中小企業財務管理信息化面臨的問題及解決辦法

摘要：實行財務管理信息化是不斷規范我國中小企業財務管理的一個重要手段，對促進中小企業加快成長具有重要意義。本文從我國中小企業財務管理信息化的發展歷程和加強財務管理信息化的實際意義入手，對當前我國中小企業財務管理信息化建設存在的四個方面主要問題及其原因進行了深入分析和探討，并對得出的結論提出相應的政策建議。

關鍵詞：中小企業；財務管理；信息化

信息化給中小企業創造了一個平等的競爭環境，21世紀的中國必然要在世界的經濟舞臺上進行一番角逐，從某種程度上說，開拓國際市場的競爭，就是對信息的占有與競爭。網絡技術可以使企業同任何一個國家或地區消費者消除地域上的阻隔，從而減少國際或地區間的市場壁壘，它為每個企業在虛擬的自由市場體系中營造了一個無法比擬的平等機會，為中小企業搭建了一座綠色通道，中小企業務必抓住這一良機，趕上信息化這一經濟快車。

一、中小企業財務管理信息化建設存在的主要問題

財務管理信息化并非是一個絕對的概念，一個公司的最根本目的是實現公司價值最大化，所以就要考慮到成本效率原則，不能盲目追求信息化，而以公司支付不計經濟成本為代價。另外規范的定制使執行人員處理問題比較機械，過于依賴制度，缺乏創新與活力，即使公司已經實現恰當的財務管理信息化，也并不代表信息化就一定有效，如果沒有一個良好的反饋通道，并將使財務管理信息化走向一條失敗之路。我認為中小企業在財務信息化建設的道路上出現的問題可以從如下幾個方面考慮：

（一）財務信息的傳達時效性不足

目前，有的公司雖然已經實現了財務信息化，但進度有快有慢，財務信息的準確性不高，單純的資產、資金監管和指標考核已無法完全滿足管理決策的需要，加之財務部人力有限，難以及時掌握公司的經營狀況和財務資金變動情況，給公司的財務管理工作帶來一定困難和風險。

（二）部門間信息孤島現象嚴重

中小企業往往只會在財務部采用一些財務管理軟件，這種雖然做到了財務信息化，但是難以達到財務管理信息化的要求。財務管理信息化要求企業各部門的信息化都能建設起來，缺乏了企業層面的統一的規劃，難以統一部門間數據交互需求、數據傳輸標準，而財務部門對內對外的信息發布呈現一個相對滯后的情況，財務信息的不及時傳輸，形成了一個個部門信息孤島，降低了信息的使用效果與效率。

（三）投入與產出不成正比，成本代價昂貴

因系統較新，成本居高不下，中小企業難以維持。特別當沒有看到什么效益的時候，很多企業選擇放棄，或者放置在那里，選擇不采用的方式，這樣更是造成了一種浪費，也是對自己企業自身失去信息。

（四）缺乏財務管理信息化人才

在一般的財務人員基礎上，還必需熟練操作計算機設備，并且中小企業行業類型十分廣泛，還得了解行業內部情況，以便分析時上升到管理的角度。這樣的人才實在少之又少，導致企業財務管理信息化建設規劃在可行性、適用性、科學性等方面存在不足之處，在標準化、規范化上存在瑕疵，這在一定程度上影響了業務與財務管理信息化一體化建設進程。

二、導致中小企業財務管理信息化建設中存在問題的原因

中小企業信息化實施的難點在上述已經提出，究其原因，為何在中小企業財務管理信息化過程中出現了如此多的問題？我總結了以下幾點：

（一）決策者認識不到位

一部分企業的決策者認為，他們管理企業很多年，從來沒有用過信息化的手段，但是他們的企業卻是很不錯的。另外，他們看到部分企業實施財務管理信息化之后效果并不是很明顯，他們擔心，實施財務管理信息化將有可能打破企業目前的平衡狀態，卻沒有看到信息化將給企業帶來的機遇。

（二）企業財務管理基礎薄弱而盲目的實施信息化

一些企業家認識到了財務管理信息化的重要性，公司經濟實力也比較好，他們就開始采購軟硬件轟轟烈烈地進行信息化建設，但是他們沒有認識到，一個系統的工程，首先需要這個企業有先進的管理理念和流程，特別是財務部流程要規范，員工職權明確。這樣盲目進行信息化建設的企業，使企業失去了以往的平衡，最終很多都是失敗了。

（三）中小企業實力不足

更多的企業家、管理者認識到了財務管理信息化的必要性，但是他們的企業實力卻不強。有這樣一家企業，九江xx軸承廠是一家有幾十年汽車軸承生產歷史的老企業，他們開始有一個信息化建設的計劃，但是近幾年來這家企業效益不佳，使他們在采購電話軟硬件的時候，只能使用最初級的配置，最后用幾臺家用電腦，組建了一個小型的局域網，只能算是他們企業財務管理信息化建設的開始。這樣是遠遠不夠的，但是中國許多中小企業都面臨著這個問題，資金都難以周轉更別說投入到受益少見效慢的財務管理信息化上。

（四）部分IT服務提供商不能提供專業化、個性化的服務

IT服務提供商是指一部分軟件設計者，他們雖然個個稱得上是計算機界的精英，但是他們不了解企業財務的具體情況，尤其是一個新型行業，單憑一些不太確切的文字描述的需求分析、可行性研究就為一個企業開發一套管理軟件，這樣是不切實際和不負責任的，還有一部分管理軟件生產商為了節省軟件研發成本，并不針對某個企業來開發軟件，而是針對一個行業的所有企業來開發，因為每個企業都有差異性，這些軟件，在后來的實施中，效果并不好。

（五）軟件使用效率低下，導致運行與安全難以保障

財務管理實現信息化是財務管理學科發展的一個新領域，它要求財會人員既要熟悉財會知識，又要熟悉網絡知識。目前，我國財會人員所掌握的網絡知識還比較少，不少財會人員雖然掌握了一些基礎的計算機操作知識，但僅限于單機操作或文字編輯等簡單功能的使用，網絡運用仍然處于較低層次。這種狀況使網絡的安全運行難以保障。有的企業遇到問題時都依賴或求助專業技術人員，財會人員防御災害及人為破壞的能力低，難免會給不懷好意者進入系統篡改、刪除、竊取重要數據文件留下操作空間。一旦系統被非法侵入和破壞，輕者不能正常工作甚至癱瘓，重者會造成機密泄露，給企業帶來無法估量的損失。

三、中小企業財務管理信息化建設的工作建議

一般來說，中小企業財務管理的信息化之路不是一蹴而就，必須經過一個階段的發展，首先是財務管理。很多中小企業的銷量不錯，但卻沒有盈利。錢花到何處呢？也許是庫存積壓了，也許是銷售后來回款困難。對于中小企業來說，財務管理特別是資金管理往往是信息化的基礎，首先必須把這一步做好，才會降低庫存，加強采購，才能做好采購和倉存管理。隨著中小企業的逐步壯大，步入中型企業的行列或者中小型企業行列，然后才能考慮升級到ERP軟件。

我提出的解決辦法是很具體和實用的，它不一定是最新技術，最先進的管理、最好的手段，它就像是為某人定做的西服和鞋子，只有適合了他們的尺寸、費用和風格才是最好的。中小企業財務管理信息化解決方案不是單純的一個管理軟件問題。針對它們的解決方案只能是一個應變的、可持續改進的策略性方案。針對上述問題，我認為有如下幾點解決辦法可供參考：

（一）徹底更新財務管理觀念，采用集中式財務管理模式

財務管理信息化體現著現代企業管理思想，它不是-個單一的IT系統，而是-個極其復雜的多系統組合，要求改變領導方式、內部政策、組織結構、考核程序和標準，同時減輕財務人員的工作量，提高工作效率。財務管理信息化的基本思想就是協同集中管理。在企業內部，各個職能部門的子系統與中心數據庫相聯。各系統數據傳遞給會計信息系統，會計信息系統進行動態核算，然后把處理過的會計信息傳回中心數據庫，決策系統和監控系統隨時調用中心數據庫的信息進行決策分析和預算控制。在企業外部，通過外聯網或互聯網，及時了解資本市場、采購市場、銷售市場的動態，做出及時的反映。它帶來了管理觀念的更新和變革，它是以完全不同于傳統的思維方式。中小企業管理者往往認為達不到如此一個大的規模，或者情愿選擇停滯不前，這個就需要管理者有著前瞻意識，對財務管理觀念徹底改變。

（二）合理規劃，分步穩定推進財務模塊建設

建立統一的財務核算基礎信息化平臺，實現各部門之間財務管理信息系統的互聯互通，能夠滿足單一法人的獨立核算體系需求。使用電子貨幣是財務管理信息化的重要環節，在結算時不需要支票、匯票、現金紙質票據而直接由網絡上的電子貨幣自動劃轉，加快了資金周轉，降低了資金成本。而且通過網上銀行系統的建立，使財務人員足不出戶即可完成款項劃撥的全部操作，縮短了資金在途時間，同時避免了往返銀行途中可能發生的銀行票據遺失、失竊等事故。由于資金劃撥指令必須由出納先提交、會計或財務主管人員后批準，且在網上長期留有操作人、操作時間、操作內容的詳細記錄，具有不可替代性與不可抵賴性，促進了財務內部控制制度的落實。

（三）設立專職崗位，培養財務管理信息化建設的高端人才

企業管理以財務管理為核心，財務管理以資金管理為中心。財務管理信息化的實施是一個復雜的過程，需要不斷加以改進完善，也必將經歷一個漫長的周期。在財務部門設立專門的信息化管理崗位，及時解決運行中出現的新問題、新情況，做好財務管理信息化的運行維護與持續完善工作。總之，只有通過設置專職崗位，才能培養一批既懂管理又懂信息化的復合型人才，保障信息系統的正常運轉，并且在國家有關政策法規的變化后能夠快速應變。評估與控制企業各項管理及業務進行風險，還可以對各層面經營風險和財務風險進行全方位監控。

（四）選擇一款合適的財務軟件

挑選的IT軟件價格適中，報價體系不要太復雜。隨著企業的成長，將來可以很容易平滑升級到中大型EPR系統。能支持企業集團的多層細、多維度復雜組織結構體系核算要求，具有完善的財務管理體系、通暢的報表匯總和合并體系、適用于集團管理的預決算體系、高效有序的資金管理體系、實用的項目成本控制體系、資產管理體系和決策分析體系。通過上述分析，不難得出可以通過以下幾個標準來選擇一款合適的財務軟件：

1、財務軟件的處理流程是否適應企業現行的財務流程。當企業的財務流程發生變化后，財務軟件的處理流程也要相應發生變化，否則企業將花費相當大的成本進行流程改造。在選用財務軟件時，企業應根據現行的財務流程，初步規劃會計電算化后的財務流程，并以此為依據，選擇相應的財務軟件。

2、財務軟件所用操作平臺是否與企業操作平臺一致。必須考慮到操作平臺的兼容性，否則在不同版本下開發的財務軟件應用起來可能存在不同的問題，即使廠商打出許多補丁，也往往不能令人滿意。

3、財務軟件所用的數據庫是否與企業選用的數據庫一致。如果財務軟件所用的數據庫與其不一致，不但增加了企業成本，也為財務信息的收集、分配帶來困難。如果財務信息不能直接為企業的其他系統所用，則很容易形成信息孤島，或者要大費周折地進行數據轉換。

4、財務軟件是否預留相關接口。目前，國家及有關地方都規定了一些會計標準數據格式，采用標準數據格式的財務軟件可以很容易地將會計數據進行導入和導出。這個就需要預留相關接口以便數據的傳輸。

5、財務軟件的性能是否安全可靠。財務軟件能否有效防止財務信息被泄漏和被破壞，以及軟件自身防錯和糾錯的能力，都在選擇軟件時必須考慮在內。

6、財務軟件的操作設計是否適應企業的特點。中小企業覆蓋面廣，個性化的定制已成為趨勢，選擇一款適合企業特點的財務軟件，能提高利用效率，幫助企業迅速成長。

7、財務軟件的打印模塊是否完整。在財務軟件的開發過程中，打印模塊通常較難設計，所以，企業在購買前應該進行相關賬簿的模擬打印，在確認符合企業憑證、賬簿、報表的打印要求之后再進行購買。

四、結論

國資委副主任李偉在闡述未來5年中央企業必須突出的五項工作重點時曾提出“要以集團財務集中管理為重點，加快提高財務和業務管理信息化水平”，所以，要通過信息化建設進一步梳理和優化管理流程、組織結構，進一步建設和完善資產管理、銷售管理和風險管理等系統，推動實現精細化和扁平化管理，提高整體管理效率和科學決策水平。財務管理作為企業管理的重中之重，其核心就是財務管理信息化。“工欲善其事，必先利其器。”財務管理信息化建設的目標就是通過應用統一的計算機財務管理軟件，實現財務信息與業務流程一體化;生產經營全過程的信息流、物流、資金流的集成和數據共享，保障企業預算、結算、監控等財務管理工作規范化、高效化。管理層只有及時、準確、全面地掌握以財務信息為核心的管理信息，才能對企業內部的各種資源進行高度集中的管理和配置，從而迅速地作出科學決策，實現企業價值最大化的經營目標。因此，只要中小在構建企業一體化信息系統過程中，加強企業管控力度，打破部門間壁壘，建立統一的信息化標準，并培訓業務及信息應用復合型人才，必將實現公司財務管理工作的飛躍性發展，引領公司財務管理工作進入一個嶄新的信息化時代。

（作者單位：中國人民銀行南昌中心支行）