淺談高職高專院校檔案管理工作之優化與創新

摘 要：本文論述了高職高專檔案的內容，指出了目前檔案管理工作中存在的問題，提出了加強高職高專檔案管理工作的建議，旨在進一步推進學校檔案管理工作。

關鍵詞：高職高專 檔案 管理 優化 創新

中圖分類號:G27 文獻標識碼:A 文章編號:1674-098X(2011)12(c)-0000-00

作為高職高專事業發展重要組成部分的高職高專檔案管理工作，是進行科學研究、人才培養、社會服務功能等活動的重要理論依據。隨著我國高職高專改革進程的不斷深化，高等教育事業的快速發展，在高職高專管理中，高職高專檔案管理工作的地位和作用日益突出，伴隨著日益凸顯的新情況、新問題，高職高專檔案管理工作迎來了一個新的發展時期，高職高專檔案管理人員必須積極努力地去研究和探討如何加強高職高專檔案管理工作。

1 高職高專檔案管理在學校發展中的重要作用

高職高專檔案是研究高職高專歷史的第一手材料同時也是高職高專發展的歷史記錄，具有保存高職高專歷史真實面貌的特有功能。因此，它可以有效促地進高職高專教育事業的良好的可持續發展的勢頭并且也是高職高專管理、建設工作延續發展的重要前提，可作為教學評估工作最基礎的原始數據，為記錄歷史提供材料資源。高職高專采取的計劃、組織、控制與實施等一切活動都是為了培養人才和服務社會的目標而服務的，它包括師資的管理、教學的管理、設備的管理、學生的管理、科研的管理等內容其核心是優化資源配置，合理調配人、財、物；其目標是服務于社會，培養出更多高質量的人才，因此，高職高專管理工作是一個復雜的系統工程，是由互相聯系的各個環節構成的，要高效、協調地運轉這個系統的各環節，管理信息的快速流轉是其必順的依據，以文件、材料、協議、報告、統計等形式出現是這些管理信息最終表現，往往也以文字材料的形式來體現工作結果和成果。專門收集、鑒定、整理這些文件材料就是高職高專檔案館或檔案室的任務并成為有序的檔案信息資源。集中的、統一的、系統的檔案資料通過高職高專檔案管理工作分散的、單一的、孤立的文件材料轉化而來的并將其蘊含的信息提取出來然后通過合理科學地研究，就組成了豐富的檔案信息資源體，高職高專檔案工作的基礎是為高職高專管理、建設、科研、教學、評估等工作提供強有力的信息儲備高職高專管理工作，高職高專管理工作的水平又通過高職高專檔案工作體現。高職高專檔案管理工作賴以生存和發展的基礎是高職高專管理工作中形成的文件，材料規范與否、質量的好壞、歸檔是否合理科學、收集是否完備十分重要，高職高專的檔案工管理作沒有這樣一個基礎，就無從做起；而從另一個角度講，高職高專檔案工作反映高職高專管理工作的規范化和標準化程度，可以通過整理標準、鑒定準確、管理有序，利用方便，能為學生、學校和社會提供滿意的服務實現，所以說高職高專管理工作的高水平發展，高職高專檔案管理工作是功不可沒的。

2 優化與創新

既是學校的管理職能部門，又是永久保存和提供利用本校檔案的科學文化事業機構的是高職高專檔案管理高職高專綜合檔案部門。依據各種規范和管理制度對檔案進行科學的、有效的管理，是強化檔案科學管理的必要手段。偏重于保管的高職高專檔案工作管理思想和管理手段，是受到了傳統觀念影響。高職高專改革發展的需要與這種滿足現狀的封閉爿生封閉管理方式目前已嚴重脫節。高職高專檔案工作基礎建設的重要保證，就是強化檔案管理職能。

（1）強化檔案綜合管理職能。檔案工作是項管理性、科學性工作。檔案部門對高職高專各種門類和載體的檔案及檔案信息實行集中統一管理即綜合管理；統一領導、統一管理對高職高專的檔案工作，對所屬的檔案工作進行監督和指導。依據國家檔案法和相關法律制定高職高專檔案工作的各種規章制度，工作規范與標準根據高職高專各類檔案各自特點、規律與高職高專實際情況而制定。它既是高職高專檔案管理，也是對規范和制約高職高專內部機構和所屬機構及其工作人員檔案行為的，便于執行與操作的具體工作方法，又是保障高職高專檔案工作正常開展的必要措施。通過強化法規手段和經濟管理手段實施智能型管理，是也是對檔案工作監督指導的根本保證，是檔案綜合管理的核心。可以采取目標管理、崗位職責、爭創效益等方法，強化職能管理。不同特點不同載體的檔案，應采取不同的管理方式，如黨政、教學、科研、產業、監察、審計、基建、儀器設備、出版、聲像、電子文件等。同時，加快實施高職高專數字化檔案館（室）工程建設，檔案館局域網、連通校園網、互聯網，高職高專檔案信息數據庫，即 “三網一庫” 建的成。高職高專檔案信息資源逐步實現遠程在線查詢。

（2）檔案工作的監督職能的強化。建立檔案工作新秩序，保證檔案工作走上法治軌道的重要舉措，是檔案法及檔案法令法規賦予檔案部門的監督權力。高職高專檔案部門應對高職高專的工程項目驗收、科研成果鑒定等活動，對其文件材料進行審核把關；在工資晉升、職稱評定、職務提升等工作中，為有關職能部門提供準確可信的晉升職級職稱上報科研成果等權益的檔案憑證；開箱、啟封重要儀器設備和技術軟件時，管理人員要確保檔案形成質量，就必須進行驗收隨機文件，并及時登記歸檔等工作。我國法律規定：“高等學校中的個人對其從事教學、科研等活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應當按照規定及時歸檔，任何個人不得據為已有。重要檔案材料因為有關領導和個人失職造成損失的，要追究責任。高職高專檔案管理部門在履行檔案執法監督職責的同時，要堅持優質服務與監督相結合，使廣大教育工作者能夠意識到并且站在現代科學管理和法規的高度，對收集歸檔的意義和責任去認識和理解。從組織、制度上強化監督職能，同時應依法制訂并采取切實可行的控制措施。

（3）強化指導檔案工作職能。指導檔案工作的重要組成部分是檔案業務它是一項思想性、專業性和實踐性較強的工作。檔案工作指導職能要以法律依據為前提進行強化，加強對電子文件歸檔管理的業務指導并對職能部門的檔案工作要做好業務咨詢指導和專業培訓。采取花樣繁多的指導方式，重點普及指導相結合直接與間接指導相結合以及集體培訓與個別指導相結合在技術方法上做好指導服務。堅持部門立卷制度，保證歸檔材料齊全和完整，必須規范文件材料的形成、積累卷、歸檔，是提高案卷質量的重中之重。檔案工作及其業務指導中的一切主觀和人為障礙從根本上才能消除。

3 結語

隨著建成的校園網和辦公自動化的實現，開通的互聯網以及現代信息技術，如計算機、多媒體等的普及與迅速發展，對高職高專檔案管理工作帶來了新的挑戰，而加大開發檔案信息力度，實現檔案信息網絡化已是當前高職高專檔案管理發展的強大趨勢。

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