加強物資管理有效控制項目成本的探討

摘要：本文系統地探討了如何加強物資管理有效控制項目成本。在對項目運營過程中的物資管理進行概述的基礎上，分析了項目運營中物資管理存在的問題，并提出了加強物資管理控制項目成本的措施。

關鍵詞：物資管理；項目成本；控制

一、項目運營過程中物資管理概述

項目中的物資管理，是對項目中所需各種物資的計劃編制、采購訂貨、運輸組織、庫存保管、領發、處理等管理工作的總稱。這里所說的物資包括項目運營所必需的原材料、輔助材料、燃料動力和各種工具等等。在生產成本構成中，物資成本占總成本的比重普遍都比較高。但是大部分項目涉及的點多面廣、項目周期長、項目成員復雜，以及企業對很多物資通常沒有進行集中管理，導致物資費用居高不下，資金周轉緩慢，項目成本不斷上升。物資是項目進行的物質條件，物資成本是項目成本的基礎，加強物資成本的控制和管理是控制項目成本的重要保證，所以，在項目物資管理中引入現代管理技術，協調項目內外各職能部門之間的關系，從整個項目管理過程控制物資，實現物資供應好、周轉快、消耗低、費用省，保證和促進資金周轉，降低項目成本，對保證項目的順利進行、降低成本和提高經濟效益起著舉足輕重的作用。因此，加強物資管理，對物資實施全方位、全過程的動態管理，是在保質保量前提下降低項目成本的關鍵。

二、項目運營中物資管理存在的問題

（一）物資計劃性較差

項目物資計劃管理是物資管理的首要環節。項目物資管理中沒有引入物流管理技術，不能很好地協調項目內外各職能部門物資需求計劃，導致物資計劃性較差，物資計劃不準確，而需用計劃不準確必然要影響到采購計劃，也影響到進貨批量、批次的合理性，增大運輸、采購成本，甚至會影響正常的項目運營，造成停工等待物資。

（二）物資采購管理落后

目前，很多項目物資采購管理落后，如有的采購不與生產部門溝通，導致物資質量達不到要求，或者物資數量與需求有差異。還有的物資采購人員素質不高，甚至有個別采購人員損公肥私中保私囊，采購的任意性導致物資出現問題，最終造成停工，加大項目成本。另外，考察物資供應商的資質和信譽是物資采購的重要環節。但是，目前項目管理人員在進行物資采購之前往往沒能嚴格、認真地核查物資供應商的資質。

（三）物資驗收管理不嚴格

理論上說，項目采購的物資應進行驗收，包括數量驗收和質量檢驗，并符合國家的計量方法和項目的有關規定；項目承包方質量控制的保證措施是對進場物資抽樣檢驗。進場的物資應進行數量驗收和質量檢驗，做好相應的驗收記錄。

（四）物資儲存管理不善

物資儲存管理不善，如物資保管設施不全，物資安全措施不得力，造成物資損耗。甚至有的物資露天堆放，造成物資損失損耗加大。還有的物資防盜措施不完善而被盜，物資進出不按先進先出法出庫，造成物資過期浪費。如物資標識的保護、保持。放在倉庫的物資標識在收發物資作業后經常被損壞，加大了項目成本支出。

（五）物資使用管理不善

物資使用方面管理不到位，物資使用無限制，現場管理不周，物資會計計量手段不齊備，物資質量不合格，造成項目質量問題。不執行定限額領物資制度，無物資發放控制；物資在收發存儲作業中的浪費和質量等級的降低等等。

（六）物資處理管理不善

項目物資處理管理是指物資在采購、驗收、儲存、使用過程中出現不合格物資的處理辦法。在目前的項目物資管理中，缺乏對物資處理的有效管理。例如，在物資驗收時，即使發現物資質量不合格或在抽檢中發現不合格物資，該批物資也缺乏有效的處理措施，仍然有可能由于各種原因而繼續用于項目之中。另外，對于檢查到的不良物資，也沒有相應的記錄。

三、加強物資管理控制項目成本的措施

（一）加強物資計劃管理

項目開始前，項目經理部根據項目方案編制各類物資需用量計劃，并且根據項目發包方與項目承包方在物資供應上的分工，把物資需用量計劃分解為項目發包方提供物資計劃和項目承包方自購物資計劃分頭執行。在項目物資計劃執行過程中，由于項目設計變更和進度發生改變等原因影響原計劃正常執行時，項目承包方應及時采取措施，調整項目進度計劃，確保項目正常進行。

（二）強化物資采購管理

為了加強項目物資的采購管理，建立規范的物資采購運行機制，保護國家利益、企業利益和招投標當事人的合法權益，提高經濟效益，保證項目質量，項目主要物資的采購應實行招投標制度。采購方(項目發包人或項目承包人)成立項目物資采購領導小組，負責本項目大宗物資的招標采購工作。對于中標的物資供應商，項目承包商在采購物資時，應與物資供應商簽訂購銷合同。物資采購合同管理是保證物資本身質量和物資正常供應的重要措施。項目承包商項目部應當建立《物資采購驗收檢驗使用綜合臺帳》，并將物資采購、進場驗收和使用等環節的工作在《綜合臺帳》中予以記錄。

（三）嚴格物資驗收管理

數量驗收和質量檢驗，應符合國家的計量方法和項目的有關規定；進入現場的物資應有生產廠家的材質證明(包括廠名、品種、出廠日期、出廠編號和實驗檢驗單)和出廠合格證。新物資未經試驗鑒定，不得用于項目中。現場配置的物資應經試配，使用前應經項目認證。項目承包方質量控制的保證措施是對進場物資抽樣檢驗。承包方項目經理部的物資質量檢測由質檢科或委托有資質的檢測實驗室負責。

（四）提高物資儲存管理水平

項目物資儲存管理包括以下兩個方面。一是儲存管理和儲備定額。物資儲存是為了保證項目需要，綜合考慮物資供需平衡而建立的物資庫存，它分為經常儲存，保險儲存和季節儲存三種。物資儲存應滿足以下要求。應建立物資使用限額制度，超限額的領用物資，應提前辦理相關手續，填寫領物資單，注明超耗原因，經項目經理部物資員審批。建立物資使用臺帳，記錄使用和節超情況。應實施物資使用監督制度，物資員對物資使用情況進行監督。二是物資倉庫管理。物資倉庫管理是物資管理的一個重要環節。物資現場堆放的物資應注明“合格”、“不合格”、“待檢” 等產品質量狀態，注明各種物資的生產企業名稱、品種規格、進場日期及數量等內容，并以醒目標識標明，項目由專人負責物資收貨和發料。在此期間，要綜合運用環境管理技術，對各種主要物資進行合理的儲存和堆放。

（五）強化物資使用管理

定額用物資和限額領物資是項目物資使用管理主要是措施。定額用物資是按物資供應定額對項目實行定量供應。物資消耗施工定額是項目內部編制物資計劃、限額發物資的定額。項目物資使用管理就是要保證有效消耗，審定合理損耗，控制和減少不合理消耗。項目負責人根據項目預算和物資消耗定額或技術部門提供的配合比、下料單，簽發項目任務書和限額領物資單。若沒有限額領物資單，物資員有權停止發料。

（六）改進物資處理管理

在物資驗收時發現物資質量不合格或在抽檢中發現不合格物資，該批物資應立即做出不合格物資標識，禁止投入項目使用，并應在一定時間內清退出項目。同時應填寫物資不良記錄表，作為項目對該供應商年度考核的依據。如項目驗收和抽查中產品不合格又不積極配合整改的供應商將退出項目合格供應商名錄，其產品不再用于項目。

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（作者單位：中國石油化工股份有限公司天津分公司）