淺談科研單位的行政管理工作

【摘要】本文主要論述了科研單位行政管理工作的管理職能、協調職能和服務職能，著重探討科研單位行政管理工作的重要性及其意義。

【關鍵詞】行政管理 協調 服務

科研單位的行政管理部門是整個單位的中樞神經系統，其管理的廣度和深度，涉及單位的各個部門及許多細枝末節，是領導和各部門及各員工之間溝通的橋梁。行政管理工作紛繁復雜、千頭萬緒，幾乎每天都要面對大量瑣碎的事務，因此更加需要一支高素質、高效率的行政管理人員隊伍，同時更要進行合理的分工以及授權。但目前有的科研單位還沒有認識到行政管理工作的重要性，認為其不過“跑跑腿、動動嘴”而已，因此，本文著重探討科研單位行政管理工作的重要性及其意義。

概括起來，科研單位中的行政管理工作主要有三大職能：一是管理，此為主干。二為協調，此為核心。三為服務，此為根本。

一、行政管理工作的管理職能

對于科研單位，科研與行政，看似互不相干，實則相輔相成，互相促進。搞科研是科研單位的本職和主體工作，是重中之重，科研水平的高低、科研隊伍的建設、科研領軍人物的數量直接關系著科研單位的自我定位和競爭力，以及同行業的認可度。而行政管理水平的高低，直接關系著科研工作能否順利進行，因此，科研與行政，是一個有機聯系的整體，行政管理工作的主要任務就是為科研工作的正常進行保駕護航。

現代行政工作以科學管理為前提，因此科研單位的行政管理人員要積極輔助上級領導制定并完善各項行政規章制度， 使得日常行政事務工作更加規范化、制度化和程序化，一方面降低勞動強度，另一方面更好地提高科研工作的效率。在完成本職工作的同時，行政管理人員還是單位在管理策略、企業文化、用人政策等重大問題決策的親歷者和參與者，尤其是對于科研單位，因此行政管理人員需要提供更多智力型的服務，即從一般的辦事員向領導的參謀助手轉變，需要具備更加敏銳的洞察力和判斷力，除了熟悉本單位的科研工作進展情況，還要積極收集同行業相關單位的情況以及相關的上、下游行業動態，從總體和全局的角度進行分析和判斷，為領導的最終決策提供智力支持。

制度化、專業化、現代化是新世紀行政管理工作的發展方向，因此，行政管理人員要不斷提高自身的科學理論水平和工作能力，不斷學習并積極運用金融、市場、經濟、管理、服務等方面的知識和理念，通曉國內政策、法律以及國際法規和慣例，具有一定的外語水平，掌握現代化辦公設備。行政管理工作的效率取決于組織層次與管理幅度之間的有效協調、管理體制和方式、人員素質等。

二 、行政管理工作的協調職能

對于協調職能，科研單位的行政部門在傳達領導的指示、完成領導交辦的任務的同時，更要主動做好各個方面的溝通和協調工作，提高科研工作的效率，解決科研工作中出現的各種需要協調解決的問題。

科研工作常常由幾個人或幾個團隊共同完成，每個人的交往對象并不是長期固定的，也是無法選擇的，因此由于溝通不暢引起的意見分歧和矛盾是難免的，長期積累下來就會產生誤會和隔閡，人際關系疏遠，甚至產生敵對情緒，最終無法開展工作。這個時候，行政管理人員就要發揮協調的職能，一方面要準確傳達領導的意圖，另外還要成為科研工作的潤滑劑，即實現上級和下級之間、下級與下級之間的良好溝通，通過交流思想感情增進彼此的了解，通過交流達到對共同任務的一致認識，進而產生一致的行動，雙向溝通的效果使得大家之間更加了解，情感更加融洽，彼此間的理解與包容感更強，相互關心、彼此信任，當有需要協調解決的問題時，行政管理人員會積極協調各級部門以及各個團隊之間存在的問題，這種和諧的工作氛圍會大大提高科研工作的效率，最終實現高效、快捷地完成科研任務。有人曾做過調查，薪酬制度能讓員工發揮20%-30%的能力，而良好的工作氛圍能讓員工發揮80%-90%的能力[1]，可見建立在良好溝通和協調基礎上的良好的工作環境和工作氛圍對于提高工作效率方面具有重要的作用。

科研單位行政管理人員的協調職能建立在首先必須具備合理有效的制度和渠道，通過面談、電話溝通及文字交流等多種形式消除溝通的空間障礙，減少溝通層次和信息傳遞環節，增強行政工作的效率和積極性。同時，行政管理人員必須要提高自身素質，增強大局意識，拋開個人喜好，一切以科研工作為重，實現科研工作效率的最大化和實現途徑的最優化。另外，對于科研單位的行政管理人員更要懂業務，加強業務學習、工作技能的學習和培訓，保證上級的布置和指令能準確無誤地傳達給下級，同時下級也能正確理解上級的意圖。完善個人品行，消除職務的優越感和官僚主義，建立組織內良好的人際關系。

三、行政管理工作的服務職能

行政的本質在于服務，科研單位行政管理工作的本質在于促進科研工作的順利開展，為科研工作服務。行政管理人員除了負責本部的行政管理和日常事務，協助上級領導搞好各部門之間的綜合協調，落實上級部門的各種規章制度，負責對會議文件決定的事項進行催辦，查辦和落實以外，更重要的是為科研工作服務，使得科研人員從繁重的事務性的工作中抽身，把主要精力放在科研工作的核心、也就是科研創新上，避免把行政部門變成官府衙門，服務工作的理想境界是“潤物細無聲”。在科研工作取得成績的時候，要避免與其它部門搶榮譽、爭獎金，甘當幕后英雄。

在行政管理工作中要適時轉變和更新服務觀念，運用計算機技術、網絡技術等現代科學技術，使得行政管理工作適應科研工作的發展需要，堅持“以人為本”的服務理念，用人性化的服務取代機械生硬的管理，從而增強行政管理的效果。當前，科研單位的行政管理工作已經從傳統的行政工作向兼有信息傳授、資源整合和協調服務功能的現代化行政工作演進，要發揮這一工作的有效性，需要行政人員樹立創新服務理念，在科研工作創新的同時行政服務也要實現創新，勇于接受新事物，不斷提高自身的創新素質和服務水平[2]。

四、小結

行政工作看似簡單，不過是一些繁瑣的事務性工作，實質上是一門融合事務處理藝術、人際交往藝術和組織協調藝術于一體的綜合性工作。對于科研單位，行政管理水平的高低，直接關系著科研工作能否順利進行，因此，必須加以重視。

參考文獻

[1] 李迎春.實現行政組織內的雙向溝通，不斷提高行政工作效率[J].兵團黨校學報，2004(2)：57-59.

[2] 康建華.論高校行政管理工作中科學服務觀的確立[J].遼寧行政學院學報，2007，9(9)：122-123.

作者簡介：潘煒（1975-），男，重慶涪陵人，四川省農業科學院遙感應用研究所，研究方向：行政管理。