合并新建高職學院前身檔案開發利用效能的思考

摘要：合并新建高職學院前身檔案利用服務效能提升已成緊迫的課題，從其前身檔案利用需求分析入手，探討強化其前身檔案開發利用的策略、途徑和方法。

關鍵詞：高職學院 前身檔案 開發利用

中圖分類號：G64 文獻標志碼：A文章編號：1673-291X（2011）30-0290-03

地方新建高職學院大都是由幾個中專學校合并升格組建的，例如延安市職業技術學院就是由延安農校、延安師范學校、延安農業機械化學校等中專學校合并的。本文所言“地方新建高職學院前身檔案”就是指這些合并進高職學院的中專學校在合并前長期辦學過程中形成的檔案。這些中專學校在合并前的檔案流向有三種情況：一是按照檔案管理有關規定上交市級檔案館長期保存，二是按照檔案保存期限的規定集中銷毀，三是學校尚存管的檔案卷宗移交高職學院檔案室保管。合并升格組建為高職學院以后，其前身檔案管理基本維持原貌，停留在被動接待查閱的層面上，管理服務功能常常受到質疑，極大的損害了新建高職學院檔案工作的譽名度。按照科學發展觀的要求，從地方合并新建高職學院的實際出發，轉變檔案管理工作觀念，拓寬對其前身檔案管理的工作視野，加強對其前身檔案的整理、搶救、開發、編研和利用，已成為地方合并新建高職學院提升檔案管理服務效能的緊迫課題，必須下大工夫認真落實。

一、地方合并新建高職學院前身檔案利用需求分析

1.學院建設改革發展需要。主要體現在如下五個方面：（1）資產資源的整合與保全。包括土地、校舍、儀器設備、辦公用品等都要依據前身檔案進行清理和核查，防止不當報廢與流失。（2）學科專業建設，要以所合并學校學科專業為基礎，發揮原有學科專業的特色和優勢，總結原中專學校辦學的經驗，特別是與行業的廣泛聯系、實習基地建設、課程開發等方面資源的充分開發和有效利用。（3）高職教育文化的凝練與建構，包括高等職業教育價值文化，人才培養規格，教育教學模式，職業化專業化技能化教育機制建構和師生職業價值心里建構等，均可從中專辦學檔案中受到啟示，找到參照和借鑒。（4）管理改革和隊伍建設，包括管理體制和機制改革、人事分配制度改革、管理隊伍建設、教師隊伍建設，既不能完全脫胎于所合并的中專學校，但也不能離開所合并學校這個基礎和前提，如干部考核任免、學科帶頭人的聘用、雙師型教師的培養和教師的分類管理，都要通過檔案中的可靠的原始記錄知人歷史和特長。（5）宣傳學院，擴大學院社會影響。所合并的中專學校均有較長的辦學歷史，在長期的教育教學、社會服務中做出了較大貢獻，特別是在原所屬行業中的廣泛影響，這些方面在檔案中均可找到實施記錄和重要物證，如我院前身之一的延安農校在農業科研和農業科技推廣中獲得多項省市科學技術成果獎勵，在學校對外宣傳和學生教育中具有很重要的分量。

2.服務民生的需要。主要有以下三種情況：（1）畢業生就業再就業服務。盡管學生個人檔案已于學生畢業時一并隨人轉移出學校，但學校檔案中關于學生學籍管理、教育管理的部分，依然對支持學生就業再就業、職稱評定、職務升遷等具有十分重要的作用。一是畢業生本人所持的畢業證、榮譽證、職業技能鑒定證等材料存在丟失現象，需要查閱學校集體檔案，并索要復印件予以證實。二是用人單位在考察畢業生時往往不局限于本人檔案中的基本信息，如學生素質拓展狀況、社會實踐和參與重要專業活動的狀況等，由于傳統的學生個人檔案管理理念的原因，只能在集體檔案中尋找資料予以佐證。三是學生就業跟蹤服務和權益維護。四是就業基地的建設與拓展。（2）教職工民生服務，如崗位聘任、教師職稱評聘及職級確定、知識產權保護、工人專業技能等級評定與晉升等。（3）職工家屬子女及編制外用工落實政策的需要。一是20世紀80年代以后各單位相繼經勞動部門批準創辦了具有獨立法人資格的“勞動服務公司”，中專學校的勞動服務公司吸納了不少教職工家屬和子女就業，按照國家和省市有關城鎮大集體企業職工養老保險的有關規定，需要為其從業職工出具相關原始材料，以證實身份和從業經歷（工齡）。二是各中專學校不同程度存在編制外用工的現象，長期臨時工承擔著單位緊缺技工（如木工、給水工、電工、炊事工、機車工）的工作任務，20世紀90年代后有相繼被辭退，按照《勞動法》和《勞動合同法》，應給予相應的補償，需要查證其工種、工齡、工資等史實。

3.服務地方經濟社會發展需要。主要有以下三個方面：（1）服務地方政府決策。一是專家咨詢服務，應政府要求選派政府科技顧問，需要檔案部門提供可靠專家資料以供遴選。二是信息咨詢服務，如農業教育、醫衛教育、農業機械教育、科學技術研究與推廣等歷史資料，為政府制定發展規劃、選擇發展策略，提供研究基礎。（2）為科技服務提供路徑和線索。學院專家資源豐富，社會經濟發展需要科技專家的智慧支持，企業、農村（特別是民營企業）聘請專家的愿望強烈，哪個專業有哪些專家，他們各自有哪些優勢和專長，在哪些業務方面有成果和經驗等，檔案機構可提供清晰準確的信息和依據，供需聘單位選擇。（3）服務地方繼續教育體系建設。服務地方繼續教育體系建設，涉及辦學能力、辦學專業、培訓設施設備、教師團隊、課程資源、培訓模式與方法研究等方面內容，作為合并高職學院前身的各中專學校在長期辦學中已形成特色，為高職學院開展繼續教育奠定了堅實的基礎，通過前身檔案資政，有利于地方政府整合與發揮高職學院繼續教育資源，方便當地人民群眾就近接受繼續教育，進而構建區域性終身教育學習機制，特別是讓人民群眾知悉高職學院豐富的實訓資源和地方性特色化課程資源，認同高職學院應用型技能型繼續教育的價值追求和培訓特色，對堅定不移地走職業化的專業成長之路，具有十分重要的現實意義。

二、地方合并新建高職學院前身檔案開發利用的組織策略

1.克服對合并新建高職學院前身檔案只管存、只接待查閱的錯誤觀念。由于合并前各中專學校分屬不同的行業系統，業務重點不同，檔案管理規范不同，加之學校重視程度和檔案人員素質不同，查不到、查不準、史證力度不足和查閱線索不清晰等問題已經凸顯出來，要充分認識整理完善學院前身檔案資源體系，查找前身檔案及利用中存在的問題，搶救和補充有關歷史資料，全面完整呈現學院前身發展的歷史面貌，提供便利的查閱利用途徑，對于民生改善、學院可持續發展和服務區域經濟社會進步的重要意義，增強責任意識和自覺性。

2.以完善學院前身檔案開發與利用體系為出發點，避免追究歷史責任的誤解。由于合并新建高職學院檔案人員大都來自所合并中專學校檔案室，研究學院前身檔案管理中存在的問題，必然有意無意涉及到具體的人和事。因此，在對學院前身檔案的整理中，要克服糾纏歷史舊賬的錯誤思想，對于存在問題要不問主客觀原因是什么，只研究問題是怎樣的，補救的途徑和方法是什么，對整理、編研前身檔案的人員，作出明確紀律規定，消除檔案管理人員的思想顧慮，從而充分調動他們開展學院前身檔案開發利用研究的積極性和主動性。

3.克服畏難情緒，樹立迎難而上的頑強意志和甘于付出的奉獻精神。作為合并新建高職學院前身的中專學校辦學歷史復雜，時間跨度長，人員變動大，現存檔案卷宗眾多，史料線索頭緒多，而現有檔案管理人員編制十分有限，要正確處理整理開發利用學院前身檔案工作與現實檔案征交歸檔案管理工作之間的矛盾，合理調整人力和時間，教育檔案人員頑強奮戰，勇于啃“硬骨頭”，迎難而上，忘我勞動，彰顯檔案管理人的職業精神。

4.克服單純閉門理“卷”的觀念，廣泛開展調查研究。檔案室和檔案管理人員要以服務為目標，采取問卷調查、召開座談會、個別走訪、電話咨詢、網上交流等多種方式，研究學院前身檔案的利用需求，了解所合并的各中專學校管理、辦學的歷史線索，為整合學院前身檔案資源，搶救補救缺失史料和開發利用檔案開展服務奠定堅實基礎。調查研究做好了，就可以分清重點、難點和輕重緩急，做到忙而不亂。

5.樹立檔案開發利用服務工作人人有責的意識，充分發揮院系知情人的積極作用。地方合并新建高職學院的院系設置基本上是以所合作的中專學校為基礎的，如我院的農學系、教育系、農機系等就是這樣。院系干部教師大都是原中專學校的“老人”，他們對學校發展和區域經濟社會發展目標和方向有較深入研究，也十分熟悉所合并中專學校的歷史發展的方方面面，通過他們即可準確把握學院前身檔案利用需求的項目和內容，又可理清學校發展變遷的線索，甚至辦學活動的時間、步驟、人員構成、實施過程、經驗與成果，對學院前身檔案的開發利用，具有事半功倍的實踐意義。

三、強化地方合并新建高職學院前身檔案開發利用效能的途徑和方法

1.以利用需求為導向，完善地方合并新建高職學院前身檔案資源體系，增強檔案厚重度。檔案利用服務的效能如何，取決于檔案館藏的完整性、系統性的程度如何。所以，地方合并新建高職學院前身檔案的開發利用服務工作，首先，應當圍繞檔案利用需求，對檔案館藏檔案卷宗目錄和卷內目錄進行深入研析，弄清檔案館藏缺少什么材料，什么材料不完備，明確完善學院前身檔案資源體系的工作重點和具體任務。其次，重點研讀各合并中專院校的會議記錄和文件檔案，并通過各種渠道咨詢當事人和知情人，弄清檔案史料形成的源流和線索，明確缺失和不完備檔案資料的搶救補救途徑與措施，然后，“按圖索驥”追尋檔案史料，以滿足對學院前身檔案的利用需要。在具體操作中，根據檔案形成的規律，可分別采取如下四種方式進行：一是對經上級審批辦理的事項，如“勞動服務公司”成立的批復、工商登記、營業許可證、重要社會活動等丟失和毀損現象，可以向上級審批機構索取復印資料，以備用戶利用。二是對學校管理、服務、教學、科研開發缺失的資料，可協商收閱學校當時工作的當事人、知情人個人所保存的工作資料。三是重視幾個合并中專校內設部門、教研室、實驗室等科室保存的工作資料研究，從中整理適應檔案利用需求的重要資料。四是對因當時無事后效用意識而造成的事后未存材料現象，如確屬必要，可通過當事人、知情人“口述錄音”或撰寫書證的方式，用以彌補檔案館藏的不足。

2.扎實推進地方合并新建高職學院前身檔案的編研工作，方便用戶查閱利用。一是加強學院前身檔案的規范化管理，調整全宗檔案，對歸類不當，不符合高等學校檔案管理規定的現象予以糾正，編輯《?菖?菖職業技術學院前身檔案利用索引》。二是對已上交當地檔案館長期保存的檔案，要根據檔案移交目錄，編輯《?菖?菖職業技術學院上交?菖?菖市檔案館館存檔案查閱利用指南》。三是對已銷毀但現實工作和民生服務又確實需要的檔案，也應盡可能采取措施編研出《?菖?菖職業技術學院已銷毀檔案恢復利用指導》。四是根據民生服務，學校發展和區域經濟社會發展需要，分類確定檔案編研課題，進行專題檔案編研工作，如《延安農校農業科研與推廣》等。

3.充分利用計算機網絡資源，加強學院前身檔案利用服務平臺建設。一是將學院前身檔案案卷級目錄和經篩選可公開宜利用的卷內目錄輸入電腦，為用戶提供方便快捷的查閱途徑。二是發揮學院檔案室子網站的作用，開通學院前身檔案利用服務咨詢平臺，開展學院前身檔案利用咨詢服務，逐步形成順暢便利的檔案利用服務機制。

四、結束語

地方合并新建高職學院前身檔案開發利用是一項復雜的艱巨的工作任務，也是一項系統工程，要在《檔案法》和《陜西省檔案管理細則》和高校檔案管理有關規定的指導下，堅持需求優先的原則，統籌兼顧，穩步推進。作為檔案工作人員，要勤于思考，多作調研，善于做扎實細致的工作，方能使強化地方合并新建高職學院前身檔案開發利用效能的理想轉化為現實。

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