在圖書情報檔案中一體化管理的應用

摘 要：現(xiàn)代社會是信息化社會，一體化管理是現(xiàn)代信息化管理的重要標志，本文對目前一體化管理的應用現(xiàn)狀進行分析，根據(jù)其在圖書情報檔案的應用所出現(xiàn)的問題進行分析、研究，為圖書情報檔案管理構建一體化信息服務平臺。

關鍵詞:圖書情報檔案；一體化管理；應用

[中圖分類號]：G250 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139(2011)-24-0347-01

一、圖書、情報、檔案一體化管理的應用現(xiàn)狀

從圖書、情報和檔案的本質來講，其都是一種信息范疇，他們是信息儲存、傳遞、利用和加工的手段，其本身具備先天整合的必然性。從他們的實踐來看，圖書、情報和檔案是提供文獻信息的保障，為讀者和用戶提供可靠有用的信息，這使其具備了后天整合條件的必然性。

從以上分析，圖書、情報和檔案無論是本質還是實踐方面考慮，他們都有必要實行一體化管理。通過對他們的一體化管理，可以使其形成綜合性信息網絡，為我國社會、經濟以及祖國的建設服務。

二、圖書、情報、檔案一體化管理的應用領域

1、提高圖書、情報和檔案一體化管理資源的利用率

圖書、情報和檔案他們的行政主體和運作環(huán)境是不同的，有一定差異性的，在人員的配置上，文獻種類的收藏上以及經費的來源等等存在著諸多的差異，但他們之間又存在著諸多共性的東西，他們實施一體化管理可以避免重復建設和多頭管理的弊端，由單一、分散的管理模式向綜合、系統(tǒng)化模式發(fā)展，從而提高了資源優(yōu)化配置，提高資源的利用效率。這對高速發(fā)展的現(xiàn)代社會來講，三者的一體化管理具有非常重要的意義。

2、提高圖書、情報和檔案一體化管理現(xiàn)代化水平

在現(xiàn)代社會的發(fā)展，速度和效率顯得尤為重要，圖書、情報和檔案資源一體化管理是信息文獻資源管理的最有效方式，適合現(xiàn)代化發(fā)展潮流，順應時代發(fā)展。社會的發(fā)展，知識、文獻的收藏數(shù)量急劇增長，其傳統(tǒng)的收藏方式和查閱方式很難滿足人們對公共信息的需求，而且圖書、情報、檔案各個系統(tǒng)所承載的巨大經費支出，因此，急需對其采用計算機技術進行系統(tǒng)化管理，對其實施自動化管理，適應社會發(fā)展的需求，使圖書、情報和檔案信息的管理實現(xiàn)自動化。

3、實施圖書、情報和檔案一體化管理為讀者提高了服務水平

傳統(tǒng)的圖書、情報和檔案管理是各個單元的獨立化，三者分裂，信息的獲得必須是從某一個單元得到，不能夠做到共享，使得作者對信息的獲得帶來許多的不便，借閱程序不具有統(tǒng)一性，給讀者帶來許多的不便。

從另一個方面來講，讀者對一體化管理缺乏認識性，對信息文獻的檢索過程和業(yè)務需求缺乏全面的認知，以至于對文獻的查閱帶來困難，對圖書、情報和檔案的一體化管理缺乏縱向和橫向的聯(lián)系，給讀者的查閱帶來不便，同時也使得文獻和信息的利用率下降；同時，檔案館、圖書館和科技館等缺乏對文件需求全面考慮，各個單元收集、整理和歸檔各不相同，也為讀者的查閱帶來困難和不便，使其利用率下降。

三、加快圖書、情報、檔案一體化管理應用的對策

1、完善圖書、情報和檔案一體化管理的政策環(huán)境

圖書、情報和檔案一體化管理的障礙之一就是所隸屬的行政系統(tǒng)有所差異，在不同的運作環(huán)境當中其管理、政策的支持和制度的安排是各有差異的，要想打破這種差異，順利開展實施圖書、情報和檔案的一體化管理必須有相應的政策支持和制度安排。 對于圖書、情報和檔案一體化管理的實施包括以下幾個方面：一是，建立統(tǒng)一的一體化管理機構，其一體化方案的規(guī)劃、協(xié)調和執(zhí)行上升到法律的高度，在法律上確保一體化管理文件的實施，具體的實施方案可以由文化部、科技部和國家檔案局牽頭，首先建立專門的一體化管理機構，對其統(tǒng)一化管理進行督促、監(jiān)管和執(zhí)行等統(tǒng)籌安排。二是其信息和文獻資源根據(jù)其類型以及信息化特點和規(guī)律對其進行采集、加工和儲存等環(huán)節(jié)制定統(tǒng)一的制度和辦法，保證信息文獻收集的及時性、完整性。等等一系列措施都是為完善圖書、情報和檔案的一體化管理提供快捷有效的政策環(huán)境。

2、為圖書、情報和檔案管理建立一體化信息服務平臺

隨著科技的發(fā)展，計算機被普及和廣泛應用，計算機技術的廣泛推廣是對圖書、情報、檔案實施一體化管理重要的技術保證。現(xiàn)代的時代已是計算機網絡時代，其計算機技術的發(fā)展具有簡潔、方便、快捷、易掌握等特點，為圖書情報建立一體化信息服務平臺建立基礎，同時也是一體化管理的物質基礎，是一體化管理技術暢通的保證。

一方面，通過對圖書、情報和檔案建立一體化信息服務平臺，使得文獻信息資源達到高效、快捷，可以發(fā)揮其最大效能，另外，通過建立圖書、情報和檔案一體化的信息服務平臺，可以節(jié)約文獻的重復投入和設備的節(jié)儉，已達到低投入，高效能。

另一方面，通過建立圖書、情報和檔案一體化信息服務平臺，可以避免對圖書、情報和檔案系統(tǒng)的重復使用，同時也避免不必要的人力、財力和物力重復浪費，已實現(xiàn)和加速社會現(xiàn)代化進程。

第三個方面，通過對圖書、情報和檔案一體化信息服務平臺的建設和完善，便于讀者通過網絡了解和訪問圖書、情報、檔案的各種文獻和情報信息，便捷的服務方式，以提高讀者的效能和讀者的服務水平。

總之，建立圖書、情報和檔案一體管理平臺為客戶提供快捷有效的服務，同時，一體化管理平臺的建立，節(jié)約人力、物力和財力，加速了信息時代的發(fā)展，加快了社會發(fā)展進程。

參考文獻:

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