中小型酒店管理系統的設計與應用

【摘 要】行業激烈競爭的今天，各酒店都在試圖通過計算機網絡支持以實現科學的工作組織和管理方式，提高工作效率，降低管理成本，贏得更大的經濟效益和社會效益。目前酒店管理軟件一般都是為大型酒店而開發的，功能完善但復雜，且一次性投資頗高。本文以旅游產業發展的需要以及遂寧市中小型酒店的管理現狀為參考，設計開發一套成本低、易于操作、適用于中小型酒店的客房管理系統，以幫助中小型酒店提高工作效率，優化服務質量，樹立良好酒店形象。

【關鍵詞】 中小型酒店 管理信息化 客房管理 客戶管理

一、前言

遂寧，是個有著厚重人文底蘊和豐厚旅游資源的城市。它現有9張國家級城市名片，擁有4個國家4A級風景區和1個國家3A級風景區。2009年，遂寧市決定投資298億元把遂寧打造為國際化旅游大城市，市委、市政府出臺的《關于促進旅游業發展的實施意見》明確提出：為進一步促進遂寧旅游業的發展，要加快建設一批高星級商務度假酒店，盡快提升酒店的接待能力。加之它東鄰重慶西連成都位處兩座特大城市的中心節點的便利交通優勢，遂寧旅游業蓬勃發展。這不僅給遂寧酒店行業帶來前所謂有的機遇和廣闊前景，也帶來巨大挑戰。

二、需求描述

便利的交通向遂寧市輸送來了游客，但若住宿接待行業疲軟，也會送走游客。遂寧目前是以中小型酒店為主的旅游城市。加快發展遂寧酒店行業，不僅要拉開遂寧酒店業梯度，大力建設星級酒店的同時也要提升中小型酒店的品質。酒店信息管理是否高效，運行速度是否迅速，信息處理是否準確，直接影響到酒店的經營管理效率和客人能否獲得酒店優質服務。受經營成本等因素影響，遂寧一些小型酒店核心部門——客房部的管理還停留在紙介質+手工的基礎上。因此，遂寧現有小型酒店顯然不能完全滿足提供優質服務和科學經營管理的需求，不僅這種傳統管理手段已不能適應時代和市場的發展需要，也將影響到遂寧整個旅游業的發展。故設計開發一套簡單易學適用于中小型酒店的管理系統十分必要。

三、中小型酒店管理系統的設計

（一）系統的設計目標

1.易學易用，操作極為簡便。

2.系統功能滿足需要，能夠基本實現中小型酒店客房數字化經營。

3.數據安全性。

4.開放性好。

5.可靠性高。

（二）系統的設計

傳統的酒店管理活動中，把人、財、物作為酒店的主要資源。做好對客戶、資金、客房的管理是中小型酒店的主要任務。因此，中小型酒店管理系統的主要功能需求包括：客房管理、客戶管理、員工信息管理。

1.員工管理

具體功能為員工用戶名和密碼的管理，員工登錄時進行驗證，員工登錄后可對用戶、密碼進行修改。修改密碼時采用常用方法，即輸入原密碼和兩次新密碼的方式。

2.客房管理

客房管理是中小型酒店管理系統的核心業務，其包括4個子功能模塊：

①客房預訂：記錄客戶姓名、性別、聯系方式、需求客房類型等，并根據客戶類型確定房間價格，并對滿足需求的客房標記為預訂狀態。

②入住登記：對已預訂或空閑狀態的客房進行入住登記，記錄客戶押金數量，關聯客房數據和客戶數據，將選定房間標記為入住狀態。

③退房結算：根據客戶入住時間、退房時間、房間單價、折扣率等生成賬單與入住記錄。

④客房編輯：客房基本的管理，如客房名稱、所在樓層、客房類型、客房單價、客房面積以及附屬設施等。

⑤客房查詢：通過客房狀態對客房信息進行查詢，供客戶選擇或管理需要。

3.客戶管理

客戶是酒店收入的來源，是酒店生存的生命線。為了酒店長期發展的需要，建立客戶信息庫以便對這些重要客戶進行針對性服務，或者進行價格優惠維系客戶關系是十分必要的。其包括3個子功能模塊：

①客戶登記：包括顧客姓名、性別、國籍、籍貫、聯系方式、顧客身份證號碼、客戶類別、折扣率、備注信息等。

②客戶類別管理：對客戶類別及折扣率進行編輯。

③客戶查詢：按姓名、國籍、身份證號碼、入住日期等對客戶歷史入住信息進行查詢。

四、酒店管理系統的應用

由于缺乏規模優勢，中小型飯店難以與大型飯店在同一檔次進行競爭。所以中小型飯店必須立足定位，挖掘自身優勢，提升競爭力，抓住自己相對應的客源市場。基于自身特點，中小型飯店的經營范圍較小，經營項目比較單一，但這也讓酒店比較容易了解賓客的需求，創造出與眾不同的服務特色。這種經營特色一旦建立起來就能夠很好地滿足客人的個性化需求 。因此科學化的管理以及特色化的服務能化解中小型酒店競爭力薄弱的難題。本系統正是針對中小型酒店客房管理的效率性和特殊性需要建立。在實際的應用中，具有極強的操作性和現實性。

五、結束語

隨著社會服務行業的發展，使用管理軟件來管理整個酒店企業的要求也逐年升溫，有條件的酒店都采用了相關的酒店管理系統，以解決酒店全憑原始的手工記錄管理，效率低、易出錯的缺陷。酒店行業對自身提供服務的質量和能力也有了更高的要求，例如采用計算機對客房信息進行管理，不僅可以進一步提高酒店的經濟效益和現代化水平，幫助酒店工作人員提高工作效率，實現客房信息管理工作流程的系統化、規范化和自動化，它還將會改變以前靠手工管理客房信息的狀況，從而樹立良好的酒店形象，提高工作效率。

【參考文獻】

［1］ 薛華成. 管理信息系統. 清華大學出版社，1998.

［2］ 胡文虎. 現代賓館酒店管理工具箱. 中國紡織出版社，2006.

［3］ 孫麗芳，孫敏. 客房管理系統的設計與實現.