淺談如何提高高校秘書隊伍建設

摘要：高校秘書是高校發展和建設的一支重要力量，在提高學校信息化建設水平中起著舉足輕重的作用。目前，高校秘書隊伍存在服務意識不強、專業不對口、各級領導對高校秘書重視不夠等問題，因此要提高高校秘書自身素質，加強各級領導對高校秘書的重視。

關鍵詞：高校秘書；隊伍建設；自身素質

高校秘書是高校中一個獨特的群體，作為高校管理隊伍中的基層管理者，肩負著管理和服務的雙重任務。他們既要“參與政務”，又要“管理事務”；既做領導的“助手”、學校（系、部）的“管家”，又要做聯系師生的“橋梁”，工作任務重，責任大。高校秘書的工作質量和效率直接影響整個學校的教學、行政管理工作，進而影響高校的根本任務——人才培養。因此，辦好一所高校不僅需要有高素質、高水平的專職教師隊伍，而且需要有精明能干的秘書隊伍。充分認識到秘書隊伍建設的重要性，建設一支素質高、業務強、隊伍穩定的高校秘書隊伍刻不容緩。

一、高校秘書的工作職責和特點

（一）高校秘書的工作職責

高校秘書主要分為教學秘書和行政秘書兩種。教學秘書的工作職責主要有協助院系領導處理日常的教學管理工作，使教學管理工作正常合理地運轉；負責院系的學籍管理工作；收集、整理與管理各類教學檔案；做好上情下達、下情上呈的協調溝通工作，使各項規章制度、教學管理文件及時地傳達給全體師生并貫徹實施，同時將師生的意見、要求和困難及時反饋給院系領導或教學主管部門。行政秘書的工作職責主要有以下內容：文書工作，如院系對內、對外文稿的草擬、審校、打印和發布，會議記錄和會議紀要的整理，公文傳送和信息資料的保存，管理類材料的歸檔等；行政溝通工作，聯系院系行政管理層和師生員工，聯系學校各職能部門，協調院系內各部門間的合作，承擔院系的接待和外聯事務等；人力資源工作，考勤考核、職稱評定、福利發放等；根據院系行政管理層的要求，協助編制院系行政組織架構，如崗位設置、人才招聘、員工培訓等；日常行政工作，協助院系行政管理層督促各項工作計劃、制度的落實，處理突發事件、緊急事件。

（二）高校秘書的工作特點

1.服務性。從高校秘書工作職責可以清楚地看到秘書的角色行為是建立在為領導和師生服務之上的，因此服務性成了秘書工作的主旋律。

2.綜合性。秘書工作千頭萬緒，涉及面廣，范圍和內容極其豐富。就其工作內容而言，協助領導管理教學、處理文書、組織會務等都屬于秘書的職責范圍。

3.創造性。雖然秘書工作的主要內容是服務，但卻非常需要解放思想，具有創造性、開拓性思維。要善于打破傳統的思維模式和習慣，敢于獨立思考，為領導提供建設性意見，做好領導的參謀。

4.時效性。秘書工作十分繁雜且大部分工作時間要求都很緊，因此要提高效率，講求時效。

5.突發性。秘書經常要處理突發事件、緊急事件并及時向院系領導報告，對領導交辦的臨時事務要及時處理。

6.繁雜性。既有常規性的日常管理工作要做，又有一些突發性的教學工作要處理，工作重、責任大，且工作的內容范圍幾乎涉及院系教學、行政管理工作的方方面面。

7.保密性。由于秘書工作在領導周圍，常常接觸各種文件、機密，因此秘書要有高度的責任心，嚴格遵守保密制度，不失密，不泄密。

二、高校秘書隊伍現狀分析

改革開放30多年來，我國高等教育事業飛速發展，取得了舉世矚目的成就，尤其是近年，隨著高校改革的不斷深入，發展更加迅猛。但由于普遍存在建校和升級時間短、資源緊張等問題，各高校往往把主要精力放在加強師資隊伍建設上，在管理隊伍建設方面卻只重視高、中層管理人員的配置，高校秘書隊伍建設幾乎成了各高校建設中的一個盲區。

（一）高校秘書自身因素

目前，在我國高校秘書群體中，女性的比例比較大，占高校秘書總數的90%以上，且年齡多在35歲以下。他們大多是剛從高校畢業就開始從事秘書工作，精力旺盛，運用現代化辦公設備能力強，接受新信息快，反應敏捷，有朝氣，但是他們自身也存在以下兩個方面的問題。

1.服務意識不強

有些人片面地認為，高校秘書待遇較低、工作任務重，每天都是在做一些瑣碎的事情，沒有什么前途，于是在工作中消極應付，工作意識淡薄，服務意識不強。

2.高校秘書學非所用，專業嚴重不對口

各高校秘書大多數都來自不同專業，他們有的是學中文等文科性質的專業，有的是學化學、物理等理工科性質的專業，大多未經歷過教育學相關專業的學習，也缺乏一定的統籌協調等管理經驗，從事高校行政秘書工作存在一定的困難，到了秘書崗位上不僅使他們不能很好地發揮原來所學的專業優勢，不能提高專業水平，反而使他們面對這一新的工作感到無所適從，秘書職責不明，不利于提高秘書工作水平。

（二）各級領導對高校秘書的重視不夠

目前，高校普遍存在著“重教學、輕管理”的現象。由于對高校秘書隊伍建設的重要性認識不足，秘書自身業務水平提高、專業進步受到限制。高校秘書培訓和深造的機會少，只能從平時的經驗中去尋求管理辦法，缺乏理論引導，導致管理水平不能有效提高。同時，高校秘書被提拔的機會也很少，并且與專職教師及其他中、高層管理人員相比，高校秘書的工資、津貼也比較低。由于整日忙于雜務，知識更新嚴重不足，現代化的教學管理和行政管理離不開現代化的工具和思維，以往學習的知識過不了多久就可能過時，加之高校秘書忙于繁雜事務，很少有機會進修、外出參觀學習，造成知識匱乏，現代信息意識薄弱，這就制約了教學、行政管理能力的提高。

三、加強高校秘書隊伍建設的對策

高校要想提高高校秘書工作質量并充分發揮其在高校建設中的作用，就要認真分析高校秘書隊伍建設存在的問題，不斷提高高校秘書自身綜合素質。同時，加強高校秘書隊伍建設也需要各級領導要充分重視高校秘書工作。

（一）提高高校秘書的自身素質

當今世界進入知識經濟時代，在這個知識爆炸的時代，高校秘書也面臨著前所未有的考驗和挑戰。因此，提高高校秘書的自身素質是關鍵。

1.提高政治素質

高校秘書工作屬于高校管理工作范疇，合格的高校管理干部必須具備良好的政治素質，高校秘書的成長必須遵循這一規律。高校秘書必須具備較高的思想政治素質和政策理論水平，在政治上、思想上和組織上與黨保持一致，確保黨和國家以及學校黨委各項方針政策的貫徹執行。這就要求高校秘書應具有對政治參與的積極性和主動性，要具有為黨和人民的教育事業而不惜犧牲個人利益的精神。

2.提高心理素質

高校秘書在成長過程中承受著諸多壓力，面對不同的矛盾和誤解，他們付出的努力和需要克服的困難可想而知。因此，無論是從高校秘書個體的成長出發，還是從適應高校教育事業工作的要求出發，都需要高校秘書具備良好的個人修養和健全的心理素質。高校秘書要做到不斷認識自我、戰勝自我，增強自信心和進取心；要善于否定自我、提高自我，具備寬廣的胸懷和開拓創新的意識。

3.提高文化素質

高校秘書的工作對象是大學生、教師和校、院、系、室的領導者和管理人員，他們都屬于高知識水平的人群，這自然要求秘書必須有較高的知識素質，能夠與他們保持良好的對話和溝通。為提高秘書的知識素養，就必須要求他們從教育觀、知識觀、學習觀等方面提高認識，為教學管理和行政管理現代化奠定厚實的知識基礎。

4.提高能力素質

高校秘書工作的知識化、現代化和效能如何，還與他們運用知識的能力有關，即他們不但要有較好的知識素質，還要有較強的運用知識解決問題的能力。高校秘書的能力素質主要包括高效和快捷的學習能力、研究能力、創造性思維能力、口語和書面表達能力、處理突發事件和危機的管理能力、組織能力和工作創新能力等。

（1）應具有統籌管理的能力

高校秘書工作的輔助地位決定了其被動性，作為領導的參謀和職能部門的助手，隨時隨地可能接到工作指示和任務。高校秘書對經常性工作和突擊性工作要能夠分清輕重緩急、妥善安排，對學校繁雜的工作事務要能夠統籌管理，主動出擊且留有余地，這樣才能在工作中游刃有余。

（2）應具有應變的能力

碰到任務急、工作量大的突擊性工作，要快速作出反應，在短時間內完成交辦的工作，這就要調動平時工作中的各種信息資料，同時要憑工作經驗和對工作任務熟悉程度的積累來完成。要注意在平時的工作中不斷積累可能有用的個人信息資料并加以妥善保管，對管理業務要盡可能地熟知，這樣碰到突擊性任務才能從容應對。

（3）應具有溝通協調的能力

高校秘書經常需要與職能部門和院系領導、教師、學生打交道，因此要正確認識并承擔好自己的崗位角色，學會在溝通的基礎上協調，在協調中做到“到位不越位，參與不干預，出謀不決策”，擺正自己的角色位置，在與人協作共事處理問題時從多角度考慮，和諧地處理好與上級部門、院系領導、教師、學生的關系。

（4）應具有現代化管理的技能

高校秘書必須能夠熟練使用計算機處理日常工作，應用網絡和教學管理系統軟件實現辦公自動化管理。這不但能提高工作效率和水準，而且能減輕管理中的部分工作量，為師生和各級教學管理部門提供快捷、優質的服務。

（5）應具有寫作和語言表達的能力

高校秘書經常要根據教育教學中的實際情況擬寫一些文書，如通知、申請報告、工作計劃、工作總結等，因此應具備較高的寫作能力，能夠行文流暢。在開展工作時需與對方反復磋商，下情上傳、上情下達、解釋原因等，因此應有較強的語言表達能力，要求表達得體、言簡意賅。

（二）各級領導要充分重視高校秘書工作

1.各級領導要充分重視高校秘書工作，加強對高校秘書工作重要性的認識。為解除高校秘書對以后個人職稱評定和事業發展上的顧慮，各級領導應根據高校秘書工作不易量化的特點，建立靈活、合理、人性化的評價機制，同時建立合理的干部聘任、選拔制度，在高校秘書進修、學習等方面給予優惠政策，鼓勵他們安心搞好教學和管理工作。

2.在人員配置上，各高校應引進競爭機制，解決秘書隊伍專業不對口的問題，要充分考慮人才的專業和學歷，用優惠的政策吸引秘書專業人才充實到高校秘書隊伍，提高秘書隊伍的管理檔次，提高行政服務的效率。

3.要明確高校教學秘書和行政秘書的職責，不應讓高校秘書成了“萬能型”人才。同時從事教學秘書和行政秘書工作，工作任務就會非常繁重，這樣只會導致干得多、出錯多，不利于教學、行政管理向縱深化發展。

4.提高高校秘書的待遇，包括生活待遇和行政待遇，使高校秘書崗位成為一個有吸引力的、有前途的崗位。

總之，高校秘書在教學、行政管理中發揮著重要作用，應引起學校各級領導的重視。只有建立有效的機制，制定合理而人性化的政策，才能激發高校秘書的工作熱情，從而建立一支穩定的高校秘書隊伍，切實提高教學和管理工作。

責編：路童