高校檔案管理信息化探討

摘 要：本文通過分析檔案信息化建設的科學內涵，對新時期的主要任務及有效推進高校檔案信息化順利實施的必要條件進行探討。

關鍵詞：高校；檔案；信息化建設

[中圖分類號]：G271 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139(2011)-24-0345-01

一、正確理解檔案信息化建設的科學內涵

（一）在高校檔案信息化建設過程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法

由于現代信息技術在檔案管理中的運用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現，提出了一系列檔案學基本理論從未遇到過的新問題。如高校檔案管理機構的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的業務素質問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數據管理問題、數字檔案館（室）建設問題、檔案工作參與信息高速公路建設的問題等等。對這些在檔案信息化建設中因新技術運用所引發的理論問題，高校檔案界都必須做出理性與科學的回答。

（二）高校檔案信息化建設的最終目標是提高檔案信息管理和服務的水平

人類推進信息化進程的理想目標是在建立良好的信息基礎設施的前提下，實現信息的公開與信息利用的社會公平。對高校檔案信息化建設而言，這一目標也具有非常重要的指導意義。檔案信息化建設是一個過程，在這一過程中，伴隨著信息技術水平的提高及其在檔案管理中應用程度的變化，高校檔案信息化建設的階段性目標也要及時做出相應調整，檔案管理理論所面臨的創新與發展要求也會表現出一定差異。因此，在檔案信息化建設中必須認識長遠并立足當前，認真解決檔案信息化建設中當前和今后都會遇到的各個方面的問題。

二、新時期推進高校檔案信息化建設的主要任務

（一）加強電子文件的歸檔和管理

電子文件歸檔和管理是檔案信息化建設的重中之重，是當前迫切需要解決的問題。檔案部門要以國家的《電子文件歸檔與管理規范》為依據，加強檔案網絡建設，實現網絡環境下的電子文件的實時接受、歸檔、管理和利用，確保有價值的電子文件及時、完整、真實、有效的保存在檔案部門，為“電子公文和紙質公文一樣得到科學保管和有效利用”奠定基礎。

（二）加快館藏檔案的全文數據庫建設

高校檔案管理要從提高檔案管理現代化水平、方便利用這出發，不能僅僅滿足于目錄及的檢索和下載一個表格等，而應當提到新的高度，要適應信息化的需要、現代化管理的需要、提高利用效率的需要，保證查得快、準、全。要在建立科學的檢索體系上下工夫，做好原有館藏檔案文件級目錄數據庫建設工作的同時，加強機讀目錄數據庫的建設，加快實現手工檢索向計算機全文檢索的全面過渡，為檔案利用提供最大方便。作為實施的領導要充分意識到數字信息資源是根本而硬件是手段，要把有限的資金重點用在信息資源的數字化轉換、全文錄入、系統設計等環節上，特別要優先對一些重要的、珍貴的、容易受損的、利用頻率高的檔案進行數字化加工。

（三）建立檔案信息安全保障體系

在檔案信息化建設中，安全保障包括兩方面：一是檔案信息存儲安全，一是檔案信息利用安全。在信息存儲安全方面，要增強檔案信息安全和網絡安全意識，采取切實有效的技術手段和管理措施，做好身份認證和密鑰管理，加強計算機網絡管理系統的監控，存儲檔案信息的設備要加裝有效的防毒軟件，內部局域網要與一切外部網實行物理隔離，各種數據庫要及時進行備份，保存到符合保管要求的脫機載體上，確保檔案信息的安全保密和系統運行安全可靠。在利用安全上既不能只強調利用而忽視保密，將不該上網公開的內容公開或未設置訪問權限，又不能只強調保密而限制利用，使可利用的檔案信息過少，應堅持利用和保密并重的原則。

三、有效推進高校檔案信息化順利實施的必要條件

（一）基礎設施建設

檔案信息化基礎設施建設是一項十分重要的工作，關系到檔案信息化建設的成敗和整體水平?；A設施主要包括計算機、交換機、路由器、服務器、存儲器、操作系統、數據庫管理系統、信息安全系統等。檔案信息化基礎設施建設的整體規劃包括了檔案信息化的整個硬件平臺和網絡，信息化建設的基礎在網絡，關鍵在軟件。

計算機軟件分為系統軟件和應用軟件。系統軟件是利用計算機本身的邏輯功能，管理計算機系統的各種資源，便于用戶使用和管理。包括：計算機的監控管理程序、調試程序、語言翻譯程序、數據庫管理系統、存儲和安全管理系統以及操作系統。應用軟件是解決某些具體應用問題的程序，如：檔案信息管理軟件、電子文件管理系統軟件等。在基礎設施建設中，要注意平衡好硬件建設和軟件建設的關系，應用軟件的設計和開發，務必精益求精，追求完美。只有做好基礎建設，才能穩步、健康、高效地推進檔案信息化建設。

（二）高校檔案館的經費投入

經費不足是影響檔案館走向網絡化的最大障礙。加大投入取決于學校領導對現代化檔案館地位和作用的認識程度。通過Internet、CERnet網可以看到，網絡化的優越性和作用是巨大的，作為學校信息服務中心的檔案館，其地位和作用更加突出，學校領導和有關部門要充分認識到檔案館信息化建設的重要性和緊迫性。領導的重視，預示著經費的加大投入。檔案館自身也要通過多種創收渠道增加收入，增強造血功能。近年來，許多高校撥專款給檔案館購置了性能較好的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、激光打印機等設備，基礎設施建設得到了極大改觀，大大提高了工作效率。

（三）加強檔案信息化人才建設

檔案工作人員整體素質如何，關系到高校檔案信息化建設的進程。檔案人員是檔案信息資源與用戶之間相互聯結的橋梁和紐帶，檔案的信息化、網絡化管理需要一大批具有高素質的人才。檔案人員必須掌握現代信息技術，熟練地應用計算機進行檔案信息現代化的管理和應用，否則就無法適應檔案信息化管理的要求，也根本無法介入到電子文件的收集和管理中去，更不可能高質量地實現檔案信息化、網絡化的管理和服務。所以，高校不但要為檔案部門配備計算機專業人才，還要采取多種方式加強檔案管理人員的在職培訓工作，使他們的知識結構及業務水平適應高校檔案信息化建設和發展的需要，優化檔案隊伍整體結構，為創建高校檔案工作新模式提供有力的人才保障。

參考文獻：

[1]薛四新，電子校務推動高校檔案管理創新[J]，行業，2003，(3)。

[2]孟世恩，對我國檔案信息化建設實施的理論思考[J]，檔案學通訊，2004，(5):29-32。