談高校人事檔案管理的創新之路

摘要：闡述了高校人事檔案管理理念，強調了確保人事檔案材料真實性的重要性，提出了利用ABC管理法管理人事檔案、建立人事檔案計算機信息網絡系統的新思路。

關鍵詞：高校人事檔案管理 ABC管理法 計算機信息網絡系統

1、利用ABC管理法管理人事檔案

隨著市場經濟的建立和發展，我國的戶籍制度和人事制度都相繼進行了改革。與此同時，相關的人事檔案管理工作若繼續沿用黨政機關管理干部人事檔案的一種模式來管理所有類別的檔案，已經不能適應當今社會發展的要求。就高校來說，多數高校最近10多年來都進行了合并或升格，有的強強聯合，有的弱弱聯合，甚至有的本科院校與中等專業學校合并，人員來自不同層次的學校，原來人事檔案管理的水平差異較大。由于管理模式不統一，尤其是一些原來層次較低的學校普遍存在人事檔案材料收集不全、歸類不準確、整理不規范等問題，急需用新標準來統一。

合并高校人事檔案管理可以嘗試采用ABC管理法。ABC管理法最早源于巴雷特曲線圖，美國通用公司的狄凱于1951年將其應用于庫存管理，并命名為ABC管理法。這種管理法是運用數理統計的分法，對構成事物的影響因素按主次進行分類排列，以抓住事物的主要矛盾進而對它們實行分別控制的一種科學分類管理技術。它是按照分析的需要，將事物或管理對象的影響因素或所占比重的大小劃分為A、B、C三部分，并對其分別進行“重點“”次要”和“一般”3種不同程度的控制和管理，以便最經濟、最有效地使用人力、物力、財力獲得最大的經濟效益。正因為如此，半個多世紀以來，該分法被廣泛地應用于企業的各項管理工作中，如今在圖書、檔案等文獻資料管理領域也得到了應用［2］。所以，合并高校人事檔案無論原來隸屬于那所學校，只要按照組織人事部門統一的新要求，根據ABC管理法，將在職的干部教師檔案作為“重點”，將在職的工人檔案作為“次要”，將離休、退休、離職和死亡的職工檔案作為“一般”，進行分類管理，就能收到事半功倍的效果。

根據有關規定，人事檔案可以建立正本、副本。正本內容豐富，能全面反映員工的情況；副本內容比較概括，是正本材料的備份或復制件，主要在領導干部檔案中建立，一般人事檔案只建立正本。正本由一個員工的歷史和現實情況的材料所構成，包括履歷、自傳、鑒定、學歷、職稱、政審、獎勵以及職務、工資等方面的10類材料。根據ABC管理法，應重點加強在職人員材料的收集與鑒定工作；應建立學校各單位、各部門專人負責的收集制度，定期收集、定向收集、隨時收集、追蹤收集，并根據事實準確、材料完整、手續完備的要求，對各類人員的材料進行統一的甄別和審核，根據其真偽和價值決定取舍。工人檔案內容應突出評定崗位技能和學歷、勞動合同、工資、保險福利待遇等重點部分，對政審和參加黨團材料可從簡處置。而離職和死亡人員檔案可以先收集、不整理，以后根據需要再整理。

2、建立人事檔案計算機信息網絡系統

隨著人事檔案管理制度的改革，弱化了人事檔案政治化、神秘化的程度。與此同時，信息技術和因特網的飛速發展改變了人事檔案管理和服務方式，通過計算機網絡進行信息共享和信息交換，從傳播學的角度講，徹底改變了空間對人的約束。檔案計算機管理網絡化、檔案信息數字化或電子化是高校檔案工作高效發展的必然趨勢。南京大學檔案館目前已經能夠提供網上信息檢索“南京大學、院士簡介、中青年專家簡介、南大學籍、中大學籍、教授簡介、校友檔案、職稱評聘、研究生論文、科研成果”等內容，使人事檔案管理更加社會化，成為一個透明、適度開放的個人社會公信平臺。南京大學檔案館的做法值得學習和推廣。

建立干部人事檔案多媒體信息網絡系統是國家信息化和新時期組織的迫切需要。采用先進的電子信息技術來構建整個人事檔案信息網絡系統要涉及很多先進的技術，主要包括數據庫技術、多媒體技術、網絡技術等，因此，要采用先進的應用軟件。目前，高校干部檔案適宜采用中央組織部《信息結構體系》，它是為實現干部信息的標準化及大范圍信息共享、按照人員管理機構及機構管理中科學的信息流程制定的，不僅具有較高的標準化、規范化程度，而且具有總攬全局的權威性。

高校在人事檔案信息計算機檢索系統中采用現代網絡通信技術，可以將檔案信息檢索方式由脫機檢索、聯機檢索發展為智能檢索及網絡檢索，實現檢索信息傳遞網絡化。人事檔案通過計算機管理，對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工，可以直接提高檔案工作的效益，提高勞動效率與工作質量，使人事檔案管理更加科學化。并且，與傳統檔案資料相比，數字檔案更易于保存、查詢和修改，而且可以通過網絡快速傳遞，提高檔案的利用率，降低了檔案管理的成本。當然，由于電子文件保存中存在著更新版本的不兼容性和不可識讀性，所以，儲存材料及載體的易損問題都不能忽視，處理不當會造成寶貴的人事檔案信息資源丟失。另外，還要正確運用加密功能，在嚴格界定檔案材料密級的基礎上對通用數據庫的數據根據使用權限進行系統的分類加密，防止信息丟失泄密，給單位和個人造成不應有的損失。

3、重視人事檔案信息資源的開發與利用

人事檔案工作是人事工作的重要組成部分，也是國家檔案工作的一個方面。檔案是人們在各種實踐活動及思維活動中自然形成的歷史記錄，一般說來，其內容比較真實，譽者不過其實，抑者不損其真。正因為如此，檔案的憑證作用和參考作用在各種文獻中居于首位，這是我們應大力開發和利用人事檔案的主要原因。

現在許多高校正在或準備采用計算機信息網絡技術管理人事檔案，在人事檔案信息系統建設和應用過程中要重視信息資料的采集、開發與利用，不能為了購置先進的硬件設備而忽略信息資源及系統的應用。當前高校可以將不屬于個人隱私部分的內容材料上網，采用網絡化管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流由單一的途徑變為開放式的交流模式。只有堅持以人為本，適度開放個人社會公信平臺，才能保障當事人的知情權，使現有制度的既得利益者在公共平臺上實現共贏，為大學研究性學習服務，促進高校教學的改革和發展，促進社會主義和諧社會建設。這是高校人事檔案管理政策的必然趨勢。

參考文獻：

［1］王云慶，苗壯.現代檔案管理學［M］.青島：青島出版社，2002.

［2］周耀林，李姍姍，付正剛.ABC管理法在國家重點檔案搶救工程中的應用［J］.圖書情報知識，2010（1）：103.

［3］劉耿生.檔案開發與利用教程［M］.北京：中國人民大學出版社，2001.