煤礦企業綜合辦公系統推行中的檔案管理與利用

摘要：在檔案信息化進程中，基層檔案部門應加快實體檔案的數字化進程，加強數字檔案的管理，以更地服務礦井建設。本文主要闡述了礦井基層檔案部門在綜合辦公系統（OA）推行過程中，如何加強基礎管理，挖掘檔案利用價值，樹立干部職工檔案意識，以更好地適應檔案信息化發展和礦井安全生產需要。

關鍵詞：基層檔案工作 基礎管理 數字化管理 功能作用

中圖分類號：TP27文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X(2011)12(c)-0000-00

2002年國家檔案局印發了《全國檔案建設實施綱要》，明確提出全國檔案信息化建設的目標和主要任務。而目前檔案管理中，隨著綜合辦公系統（OA）的逐步推行，電子文檔和紙質文檔共存，兩種版本文件同步隨業務流程運轉的狀態將會持續相當長時間。在這種情況下，作為基層檔案部門，應進一步加強檔案基礎管理，全面推進礦井檔案信息化建設，實現電子文檔和傳統實體文檔的信息化管理；憑借檔案宣傳平臺和各種形式的活動，在干部職工中樹立檔案意識，充分發揮檔案查詢利用價值，以更好地為礦井建設和安全生產服務。

1 夯實檔案基礎管理，確保檔案安全

在綜合辦公系統（OA）推行中，檔案數字化建設并不牽涉到對任何實體檔案的變動，不會影響原有實體檔案的管理。尤其在文件數字化管理的過程中，按規定仍需同時保存紙質等實體檔案，所以電子文檔和傳統實體檔案同時并存的現象會長期存在。因此加強檔案基礎管理，確保檔案安全仍是目前基層檔案部門的主要工作。

實體檔案包括紙質、聲像、實物等文件資料，在管理上一是適時監督，按歸檔要求，督促各部門按規定做好文件資料的立卷、歸檔、上交工作；二是按照檔案管理標準和要求，嚴格控制檔案室溫度、濕度，做好通風、防火、防潮、防鼠、防蟲等日常工作，保證庫房環境達標，確保實體檔案的安全。

隨著綜合辦公系統（OA）的建立，紙質文件印制數量減少，文件資料管理逐步實現電子化。如公文管理流程化，文件資料實現了網絡分發和批閱、傳閱，這些變革不僅提高了文件流轉速度，方便了網上查閱，同時也大大減少了辦公費用和支出。作為信息的接收者和管理者，應及時適應這種變革，逐步實現檔案管理信息化。一是在硬件上，及時配備電腦、打印機、掃描儀、照相機等相關設備，確保OA系統的運行。二是在管理上，不斷完善電子檔案接收、保管、利用的技術方法，科學整合各類檔案信息資源，加快庫存檔案數字化進程，對館藏檔案按檔案管理標準進行優化并及時上網，便于查閱；對新形成文件做到實體歸檔與數據庫建立同步進行，做到能上網完成的業務盡可能在網上實現。如檔案查詢、歸檔通報、網上檔案借閱、催還等。

提高保秘意識，對涉及礦井建設的涉密資料，嚴格程序，在條件不允許的情況下，暫時不納入OA管理系統；對已上網的涉密圖紙資料，做到專機專用，絕不能納入互聯網。做為基層檔案管理部門，要與機要部門配合做好宣傳，提高相關人員的保密意識，對涉密圖紙資料嚴格執行相關規定和程序，無相關審批手續嚴禁復印、掃描、拷貝等。

2 挖掘檔案查詢利用價值，發揮檔案功能

隨著OA系統的推廣和實體檔案數字化，計算機檢索逐步代替手工檢索，網絡查詢代替上門查閱，電子復制、拷貝代替人工摘抄、復印，作為基層管理部門，應充分利用這一有效手段服務礦井安礦井安全生產，發揮檔案的查詢利用價值。

一是提高編研意識，積極參與礦志編纂、大型活動資料整理，充分發揮檔案的查詢作用，為其提供最原始資料，確保所錄入內容的真實性、客觀性。

二是樹立服務意識，在礦井建設中，充分發揮圖紙的利用價值，為礦井定界、建筑物修繕、管道鋪設、修理提供原始圖紙、資料和數據，確保工程、工作的順利進行。

三是提高責任意識，主動參與設備驗收，督促有關部門做好裝箱單的歸檔。在礦井設備修理中，充分發揮裝箱圖紙資料說明的完整性，為設備修理提供原始依據。

四是加強管理意識，嚴格按規定做好文檔、圖紙資料查閱、借閱、歸還工作。并監督相關人員杜絕將涉及礦井安全生產的圖紙資料帶出檔案閱覽室，或對其復印、拍照等。

3 開展檔案宣傳，在干部職工樹立檔案意識

檔案作為歷史的真實記錄，具有獨特的宣傳教育價值。作為基層檔案部門應圍繞礦井中心工作，通過各種形式的活動和宣傳形式，在干部職工中樹立檔案意識，確保原始資料從形成到歸檔各個環節中的延續性與完整性，從而更好地為礦井安全生產、科學持續發展服務。

圍繞各階段重點，通過舉辦宣傳日，主題展覽為礦井安全宣傳教育服務。如結合礦史展覽、安全生產月、百日安全生產活動、廉政主題教育等活動，開展主題、專題展覽，展示基層檔案部門的服務效能和作用。

結合礦中心工作，通過各種宣傳途徑，提高干部職工的檔案意識。與辦公室、宣傳部、安監、生產等職能科室溝通，圍繞礦各階段中心工作，確定宣傳重點，在干部職工做好宣傳，使大家樹立檔案意識。一是引起部門重視，要求各部門指定專人做好文件資料的整理歸檔工作，及時將各階段重點工作形成的資料圖紙歸檔。二是引起各環節工作人員重視，要求相關工作人員在日常工作過程和文件形成中做好文件資料的收集、整理、上交工作。三是檔案部門做好監督、督促工作。除每年督促各部門及時上交文件資料外，另外，還應注意可能遺失資料的收集。如在關鍵部門人員調動、離職時加入檔案離任審核，嚴格按檔案管理的有關規定，辦理交接手續，對個人保存的單位資料進行回收、鑒定、整理，歸檔，確保檔案資料的全面性和完整性。

隨著信息化管理的應用和OA的推廣，實體檔案與電子檔案的并行，作為基層檔案管理部門，必須要加強學習，樹立創新意識，在結合礦井重點工作做好日常管理和服務的同時，盡快適應檔案信息化管理的要求，早日完成實體檔案數字化，科學合理管理電子文檔，逐步實現檔案管理、檔案查詢網絡化，在更好地保護原件同時，方便干部職工的查詢利用，為礦井安全生產更好服務。

參考文獻

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