副手是個最好的“向上管理者”

不大愛拿大主意的處女座比較欠缺領(lǐng)導(dǎo)能力，少有出色的主管，但他們是擔(dān)任幕僚的最佳人選，能給予領(lǐng)導(dǎo)者合宜而穩(wěn)當(dāng)?shù)膸椭?/p>

在一個組織中。副手可謂是最特殊的角色，也是最苦的差事。他們不能享受最高的權(quán)力，卻發(fā)揮著承上啟下、分工負責(zé)的關(guān)鍵作用。他們不能充分體現(xiàn)自己的意志，卻要全心投入，并為大部分具體、瑣碎的事務(wù)負責(zé)。

曾有人為副手總結(jié)出“十誡”：到位不越位；辛苦不訴苦；有功不爭功；補臺不拆臺；彌亂不添亂；諍言不失言；創(chuàng)新不標(biāo)新；有為不胡為；聯(lián)動不盲動；用人不疑人。

在現(xiàn)實的職場中，做到如此進退得法的“十誡”又談何容易?既要盡心竭力、出謀劃策，又要尊卑有序。于是副手的微妙地位，也常被上升到哲學(xué)的高度去加以解釋。

其實，副手的工作是可以如此簡單的——

羅塞娜·博得斯基曾在通用電氣工作了25年，其中13年擔(dān)任通用首席執(zhí)行官和董事會主席杰克·韋爾奇的行政助理。當(dāng)韋爾奇于2001年9月退休并創(chuàng)建了私人咨詢公司，博得斯基跟隨他成為其首席助理和員工主管。

博得斯基把自己近20年的助理工作寫成了《支撐：做副手的智慧》一書。

在書中，她調(diào)侃自己：“14年來我一直是一臺人工答錄機、自動撥號機、文字處理器、一個過濾系統(tǒng)以及一名事實調(diào)查員；已經(jīng)成為一個發(fā)聲板、搬運工、伙伴以及好事和壞事的承受者；充當(dāng)著一個批評者、外交官、修理工、拉拉隊長和說‘不’的人；在‘助理’的職位上承擔(dān)十幾種其他角色，為一個在1984年被《財富》雜志評為美國十大最強硬的老板之一的人當(dāng)助手。”

為老板節(jié)約2萬個小時

2000年5月，《新聞周刊》做了一篇報道，描述我“在美國的頂級老板身旁”的職業(yè)生涯，給我起了個綽號：杰克·韋爾奇的“秘密武器”。這是一個不錯的贊美，但是并不恰當(dāng)。贏得企業(yè)經(jīng)營勝利的不是秘密武器而是士兵。只有士兵的隊伍每天都處于良好的戰(zhàn)備狀態(tài)時，公司和軍隊才會獲勝。這就是我過去所做的事情，現(xiàn)在也在這樣做。就我而言，不算什么大秘密的竅門之一就是我知道如何創(chuàng)造時間。這也是我要與讀者分享的一個技巧。雖然沒有準(zhǔn)確科學(xué)的方法來衡量，但我想在近15年的過程中我給杰克·韋爾奇額外節(jié)省了兩萬個小時，這相當(dāng)于每周增加了一天的時間。

我為杰克做準(zhǔn)備工作。情況往往是我?guī)退脙尚r進行電話溝通、閱讀成堆的文件、審核各種報告材料，然后杰克就只需要用30秒的時間進行最后的處理。我遞交給他做決定需要的重要材料，他就可以做好決定，繼續(xù)進行其他事情。如果他遞給我一張便條，問一個我還沒有料到或無法回答的問題。那么這就說明我的工作做得還不夠好。我是否善于讀透別人的心思呢?答案是否定的。但是我善于注意周圍正在發(fā)生的事情，并確保自己了解它們?yōu)槭裁窗l(fā)生。我假設(shè)自己是一個因果問題的研究者。這樣我就能夠相當(dāng)準(zhǔn)確地估測主管需要什么樣的材料，然后適當(dāng)?shù)貕嚎s材料。這種準(zhǔn)備工作主要包括信息收集、溝通和協(xié)調(diào)，任何一個想成為精簡材料專家的人都要這么做，無論他的具體工作任務(wù)是什么。

如果你這么做，你的老板就能夠跳過費時的基礎(chǔ)性準(zhǔn)備工作，把精力集中于最終結(jié)果上。我篩選杰克·韋爾奇收到的每個事項，確保里面沒有無關(guān)緊要的內(nèi)容或其他可以由另一層次的人員處理的事件。如果杰克問我：“哈里怎么處理這件事情的?”下次我就會只遞給他關(guān)于這件事情的匯報文件了，因為我會事先聯(lián)系哈里，問一些基本問題。時間太寶貴了，不能浪費，除非絕對必要，否則不要多接觸一頁文件、一個項目或一個問題。有時大量接觸是不可避免且必要的，但是訓(xùn)練有素的文件精簡方法為上司提供了額外的緩沖時間，他可以用來發(fā)展企業(yè)，或者消除有可能毀掉整個企業(yè)的潛在危險。

你今天做的工作是否有助于達到一個目標(biāo)?

如果商業(yè)人士努力使自己每天必須做的上百個行動富有價值，而不是先確定哪些行動有利于長期目標(biāo)的話，他們只會把自己逼瘋。使用秘書這個詞語會有如此多麻煩的原因，是因為它表面包裹了太多關(guān)于后勤人員的價值評價。我們需要回到秘書工作職位的實質(zhì)：無論你的工作、薪水或職位如何，如果你不是在幫忙，那么你就是在阻礙工作。

無論你的職位是什么，管理的實質(zhì)就在于使事情發(fā)生。這聽起來是否要求太低了?不夠冠冕堂皇?我不這么認為。25年來我擔(dān)任了各種各樣的行政助理職位，每當(dāng)我問自己下面這個問題時都能得到巨大的滿足：我今天做的工作是否有助于達到一個目標(biāo)?問題的回答通常是肯定的，即使我所做的不過是創(chuàng)下人類一天能夠回復(fù)郵件數(shù)的新世界紀(jì)錄。我也是個投資者，我在自己身邊發(fā)生的事情上投資時間和精力。我從不退縮，這也是我要談的另一個秘密。這就是向上管理的內(nèi)涵。

事實是，老板和助理間任何一種成功的合作關(guān)系都完全不像外界看起來那么等級分明。在共同度過的14年美好時光中，羅塞娜和我不僅僅是搭檔。她可能在自下向上地管理我，而我或許自上向下地管理她，但是在大多數(shù)的管理情況下我們兩人是平級的，就像隊友那樣合作。

我們互相傳球。為對方截球，大聲喊叫和熱情鼓勵(偶爾也罵人)，一起承受失敗，也許更多的時候是分享勝利。職務(wù)上我是她的老板，她是我的助理，但感覺上絕非如此。或許這就是我們在一起的時光有如此樂趣的原因。毫無疑問，這也是我們的合作如此有效的根本原因。

羅塞娜談到了很多關(guān)于通用的內(nèi)容，但是向上管理不僅僅是講通用，還有如何才能更有效率地工作。從來沒有哪個老板讓我一天之內(nèi)安排10個會議，或者第二天早上就把他從美國的皮茨菲爾德市送到日本的東京，或者同時接三個電話、一周處理30個訪客、一天處理5DO封電子郵件。如果我真有這么個老板，我的管理生涯可能只能持續(xù)大約10分鐘。

羅塞娜談到了幾個基本問題，她描述了她所做的哪些工作讓我們的搭檔關(guān)系有效運轉(zhuǎn)。任何助理都可以傾聽她的建議，從而獲得其老板發(fā)自肺腑的感激。

我唯一的異議就是羅塞娜漏掉了她的三大個人品質(zhì)。即忠誠、謹(jǐn)慎和寬恕，這三大品質(zhì)貫穿她做的每件事，使她更加有效率并成為一位優(yōu)秀的搭檔，羅塞娜具備這些優(yōu)秀品質(zhì)，其實任何一個助理都要如此。在這三個品質(zhì)方面，她不僅僅是做到一點點，而是在每個方面都表現(xiàn)得非常突出。

面試中很難判斷一個人是否忠誠，當(dāng)我第一次遇到羅塞娜時還在尋找這樣?xùn)|西。我當(dāng)時想了解她的性格，我知道自己想與一個關(guān)心通用及其使命和成果，并且像我一樣有激情的人共事。

我認為忠誠是一種瘋狂、不懈的熱忱，它讓你把工作放在第一位。事實上，我不需要對待工作不認真的伙伴，因為我不是這樣的人。我需要一個視工作為生活和呼吸的搭檔，因為工作如此令人興奮以及重要。我需要一個忠誠于通用風(fēng)格及其員工的助理，以至于他能因為忠誠而讀懂我的想法。

對一個助理來說，謹(jǐn)慎的品質(zhì)是絕對必要的，但我并不認為這一點很容易做到。處在羅塞娜的這個位置上的人通常無事不曉，從重大戰(zhàn)略決策到最細微的個人問題，而這些事情往往也是別人想從他們口中探聽出來的。

你無法想象有多少次我從羅塞娜的桌子旁經(jīng)過，聽到她在電話里跟某個人說“我不知道”或“我確實無法回答”。她做到了對公司信息守口如瓶。她明白從她這里傳出去的一丁點兒風(fēng)聲都會迅速傳遍整個公司，而這個過程可能會葬送企業(yè)的一個重大交易或一個人的職業(yè)前途。13年來，我可以誠實地說，羅塞娜從來沒有泄露從我嘴里說出來的任何一個詞，沒透露經(jīng)過我桌上的任何一張紙片或任何一封電子郵件，確實如此。

羅塞娜談到彈性的問題。她說這很重要，特別是當(dāng)你的老板太忙沒空給你時間詢問，而你只能完全按照老板的指示奮勇向前的時候。她當(dāng)然是對的。

彈性已經(jīng)成為任何企業(yè)管理人員的關(guān)鍵品質(zhì)，無論是遇到多么古怪的人，無論市場多么惡劣，或者是在你最大的對手搶了你最好的客戶的時候，你都要具有迅速反彈的能力。哭泣沒有意義。騎上馬，咬緊牙關(guān)，繼續(xù)戰(zhàn)斗，直到取勝。這就是商業(yè)競爭。

一個好搭檔善于寬恕，但我不認為寬恕就是彈性。彈性來自頭腦、神經(jīng)和勇氣，而寬恕來自心靈。

寬恕在于羅塞娜從來不把我發(fā)火的表現(xiàn)放在心上。在心靈的某個地方她如此深信通用和我的敬業(yè)精神，所以她對我偶爾的壞脾氣泰然處之，她認為這是人之常情，然后便拋之腦后。更好的是，當(dāng)我不好意思地向她道歉時——我總是在一兩個小時之內(nèi)這么做——她總是大度地接受我的道歉。事情就是這樣，她胸懷寬廣，從不記仇。

最后，關(guān)于謙虛。多年來，我注意到大多數(shù)向上管理得最有效的助理們謙卑得讓人難以置信。他們從來不會為任何事情居功——從一次成功的董事會會議到對一名潛在員工做很棒的評價——即使當(dāng)應(yīng)該居功時他們也從不這么做。當(dāng)然，羅塞娜不會在自己的書中提到這一點，所以我想我應(yīng)該在這里強調(diào)這一點。

現(xiàn)在，輪到我退居幕后為她喝彩了。