在圖書情報檔案中一體化管理的應用

摘 要：現代社會是信息化社會，一體化管理是現代信息化管理的重要標志，本文對目前一體化管理的應用現狀進行分析，根據其在圖書情報檔案的應用所出現的問題進行分析、研究，為圖書情報檔案管理構建一體化信息服務平臺。

關鍵詞:圖書情報檔案；一體化管理；應用

[中圖分類號]：G250 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139(2011)-24-0347-01

一、圖書、情報、檔案一體化管理的應用現狀

從圖書、情報和檔案的本質來講，其都是一種信息范疇，他們是信息儲存、傳遞、利用和加工的手段，其本身具備先天整合的必然性。從他們的實踐來看，圖書、情報和檔案是提供文獻信息的保障，為讀者和用戶提供可靠有用的信息，這使其具備了后天整合條件的必然性。

從以上分析，圖書、情報和檔案無論是本質還是實踐方面考慮，他們都有必要實行一體化管理。通過對他們的一體化管理，可以使其形成綜合性信息網絡，為我國社會、經濟以及祖國的建設服務。

二、圖書、情報、檔案一體化管理的應用領域

1、提高圖書、情報和檔案一體化管理資源的利用率

圖書、情報和檔案他們的行政主體和運作環境是不同的，有一定差異性的，在人員的配置上，文獻種類的收藏上以及經費的來源等等存在著諸多的差異，但他們之間又存在著諸多共性的東西，他們實施一體化管理可以避免重復建設和多頭管理的弊端，由單一、分散的管理模式向綜合、系統化模式發展，從而提高了資源優化配置，提高資源的利用效率。這對高速發展的現代社會來講，三者的一體化管理具有非常重要的意義。

2、提高圖書、情報和檔案一體化管理現代化水平

在現代社會的發展，速度和效率顯得尤為重要，圖書、情報和檔案資源一體化管理是信息文獻資源管理的最有效方式，適合現代化發展潮流，順應時代發展。社會的發展，知識、文獻的收藏數量急劇增長，其傳統的收藏方式和查閱方式很難滿足人們對公共信息的需求，而且圖書、情報、檔案各個系統所承載的巨大經費支出，因此，急需對其采用計算機技術進行系統化管理，對其實施自動化管理，適應社會發展的需求，使圖書、情報和檔案信息的管理實現自動化。

3、實施圖書、情報和檔案一體化管理為讀者提高了服務水平

傳統的圖書、情報和檔案管理是各個單元的獨立化，三者分裂，信息的獲得必須是從某一個單元得到，不能夠做到共享，使得作者對信息的獲得帶來許多的不便，借閱程序不具有統一性，給讀者帶來許多的不便。

從另一個方面來講，讀者對一體化管理缺乏認識性，對信息文獻的檢索過程和業務需求缺乏全面的認知，以至于對文獻的查閱帶來困難，對圖書、情報和檔案的一體化管理缺乏縱向和橫向的聯系，給讀者的查閱帶來不便，同時也使得文獻和信息的利用率下降；同時，檔案館、圖書館和科技館等缺乏對文件需求全面考慮，各個單元收集、整理和歸檔各不相同，也為讀者的查閱帶來困難和不便，使其利用率下降。

三、加快圖書、情報、檔案一體化管理應用的對策

1、完善圖書、情報和檔案一體化管理的政策環境

圖書、情報和檔案一體化管理的障礙之一就是所隸屬的行政系統有所差異，在不同的運作環境當中其管理、政策的支持和制度的安排是各有差異的，要想打破這種差異，順利開展實施圖書、情報和檔案的一體化管理必須有相應的政策支持和制度安排。 對于圖書、情報和檔案一體化管理的實施包括以下幾個方面：一是，建立統一的一體化管理機構，其一體化方案的規劃、協調和執行上升到法律的高度，在法律上確保一體化管理文件的實施，具體的實施方案可以由文化部、科技部和國家檔案局牽頭，首先建立專門的一體化管理機構，對其統一化管理進行督促、監管和執行等統籌安排。二是其信息和文獻資源根據其類型以及信息化特點和規律對其進行采集、加工和儲存等環節制定統一的制度和辦法，保證信息文獻收集的及時性、完整性。等等一系列措施都是為完善圖書、情報和檔案的一體化管理提供快捷有效的政策環境。

2、為圖書、情報和檔案管理建立一體化信息服務平臺

隨著科技的發展，計算機被普及和廣泛應用，計算機技術的廣泛推廣是對圖書、情報、檔案實施一體化管理重要的技術保證?，F代的時代已是計算機網絡時代，其計算機技術的發展具有簡潔、方便、快捷、易掌握等特點，為圖書情報建立一體化信息服務平臺建立基礎，同時也是一體化管理的物質基礎，是一體化管理技術暢通的保證。

一方面，通過對圖書、情報和檔案建立一體化信息服務平臺，使得文獻信息資源達到高效、快捷，可以發揮其最大效能，另外，通過建立圖書、情報和檔案一體化的信息服務平臺，可以節約文獻的重復投入和設備的節儉，已達到低投入，高效能。

另一方面，通過建立圖書、情報和檔案一體化信息服務平臺，可以避免對圖書、情報和檔案系統的重復使用，同時也避免不必要的人力、財力和物力重復浪費，已實現和加速社會現代化進程。

第三個方面，通過對圖書、情報和檔案一體化信息服務平臺的建設和完善，便于讀者通過網絡了解和訪問圖書、情報、檔案的各種文獻和情報信息，便捷的服務方式，以提高讀者的效能和讀者的服務水平。

總之，建立圖書、情報和檔案一體管理平臺為客戶提供快捷有效的服務，同時，一體化管理平臺的建立，節約人力、物力和財力，加速了信息時代的發展，加快了社會發展進程。

參考文獻:

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