高校檔案現代化管理中的問題與對策

摘要：高校檔案的現代化管理是信息網絡時代科學技術發展對檔案管理工作的基本要求，面對高校合并辦學后檔案管理過程中存在的問題，必須借助現代化的管理手段，實現高校資源的優化和共享，為學校的建設和發展服務。本文通過對高校檔案現代化管理中存在問題的分析，論證了高校檔案現代化管理的基本對策和手段，提出了提高高校檔案管理水平，樹立安全防范意識對高校檔案管理工作的重要性。

關鍵詞：高校檔案；管理；問題與對策

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X(2011)12(b)-0000-00

Problems and Solutions to the University Archives Modern Management

Chen Yan

(School of Civi and water Engineering， Ningxia University， Yinchuan 750021， China)

Abstract：University Archives modern information management is the basic requirements of science and technology n the network era .facing the archives problem triggered by the Merger of Colleges .we must make use of modern means to achieve the optimization of resources and co-share for servicing the school's construction and development. Based on the analysis of problems of University Archives modern management ，the paper expound the basic measures in the modern archives management .putting forward to the importances of university archive modern management and the awareness to its safety，with a result to improve the managements of it .

Key words: University Archives ; Management; Problems and Solutions

面對當今社會經濟全球化、信息社會化的時代背景，高等院校如何強化現代化檔案管理的手段，正確處理信息化發展對檔案管理工作的要求，完整、準確、科學、真實地保存檔案，有效、有序的檢索和使用檔案，充分發揮高校檔案的社會效能，使檔案為教學、科研和各項管理工作服務，實現檔案管理的科學化、現代化，是擺在廣大高校檔案管理工作著面前的一項重要課題。

計算機作為一種現代化的管理工具，在信息處理、數據分析及其管理過程中發揮著巨大的作用，在現代化的高校檔案管理中，必須借助計算機高效、快捷、便利的信息化數據處理功能實現檔案管理工作的現代化[3]。目前，我國高校檔案工作自至２０世紀９０年代，已基本形成以綜合檔案管理為基礎，檔案館舍建設為框架的具有中國特色的社會主義高校檔案管理體系。檔案管理工作的法制化建設基本配套，業務標準、規范體系也基本形成；高校檔案管理正在由集中管理與多種形式管理并存的現代化檔案管理格局邁進，這對于高校檔案管理工作現代化的建立，促使高校檔案工作協調發展具有重大作用。隨著社會主義市場經濟體制的確立，高等學校的檔案建設與管理如何適應現代化變革的要求，特別是合并辦學形式的大量產生，給高校的檔案管理帶來巨大的沖擊和壓力。所以，我們必須正視高校檔案管理工作的現實，努力探索高校檔案管理的新思路、新方法，借助現代化的管理工具為實現檔案管理的科學化和現代化而努力奮斗。

1高校檔案現代化管理過程中存在的問題

高等院校的檔案不僅是學校各項活動的真實記錄，也是全面反映學校最基本職能概況的基本要素，是評價學校綜合辦學能力和水平的基本標志，是學校在從事教育工作、教學活動、學校管理、科學研究、教育督導及評估過程中必不可少的基礎資料和真實記錄[1]。

（1）合并辦學對高校檔案帶來的壓力

九十年代末期，高校合并辦學的熱潮使高校檔案的歸檔及建檔問題顯得比較突出。特別是高校合并辦學期間涉及到不同部門、不同機構檔案的重新立卷和歸檔，且歸檔和立卷的文書種類繁多、形式多樣、規格千差萬別。加之由于合校期間人心思想浮動較大，煩躁情緒和工作狀態的不穩定性，使得檔案管理工作者一些正常的工作不能按常規進行，給檔案資料的整理、收集、移交、搬運、立案增加了相當的難度和壓力，個別甚至出現遺失或毀損的現象。在對檔案的立卷文件的整理與收集、目錄與編撰、安全與存放方面存在著很大漏洞；更有甚者，在部門調整、辦公室搬遷過程中，將大量的檔案料隨堆放或者與無用的材料一并當廢品進行處理，導致一些具有一定保存價值的檔案資料該移交的未移交、該保留的未保留、該歸檔的未歸檔，嚴重影響了檔案保存的完整性和準確性。

（2）檔案現代化建設面臨的壓力

現代化的檔案管理必須要以現代化的管理體系和管理設備為前提。高校合并后，機構的重新設置，人員的重新劃分，學科的重新組合，使得原有的檔案管理格局發生了根本性的變化，一些原有的檔案資料和管理體系面臨解散的可能，新的檔案網絡建設在現代化管理的沖擊下所面臨的壓力越來越大。由于合并辦學后高等學校校區多，學區分散、在檔案的管理上往往很難統一，使檔案管理的現代化建設在信息溝通、人員調配、機構設置、網絡建設等方面存在著一系列急待解決的實際問題，這些問題若不從根本上加以解決勢必造成高校檔案管理與學校整體管理的脫節。

（3）檔案的集中管理與分散管理的壓力

按照國家對檔案管理的要求，各級組織對各門類的檔案要進行集中和統一的管理。而在目前我國高校的檔案管理實際中卻很難做到，各個高校由于校區布局上的差異，使得集中管理檔案相當困難。校區與校區之間距離有遠有進、規模有大有小、檔案存放有多有少、館舍建設有好有差、現代化水平有強有若。所以，必然造成高校檔案集中管理的可能性差異較大。在這樣的背景下，要實現檔案管理的集中與統一實際上也不現實。因此，在信息社會高速發展的今天，要實現高校檔案管理的現代化就必須要優先配置資源，利用網絡信息系統力求使高校檔案管理工作在追求統一的前提下，達到統一與分散管理相結合，資源利用與共享的新型管理模式。

（4）檔案管理中類與序的壓力

現存的高校檔案中由于數量大、分數多且年代比較久遠，加之由于各高校原來的隸屬關系不近一致，原有檔案的種類、排列、編號標準也極不規范和統一，合并前各自的辦學宗旨及基本職能各有差異，合并后檔案全宗由原各校的一個全宗成為并校后若干個全宗，在檔案類目設置、類目排列及檔號的編制等方面未能統一，使得現行高校檔案管理遇到許多新的問題，這些問題嚴重的制約著高校檔案管理工作的水平。

2 加快高校檔案現代化管理的基本對策

胡錦濤同志在對檔案管理工作的指示中指出：“努力采用現代化的手段，不斷改善服務質量，把檔案工作提高到一個新水平。”這就要求廣大檔案管理工作者必須適應現代化發展的要求，努力掌握和利用現代化的管理工具，完善檔案管理體制，使檔案管理工作為社會主義現代化建設服務[2]。

（1）健全規章制度，提高管理水平

建立健全檔案管理規章制度是保證高校檔案工作實現管理現代化的基本條件。高校的檔案管理必須要做到“依法治檔，依法護檔，依法用檔”。在提高檔案管理部門和工作者強烈的責任意識，有序的管理意識的同時，保障檔案的權威性、真實性和可靠性。檔案管理的最終目的不為了管理而管理，而是為了更好地利用而管理。所以，只有增強檔案管理職能部門的法律責任意識，才能在工作中有序可循，努力做到堅持原則不動搖，執行標準不走樣，履行程序不變通。

（2）加強隊伍建設，提高人員素質

人是檔案工作的基本主體。要使高校檔案管理盡快適應社會發展的要求，就必須建設一支忠誠于檔案管理事業，綜合業務精良，人員梯隊合理的檔案工作者隊伍，這也是促使檔案管理盡快適應現代化發展要求的基本保障。[7]為此，建設好檔案管理隊伍，確保管理人員結構的合理性，特別是檔案管理隊伍年齡結構、專業結構、知識結構、業務水平等方面的要求，才能發揮檔案的整體效應；另外，還要整體推進和加強檔案網絡化建設，發揮各部門兼職檔案領導和兼職檔案員及其下屬部門檔案管理的作用，建立起穩定的校區檔案工作網絡，同時采取定性與定量相結合的措施，加強專兼職檔案管人員的培訓，培養檔案管理工作者的積極性，發揮高校檔案為學校服務的效能。

（3）循序漸進、分級分次著錄

現代化檔案管理的一個重要標志就是要使檔案為社會主義現代化建設服務，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的管理效率和利用效率。[4]高校的檔案館在推進現代化管理的進程中應首先根據各自全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和開放的程度對所有全宗進行認真排序，分清輕重緩急，加快提高檔案管理計算機化的進程和提高社會利用效率。在著錄過程中可以將全宗分層次進行著錄。即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案文件進行組合級著錄。這樣不僅能更加清晰地揭示檔案的主題內容和特征，而且還可以減少著錄條目和錄入條目，同時可以節約大量的時間，節省大量的人力、物力和財力。

（4）利用檔案資源，提高使用效率

近年來，高校現有館藏檔案資源日趨豐富，為高校檔案管理實現現代化、標準化、規范化奠定了一定基礎。[5]因此，必須要使現有的檔案資源發揮積極的實際作用，對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上分類標引而對那些特殊形式的檔案可以借助計算機程序錄入其基本信息，并通過計算機進行統一的分類和編號。在對檔案進行檢索時可以采取以“關鍵詞”替代“主題詞”的做法，從題名或文件主題中歸納出“關鍵詞”進行標識，通過計算機進行檢索和處理，從而極大的提高現有庫存檔案的使用效率。

3 提高檔案管理水平，增強安全防范意識

新時期的檔案管理工作必須要注意解決的新課題，檔案的信息資源網絡化就是新形式下實現檔案信息利用效益最大化的最有效途徑。所以，利用計算機管理檔案系統，實現檔案的著錄、標引、編目、檢索、統計等，以自動化替代所有手工抄寫工作，實現檔案的自動化處理和信息化管理[5]。

（1）充分利用計算機和網絡設備，探索檔案的現代化管理模式

通過構建網上檔案管理和服務平臺，把現有的檔案目錄逐步數字化，構建檔案目錄查詢系統為用戶提供服務現代化的服務。[6]對于一些紙質檔案能轉化成數字檔案信息的必須轉化成數字檔案信息，形成門類齊全的可供多個用戶共享的全文數據檔案庫和多媒體數據檔案庫。利用現代化的網絡通訊技術向廣大師生和社會提供便捷的服務，這樣不僅可以極大地方便師生檢索和查詢資料，更有利于使檔案的管理和服務達到極致。

（2）建立門類齊全、結構合理的檔案服務功能

檔案不僅是一種信息產品，也是人才信息的資源庫，合理利用這種資源信息，使其最大限度地發揮作用及獲得最佳效益，是檔案管理的基本宗旨。高校檔案館不僅要收集校內檔案信息進行加工、整理、匯編，還要廣泛收集其他科研院所各種門類的信息資源并進行加工處理，形成結構合理、品種多樣、門類齊全的檔案信息，并向學校和社會開放，最大限度的提高檔案服務功能。[8]同時各高校檔案館之間應相互協作，進行積極的檔案信息交流，在制定和實行業務、技術標準化上協調一致，以適應現代高校檔案工作的社會功能的準確發揮。真正實現電子文檔一體化、文件文本檔案查詢自動化、檔案收集、編目、鑒定現代化的新型檔案管理服務工作新格局。

（3）加強檔案資料的安全管理，杜絕事故隱患的發生

檔案工作的基本內容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計與利用等全過程。所以，現代化的檔案管理必須要樹立長期的安全防范意識，安全使用檔案產品和管理，確保檔案的安全是檔案管理工作者的一項重要任務。要時要定期和不定期的進行安全防范，特別是防火安全教育，做到警鐘長鳴，常抓不懈。檔案室工作人員要嚴格實行總控制室值班制度，有條件的要設立定點觀測攝像裝備，對檔案庫房實行全天候的24小時安全監控。

參考文獻

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[2]曲紹燕，徐道林，許瑞民等.高校檔案工作的回顧與展望[J].煤炭高等教育，1998，3:114-115.

[3]劉瑞芳.現代高校檔案管理初探[J].晉圖學刊，2008，6:57-59.

[4]光強.管理王國探密[M].中國經濟出版社，2007.

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[8]韓翠峰.“學科館員”制度的管理模式探析[J].甘肅科技，2005（21）11:105-107.