高校行政秘書崗位職責(zé)現(xiàn)狀分析及探討

【摘 要】高校各學(xué)院的行政秘書是高校二級學(xué)院管理隊(duì)伍中的一支重要力量，是學(xué)院承上啟下的紐帶，上傳下達(dá)的中間站。行政秘書的工作多而廣，雜而亂，細(xì)而瑣的特點(diǎn)給實(shí)際工作帶來了困難和挑戰(zhàn)。現(xiàn)有必要對高校二級學(xué)院行政秘書工作的特點(diǎn)和現(xiàn)狀進(jìn)行分析和探討，以更好地開展工作。

【關(guān)鍵詞】行政管理 行政秘書 崗位職責(zé)

高校各學(xué)院行政秘書既是院行政管理層的參謀和助手，又是院行政管理層與師生員工間的橋梁和紐帶，是管理隊(duì)伍中的一支重要力量。各學(xué)院的行政秘書尚未得到足夠重視，其工作任務(wù)繁重，缺少交流，影響工作效率和人才培養(yǎng)質(zhì)量。因而要對二級學(xué)院行政秘書工作的特點(diǎn)和現(xiàn)狀進(jìn)行探討，才能更好地做好政秘書工作。

一、高校行政秘書工作的特點(diǎn)

高校行政秘書主要是服務(wù)于學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生的日常管理，其特點(diǎn)主要有：

（一）輔助性

輔助性是相對主導(dǎo)性來說的，一般來說，輔助就是在院辦公室主任直接領(lǐng)導(dǎo)和指揮下協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成交代的任務(wù)和工作，這是秘書工作最核心的職能。院領(lǐng)導(dǎo)不光承擔(dān)行政工作，還要兼顧教學(xué)與科研，所以工作不可能面面俱到。這就要求各行政秘書對領(lǐng)導(dǎo)布置的工作及時完成，并對其進(jìn)行跟蹤和督促。對重要的事項(xiàng)要及時匯報和提醒，及時將院系教學(xué)情況和管理中出現(xiàn)的問題反饋給相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)。

（二）協(xié)調(diào)性

秘書協(xié)調(diào)是領(lǐng)導(dǎo)工作的補(bǔ)充和延伸，是輔助領(lǐng)導(dǎo)化解矛盾、理順關(guān)系、提高工作效率、保持最優(yōu)化的過程。行政任務(wù)是在多個部門、多方面的配合下共同完成的。行政秘書恰恰處在校級行政管理部門、學(xué)院、教師、學(xué)生的信息交匯點(diǎn)，也是各種行政矛盾最集中的地方，所以高校行政秘書必須具備八面玲瓏的協(xié)調(diào)能力，善于分析和處理各種錯綜復(fù)雜的關(guān)系，形成和諧有序的工作氛圍。

（三）廣泛性

事務(wù)繁雜，范圍擴(kuò)大，頭緒眾多是秘書工作的廣泛性特點(diǎn)。從文件起草和會議通知等日常工作到為院領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策、參謀咨詢，從與教學(xué)秘書、學(xué)生政治輔導(dǎo)員的配合到與本院院長、書記、各系主任以及與校辦、人事處、教務(wù)處、保衛(wèi)處、工會等職能部門之間的協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)、上下溝通，幾乎包羅萬象。這要求秘書人員從大量瑣碎的工作中整理出頭緒，統(tǒng)籌安排。培養(yǎng)自己的細(xì)心和耐心，有條不紊地安排工作。

（四）參謀性

高校各學(xué)院行政秘書是連接院系領(lǐng)導(dǎo)和各部門的橋梁，他們熟悉與教師教學(xué)、學(xué)生管理、科研工作相關(guān)的各項(xiàng)政策和要求，熟悉教學(xué)資源的實(shí)際配置情況，熟悉教學(xué)行政人員的秉性和各行政管理部門的工作環(huán)節(jié)，要積極收集整理教學(xué)管理工作中出現(xiàn)的問題，為領(lǐng)導(dǎo)修改和重新決策提供依據(jù)。秘書人員要善于分析形勢把握事物發(fā)展的趨勢增強(qiáng)預(yù)見性， 提高對謀略的實(shí)效性，把為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策滲透到工作的各個方面和全過程。

二、高校行政秘書工作的現(xiàn)狀

根據(jù)行政秘書工作的特點(diǎn)，結(jié)合地方高校行政秘書的實(shí)際，現(xiàn)調(diào)查某學(xué)院行政秘書崗位職責(zé)。其工作內(nèi)容包括了如下內(nèi)容：校級、院內(nèi)資產(chǎn)清查和管理；行政檔案的管理；協(xié)助主任做好教學(xué)酬金年終結(jié)算；二級學(xué)院教師的報紙雜志征訂及報刊分發(fā)；相關(guān)文件、資料的復(fù)印；院內(nèi)發(fā)文的分類管理和分發(fā)文工作；院內(nèi)各種課酬、津貼制表、報賬及發(fā)放工作；負(fù)責(zé)相關(guān)學(xué)院間教學(xué)酬金管理費(fèi)的收發(fā)并做好登記工作；各種創(chuàng)收工作各種考試的報名、收費(fèi)、發(fā)證、建檔等工作。可見，行政秘書的工作范圍涉及高校的多數(shù)職能部門，任務(wù)量十分繁重。結(jié)合以上學(xué)院行政秘書的具體工作發(fā)現(xiàn)以下三方面的問題：

（一）工作任務(wù)多而繁瑣

二級學(xué)院的行政秘書工作頭緒較多，工作范圍幾乎涉及二級學(xué)院各項(xiàng)工作的各個方面。每天都有干不完的工作，除了要完成各類文件的登記與傳閱、各個會議的通知、各種來電來訪的接待和處理之外，還要完成領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的各項(xiàng)任務(wù)。同時，要與不同的教師和學(xué)生接觸，及時處理他們提出的各種問題，并且還要兼職處理相關(guān)的教學(xué)任務(wù)和黨務(wù)工作，工作內(nèi)容沒有定性的規(guī)定。實(shí)際工作中涉及的任務(wù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過行政秘書這個崗位職責(zé)。因此，行政秘書雖然天天忙、月月忙，但年終總結(jié)時卻是“忙忙碌碌無頭緒，兢兢業(yè)業(yè)沒成績”。

（二）工作得不到重視

二級學(xué)院的行政秘書平時工作十分繁忙，通常感覺是上班像打仗一樣，一件事接著一件事，經(jīng)常是幾件事情一起干。無論做得多辛苦，領(lǐng)導(dǎo)總是認(rèn)為這是你應(yīng)該做的，并且在年終績效考核時，行政秘書得優(yōu)秀者卻鳳毛麟角。無論是老師還是學(xué)生，你都得為他們服務(wù)，如果服務(wù)不好，往往會遭到投訴，或是責(zé)罵等，因而沒有被重視，得到的回報也少。付出與回報往往難成正比，導(dǎo)致有些行政秘書心里有牢騷，肚里有怨氣。認(rèn)為干多干少一個樣，干與不干一個樣的心理極易產(chǎn)生，抱怨自己進(jìn)錯門、上錯崗，情緒郁悶，工作沒勁。

（三）工作晉升機(jī)會少

二級學(xué)院的行政秘書中有很大一部分不是秘書專業(yè)出身，很多都是一些引進(jìn)人才的家屬或是子弟，從事行政事務(wù)一般很難升到高級職稱，往往只是評到一個中級職稱就到了瓶頸。現(xiàn)實(shí)中，高校二級學(xué)院行政秘書的培養(yǎng)工作往往不受重視或缺少關(guān)愛。缺乏專業(yè)知識的培訓(xùn)和交流，缺乏工作的職業(yè)規(guī)劃和指導(dǎo)，對于未來不知何去何從，前景渺茫！正是由于定位模糊，前途不明，導(dǎo)致行政秘書大多思想不穩(wěn)定，態(tài)度不積極。導(dǎo)致部分行政秘書缺少工作的激情，不深入學(xué)習(xí)研究相關(guān)知識。

三、結(jié)束語

隨著我國高校改革的不斷深化，對高校二級學(xué)院行政秘書的要求也越來越高。作為學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)層，需要合理規(guī)劃行政秘書的崗位職責(zé)和任務(wù)，而對于行政秘書工作人員，更需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身綜合素質(zhì)和能力，踏實(shí)工作，更好地為學(xué)校和學(xué)院健康、快速地發(fā)展貢獻(xiàn)自己的智慧和力量。

參考文獻(xiàn)：

［1］胡虹. 談高校院系行政秘書執(zhí)行力的提升[J]. 秘書之友，2007（1） ：44-46．