市場經濟條件下大學生檔案管理新模式探析

摘要：市場經濟條件下，隨著中國高等教育的大眾化和大學生就業形式的轉變，大學生檔案管理必須突破傳統模式，在管理制度、方式、內容、隊伍和手段等方面，采用規范化、動態化、個性化、專業化、開放化的管理新模式，以適應時代發展、高校生存和大學生就業的新需要。

關鍵詞：市場經濟;大學生;檔案管理;模式

中圖分類號：G64文獻標志碼：A文章編號：1673-291X（2011）22-0266-02

一、實施大學生檔案管理新模式的必要性

1.高校招生規模擴大的需要。為了適應市場經濟建設的需要，國家對高校實施擴招政策。高等教育的大眾化，使高校競相擴大規模，招生人數急劇增加，擴招后一些高校一年的招生人數甚至超過了擴招前歷屆招生人數的總和，很多大學都成了萬人大學。隨著在校大學生數量的增加，大學生檔案管理任務也隨之增多，原有的學生檔案管理人員（且多數是兼職）明顯不足，越來越難以滿足當前工作的需要。

2.大學生就業市場化轉變的需要。市場經濟條件下高等教育向大眾化轉變的同時，也帶來了大學生就業方式的轉變，原來的國家統一分配轉變為現在的學生自主擇業。統一分配的就業方式是由政府主導的行為，帶有組織命令性和強制性，用人單位和畢業生都處于被動服從的地位，沒有相互挑選的自由。在此情況下，非特殊原因，畢業生檔案內容如何、管理的好壞都不會影響到學生的就業。然而，在由市場主導就業的形勢下，檔案成為用人單位錄用人才的重要依據，檔案質量的高低和管理的好壞會直接影響到大學生的就業。

3.高校自身發展的需要。計劃經濟時代，高校作為教育事業單位，其生存和發展一切都由國家決定，沒有自主發展的空間。但市場經濟條件下，高校自身的生存和發展，國家不再統管，一定程度上由市場來調控，存在著激烈地市場競爭。由此，大學生檔案管理的好壞和水平的高低，不僅直接影響到學生的培養和就業，而且還間接地影響到高校自身的社會聲譽和未來的生存發展。

4.信息化時代發展的必然需要。隨著計算機與網絡技術的成熟和普及，高校迎來了信息化條件下的網上招生時代。在此技術背景下，出現了學生紙質檔案與電子檔案并存的管理情形，傳統的管理手段和管理模式，已經難以適應當今信息化管理的要求。因此，利用當代信息技術，跟隨時代發展步伐，盡快建立紙質檔案與電子檔案相結合的學生檔案管理新模式勢在必行。

5.大學生綜合素質化培養在檔案內容上的客觀需要。當今高校適應社會發展，不斷深化教育改革，調整課程設置，注重對大學生實施綜合素質的培養。隨之而來便出現一些新的學生檔案材料，如心理測試成績、英語四、六級證書、計算機等級證書、技能競賽證書、社會實踐活動材料等。這些材料都應納入大學生檔案之中，否則，僅按照傳統的歸檔范圍為學生建檔就難以客觀地反應學生素質的全貌，也不能滿足用人單位對畢業生全面了解的需求。

二、實施大學生檔案管理新模式的基本思路

1.要進一步建立健全大學生檔案管理制度，實現檔案管理的制度化、規范化和標準化。健全檔案管理制度是實施大學生檔案管理新模式的重要基礎保證。大學生檔案從新生建檔、歸檔、閱檔到轉檔的整個管理過程，經歷時間長、涉及人員多，如果制度不健全、管理上銜接不好，很容易造成檔案工作上的脫節，出現管理中的漏洞。

2.要對學生入學時檔案的接受、在學期間檔案材料的歸檔和畢業時檔案的發送等環節實行動態監管。近年來，高校對大學生檔案在學生入學時的接受和畢業后的發送環節上沒有規范的要求和規定，檔案收發形式不一，有的通過特快專遞郵寄，有的通過機要局傳遞，也有的讓學生自帶，經常會發生個別檔案到達延誤、丟失以及檔案被私拆、涂改等現象，這不僅影響到檔案在傳遞過程中的安全和時效，同時還影響到檔案的完整和真實。

3.要使學生檔案歸檔內容體現學校教育特色，反映學生專長與個性。當前，“隨著高校改革的深入，高校辦學自主權的擴大，不少高校根據學校本身的定位和畢業生就業市場的要求，也對教學計劃進行了大量的調整，形成了各具特色的教育模式。因而不同的學校有不同的教學內容，不同的時期人才培養方案不同，這樣各個高校大學生檔案材料是十分豐富和各具特色的。”[1]檔案材料如果仍沿襲計劃經濟時代的老一套格式，只注重記載政治表現和獎懲情況，忽視能力和素質表現，很難反映出學生在校時的整體情況，也不利于用人單位及早發現學生的個性特征、崗位適應情況和未來發展潛能。因此，學生檔案材料的遴選，應從人才競爭與人才管理的高度著眼。要在參照原國家教委頒布的《高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規范》的基礎上，既要整理好學生的高考報名登記表、入學登記表、考試成績單、入黨材料等傳統檔案內容，還要增加和補充那些能反映學生個性特長以及素質教育成果的重要材料，如大學生英語等級考試成績；計算機等級考試成績；心理測試成績；職業資格證書；社會實踐活動材料以及各種知識競賽和技能證書等，這些材料在某種程度上反映著學生的素質和能力水平，對用人單位選人具有十分重要的參考價值。

4.要建立起一支大學生檔案專職管理人員隊伍。目前高校學生檔案管理基本上存在兩種模式：一是由學校（或在教務處、或在學生處、或在就業指導中心）集中管理；二是由學生所在各院系分散管理。但不論在何處管理，多數是兼職管理。由于沒有專業、專職的管理者，學生檔案在入校后便被束之高閣，對檔案材料缺少日常的及時收集和規范管理，總是到學生將要離校時才倉促進行歸檔，這樣很難確保每一位學生的每一份檔案材料的完整、準確和無誤。“待到用人單位上門查閱參考時，卻到處難覓“芳蹤”，甚至時過境遷，回憶不出材料哪里去了。”[2] 加之學生檔案材料逐年增量，流動性增大，就業分散，投寄單位多等新情況，如果沒有一支專業的人員管理隊伍，就難以適應當前形勢的需要，甚至會影響到學生的就業。

5.要更新管理手段和服務觀念，實施開放管理和主動服務。隨著現代網絡技術的發展和電腦的普及，大學生檔案管理也應在傳統管理的基礎上與現代技術相結合，實現檔案管理的數字化和信息化，以適應市場化應聘就業的新需要。目前，在一些條件好的高校實施大學生檔案計算機管理已成趨勢。將學生檔案按年級和專業等情況逐一錄入電腦，建成檔案存儲數據庫，對每一份檔案的查閱、調出等使用情況進行詳細登記，這樣既保證了檔案的安全又方便使用和查閱。還可以通過網絡將畢業生檔案的轉遞情況在網上發布，學生可以方便快捷地了解到自己的檔案何時轉出、轉往何地、何人或何單位接收等情況，省卻了檔案郵寄后的查詢麻煩。在過去“統招統分”的年代，檔案一貫執行“檔隨人走”的原則，學生一次性畢業離校，檔案一次性向接受單位寄出。然而，當下大學生的就業已轉變為通過供需見面、雙向選擇的方式，在雙向選擇的過程中，用人單位要通過檔案深入了解學生，學生要通過檔案來說明和推銷自己，檔案的利用對學生就業顯得非常重要。

三、實施大學生檔案管理新模式的意義

1.有利于大學生就業，有利于服務民生。黨的十六大以來，民生工作被提到了國家重要的議事日程。十七大更是把民生工作提高到前所未有的高度來認識和推進。十七大報告第八部分即為“加快推進以改善民生為重點的社會建設”。胡錦濤在黨的十七大報告中明確具體地指出：“就業是民生之本。”[3] 在此背景下，檔案工作被提高到了事關民生的高度。近年來，社會就業壓力增大，通過建立就業類民生檔案有助于政府及時掌握就業信息，及時采取各種擴大就業的措施，提高公民就業率。大學生檔案是就業類民生檔案的重要組成部分。

2.有利于提高學校的聲譽和生存競爭力。隨著中國高等教育由精英教育向大眾化教育的轉變，高校的生存與發展也逐步走向了市場化。由于各種公立、民辦以及聯合辦學等新的教育形式的出現，高校之間在經費、師資、生源等多個方面都存在著激烈的競爭。“現代大學的競爭不僅僅是硬件設施和科研水平的競爭，更多的是聲譽競爭，建立和維護高等院校的良好聲譽，是現代大學在競爭中取勝的必要條件。”[4]由于近年大學生就業形勢日趨嚴峻，政府教育主管部門采取了向社會定期公布高校畢業生就業率的政策，使得就業率已成為衡量一個學校教育質量、辦學水平、社會效益和綜合實力高低的一項重要指標，直接影響到一個學校的競爭力和社會聲譽。學校聲譽的好壞直接影響到學校的生源，生源又影響到學校的生存和發展。可見，做好學生檔案管理工作，不僅有利于學生就業，更有利于學校的生存和發展。

3.有利于國家未來人力資源的開發和管理。人力資源的開發和管理是國家振興的一項重要的偉大戰略性工程，而人事檔案管理是與其密切相關的一項基礎性工作。要全面了解發現人才和正確使用管理人才，除了通過實際工作來考察以外，還必需借助檔案進行更為詳盡和深入地了解。這是因為檔案是一個人基本情況的最原始記錄和其社會成長過程的客觀記載，是歷史地、全面地了解和正確使用人才的重要依據。人事檔案以其具有的真實性、完整性、動態性，決定其在人才資源開發和管理中有著不可替代的作用。利用檔案既能動態分析一個人的人生軌跡，從而預測其發展潛力，有助于發現人才；還能全面把握人的素質，對其作出客觀的評價，有助于人才的培養；還能了解到其他的相關信息，從而對其進行科學管理，有助于人才的發展。中國人才主要是來自大學生，人力資源管理實際上也是從大學生開始，大學生檔案為用人單位提供原始的個人歷史記錄和各項參數。“大學生檔案是個人思想品德、能力、性格和成長情況的反映，是人力資源開發的基礎性工作，為人力資源的開發和人盡其才提供重要依據。”[5]

參考文獻：

[1]張家英.大學生檔案與就業[J].檔案時空，2005，(8):36.

[2]金鑫.檔案管理在大學生就業中存在的問題及對策[J].前沿，2004，(5):101.

[3]十七大報告輔導讀本:第1版[M].北京:人民出版社，2007:10.

[4]段婕.新時期高校的聲譽管理[J].山西財經大學學報:高等教育版，2006，(3):20.

[5]曹廣輝.大學生檔案管理應當適應人才配置市場化[J].中國高教研究，2004，(4):76.[責任編輯 陳鶴]