高等院校教學檔案的信息化建設與實踐

摘要本文對高校檔案管理信息化建設的內涵進行簡單概述，6分析了高校進行檔案管理信息化建設的必要性，進一步分析了高校教學檔案信息化的現狀及存在的主要問題，提出了高等院校教學檔案信息化建設的對策，并實現了高校檔案管理系統。

關鍵詞 高等院校 教育檔案 信息化 問題與對策

中圖分類號：G472.4 文獻標識碼：A

Informatization Construction and Practice of Higher

Universities and Colleges Teaching File

ZHOU Min

(Guizhou Business College， Guiyang， Guizhou 550001)

AbstractThis paper made a brief overview of the concept of college files informatization construction， analysed the necessity of it， then further analyse the present situation of college teaching archives information and main existing problems， put forward the countermeasures of higher colleges and universities teaching archives information construction， and realized the archives management system.

Key wordshigher colleges; education file; informationization; problems and countermeasures

0 引言

高校教學檔案是教學過程全貌的濃縮，直接反映在不同時期的教學水平與質量優劣，是衡量教學管理水平和教學質量的重要指標之一。在信息化視野下，傳統的教學檔案管理模式越來越不適應高校發展的需要，高校教學檔案數字化、信息化建設迫在眉睫。隨著高等教育進入了大眾化的階段，教學規模不斷擴大，辦學方式呈現出多元化形式，這就要求教務檔案管理也必須是多樣化的。如何實現高校教學檔案管理信息化，實現檔案與教學OA系統的優化整合，已成為高校教學檔案管理中的一個突出問題。

1 高校檔案信息化

高校教學檔案是指在教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像材料，是學校教學管理、教學實踐和教育研究活動的歷史記錄，是教學管理的重要組成部分。教學檔案直接或間接地展現了教學工作的全貌，是衡量教學質量和教學管理水平的重要指標，是反映教育發展與教育改革的重要依據之一。

所謂高校檔案信息化建設，是以紙質檔案數字化及現行電子文件管理為重點，以計算機網絡建設為基礎，以檔案資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標的一項重要檔案建設。它是建設數字化校園的重要組成部分，是利用信息技術工具獲取、處理、傳輸、應用教務檔案資源，提高檔案管理效率，實現教學資源共享，逐步實現高校檔案資源數字化、信息服務網絡化、電子文件和電子檔案管理規范化的重要途徑。具體來說，檔案信息化主要包括檔案數據資料信息化、檔案管理工作流程信息化和檔案查閱檢索信息化三個方面。

2 高校教學檔案信息化管理的必要性

信息技術和多媒體技術的發展促使檔案信息呈現出多元化趨勢，電子文檔、光盤、影像等形式成為存儲教務信息的重要渠道。目前，選課、排課、成績、學籍、教材管理等教務管理系統軟件逐漸普及，實現了資料信息的網絡化，提高了數據的準確性。因此，在高校教務檔案管理中引入網絡化、智能化的管理手段，以提高教務檔案的利用率，發揮教務檔案管理的重要作用。檔案管理網絡化使管理更加規范、準確、便捷。高校要適應數字化校園建設的新要求，適應信息化時代的發展，必須進行檔案信息化建設，從而拓寬檔案服務形式，提高服務效率，以滿足高等教育大眾化，增強社會化服務的需要，滿足日益增長的檔案查閱等要求。

其次，信息化時代的到來促使信息技術滲透到人們生活的方方面面， 高校教學檔案信息化建設已成為教學工作的熱點問題，加快高校教學檔案管理信息化建設勢在必行。我國對高校檔案信息化建設工作越來越重視，《高等學校檔案管理辦法》第三十八條就明確規定：高等學校應當設立專項經費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數字檔案館建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。

第三，高校教學檔案管理信息化是適應時代發展的必然要求。高校教務檔案建設是衡量高校教學管理水平的重要材料之一，也是高校教學評估工作中的重點評估對象。只要加強高校教務檔案管理信息化建設，才能適應時代發展的需要。

最后，加快高校教學檔案信息化建設充分體現了教學檔案的利用價值。高校教學檔案是衡量學校教學管理水平的一個重要指標。教學檔案對于今后教學管理工作起著重要的借鑒作用，為教師和學生提供了非常便捷、高效的教學檔案資源查詢服務。

3 高校教學檔案信息化存在的問題

在信息技術日益滲透的今天，我國高校管理模式也發生巨大變化，高校校園網已經普及，學籍管理、在線選課等已廣泛應用，但部分高校教務檔案管理仍處于手工階段，信息化程度低，缺乏規范化的教學檔案收集整理，嚴重影響工作效率的提高。在教學檔案的內容及分類體系方面也表現不一致，有按教學活動的歸屬范圍分的，有按教學檔案的屬性分類的。在檔案管理隊伍建設方面整體素質不高，信息管理水平低下。沒有專門的教學檔案管理人員，高素質的檔案管理人員是檔案管理的前提基礎，只有檔案管理人員具備良好的業務管理水平和計算機應用水平，才能保證檔案管理信息化的順利進行。另外，檔案管理目前還沒有形成標準化、制度化的管理體系，很多高校的教務檔案管理缺乏管理制度，教學檔案資料的收集、整理、統計、歸檔、分析等工作無嚴格程序，管理缺少系統的、完備的檔案標準化體系。

4 對策建議

高校要合理開發與利用教務檔案，為教學管理工作提供高質量服務，必須加強教學檔案信息化建設。首先要提高各級領導對教學檔案信息化工作的認識，加大對教學檔案信息化建設的投入力度，穩定教學檔案管理隊伍，提高整體素質水平，制定計劃，逐級逐步的實施，從而實現教學檔案資源的數字化、網絡化管理。

其次，要加快教學檔案的數字化工作，優化管理，促進OA系統、學籍信息、課程選課、考試成績等的數據庫整合，從而達到數字化管理，實現資源共享。

第三，要加強教學檔案內容方面的改進，實現以反映課堂教學為主的理論向理論教學與實踐教學并重的檔案管理的轉向；以反映教師以課堂傳授知識向以反映教師科研活動檔案的轉變；以反映學生課堂學習成績向反映學生研究性思維的成績的檔案轉向。增加教學實踐文檔和教師科研活動檔案的管理，增加學生科技活動檔案的管理。

第四，要制定統一的標準和規范，進行教學檔案的標準化建設，對檔案材料的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實行全過程的管理與監控，逐步實現管理的標準化。

第五，要實現教學檔案的信息互動。實現教學檔案與使用者之間的信息互動是教學檔案管理最初和最終的目標。教師可以利用教學檔案服務網交流教學信息，學生可以利用教學檔案通曉課程設置情況，上課時間的變動、實現師生互動等。在迎接教學評估時，可以從教學檔案中獲取所需的各方面的信息。

最后，要促進高校教學檔案與OA系統的優化整合。實現OA系統與教學檔案管理的對接，在同一個接口中進行電子檔案的接收和轉發，實現電子檔案與紙質檔案的對接。完善電子檔案管理制度，建立電子文件與紙質文件同步歸檔的“雙軌制”制度。在OA系統中實施全面的教學檔案管理，加強檔案業務培訓，提高檔案管理人員的技能水平和專業素質。

5 高校教學檔案信息化建設實踐

高校教學檔案管理系統包括分類管理、用戶管理、報表統計、檢索查詢、資料下載、通知公告等六個功能模塊，如圖1所示。

（1）用戶管理模塊。通過用戶管理模塊實現對使用系統的用戶和用戶權限的操作管理。本系統初步設置的用戶類型包括：管理員、一般用戶、高級管理員3類用戶。如表1所示。

表1用戶權限管理表

（2）分類管理模塊。管理員和超級管理員具有對系統中的檔案數據信息的添加、修改、刪除操作權限，有效控制了系統中的非法訪問，達到分類管理的目的。如圖2所示。

（3）檔案查詢模塊。檔案查詢模塊含有用戶基本信息、教學質量評價、教學任務、教學工作量、教學獎懲、教學研究等模塊，滿足了一般用戶信息檢索、打印、輸出等基本需求。

（4）報表統計管理模塊。該模塊主要實現檔案資料查詢。擁有權限的用戶可以通過該功能生成規范化的檔案報表和統計報表。

（5）檔案資料下載模塊。該模塊提供相關教學規章制度、文件資料和表格的下載功能。

（6）通知公告模塊。該模塊主要實現公告、通知和相關信息的發布操作。

系統采用C/S的結構，應用Delphi語言編程實現了系統的功能。其中系統登錄模塊主要進行用戶登錄管理，可以選擇用戶名，輸入用戶密碼，如果用戶輸入密碼錯誤則給出出錯提示，限制用戶的登錄（如圖3）。這個模塊還進行數據庫的連接狀態檢測，數據庫如果連接不正常則給處理錯誤信息，當連接不成功的時候出現設置按鈕，用戶可以進行數據庫的檢測。在程序啟動過程中，有時由于網絡可能出現故障導致無法連接到數據庫，此時就會出現錯誤提示。當系統正常啟動后，即進入高校教學檔案信息管理系統主界面。

參考文獻

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