商務信函祝頌語使用的禮儀規范

摘 要：成功的商務信函有助于樹立和展現企業良好的形象。商務信函的寫作必須重視相應的禮儀規范及其要求。從禮儀規范的角度解析商務信函祝頌語的內容構成、書寫格式和選擇應用，以指導具體的寫作實踐。

關鍵詞：商務信函；祝頌語；禮儀規范

中圖分類號：C912.1 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2011）27-0055-02

商務信函簡稱商函，是指在企業商務交往中為處理各種商務事務和日常性商務工作而寫作和使用的一系列文書，其具體的種類很多，最常見的如推銷函、詢價函、報價函、還價函、訂購函、確認函、索賠函、理賠函、催款函等。一份成功的、出色的商務信函在實現其文體功能的同時，更有助于樹立和展現企業良好的形象，促進商務活動的順利開展，為企業帶來良好的經濟效益和社會效益。所以，商務信函的篇幅雖然一般都很簡短，但在寫作時必須重視相應的禮儀規范及其要求，做到簡明扼要、真誠樸實、直接準確，具體來講就是要求格式規范、稱謂得體、內容得當、措詞嚴謹、語言恰當等。祝頌語的使用是商務信函寫作中一個不可忽視又常被忽視的禮儀細節。

一、商務信函祝頌語的結構內容

商務信函寫作的基本要求之一就是要符合書信體文書的一般結構規范。祝頌語是包括商務信函在內的書信體文書的慣用結構內容，是寫在正文之后、落款之前用來表達恭敬與祝愿的習慣用語，即人們熟悉的一般書信中相當于“此致——敬禮”這部分的內容。祝頌語一般由請候語和安好語兩部分內容構成：請候語用來表達寫信方的恭謹的態度，安好語用來表達寫信方對收信方的美好的祝愿。祝頌語的使用是商務信函體現禮儀特征的要素之一，商務信函的祝頌語在寫作中是不能省略的。

書信體文書的祝頌語很豐富，會因具體內容的差異、雙方關系與身份的不同而區別使用。商務信函內容的商務性決定了祝頌語的使用也宜“在商言商”。常見的商務信函祝頌語的請候語有：此致、敬祝、謹祝、恭祝、誠祝、順祝、順頌、敬希等，可以說，它和一般書信體文書的請候語沒有太大的區別。常見的商務信函祝頌語的安好語有：敬禮、商安、商祺、金安、安康、財源通暢、生意興隆、鴻運高照等，也包括與時令有關的春安、夏安、秋安、冬安等，可以說，這部分是體現商務信函的商務屬性和禮儀特征的最重要的表現形式，特別是像“商安”、“商祺”、“財源通暢”、“生意興隆”、“鴻運高照”這類安好語著重體現了商務信函祝頌語的“在商言商”禮儀表達。

二、商務信函祝頌語的書寫格式

在禮儀性文書中，標準、正確的書寫格式是其禮儀特征的最直接的表現形式，其作用不亞于內容上的恰當表述。同一般書信體文書一樣，商務信函祝頌語的書寫格式應當遵守常規的禮儀要求，不可以隨意為之。其請候語的書寫格式有兩種：一種是在正文最后一段之下另起一行前空兩個漢字書寫，另一種是在正文最后一段的最后一句話后直接書寫，請候語后面無論采用哪種寫法均不加標點符號。安好語的書寫格式則只有一種，即在請候語不管以上述哪種格式書寫完畢后，均另起一行頂格書寫，后面不必一定加上標點符號，如加標點符號一般加感嘆號。

從禮儀的角度來講，商務信函祝頌語的書寫格式必須嚴格遵守。因為如前所述，請候語是表示寫信方對收信方的恭謹態度，其行為仍指向寫信方自己，所以可以在正文最后一段之下另起一行前空兩個漢字書寫或直接在正文最后一段之后接著書寫；安好語則是表示寫信方對收信方的美好祝愿，其行為實際指向收信方，所以無論請候語采用哪種書寫格式，安好語則一定要另起一行頂格書寫，以示對收信人的尊重，這與書信體文書中抬頭部分對致信對象的稱謂要頂格書寫是一個道理。

目前常見的祝頌語書寫格式錯誤表現為，一是將請候語頂格書寫或安好語不頂格書寫；二是將安好語寫在請候語的下一行并后移幾字，“右錯”形成“樓梯式”；三是將請候語與安好語連為一句書寫。從現代書信體文書寫作實踐來看，第三種情況未嘗不可，但是從規范、嚴謹的禮儀角度講，還是不提倡這種寫法。上述三種不正確的商務信函祝頌語書寫都沒有體現寫信方對收信方的尊重意識，在寫作實踐中應當引起注意，所謂細微見精神，得失方寸間，字字珠璣的商務信函不應該失禮于此。

三、商務信函祝頌語的選擇使用

在使用商務信函過程中，除了實現信函中所要達到的顯性目的，如推銷、報價、索賠、催款等，同時還要實現隱性目的，即或建立、或維護、或鞏固雙方的關系，即使如索賠函、催款函也應當盡最大努力不讓其損及雙方的關系，以至影響今后的交往與合作。這除了在正文中注意措辭、語氣等問題，正文后的祝頌語的使用也是一定需要注意的細節，因為祝頌語顯示了寫信方的誠懇、禮貌、平和及對受信方的尊重，于細微之處彰顯著企業管理的良好形象。所以，商務信函的祝頌語在使用上還要注意根據寫信目的、具體內容等因素進行恰當選擇，不要忽略祝頌語之間的細微差異而導致誤用、錯用，也不要簡單地一味使用中性色彩最強的“此致——敬禮”。

具體來講，一是要注意情感色彩。如在新年、新春之際，給對方所寫的一般日常聯系函，使用“恭祝——鴻運高照”這樣的祝頌語肯定顯得更合時宜，樂于被對方接受。而平時的報價、訂購等，使用“順祝——商祺”、“敬祝——生意興隆”等更為人喜愛。二是要注意所談問題。如寫索賠函，畢竟涉及雙方的爭執與糾紛，在信函整體內容注重合情合理的基礎上，祝頌語使用“此致——敬禮”則在合情合理中顯出一份冷靜和莊重；而理賠函的祝頌語使用“恭祝——財源通暢”等更顯出在爭議中的合作與友誼的姿態。三是注意致信對象。雖然大多數商務信函的授受雙方都是平等的商家，但如推銷函面對的就可能更多的是普通消費者，如果對其一味言商就不得體了，對一個普通的消費者說“敬祝——商祺”，就顯得有些滑稽了。

四、商務信函祝頌語的實例解讀

下面是針對同一問題的前后兩份催款函，讓我們結合內容體會一下兩份催款函祝頌語使用上的不同：

例文1

尊敬的××公司：

貴公司20××年×月×日從我公司購買一批打印機，雙方協議于20××年×月×日付款，現已過期××日有余，請貴公司盡快付清款額。良好的信譽是我們雙方應共同遵守的，如果貴公司有什么困難，可來人來函商議付款事宜。聯系方式：（略）

望速回音。

恭祝

生意興隆！

××公司

20××年×月×日

例文2

尊敬的××公司：

貴公司應于×月×日向我公司付款一事遲遲未兌現，現已過付款期近2個月，此間多次去函催問，未見回音。我公司投入再生產急需該筆款額，請務必于×月×日前付清全部貨款，以免發生向法院提出訴訟等不愉快事宜。

此致

敬禮！

××公司

20××年×月×日

很顯然，例文1是剛剛開始催款時所寫，主要著眼于提醒對方及時付款，正文也強調“良好的信譽是我們雙方應共同遵守的”，并以關心的態度告訴對方“如果貴公司有什么困難，可來人來函商議付款事宜”，雖然是催款，但這里主要還是商議性的口吻，所以祝頌語配合使用了“恭祝——生意興隆”，更利于繼續保持雙方的合作關系。例文2則是在多次催款后對方仍不付款而不得不采取“最后通牒”時所寫，正文中已經沒有商量的語氣，“以免發生向法院提出訴訟等不愉快事宜”表明了己方的明確態度，所以祝頌語配合使用了中性的“此致——敬禮”則更多體現出一種嚴正與堅定的意味。在這兩份催款函中，祝頌語都對正文內容和行文目的起到了很好的補充作用。

綜上，商務信函雖然篇幅短小，但是由于它是企業商務活動中交往雙方彼此相互來往的重要紐帶和交際工具，也是一個現代企業形象的外在表現和展示的媒介之一，所以使用時不可因“小”失“大”，寫作中該講“禮”處要講“禮”。本文只是從祝頌語這個小的角度說明這個問題。

參考文獻：

[1]史鋒.商務禮儀[M].北京：高等教育出版社，2008．

[2]姬瑞環，等.商務文書寫作與處理[M].北京：中國人民大學出版社，2004．