期刊計算機管理初探

【摘 要】圖書館計算機管理系統(tǒng)經(jīng)過近幾年的實踐更新已逐步完善日趨成熟，在此基礎(chǔ)上各館根據(jù)自己的管理要求不斷創(chuàng)新，積累了很多寶貴的經(jīng)驗。本文從實踐出發(fā)論述了計算機在期刊管理中的應(yīng)用和經(jīng)驗。

【關(guān)鍵詞】 計算機 期刊

信息時代的今天，計算機在圖書館中的應(yīng)用已相當普遍。我館于1995年引進大連博菲特計算機管理集成系統(tǒng)，并應(yīng)用于各個部門。經(jīng)過兩年實踐證明，計算機管理期刊具有極大的優(yōu)越性。該期刊軟件的預(yù)訂、驗收、檢索、統(tǒng)計等模塊功能較好，使用方便，使我館的期刊工作科學化管理有了良好的開端，尤其是為開發(fā)期刊資源，提高期刊利用率，拓寬服務(wù)范圍提供了新的途徑。但是，在使用過程中也發(fā)現(xiàn)一些問題。本文結(jié)合本館的實踐，談?wù)動嬎銠C在期刊管理中的應(yīng)用并針對該系統(tǒng)存在的問題談一些粗淺的看法。

一、期刊預(yù)訂工作

在采用計算機管理之前，預(yù)訂期刊時需要工作人員把每一種刊物的刊名、郵發(fā)代號及價錢全部抄下來，沒有順序性，計算價錢比較費力。用上計算機以后，工作人員只需把刊名或郵發(fā)代號輸入計算機，然后根據(jù)需要輸入相關(guān)內(nèi)容，一種刊物的輸入工作就完成了。所有訂購的刊物全被輸入完畢，用打印機打印出來，它們會自動地按郵發(fā)代號的小數(shù)點順序排列出來，所訂期刊的種數(shù)和價錢都躍然紙上，一目了然。計算機管理給期刊訂購工作帶來極大方便。

由于我們依據(jù)報刊目錄輸入，有些內(nèi)容融入ISIN號、CN號、出版者、出版地等項無從所知，所以我們以后還得一一地輸入。建立了初步的期刊數(shù)據(jù)庫，期刊數(shù)據(jù)庫是期刊計算機管理的基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)庫種類多少以及質(zhì)量的好壞，直接影響自動化的程度。我館的期刊數(shù)據(jù)庫還不太完善，以后我們要花力氣建立一個高質(zhì)量的館藏期刊數(shù)據(jù)庫，另外要有選擇地引進有關(guān)專題期刊的數(shù)據(jù)庫。前者是館藏期刊的總揭示，是整個期刊自動化的基礎(chǔ)，后者是對前者檢索功能的補充，是拓寬服務(wù)領(lǐng)域為讀者提供館藏期刊以外文獻檢索服務(wù)的途徑。因此，二者都不能忽視。

二、期刊驗收工作

原先手工操作登到時，是按照書名目錄，既繁瑣又費力。用計算機管理以后，只需輸入刊物的刊名或郵發(fā)代號，微機屏幕即會顯示驗收程序，一本新刊的驗收工作在手指的按動中瞬即完成。用計算機代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工操作，無疑減輕了工作人員的勞動強度，提高了工作效率。

但是這個軟件不能直接顯示一種刊物的驗收情況。如果想知道某種刊物中間是否缺期，工作人員還得退出驗收管理，進入到數(shù)據(jù)管理上檢索，這給期刊的催詢工作帶來不便。如果登到一種期刊屏幕即會顯示以前的驗收情況，我們會立即知道刊物的缺期情況，加強催詢工作，提高工作效率。因此，我們期待更完善的期刊軟件。

三、期刊檢索工作

在微機檢索系統(tǒng)中，我們想了解何種渠道訂購了何種刊物，只需輸入刊商，微機便會一一顯示所訂刊物，既方便又快捷。

現(xiàn)刊模塊雖然具有操作簡單、檢索途徑多等優(yōu)點，但只能用來檢索最新館藏期刊信息。由于現(xiàn)刊子系統(tǒng)一般只供工作人員使用，現(xiàn)刊檢索內(nèi)設(shè)有并入供讀者使用的圖書檢索系統(tǒng)，故實際上讀者不能檢索到最新期刊信息。另外，從整個系統(tǒng)來看，檢索館藏期刊信息不是很方便。因為最新期刊信息在現(xiàn)刊子系統(tǒng)，而要回溯檢索過刊信息，則要進入圖書檢索系統(tǒng)才能進行。如果系統(tǒng)的檢索功能進一步完善，達到通過一個檢索口檢索到包括圖書、現(xiàn)刊、過刊、光盤等數(shù)據(jù)庫的文獻信息，就可以最大限度地滿足讀者的檢索要求和適應(yīng)圖書館情報服務(wù)深層次拓展的需要。

四、現(xiàn)刊裝訂工作

現(xiàn)刊裝訂是期刊管理中一道承上啟下的重要工序，勞動強度大，手續(xù)繁雜，采用計算機管理可達到減輕勞動力強度，提高工作效率的目的。而據(jù)筆者所知，目前使用了計算機管理“現(xiàn)刊裝訂”的圖書館并不多，我館至今沒用上。筆者分析主要有兩個原因：其一，由于經(jīng)費緊張，期刊能訂購復本的館少，這樣一來，通過計算機登到后顯示的缺期情況，與實際下架后的缺期情況有出入，并不能減少手工查缺制造清單的工序，反而增加了再輸入計算機的工序，故不如不用。其二，現(xiàn)刊裝訂模塊的功能單一，僅用來裝訂清單，實用性不大。建議在此模塊中設(shè)置一個自動或人工條形碼的項目，這樣就可以使裝訂清單和過刊登錄兩道工序有機地結(jié)合在一起，打印出來的清單既可作裝訂清單又可作過刊目錄，一舉兩得，使現(xiàn)刊裝訂模塊的功能更理想。

傳統(tǒng)的期刊管理，一般采用獨立門戶集中管理的一條龍模式，這是由期刊在館藏文獻中的特殊地位和管理特點決定的。人們把期刊劃分為現(xiàn)刊和過刊，主要是指期刊入藏地點和時間不同而言，就文獻載體本身的連續(xù)性來說，現(xiàn)刊和過刊是不可分的，期刊管理也具有連續(xù)性的特點，現(xiàn)刊和過刊的工序前后銜接，一環(huán)扣一環(huán)，閱覽服務(wù)、整理加工、開發(fā)利用等各項業(yè)務(wù)相互關(guān)聯(lián)、相互補充，共同發(fā)揮作用。因此，現(xiàn)刊和過刊不論是在業(yè)務(wù)、地點還是人員上，都是分室不分家，形成了一條龍的管理規(guī)律。

計算機在期刊管理中的應(yīng)用，首先是要發(fā)揮計算機本身的優(yōu)勢，同時還要遵循期刊管理的規(guī)律，將現(xiàn)刊管理和過刊管理有機地結(jié)合在一起。而現(xiàn)在的期刊軟件將現(xiàn)刊管理和過刊管理分為兩大塊，現(xiàn)刊獨立門戶，過刊則依附于圖書編目子系統(tǒng)。這樣會造成兩大弊端：一是現(xiàn)刊和過刊各自為政，部分數(shù)據(jù)不能共用，造成重復勞動。如現(xiàn)刊目錄數(shù)據(jù)不能完全被過刊取用，現(xiàn)刊下架裝訂清單逐冊錄入的數(shù)據(jù)不能共用，過刊入庫時又重復登錄一遍。二是圖書總書目庫數(shù)據(jù)不規(guī)范。因為圖書和期刊文獻類型不同，把二者一起湊在總書目庫中，不可能統(tǒng)一規(guī)范。

期刊管理工序繁多，技術(shù)性強，對軟件要求較高，盡管目前軟件存在一些問題，但期刊管理自動化給我們帶來的前景是美好的。只要領(lǐng)導重視，及時解決系統(tǒng)運行中出現(xiàn)的問題，不斷完善系統(tǒng)功能，期刊管理的自動化就能向深層次拓展，使我館的期刊工作科學化更趨完善。