高校學籍檔案管理探析

摘要：目前高校學籍檔案工作中存在一些不足。要做好學籍檔案管理工作，就要實行科學一體化管理，重視學籍檔案管理隊伍建設，提高他們的業務能力和業務素質，增強其信息化意識；要向信息化方向發展，提高學籍檔案管理工作的質量和效率，實現高校學籍檔案管理的規范化、程序化和科學化，不斷適應信息化社會的需要。

關鍵詞：學籍檔案；管理；信息化

高校學籍檔案管理是高校教學和學生管理中的一項重要工作。學籍檔案涉及新生錄取名冊、學生成績單、學生學籍登記表等材料，它是大學生踏入社會的第一份憑證，也將伴隨每一個高校畢業生的一生。它不但能為已經畢業的學生提供在校期間的資料，也能為社會提供辨別文憑真假的憑證，而且影響著高校教育教學和學生管理工作的正常運行。但是，伴隨著高等教育的快速發展，辦學層次的增加、專業數量的增多以及人才培養模式的靈活多樣都給學籍管理工作帶來了一定的困難和挑戰。學籍檔案因其原始性、真實性、系統性，構成了一個龐大的“數據庫”，要想真正做好學籍檔案管理工作，把高校學生在校的“軌跡”條理清晰、完整地記錄下來，并非一件易事。在實際工作中，高校學籍檔案管理工作存在諸多問題亟待解決。探討高校學籍檔案管理工作，主動適應21世紀高等教育改革的需要，充分發揮學籍檔案信息資源為教學和學生管理工作服務的作用，已成為高校管理工作中的重要課題。

一、高校應對學籍檔案實行科學一體化管理，為學籍檔案管理提供制度保障

高校學籍檔案涉及材料門類多，有“雜”“散”的特點。諸多的學籍檔案由各部門提供的材料匯總而成，通常是由教務處提供學生個人信息、成績記錄，招生部門提供招生錄取名冊，學生處負責學生在校期間的獎、懲情況記錄及畢業生就業情況。由于多頭管理，加之各個部門都有自己的管理系統，不能相互兼容，造成資源的極大浪費，不可避免地造成檔案工作者重復勞動。

高校學籍檔案管理目前普遍存在兩個方面的問題：一是缺乏統一的文件歸檔制度，容易造成檔案文件分散，從而使一些有價值的檔案文件資料丟失或者無從查找；二是學籍檔案材料歸檔時間、歸檔范圍不夠明確，收集的檔案材料不夠齊全，鑒別核對、歸檔整理、保管保密和管理職責等方面的規章制度還不完善。

在學籍檔案形成過程中，由于有關部門職責范圍不清，因此學生在校期間的一些重要情況收集得很不完整，有的甚至根本沒有記錄，使學籍檔案在一定程度上失去了完整性和真實性，這不但影響了高校學籍檔案的質量，還給今后的管理帶來諸多不便。由于管理制度不完善，在管理方法上隨意性較大，致使學籍檔案材料雜亂，主要存在以下兩種情況。一是時間編排混亂。同一院系的檔案材料年度互相穿插，有的按學生入學年度編排，有的按學習專業編排，有的按學生畢業年度編排，總之沒有規范的做法。二是組卷、裝訂不規范。組卷沒有嚴格規定，沒有按照院系、專業的層級關系組卷，沒有總的案卷目錄，每個案卷沒有分目錄，也沒有統一編排頁碼。

因此，加強對學籍檔案管理工作的領導，實現學籍檔案的科學一體化管理是做好學籍檔案管理工作的重要保證。校領導和各有關部門領導應重視學籍檔案管理工作，提高建立健全學籍檔案管理制度重要性的認識，統一部署學籍檔案管理工作，使各部門明確歸檔時間、歸檔范圍，動員各有關單位將應歸檔材料及時、完整歸檔，以確保學籍檔案管理工作的有序性、完整性、準確性和系統性，避免雜亂無章。檔案館應根據學籍檔案材料形成的規律從源頭抓起，完善學籍檔案的管理體制，明確任務，落實職責，與形成學籍檔案的各職能部門經常溝通，根據新的情況變化隨時收集、補充、整理學籍檔案。只有及時將各階段的學籍材料收集齊全并加以整合，才能確保學籍檔案的完整性。

高校要制定一套完善的學籍檔案管理制度。嚴格制定每項任務的工作程序，必要時要制作工作流程圖，努力做到檔案材料歸檔率、準確率符合標準，檔案的存放分類清晰，案卷擺放系統有序。學籍檔案管理制度要統一標準，克服檔案材料不規范、各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、轉交等各項規章制度。實施科學管理方法，用制度規范管理工作，做到有章可循、有據可依、照章辦事，使學籍檔案管理進入科學、有序的軌道。

二、重視學籍檔案管理隊伍建設，提高其業務能力和業務素質

據筆者所知，有些學校雖然集中管理檔案，但由于專職人員數量不足、學籍檔案不能及時整理歸檔，等學生畢業時才集中處理學生檔案，這就造成材料積壓、效用降低、學籍檔案不能及時提供利用。因此，學籍檔案管理工作應配備充足的專職人員集中管理。在條件不具備的情況下，應明確數量充足的兼職人員，規定時段整理檔案。學籍檔案管理工作專業性較強，有其自身的特點和方法，專人管理有利于精力充沛地搞好學籍檔案的收集、整理、保管、提供利用等工作。同時，集中管理學生檔案，有利于合理安排檔案工作經費，便于使用先進技術手段對學籍檔案進行科學管理，使學籍檔案管理工作真正做到集中、規范、高效，充分發揮它在選拔、發現人才方面的重要作用。

學籍檔案管理工作要求管理人員必須具備檔案管理專業知識。因此，高校應不斷提高管理人員的素質，促進學籍管理工作的創新。建立健全繼續教育機制，根據知識層次、專業特點的不同，采取多層次、多渠道、多形式的繼續教育方式，不斷加強高校學籍檔案管理人員現代管理科學理論和業務理論知識的學習，努力提高管理人員的思想政治素質和業務水平，以觀念創新帶動學籍檔案管理工作創新。

學籍檔案管理工作很繁雜，涉及大量原始資料的積累、處理、調閱、咨詢、檢索，高校要培養學籍檔案管理人員嚴謹的工作作風、強烈的事業心、高度的責任感、滿腔的工作熱情。對各種原始資料的積累，要力求及時、完整、真實和規范，特別是學籍變動的情況，要做到記載全面真實、無差錯，原始數據的處理要準確無誤；對學籍檔案材料的調閱和查詢，要做到熱情、及時，努力提高檢索速度和查準率。

學籍檔案管理工作的業務性很強，高校主管部門要促使學籍檔案管理人員了解國家有關政策和學校的規章制度，熟悉學籍檔案管理工作的整個流程，熟練計算機與網絡操作技術，過好業務關。能夠準確依據國家政策和學校規章制度，運用科學的方法來研究、分析學籍檔案管理工作的特點和規律，解決工作中的實際問題，妥善處理各種矛盾；能夠理清工作思路，高效無誤地處理好各種繁雜的學籍檔案管理工作；準確快速地處理學籍檔案管理工作，為學校管理人員、廣大師生及用人單位提供方便的學籍數據查詢服務。

高校學籍檔案管理工作是一項責任重大而又具體細致的工作，有管理和服務的雙重職能，從事這項工作不僅要付出艱辛的勞動，還要有崇高的敬業精神和強烈的責任心，以及務實的工作作風和較強的綜合能力。高校應高度重視這支隊伍的建設，加強思想政治素質及業務素質培養，營造良好的工作環境，以穩定教學秩序、保障教學質量。

三、高校學籍檔案管理應增強信息化意識，向信息化方向發展，提高學籍檔案管理工作的質量和效率

教育部在《2003-2007年教育振興行動計劃》中明確提出，為適應社會信息化發展的需要，要逐步建立高等學校招生、新生注冊、學生管理、頒發學歷證書、畢業生就業一體化信息管理系統，規范高等學校學籍學歷管理信息標準，通過建立規范的“高等學校學籍學歷管理信息庫”，采集在校學生學籍管理信息，實現從新生入學、注冊收費、成績記載、學籍變動、獎勵處分、畢業審核、證書發放等方面的網絡化管理。積極探索學籍信息數字化管理手段、設法提高管理效率成為高等學校學籍檔案管理改革的重要手段。

目前，高校學籍檔案管理信息化相對落后，管理系統利用率低，學籍檔案管理工作的基礎設施、設備條件和技術手段普遍落后，滿足不了高校發展和利用的需要。盡管不少高校很早就提出建設信息化檔案館，但在現實中仍普遍存在不能有效整合學校各部門的檔案信息資源，沒有真正對檔案信息進行深加工，更沒有從中分析整理出有規律性、結論性數據資料來為教學管理、領導決策等提供服務。高校普遍存在精通檔案信息化建設人才奇缺的問題，現有的學籍檔案管理人員常常滿足于登記、收藏、保管等一般性管理工作，而對實施高端的信息化管理卻是無暇或無力顧及。

高校是否具有信息意識是高校學籍檔案管理工作能否實現信息化的前提條件，這種信息意識主要包括檔案資源的數字化意識、信息服務的網絡化意識、信息管理的標準化意識。高校應不斷加大投入，采取有效措施向信息化方向發展，以提高學籍檔案管理工作的質量和效率。

第一，抓好多媒體數據庫研究。近年，高校學籍檔案管理館（室）花費大量人力、物力進行機讀檔案目錄庫和機讀檔案信息全文庫建設。信息資源大多采用掃描或用鍵盤逐字錄入的方式進行，但是這種方式并不適合于動態的圖像、聲音等形式存在的學籍檔案信息。全文管理、多媒體信息技術的出現為紙質檔案、聲像檔案的計算機綜合管理帶來方便。從目前多媒體技術的發展水平和學籍檔案管理部門數據庫建設的情況看，研制多媒體數據庫應注意兩個問題。一是包容性。傳統的數據庫系統和多媒體數據庫系統具有不同的體系結構，二者之間不能進行簡單的轉換。因此，多媒體數據庫系統的選用要保證具有一定的包容性，能保證傳統數據庫的有效性、準確性，并能通過一定的手段達到相互間的共享。二是目錄結構相對一致。聲像檔案與一般的紙質檔案在形式上是不盡相同的。因此，在表達內容方面需要做大量的分析、研究和歸納工作，確保目錄結構具有相對一致性，使建立的綜合性目錄數據庫有利于對各種類型的數據的綜合管理和查詢。

第二，構建一個穩定的網絡環境，加強系統的硬件設施建設，并進行集中管理，以保證系統網絡運行穩定和數據的安全性。學校系統信息管理員應及時對各教務崗位的需求進行反饋，并及時做好系統更新，最大限度地滿足各教務崗位的信息化要求。隨著各高校校園網的建設和完善，提高信息的處理速度和工作效率、促進學籍檔案管理現代化勢在必行。因此，要統籌布局，注意檔案管理系統與各部門學籍管理系統的接口工作，建立統一的操作平臺，使學籍檔案管理由原來的分散式手工管理模式轉向網絡化的集中式系統管理模式。要整合電子檔案管理業務流程，強調學籍電子檔案的背景，要求學籍電子檔案提供單位負責其原始性、可靠性、完整性。要把學籍電子檔案的提供和利用作為基點，進行加密與利用權限的授予，并確保遠程利用的安全，真正實現檔案信息開放與融通的社會化、遠程化。

第三，強化標準研究和應用。建立計算機學籍檔案管理網絡涉及許多因素，標準化是不可缺少的組成部分，否則，計算機軟件難以統一，信息難以實現共享。建立計算機學籍檔案管理網絡要求使用包括高速傳輸、寬帶交換、網絡管理和傳輸監控等大量現代化通信技術，要求有高度統一的通信規程、技術規范和信息格式。信息標準化主要包括三個方面：信息本身的規范化、信息處理界面的標準化和網絡體系結構的標準化。這三個方面有些已被實踐證明的成熟技術可以結合實際加以使用，但仍有許多問題需要我們去研究、探索，如學籍檔案業務處理的規范化、檔案數據庫設計的規范化、軟硬件設備配置的規范化等。

參考文獻：

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責編：路童