獨立學院檔案管理工作現代化初探

摘 要：獨立學院檔案管理工作作為高校教育事業的組成部分之一，是高校發展和社會發展的需要。但是隨著辦學年限的增長，信息量也在不斷增加，原有的管理方式已經不能適應現代管理工作的需要。必須要采用先進的管理方式為檔案管理工作提供高效的服務。在當今計算機網絡時代，獨立學院的檔案管理工作要與時俱進，加速自動化和信息化建設。本文分析了目前獨立學院檔案管理的現狀，提出了建設策略，以及現代化建設的意義，以適應檔案管理現代化的發展需要。

關鍵詞：學院 檔案管理 現代化

中圖分類號：G4 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X(2011)12(c)-0000-00

獨立學院是近10年來我國高等教育辦學體制改革創新的重要成果，為發展民辦高等教育事業、促進高等教育大眾化做出了積極貢獻。隨著現代化的電子設備在高校管理工作中的普及，傳統的檔案管理方式迎來了一次變革。傳真機、掃描儀、光盤的應用使傳統的立卷歸檔有了新的形式，計算機互聯網的高速發展已經使現代化的通訊技術應用到各個領域。高校檔案資料的價值已經越來越被工作者認可，但是由于受到時間和地域的限制，檔案信息還沒有實現資源共享。因此高校的檔案管理必須建立現代化的通訊設施和手段，建立網絡化的管理體系，進而實現管理工作的現代化。

1 獨立學院文書檔案存在的問題

1.1 檔案事業范圍擴大

隨著時代的發展，獨立學院檔案事業的范圍也進一步增大。信息屬性成為了現代檔案的本質屬性。雖然目前的載體形式有光盤、微縮等技術，但是隨著科技的進步以及信息量的增加，新的載體形式會不斷出現。即使會出現各種不同形式的載體，也不會影響其信息的內在屬性。并且依據內在屬性對檔案進行分類，會使其更加科學合理。

1.2 缺乏現代化的管理思想

雖然目前各種先進的技術設備已經走進獨立學院，非常普及。但是管理人員缺乏先進的管理思想，使這些設備的作用無法落到實處。如計算機、多媒體、光盤等技術可以在很大程度上促進檔案管理事業的發展，但是管理人員缺乏認識，造成了很多設備功能閑置，還是采用傳統的方法進行管理。

1.3 檔案管理工作者素質偏低

檔案的現代化管理需要高素質的專業化管理人員。但是目前的管理人員大多現代化意識不強，并且缺少專業知識和對先進設備的操作水平，導致檔案工作依舊停留在最初的水平上。

1.4 資金短缺

檔案部門不是盈利部門，缺乏領導的重視。雖然有一定數量的現代化設備，但是由于受到資金短缺的影響，無法購置較好的軟硬件設備，更談不上及時更新了。因此，檔案管理工作始終跟不上現代化科技的發展，一直處在滯后的狀態。

2 實現高效檔案管理現代化的途徑

2.1 管理觀念的更新

檔案管理員要轉變自己舊有的觀念，改變墨守成規，安于現狀的被動局面。提高自己的主觀能動性，積極為大家服務。把獨立學院檔案工作的重心由管理轉移到開發利用上，實現信息由靜態向動態的轉變，使封閉的信息能夠得到資源共享，充分發揮其價值。

2.2 加大資金投入

獨立學院領導要有一定的宏觀指導思想，把目光放長遠。投入一定的人力、物力和財力支持檔案事業的發展。把檔案管理的現代化納入到單位整體的工作計劃中來，采取一定形式的考核評級。購置相應的軟件、硬件配合檔案管理的需要，幫助其解決實際問題。

2.3 構建現代化的管理體系

獨立學院的檔案要想實現現代化，只有先進的設備是不夠的，必須要建立與之相適應的現代化管理體系，采用計算機網絡技術對獨立學院的檔案進行管理。如果沒有一個統一的標準作為依據，各個辦公室都按照自己的標準進行資料整理，那么檔案管理的現代化也就無從談起。

2.4 “文檔一體化”

我國的檔案管理體制一直處于相對封閉的狀態。其基本原則在于概括文件特點、保護文件相互之間的歷史聯系、便于手工查找等方面有很大優勢，但是由于信息量的增大，純手工查找已經變得十分不便。原有的立卷方法顯的過于具體而且繁雜。因此，獨立學院檔案應該采取更加簡便有效的現代化檢索技術，應用計算機對檔案完成立卷工作。

2.5 提高檔案工作者的素質

目前獨立學院的檔案工作人員大部分年齡偏大，沒有受過專門的檔案管理學教育，他們所擁有的經驗大部分是老一輩人傳授的。但是隨著科技的發展以及信息量的增加，原有的檔案管理方式已經不能適應時代的發展，需要對其加以改進，保留有利的一面。而且面對計算機網絡和一些先進電子設備的應用，檔案人員往往無所是從，不知道如何去運用這些工具。這些都需要檔案管理人員積極做出改變，不但要學習專業的檔案管理學知識，增加自己的專業技能；還要認真學習先進的電子設備，讓它們為工作服務，不能因為不會使用就產生抵觸情緒而放棄學習。

2.6 加快現代化進程

信息化是獨立學院檔案管理工作的發展方向。在這個知識經濟時代，信息存儲和處理的數字化、網絡化已經成為一種趨勢。檔案資料中的豐富信息會在今后工作的各個領域中發揮不可替代的作用，因此我們必須要積極推進獨立學院檔案管理的現代化進程。

3 獨立學院檔案管理現代化的意義

3.1 是社會發展需要

高等院校是國家科技和情報的重要來源，專業和學科設置非常全面，社會的基本信息都可以從高校中得到體現。高校檔案信息已經對社會的發展產生越來越大的作用。隨著現代科技的進步而引起的信息革命已經對整個信息業產生了沖擊，這就要求獨立學院不得不對自身的檔案管理進行變革。獨立學院的檔案部門必須要與時俱進，積極做出改變，才能不被時代拋棄，并且發揮出自己應有的作用。

3.2 是依法治檔的要求

國家的《檔案法》中已經明確做出規定，“各級各類檔案館、機關、團體、企事業單位其它組織的檔案機構應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用，配置必要的設施，確保檔案的安全，采用先進的技術實現檔案管理現代化”。

3.3 推動獨立學院檔案事業的發展

在科技高度發展的今天，要想推動高校檔案事業的發展就必須有先進的設施做后盾。美國的斯坦福大學檔案目錄實行自動檢索，清華和南京大學也將計算機等先進設備應用到檔案管理中，其水平明顯高于其它院校。實現檔案管理的現代化，獨立學院的檔案事業才能發揮應有的作用，才會有更廣闊的發展空間。

3.4 提高工作效率和質量

面對緊張的工作和生活節奏，人們對信息的要求是迅速、準確的。但是我國大部分的檔案室仍采用手工操作，進行手工檢索和立卷。這樣不僅會使工作效率低下，也降低了準確率。電子計算機具有高效的信息處理能力，可以在檔案檢索和信息傳統中提供快速、準確的服務。

綜上所述，做好學校的檔案管理工作，才能更好的為教學和科研等各項工作的服務。對檔案資料進行現代化管理才能使檔案工作更有特色。

參考文獻

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