進一定范圍內檔案信息資源共享，提高檔案信息服務水平。
　　5）建立和完善檔案信息安全保障體系
　　信息技術為我們煙草檔案的管理和利用帶來了高效、快捷的手段和方法，能最大限度地發揮檔案信息資源的效益。同時，檔案管理的非直觀性、管理技術的復雜性等也給檔案管理帶來了新的較大的安全隱患。這是檔案信息建設不可回避和必須重視的問題。檔案部門在開發利用檔案信息資源和網絡系統建設工作中，要提高信息安全意識，防止失密、泄密現象的發生。在檔案網絡系統建設中，必須充分應用信息安全保密技術，解決好檔案信息傳輸的保密和存儲的安全問題。
　　三、 加強煙草行業檔案信息化人才隊伍建設
　　人才是科技進步和社會發展的重要資源。檔案信息化建設過程中，知識成為事業發展決定性的要素，人才成為事業發展的核心。通過檔案信息化人才隊伍建設，與有關信息部門合作研究開發與維護檔案數字化加工與管理、技術的使用與研究，以及檔案信息化建設運營與管理，采用多種途徑對檔案管理人員進行培訓，開設計算機技能培訓班，組織檔案信息化建設專題培訓班。
　　四、 制定標準，明確要求，逐步推進標準執行
　　我們煙草系統檔案部門歷來比較注重檔案實體管理的標準化，規范化建設，但對于電子文件歸檔管理也是剛起步，從目前的情況看，鑒于涉及電子文件標準化管理的內容很多，因此有必要與標準化專業人員及實際工作者進行溝通，共同制訂電子文件的歸檔范圍標準、電子文件著錄格式標準、電子文件的存儲格式標準、電子文件的交換格式標準等等。但煙草檔案部門組織機構基本上都歸入單位辦公室管理，檔案人員的知識結構及專業特點決定了其很難依托自身力量，對電子文件所涉及的計算機技術進行深入研究。在檔案人員進行計算機和信息技術知識的教育，提高計算機應用水平的同時，檔案人員要明確在電子文件管理標準化建設中所承擔的角色和任務，分清哪此標準必須由檔案部門制定，哪些標準需要與計算機專業人員聯手制定。在條件許可下建議煙草行業內使用統一的檔案應用軟件，同時將電子文件歸檔管理逐步納入規范化管理的軌道，以盡量少的投入得到盡量滿意的應用效果，有利于電子文件歸檔管理的規范化和連貫性，便于今后歸檔電子文件的移交和接收。
　　綜上所述，信息化帶來煙草行業管理上的變化，更重要的是檔案信息化觀念上的變化，由于檔案是文化轉化來的，隨著網絡平臺的建立，檔案部門的工作應當往前延伸，我們煙草檔案工作者不僅要關心已經產生的檔案如何管理，還要關心在電子政務環境下檔案信息化如何更深入發展，文件工作如何更好地為機構服務，通過信息化對煙草檔案的有效管理，促進現行文件運轉和機構各項工作更好地開展，促進煙草企業更高速地向前發展。