高職院校教務(wù)管理信息系統(tǒng)實(shí)踐研究

摘 要:近些年高職院校規(guī)模發(fā)展迅速，提升教學(xué)管理水平，推進(jìn)教務(wù)管理信息化進(jìn)程，是目前高職教務(wù)管理改革創(chuàng)新的重要突破口。本文從高校教務(wù)管理信息化的主要內(nèi)容著手，并結(jié)合教務(wù)管理信息化的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，探討了教務(wù)管理系統(tǒng)如何在教學(xué)管理活動(dòng)中更好的發(fā)揮作用。

關(guān)鍵詞:教務(wù)管理信息系統(tǒng)教務(wù)管理制度

中圖分類(lèi)號(hào):G712文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1673-9795(2011)05(a)-0181-02

高校教務(wù)管理系統(tǒng)是目前解決高校教務(wù)管理工作的核心平臺(tái)，目前產(chǎn)品主要有杭州正方公司的高校教務(wù)管理系統(tǒng)和湖南青果軟件公司提供的教務(wù)管理系統(tǒng)，采用的處理方式都比較相近，優(yōu)缺點(diǎn)也較為明顯，對(duì)象主要是面對(duì)學(xué)分制管理模式來(lái)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)，版本涉及有完全學(xué)分制、學(xué)年制、學(xué)年學(xué)分制三種。高職院校除了使用上述兩家公司提供的教務(wù)管理系統(tǒng)外也有自行開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)的教務(wù)管理系統(tǒng)，但是目前使用率越來(lái)越少，原因在于自行設(shè)計(jì)的軟件系統(tǒng)很難適應(yīng)高職院校管理模式的不斷改革和創(chuàng)新。

1#8201;教務(wù)管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)分析

網(wǎng)絡(luò)版本教務(wù)管理系統(tǒng)主要采用C/S和B/S體系結(jié)構(gòu)，教務(wù)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)成多個(gè)子系統(tǒng)如系統(tǒng)維護(hù)、學(xué)籍管理、教學(xué)計(jì)劃管理、排課管理、選課管理、成績(jī)管理、教材管理、實(shí)踐教學(xué)管理、考試管理、WEB管理等。目前教務(wù)管理系統(tǒng)發(fā)展已涉及到教學(xué)管理各個(gè)環(huán)節(jié)。

系統(tǒng)操作和維護(hù)主要有系統(tǒng)管理員和數(shù)據(jù)錄入人員，教務(wù)處側(cè)重于對(duì)數(shù)據(jù)的維護(hù)和管理以及從整體的角度進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。而二級(jí)院系教務(wù)管理人員則側(cè)重于數(shù)據(jù)的錄入、查詢(xún)、打印以及從局部的角度進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等。

從教務(wù)管理系統(tǒng)從設(shè)計(jì)到管理運(yùn)行模式分析主要基于上述原理，學(xué)校一旦采用網(wǎng)絡(luò)版本的教務(wù)管理系統(tǒng)，必然建立適應(yīng)系統(tǒng)運(yùn)行的管理機(jī)制，一般主要采用三級(jí)用戶(hù)管理，即系統(tǒng)管理員、學(xué)院用戶(hù)、教師和學(xué)生用戶(hù)。系統(tǒng)管理人員主要由教學(xué)管理機(jī)構(gòu)組成，而學(xué)院用戶(hù)主要針對(duì)系(教學(xué)部門(mén))和二級(jí)學(xué)院用戶(hù)。在長(zhǎng)期的實(shí)踐過(guò)程中我們發(fā)現(xiàn)，高職院校機(jī)構(gòu)人員由于數(shù)量有限，并且對(duì)系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)和操作不到位，所以很難利用教務(wù)管理教務(wù)使教務(wù)管理工作上良性循環(huán)的軌道。

2#8201;如何發(fā)揮教務(wù)管理信息系統(tǒng)在教學(xué)管理中的作用

教務(wù)管理信息系統(tǒng)是目前教學(xué)管理的核心系統(tǒng)，系統(tǒng)涉及到教學(xué)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，在教學(xué)管理信息建設(shè)中充當(dāng)了重要的角色，同時(shí)在規(guī)范教學(xué)管理、提高教學(xué)管理效率、推動(dòng)教學(xué)管理改革和創(chuàng)新等方面起著重要作用。下面就構(gòu)建系統(tǒng)運(yùn)用環(huán)境，發(fā)揮系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)，提高其在教學(xué)管理等方面做出下列闡述。

2.1#8201;建立安全、穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行平臺(tái)

教務(wù)管理軟件采用B/S和C/S兼容模式，架構(gòu)采用“客戶(hù)—服務(wù)”形式，主要存在著客戶(hù)端安全、數(shù)據(jù)傳輸安全、服務(wù)器系統(tǒng)安全三種安全隱患。

客戶(hù)端安全問(wèn)題主要體現(xiàn)在用戶(hù)進(jìn)行身份認(rèn)證方面，由于用戶(hù)的認(rèn)證方式主要采用賬戶(hù)口令來(lái)實(shí)現(xiàn)，則密碼的設(shè)置和保密是主要的防御策略。用戶(hù)應(yīng)該設(shè)置一個(gè)合理的密碼，應(yīng)包含數(shù)字、字母、特殊標(biāo)點(diǎn)的組合而成密碼，相對(duì)而言是較為安全的。

數(shù)據(jù)傳輸安全主要集中體現(xiàn)在內(nèi)網(wǎng)的病毒攻擊，教務(wù)管理軟件主要依托于校園網(wǎng)，所以校園網(wǎng)絡(luò)的安全將直接影響數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩踩木W(wǎng)絡(luò)拓?fù)湓O(shè)計(jì)和有效的防火墻是隔離內(nèi)網(wǎng)的病毒的主要策略。

服務(wù)器系統(tǒng)是整個(gè)網(wǎng)絡(luò)安全最重要的環(huán)節(jié)，主要涉及服務(wù)器的配置和數(shù)據(jù)庫(kù)安全兩個(gè)方面，服務(wù)器的配置要考慮到系統(tǒng)的安全和數(shù)據(jù)備份安全，同時(shí)要定期進(jìn)行物理備份，定期進(jìn)行入侵檢測(cè)以及日志分析，檢測(cè)要確保日志的真實(shí)性和完整性。由于教務(wù)管理軟件主要采用SQL SERVER和ORCAL數(shù)據(jù)庫(kù)軟件，對(duì)這兩種數(shù)據(jù)庫(kù)軟件的技術(shù)安全問(wèn)題涉及范圍較廣，在本文中不做過(guò)多解釋。

2.2#8201;教務(wù)管理系統(tǒng)與教學(xué)管理制度有機(jī)融合

教務(wù)管理系統(tǒng)目標(biāo)就是移植學(xué)校的教學(xué)管理制度，其設(shè)計(jì)的需求主要源自于教學(xué)管理制度，但是傳統(tǒng)的制度在遇到信息化和網(wǎng)絡(luò)的不斷更新條件下必然也要進(jìn)行修改，環(huán)境和條件發(fā)生變化將影響制度的制訂和修訂，所以當(dāng)學(xué)校啟動(dòng)教務(wù)管理軟件時(shí)應(yīng)首先修訂好各項(xiàng)教學(xué)管理制度，只有將教務(wù)管理系統(tǒng)與教學(xué)管理制度有機(jī)融合，教務(wù)管理系統(tǒng)才能真正發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)。那么如何解決好系統(tǒng)與制度的關(guān)系？

(1)調(diào)整教務(wù)工作的辦事流程。

一旦引入教務(wù)管理軟件參與教學(xué)管理則教務(wù)管理工作的流程必將發(fā)生改變，傳統(tǒng)的學(xué)籍管理、教學(xué)計(jì)劃管理、排課管理、選課管理、成績(jī)管理、教材管理、考試管理等模塊都相對(duì)較為獨(dú)立，其流程主要依據(jù)行政管理模式和上級(jí)相關(guān)管理制度而設(shè)計(jì)，但是隨著管理信息化的不斷深入及教務(wù)管理系統(tǒng)運(yùn)行方式的獨(dú)特性，辦事流程設(shè)計(jì)應(yīng)以提高工作效率、方便資源共享、規(guī)范教學(xué)管理為核心，只有合理調(diào)整教務(wù)工作的相關(guān)流程才能真正發(fā)揮系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)。

教務(wù)工作流程涉及面廣，但是傳統(tǒng)教務(wù)工作流程設(shè)計(jì)主要基于學(xué)校自身教學(xué)管理特點(diǎn)。而目前主流網(wǎng)絡(luò)版教務(wù)管理系統(tǒng)在運(yùn)行時(shí)具有實(shí)時(shí)、關(guān)聯(lián)和共享的特點(diǎn)，所以學(xué)校辦事流程設(shè)計(jì)應(yīng)充分考慮教學(xué)管理要求和系統(tǒng)要求兩個(gè)方面統(tǒng)一的問(wèn)題。例如成績(jī)修改流程，如果教務(wù)管理系統(tǒng)采用網(wǎng)絡(luò)版本，則系統(tǒng)要求成績(jī)的錄入工作由授課教師完成，并且不能超過(guò)系統(tǒng)規(guī)定截止時(shí)間(假設(shè)用Ta表示)，如果超出時(shí)間Ta修改成績(jī)則提出申請(qǐng)。由于目前高職院校學(xué)制主要采用學(xué)年制，以時(shí)間為節(jié)點(diǎn)，成績(jī)?yōu)橐罁?jù)控制學(xué)生升、留級(jí)的學(xué)籍管理模式，所以成績(jī)修改的時(shí)間不能超過(guò)學(xué)校統(tǒng)計(jì)學(xué)生正常升、留級(jí)和補(bǔ)考統(tǒng)計(jì)的時(shí)間(假設(shè)用Tb表示)，即:Tb>Ta且Ta、Tb的時(shí)間范圍內(nèi)教師才能進(jìn)行成績(jī)修改任務(wù)，流程設(shè)計(jì)時(shí)必須兼顧系統(tǒng)要求和學(xué)校相關(guān)的制度管理規(guī)定。

(2)基于教務(wù)管理系統(tǒng)建立相應(yīng)的管理機(jī)制。

由于教務(wù)管理系統(tǒng)的運(yùn)用和使用，使得原有的管理程序和秩序發(fā)生改變，建立新的教務(wù)管理機(jī)制要保障教務(wù)管理系統(tǒng)的各項(xiàng)模塊功能與相關(guān)制度的內(nèi)容協(xié)調(diào)、統(tǒng)一。同時(shí)系統(tǒng)模塊的數(shù)據(jù)表相互關(guān)聯(lián)，相互調(diào)用，所以各級(jí)用戶(hù)對(duì)提供和維護(hù)的數(shù)據(jù)必須標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和準(zhǔn)確無(wú)誤，只有保證數(shù)據(jù)的完整性，系統(tǒng)各個(gè)模塊的才能正常發(fā)揮功能。信息化建設(shè)的核心就是對(duì)海量數(shù)據(jù)的管理，學(xué)校應(yīng)建立相應(yīng)管理機(jī)制保障教務(wù)管理系統(tǒng)各個(gè)功能模塊正常運(yùn)行，利用制度加強(qiáng)數(shù)據(jù)管理方面的各個(gè)環(huán)節(jié)，在數(shù)據(jù)管理方面我們認(rèn)為數(shù)據(jù)錄入是基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)審核是關(guān)鍵，只有數(shù)據(jù)的錄入和審核準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)的查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)工作才能有效，教務(wù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)主要分為三大塊:①學(xué)生基本情況表，數(shù)據(jù)來(lái)源主要是靠入學(xué)前的招生數(shù)據(jù);②教學(xué)信息數(shù)據(jù)，學(xué)校軟、硬件、教學(xué)計(jì)劃、教師信息、班級(jí)信息等等;③學(xué)生學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)，主要管理在校期間的從事學(xué)習(xí)活動(dòng)的記錄，例如學(xué)籍、成績(jī)、選課情況等。這三類(lèi)數(shù)據(jù)相互生成、調(diào)用、關(guān)聯(lián)，也就是說(shuō)，一旦錯(cuò)誤就會(huì)生成錯(cuò)誤，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確將直接影響教學(xué)管理正常運(yùn)行，在實(shí)踐過(guò)程中我們認(rèn)為要制訂相應(yīng)管理制度，要對(duì)數(shù)據(jù)管理的核心操作環(huán)節(jié)加以制度化，只有建立相應(yīng)的制度才能保障數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和規(guī)范，系統(tǒng)運(yùn)行和制度建設(shè)相互促進(jìn)和影響，通過(guò)管理制度才能保障系統(tǒng)的高效運(yùn)行，同時(shí)利用系統(tǒng)能更加規(guī)范教學(xué)管理，創(chuàng)新教學(xué)管理體制。

2.3#8201;利用系統(tǒng)規(guī)范日常教學(xué)管理

教務(wù)管理系統(tǒng)如何規(guī)范教學(xué)管理？主要是因?yàn)橄到y(tǒng)設(shè)計(jì)復(fù)雜、嚴(yán)謹(jǐn)，操作人員的權(quán)限分配合理、明確，人為修改和篡改的可能性小。一旦教學(xué)過(guò)程中錄入人員將數(shù)據(jù)錄入和提交，則同級(jí)錄入人員無(wú)修改權(quán)限，不僅如此，修改記錄會(huì)影響其他相關(guān)聯(lián)的記錄。系統(tǒng)后臺(tái)的用戶(hù)操作日志也使得用戶(hù)操作系統(tǒng)變的透明。因此，系統(tǒng)相對(duì)而言的不可修改性在日常教學(xué)管理中起著重要作用。此外系統(tǒng)的執(zhí)行力強(qiáng)，通過(guò)時(shí)間和端口的設(shè)置對(duì)任務(wù)實(shí)施過(guò)程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，而且在規(guī)定時(shí)間內(nèi)也可以很好的控制工作任務(wù)的完成情況。

2.4#8201;加強(qiáng)系統(tǒng)功能拓展能力推動(dòng)教學(xué)管理創(chuàng)新

教務(wù)管理系統(tǒng)的運(yùn)用極大的推動(dòng)了高校教學(xué)管理信息化建設(shè)，但是因教務(wù)管理涉及面廣，很難推動(dòng)教務(wù)管理體制的創(chuàng)新，例如學(xué)分制改革問(wèn)題，目前高校學(xué)制改革依然很難推行，就是因?yàn)轶w制創(chuàng)新，而信息化的技術(shù)水平早已不是高校進(jìn)行學(xué)制改革的一個(gè)障礙。系統(tǒng)設(shè)計(jì)的需求分析主要是建立在現(xiàn)有的教務(wù)管理體制的框架下，所以基本能滿(mǎn)足是在現(xiàn)有教務(wù)管理需要，這也必然很容易導(dǎo)致系統(tǒng)的功能僅限于此的局面，甚至還成為了制度改革創(chuàng)新的一個(gè)障礙。例如，高職院校在進(jìn)行校企合作辦學(xué)過(guò)程中，對(duì)于冠名班的管理，系統(tǒng)無(wú)法滿(mǎn)足在兼顧教學(xué)計(jì)劃的環(huán)境下對(duì)教學(xué)任務(wù)、排課、成績(jī)管理等方面又不同于其他班級(jí)的管理，這就需要利用系統(tǒng)的拓展能力來(lái)滿(mǎn)足管理的創(chuàng)新。系統(tǒng)的拓展不僅如此，還要充分利用數(shù)據(jù)可以進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)資源優(yōu)勢(shì)，為學(xué)校在從事教學(xué)管理活動(dòng)過(guò)程中提供各類(lèi)數(shù)據(jù)分析和決策的依據(jù)，尋求解決方案。對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘、拓展系統(tǒng)的功能是推行教務(wù)信息化管理改革的重要途徑之一。

2.5#8201;提高教學(xué)管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

教務(wù)管理系統(tǒng)最終都是要靠人來(lái)組織和實(shí)施，并不是掌信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的能力水平越高的人員駕馭教務(wù)管理系統(tǒng)的能力越強(qiáng)，相反，對(duì)教學(xué)運(yùn)行規(guī)律及管理認(rèn)識(shí)越深更加能高效的運(yùn)用教務(wù)管理系統(tǒng)。系統(tǒng)最終要為教學(xué)管理服務(wù)，教學(xué)管理活動(dòng)是個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，盲目的依賴(lài)系統(tǒng)使學(xué)校教學(xué)管理也無(wú)法做到科學(xué)、高效，所以加強(qiáng)培訓(xùn)，明確責(zé)任，增強(qiáng)協(xié)調(diào)互助，才能真正提高工作效率和教學(xué)管理質(zhì)量水平。

3#8201;結(jié)語(yǔ)

高校教務(wù)管理信息系統(tǒng)有利于整合學(xué)校教學(xué)資源，有利于實(shí)現(xiàn)教學(xué)資源共享，同時(shí)也是教學(xué)管理創(chuàng)新的重要途徑，整理和研究教務(wù)管理信息系統(tǒng)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)對(duì)于學(xué)分制改革和教學(xué)管理信息化建設(shè)意義重大。

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