數(shù)據(jù)分析菜鳥(niǎo)成長(zhǎng)記

工作中總會(huì)碰到林林總總的數(shù)據(jù)分析問(wèn)題：考勤記錄需要統(tǒng)計(jì)，市場(chǎng)調(diào)查需要整理，最起碼的Excel經(jīng)常會(huì)用到。其實(shí)并不一定每個(gè)人都要成為數(shù)據(jù)分析專(zhuān)家，工作中80％以上的數(shù)據(jù)分析只需要用到數(shù)據(jù)分析知識(shí)中20％的內(nèi)容。學(xué)一點(diǎn)基本知識(shí)，足可以讓你在工作中游刃有余。

小白剛?cè)肼毑痪茫鳛楣九６恚?jīng)常被責(zé)備做事效率低下，整理一份報(bào)表都要折騰半天。牛董很不滿(mǎn)意地丟下一句話(huà)：“現(xiàn)如今是數(shù)據(jù)、報(bào)表、PDT滿(mǎn)天飛的商業(yè)時(shí)代，不懂?dāng)?shù)據(jù)怎么混?有空你去跟Mr.林學(xué)學(xué)怎么整數(shù)據(jù)吧!”

小白耷拉著腦袋直奔Mr.林辦公桌而來(lái)。這位數(shù)據(jù)分析達(dá)人，怎樣才能幫助自己這個(gè)菜鳥(niǎo)迅速掌握要領(lǐng)擺脫尷尬呢?數(shù)據(jù)分析是怎么一回事兒?

Mr.林：小白，別著急，讓我們先來(lái)看看菜鳥(niǎo)與數(shù)據(jù)分析師的區(qū)別(見(jiàn)圖1)。你可以對(duì)比一下自己的情況，從他們思考問(wèn)題的不同方式，就能看出點(diǎn)門(mén)道了。

小白：我發(fā)現(xiàn)，菜鳥(niǎo)很迷茫，目的不明確，而且一味追求高級(jí)的分析方法，而數(shù)據(jù)分析師的目的就很明確，一切都以解決問(wèn)題為中心。

Mr.林：說(shuō)得好!他們最主要的區(qū)別在于目的是否明確。例如，分析師是不會(huì)考慮“需要多少?gòu)垐D表”這樣的問(wèn)題的，他們思考的是這個(gè)圖表是否有效表達(dá)了觀點(diǎn)?如果沒(méi)有。該怎樣調(diào)整?如果目的不明確，菜鳥(niǎo)自然會(huì)在用什么分析方法、做多少?gòu)垐D表、需要多少文字說(shuō)明、報(bào)告要寫(xiě)多少頁(yè)等這些問(wèn)題上糾結(jié)。

小白：那數(shù)據(jù)分析是怎樣的一個(gè)過(guò)程呢?

Mr.林：數(shù)據(jù)分析過(guò)程主要包括6個(gè)既相對(duì)獨(dú)立又互有聯(lián)系的階段。它們是明確和分析目的和內(nèi)容、數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)展現(xiàn)、報(bào)告撰寫(xiě)這6步(見(jiàn)圖2～6)。

數(shù)據(jù)準(zhǔn)備——巧婦難為無(wú)米之炊

Mr.林：數(shù)據(jù)分析師就好比做飯的小媳婦，數(shù)據(jù)處理和分析就好比煮米飯。那么做飯需要炊具，做數(shù)據(jù)分析也要有分析工具，最常見(jiàn)的就是Excel。

小白：那我們接下來(lái)應(yīng)該先洗米還是干嘛?

Mr.林：做數(shù)據(jù)分析是個(gè)辛苦活兒。收集一組組數(shù)據(jù)，統(tǒng)計(jì)一個(gè)個(gè)指標(biāo)，建立一層層關(guān)系，重復(fù)一次次檢查……都需要我們親力親為，嚴(yán)格把關(guān)，容不得半點(diǎn)疏忽。

比如員工考勤表，我們做用Excel做處理的時(shí)候，有很多技巧可以使之美化。這張圖表因?yàn)榱袑挷粔颍瑹o(wú)法顯示完整的時(shí)間，所以出現(xiàn)了符號(hào)“###樣”。這時(shí)候只要調(diào)整列寬就可以顯示出實(shí)際的數(shù)據(jù)。

小白：對(duì)對(duì)，我老是見(jiàn)到“####”符號(hào)。調(diào)整列寬最麻煩了!每次我都是用鼠標(biāo)拉動(dòng)列標(biāo)，一列一列去調(diào)，您有什么好方法嗎?

Mr.林：手動(dòng)調(diào)整每一列的列寬實(shí)在是比較笨的辦法。我們可以用鼠標(biāo)選中A列至D列，在菜單欄里選擇“開(kāi)始”主選項(xiàng)卡→“格式”→“自動(dòng)調(diào)整列寬”(見(jiàn)圖7)。

小白：哇!果然圖上數(shù)據(jù)表的每一列都調(diào)整到最適合的列寬了!

數(shù)據(jù)處理——必須具備“三心二意”

Mr.林：很多人都有過(guò)這樣的慘痛經(jīng)歷——讀書(shū)時(shí)追一漂亮MM被拒，人家說(shuō)：“你連我性格、喜好都不知道，憑什么說(shuō)喜歡我?”大學(xué)畢業(yè)應(yīng)聘第一份工作被拒，人家說(shuō)：“你連我們公司是干什么的都不知道，憑什么要錄用你?”這兩件事情告訴我們，做任何事情，如果只是抱著隨便看看的心態(tài)，就只能得到隨便看看便能得到的東西。所以要做好數(shù)據(jù)分析的工作，就得需要下面這樣的“三心二意”：信心、細(xì)心、平常心、誠(chéng)意、合老板意。

小白：這不光是學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)分析了，您給我上了一節(jié)職場(chǎng)啟蒙課啊!

Mr.林：你已經(jīng)拿到初始數(shù)據(jù)表了DE?怎么樣?是不是那些表格就像一群唧唧喳喳的麻雀一樣亂糟糟?運(yùn)用我教你的數(shù)據(jù)處理步驟，你想要它變成啥樣，它就能變成啥樣(見(jiàn)圖8)。

首先，數(shù)據(jù)清洗。顧名思義，就是把多余重復(fù)的數(shù)據(jù)篩選清除，將缺失的數(shù)據(jù)補(bǔ)充完整，將錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)糾正或刪除。最后的數(shù)據(jù)狀態(tài)應(yīng)該是“多一分則肥，少一分則瘦”。

然后，就是數(shù)據(jù)處理的重頭戲——數(shù)據(jù)加工，這是含金量最高的一個(gè)活兒。為什么要進(jìn)行加工呢?因?yàn)樵瓉?lái)的數(shù)據(jù)字段不滿(mǎn)足我們的需求，所以需要對(duì)原字段進(jìn)行抽取、計(jì)算或者轉(zhuǎn)換，形成我們需要的新數(shù)據(jù)列。以圖9為例，要在C列前面增加一列，則可以選擇C列，右擊鼠標(biāo)，選擇“插入”，或者在“開(kāi)始”選項(xiàng)卡的“單元格”功能區(qū)中選擇“插入”→“插入工作表列”(見(jiàn)圖9)。

數(shù)據(jù)分析——工欲善其事必先利其器

小白：我已經(jīng)學(xué)會(huì)了做員工滿(mǎn)意度的前期數(shù)據(jù)處理工作，接下來(lái)，按照牛董要求，要提供一份員工滿(mǎn)意度分析結(jié)果。我不知道到底要再做哪些事情，要得出怎樣的結(jié)果。

Mr.林：如果要了解2008年至2010年這三年來(lái)，用戶(hù)對(duì)公司各方面的滿(mǎn)意度變化情況，應(yīng)該怎樣去呈現(xiàn)呢?

答案是只需把這3年的數(shù)據(jù)都繪制在一張矩陣圖上，并用箭頭把每個(gè)服務(wù)項(xiàng)目在3年中的變化標(biāo)注出來(lái)(圖10)。

在簡(jiǎn)單的矩陣中增加了發(fā)展趨勢(shì)維度，讓人非常直觀地了解到之前每個(gè)服務(wù)項(xiàng)目在用戶(hù)評(píng)價(jià)中處于何種位置，現(xiàn)在是什么情況，將來(lái)又如何發(fā)展，非常清晰直觀，為決策者進(jìn)行決策提供了強(qiáng)有力的支撐依據(jù)。所以此類(lèi)型矩陣可以稱(chēng)為發(fā)展矩陣。

數(shù)據(jù)展現(xiàn)——給數(shù)據(jù)量體裁衣

Mr.林：你聽(tīng)說(shuō)過(guò)“電梯法則”嗎?也就是“麥肯錫30秒電梯理論”，來(lái)源于麥肯錫公司一次沉痛的教訓(xùn)。該公司曾為一家重要的大客戶(hù)做咨詢(xún)。咨詢(xún)結(jié)束時(shí)，麥肯錫的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在電梯間里遇見(jiàn)了對(duì)方的董事長(zhǎng)，董事長(zhǎng)問(wèn)：“你能不能說(shuō)一下現(xiàn)在的結(jié)果?”由于這位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人沒(méi)有做準(zhǔn)備，即使有準(zhǔn)備，也可能無(wú)法在電梯從30層到1層的30秒鐘內(nèi)把結(jié)果說(shuō)清楚。最終，麥肯錫失去了這一重要客戶(hù)。

小白：所以說(shuō)，要讓老板在30秒鐘內(nèi)讀懂你的數(shù)據(jù)。

Mr.林：的確，專(zhuān)業(yè)書(shū)籍里的內(nèi)容太細(xì)了，很多知識(shí)在工作中并不會(huì)常用到，接下來(lái)我們就看看圖表制作五步法。按這五步走，就可以做出所要的圖表了。

專(zhuān)業(yè)的圖表——圖表可以更可靠

Mr.林：圖表做完以后要問(wèn)問(wèn)你自己，它專(zhuān)業(yè)嗎?是不是同樣兼具了嚴(yán)謹(jǐn)、簡(jiǎn)約和美觀?專(zhuān)業(yè)的圖表傳遞出我們專(zhuān)注、敬業(yè)的形象，使我們更容易取得客戶(hù)的信任。比如下面這張圖(見(jiàn)圖11)，作者想要表達(dá)什么信息?

小白：這顯然是一幅殘缺不全的圖嘛，一沒(méi)標(biāo)題，二沒(méi)圖例，我怎么知道它要表達(dá)什么信息?

Mr.林：對(duì)!一張圖必須包含完整的元素，才能讓觀眾一目了然。可是新手往往一不小心就犯了這樣的錯(cuò)誤。怎樣才算包含完整的元素呢?我們首先加上圖表標(biāo)題“2010年某產(chǎn)品的銷(xiāo)量情況”，然后加上圖例，讓讀者知道深綠色跟淺綠色柱子所代表的含義，淺綠色代表品牌A的某產(chǎn)品銷(xiāo)量情況，深綠色代表品牌B的某產(chǎn)品銷(xiāo)量情況，再加上縱坐標(biāo)數(shù)值的單位(見(jiàn)圖12)。

小白：第三季度怎么一下子降了這么多呢?而且深綠色的部分還是處于正常上升趨勢(shì)的，問(wèn)題出在淺綠色柱子那里了。

Mr.林：對(duì)，第三季度A產(chǎn)品的包裝出現(xiàn)過(guò)問(wèn)題，這是產(chǎn)生這樣的數(shù)據(jù)背后重要的原因，是必須要加在圖表上的，我們稱(chēng)其為腳注。

最后還有一個(gè)元素——資料來(lái)源，這個(gè)不一定得有，但是專(zhuān)業(yè)圖表最后添加這個(gè)內(nèi)容，能增加數(shù)據(jù)的可信度。

專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)報(bào)告——顯示你的職場(chǎng)價(jià)值

Mr.林：小白，學(xué)會(huì)了這些，最后你只差撰寫(xiě)一個(gè)專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)報(bào)告了。無(wú)論數(shù)據(jù)搜集過(guò)程多么科學(xué)，數(shù)據(jù)分析方法多么高深，數(shù)據(jù)處理多么先進(jìn)，如果不能將它們有效地組織展示出來(lái)，并與決策者進(jìn)行溝通交流，就無(wú)法向決策者提供一個(gè)滿(mǎn)意的解決方案。數(shù)據(jù)分析報(bào)告主要有三個(gè)方面的作用。

小白：可是您剛才看我的報(bào)告時(shí)，似乎不太滿(mǎn)意，是不是我寫(xiě)得不好呢?

Mr.林：從內(nèi)容上來(lái)說(shuō)，并不是不好，但是整體來(lái)看，報(bào)告缺少結(jié)構(gòu)，導(dǎo)致內(nèi)容太散，不利于閱讀。數(shù)據(jù)分析報(bào)告的結(jié)構(gòu)并非一成不變，最經(jīng)典的報(bào)告結(jié)構(gòu)還是“總—分—總”結(jié)構(gòu)，主要包括開(kāi)篇、正文和結(jié)尾三大部分。慢慢多加練習(xí)，你就會(huì)體現(xiàn)出自己獨(dú)特的職場(chǎng)價(jià)值。