淺析英語商務信函寫作技巧

摘 要：伴隨著經濟的全球化，我國與國際間的交流變得越來越頻繁和重要。商務場合中英語作為最常用的溝通媒介使用頻繁。據統計，在全球60多億人口中，約有10億人使用英語交談。面對客戶，領導，商務信函的使用也變得尤為重要。傳統的信件雖然由于傳遞速度慢已經淡出人們視野，但新的信函方式如電子郵件，傳真等仍然是貿易往來中重要的溝通方式。商務信函中清晰明確的溝通讓你不僅及時了解最新的商務信息，促成訂單，還會給客戶及領導留下好的印象，促成新的生意和更好的發展機會。下面就是我對商務英語信函寫作的幾點感悟。

關鍵詞：英語商務信函；禮貌；簡潔；具體

[中圖分類號]：G633.41 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139(2011)-24-0325-01

首先應注意禮貌用語的使用，并且盡量使用較正規的商務格式。 為了建立友好的貿易伙伴關系，禮貌是非常重要的。商務信函中應多使用禮貌用語，和請求句式，少用命令句式。如Will you ？Please等。字里行間更應體現我國的外交禮節，做到不卑不亢，得體大方。對待客戶要一視同仁，即使是面對非常小的公司，在交流時也要做到以禮相待。拒絕對方要盡量使用委婉的方式。由于不同的文化差異，語言的表達方式有很多不同。盡量避免中國式表達，注意英美的差異表達。例如英語的表達多用物做主語，而漢語的表達多用人做主語。除了文字表達的方式不同，還要注意到對方的風俗習慣，宗教信仰等。例如穆斯林人不吃豬肉、狗肉、骨頭等，我們應避免在信函中提及相關詞匯。在發送商業信函時，最好使用正規的公司的信紙，帶有公司抬頭地址等便于讀者在最快時間了解信件的來源并且有助于在客戶中形成對公司的印象。另，在信件的末尾要署名或者印公司公章。及時回信也是對對方的一種尊重。信件的整體結構要清晰，整潔。文章應使用統一字號，字號的大小也要有所選擇，以易于閱讀為準即可，如果信件內包含表格，應盡量安排在一頁這內便于對方閱讀和比較。商務信函一般不使用過多斜體，彩色字體，文章的標題或重要內容可加粗或加下劃線來標注，標點要使用正確以免引起歧義。文章最好在標題上就可以了解信件的主要內容，在結構上就可以看出信件包含幾層意思。如果發電子郵件附件時，文件題目應注明時間，并且應和文章內標注時間一致。

其次內容清晰，文字簡潔也是商務信函的一大特點。“時間就是金錢”，我想這句話應該也是很多商業人士的深深感悟。大多數商務人士每天有很多的商務信函要閱讀處理，有很多事情需要解決。簡單明了的信函對于他們繁忙的頭腦猶如一陣清風吹過，而啰唆繁瑣的信件必定讓讀者費勁頭腦，并有可能喪失閱讀的興趣，而延誤時間。因此英語商務信函務必追求內容清晰明了，切中要點，最好只有簡單的寒暄然后直入主題，讓客戶在最短時間就可以明白你所要闡述的意思并快速做出反應。如果信函開頭過多寒暄，會讓對方失去閱讀的興趣。內容清晰應該包含兩個方面，第一在擬文前知道自己要寫什么，第二在讀者看到之后知道你寫了什么。如果一封信件中想要表達多個內容，最好每一個單獨的意思用單獨的段落來表達，這樣更便于讀者快速了解信件內容。文字的表達中還要注意不同文化的差異，以免發生誤解。盡量表達準確，避免使用一些含混不清、模棱兩可的詞匯。英語作為一百多個非英語國家的商務人員在商務書信中使用，而這些商務人員也不是每個人都精通英語，因此在選詞上應該盡量選擇常規的表達方式和簡單易懂的詞匯，避免使用復雜句式和晦澀難懂的詞語。最好可以用最少的語言表達最為完整的意思。但不可一味追求簡潔，書信內容也要具體詳實，完整。

如果本可以用60個字便可以講清一件事情，卻用了上百個字來反復說明，讀者定會厭煩，商務信函應避免使用陳舊的客套和沒有多余的詞語，不要反復強調一件事情，避免啰唆。減少沒有實際意義詞語的使用，不僅可以提高文章的清晰度，反而還可以突出重點，從另一個方面起到強調所要傳遞信息的作用。并且在對方看到簡潔的段落時也更容易閱讀，從而提高了效率。在最近幾年里，商務信函的格式也發生一些變化，不必過于正式，但務須簡潔，也可以使用一些約定俗成的英文縮寫。縮略語的使用也可使文章看上去更加簡潔，但對于商務英語縮寫的掌握一定要準確，以免引起麻煩。一些涉及時間和數字的表達不妨直接用阿拉伯數字表達，這樣不僅一目了然，并且可以引起重視。要注意在英語句子以數字開頭的，應使用單詞而不是數字。涉及金額的表述一定要明確易懂，沒有歧義。并注意在表述金額時加上金額的單位如RMB USD等。

再次完成一封成功的商業書信，不僅要求寫信人精通英語，和外貿知識，還應該通曉人的心理。貿易往來中，追求利益是無可厚非的，在進行商務信函磋商過程中遵循互利互惠的原則的同事應多從客戶的角度行文，突出積極的因素。在句式的使用上多加揣摩，可以將對方所得利益放在句首，這樣讀者對自己所得利益一目了然并且印象深刻。把積極因素放在句首更能激發對方的興趣并得到認同，當然對于其他事實情況不可避而不談，但可以弱化一些。商務信函是否能起到信息溝通的有效性很重要，在發信后得到應有的反應信函才能體現其價值。在起草商務信函時只有站在對方的立場上思考和處理問題，才能達到更有效的溝通。少使用否定的句子而多從正面強調積極的因素，弱化消極的信息，有利于更好的信息傳達。

商務信函的信息要具體詳實，有頭有尾，講清每件事情的起因結果。在表達一些時間，數量時盡量使用具體數字，避免使用含混不清、籠統的詞匯。例如: “I will sent you the B/L soon.” 不如改為: “I will sent you the B/L in one week.” Or “I will sent you the B/L before Sunday.” 在后兩種表達中時間變的明確，信息就更有效。當然一定要在確保時間之后才可以這樣說。在使用代詞的時候，更要指代明確，以免產生麻煩。

最后在信函發給客戶之前一定要反復檢查是否有錯，因為商務信函往往涉及貿易雙方的義務責任，以及企業和個人的利益。一些不準確和錯誤的信息可能帶來無法預料的麻煩和損失，如果在寫信函時遇到不確定的信息一定要積極核實。商務信函的質量好壞會直接影響到企業的形象，信函寫得好可能贏得新的業務，有助于促進和發展與外貿伙伴的友好關系，也可以及時消除誤會解決問題。反之，可能引發矛盾，引起經濟糾紛，失去客戶。

參考文獻：

[1]湯軍，商務英語典型禮貌語言機制初探[J]，外語教學， 2007。

[2]黃偉新，從商務英語到英語商務，國際經貿探索，2005。