淺析信息時代文秘工作與檔案管理的關(guān)系

摘要：文秘工作和檔案管理是相互聯(lián)系、相互促進的兩項工作，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)特別是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，它們的關(guān)系尤為重要。從分析信息時代文秘工作與檔案管理的關(guān)系，指出二者間存在的主要問題以及對實現(xiàn)現(xiàn)代化文秘與檔案管理工作規(guī)范化提出了具體的措施。其目的在于幫助文秘與檔案管理人員提高認識，實現(xiàn)文秘工作與檔案管理一體化，提高文書檔案質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：文秘工作 檔案管理 信息時代

中圖分類號：C93文獻標志碼：A文章編號：1673-291X（2011）27-0217-02

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)特別是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，文秘工作和檔案管理是相互聯(lián)系、相互促進的兩項工作；文秘工作是基礎(chǔ)，檔案管理便是文秘工作的實際反映和科學(xué)應(yīng)用。文秘和檔案工作中，從公文生成制發(fā)到歸檔管理的整個過程中，使用計算機管理系統(tǒng)，一次輸入，多次輸出，從公文產(chǎn)生到運轉(zhuǎn)的每一個環(huán)節(jié)上，特別是在公文向檔案轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，都體現(xiàn)出檔案工作的具體要求，使文檔實體生成一體化，管理一體化，利用一體化，實現(xiàn)文秘工作和檔案管理的信息共享，因此文秘工作和檔案管理是緊密聯(lián)系不可分割的。

一、現(xiàn)代文秘工作與檔案管理相輔相成

現(xiàn)代文秘工作和檔案工作的銜接主體主要是公文，它既是文秘工作的主要產(chǎn)品，又是檔案資料的主要來源。公文是檔案的前身，公文質(zhì)量的好壞直接影響著檔案的質(zhì)量，換句話說沒有高質(zhì)量的公文就不會有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在規(guī)范處理公文的基礎(chǔ)之上的。公文成為檔案之后，它就成為人們社會實踐的歷史記錄、是歷史的折射和縮影、是傳承社會文明的薪火，可以說沒有檔案就沒有歷史。可見，現(xiàn)代文秘工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)性工作，它們是一個整體的兩個方面，既緊密相連，又相對獨立。

1.對現(xiàn)代文秘工作重要性的認識。文秘工作是以領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)工作有效運轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準備工作等；

2.文秘工作是檔案管理的基礎(chǔ)。文秘工作的性質(zhì)在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個單位的工作效率；能夠使單位更好地貫徹落實好上級領(lǐng)導(dǎo)部門的精神。可以說，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對地方的經(jīng)濟和社會建設(shè)都在起著不可估量的作用。因此，文秘工作是檔案管理，甚至是整個單位辦公室工作的基礎(chǔ)。

3.檔案管理是做好文秘工作的前提和保障。搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學(xué)、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。

二、現(xiàn)代文秘工作和檔案管理存在的主要問題

在實際工作中，文秘和檔案實行的是分塊管理制，但是這種體制在某種程度上拉大了文秘工作和檔案管理工作的距離，出現(xiàn)了許多脫節(jié)之處。比如：

1.文秘人員檔案意識淡薄。目前，大部分文秘工作人員習(xí)慣了現(xiàn)行的手工公文處理模式，在辦公過程中引入計算機管理系統(tǒng)，一下子難以改變原有的工作方式和習(xí)慣，這樣必然會妨礙辦公管理系統(tǒng)的應(yīng)用，使得文檔信息化服務(wù)很難取得理想的效果，因此要做好宣傳工作，提高文秘人員的信息化管理意識，轉(zhuǎn)變觀念、統(tǒng)一認識，是推行辦公自動化的必要條件。

2.文書檔案不夠規(guī)范。在日常檔案管理中常常會遇到歸檔文件版面記錄不全、附件不規(guī)范、排列混亂、原始稿件不全、編號不規(guī)范、紙張不達標，裝訂不規(guī)范、文種使用不當、有涂改痕跡等等不規(guī)范現(xiàn)象，從而為正確歸檔留下了后患，也使公文的嚴肅性、美觀性和檔案的完整性都受到一定影響。

3.管理人員素質(zhì)有待提高。目前大量非專業(yè)人員從事文秘與檔案管理工作，文秘與檔案管理人員教育水平普遍較低，素質(zhì)不高，從而影響了公文的質(zhì)量和檔案管理工作的正常發(fā)展。從現(xiàn)有文秘與檔案管理工作人員專業(yè)訓(xùn)練的情況看，在文秘與檔案管理工作崗位上從事的工作人員，真正經(jīng)過文檔專業(yè)訓(xùn)練的人員很少。大量文秘與檔案管理工作人員都是半路出家，其在業(yè)務(wù)方面的精度與廣度遠遠跟不上形勢發(fā)展的需要，這種狀況的存在也直接影響了文書與檔案的質(zhì)量，也影響了“文”與“檔”工作的規(guī)范化管理。

三、實現(xiàn)現(xiàn)代化文秘與檔案管理工作規(guī)范的措施

1.強化管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，其要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細心的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。

2.明確部門職責(zé)。文書部門立卷是《中華人民共和國檔案法》已經(jīng)明確了的基本制度。文秘人員要按照有關(guān)要求，對辦理完畢的文件材料，集中統(tǒng)一保管，根據(jù)立卷的原則和方法及時編寫案卷類目，及時整理歸檔，使文件的立卷工作日常化。會議文件應(yīng)該在會前收集材料，會后及時立卷歸檔，切忌拖拉積壓。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位進行分門別類的管理，要及時收集歸檔，協(xié)辦單位只保存復(fù)印件或副本，既方便平時查閱，又利于年終立卷。當遇到工作人員因故調(diào)離工作崗位時，主管單位要負責(zé)將本人暫存、借用的公文材料，按照有關(guān)規(guī)定全部及時進行清交，確保檔案材料的完整性。

3.加強制度建設(shè)。建立有效的管理制度和工作程序，嚴格按照規(guī)范程序辦理公文、嚴格執(zhí)行公文行文規(guī)則，嚴格審核簽發(fā)制度，審核簽發(fā)手續(xù)是否完善、附件是否齊全、格式是否規(guī)范，印制后發(fā)送前應(yīng)再次進行復(fù)核。要結(jié)合單位自身的管理體制、組織機構(gòu)的設(shè)置、檔案材料的形成規(guī)律建立一個縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò)體系，協(xié)調(diào)各部門配備兼職檔案信息員，從而做到從上而下，層層有人負責(zé)，形成上下配合，左右協(xié)作的檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)，這是做好檔案收集工作的基礎(chǔ)。專職檔案管理人員應(yīng)與各部門信息員經(jīng)常聯(lián)系，加強對平時收集工作的檢查和指導(dǎo)工作，做到隨時收集和定期收集相結(jié)合，盡可能防止和減少文件資料的流失。這樣做不僅拓寬了檔案的收集范圍，還豐富了室藏，促進了收集工作的開展。

4.嚴格質(zhì)量標準。不論文秘工作，還是檔案工作，每個環(huán)節(jié)的每個工作人員都要確立質(zhì)量第一觀念，明確認識各自崗位責(zé)任。做到歸檔文件版面記錄齊全、附件規(guī)范、排列有序、原始稿件完整、編號規(guī)范、紙張達標，裝訂規(guī)范、文種使用得當、無有涂改痕跡等等，從而保證檔案文件的質(zhì)量和存檔價值。

5.引進現(xiàn)代化技術(shù)，提高檔案管理水平。現(xiàn)在已經(jīng)進入信息時代，科學(xué)技術(shù)日新月異，落后的文件設(shè)備和檔案工具已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，能收到事半功倍的效果，還能更好地服務(wù)于社會。同時，緊跟時代發(fā)展的潮流，適應(yīng)社會發(fā)展需要，與國際先進水平接軌，掌握國際檔案管理工作新動態(tài)，管理工作中引進現(xiàn)代化技術(shù)，學(xué)習(xí)國外檔案管理的新技術(shù)、新方法，提高檔案管理水平，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

總之，隨著社會信息化建設(shè)步伐的不斷推進，文檔工作也要不斷發(fā)展，文秘與檔案管理工作十分重要。信息化雖然成為整個社會的共識，但要實現(xiàn)文檔一體化必須要上下達成共識才能實現(xiàn)，要采取積極有效的措施，通過宣傳媒體的宣傳，轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)及辦公人員的觀念，從而使現(xiàn)代文檔工作有一個便捷的信息化平臺和暢通的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境。及早實現(xiàn)辦公自動化，實現(xiàn)文秘工作與檔案管理一體化，從源頭上來提高文書檔案質(zhì)量。

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[責(zé)任編輯 吳迪]