中小企業電算化實施研究

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A文章編號：1008-925X(2011)12-0056-01

摘要：隨著計算機技術的高速發展，會計電算化的運用也越來越廣泛。但是由于中小企業管理基礎相對薄弱，信息管理技術落后，財務人員業務水平偏低，所以電算化實施過程中存在一定問題。本文通過分析目前浙江省中小企業會計電算化在實施應用工作中存在問題，然后提出相應的改進措施。

關鍵詞：電算化 問題 措施

電子計算技術的發展與完善，促使了會計電算化的產生并在會計實踐中不斷被推廣應用。中小企業逐漸通過會計電算化來提高自身的管理水平，進而提高競爭力，但是由于中小企業管理基礎相對薄弱，信息管理技術落后，財務人員業務水平偏低，電算化實施情況不盡如人意。

1 中小企業電算化實施現狀及問題

1.1 財務軟件應用集中，功能單一，不能滿足個性化需求。浙江省80%以上的中小企業已經實現或部分實現會計電算化。但是在實際實施過程中，多數企業采用“一刀切”模式，一般都是選擇比較主流的“用友財務軟件”、“金蝶財務軟件”等通用財務軟件，這些軟件具有操作簡易，上手快、維護有保障等優點，但是缺點也是明顯的，比如對會計人員的要求比較高，不能一步到位地滿足用戶核算與管理的需要。

同時從功能應用情況來看，大部分企業主要采用賬務處理子系統和報表子系統，即主要應用財務軟件進行憑證填制、登記賬簿、編制報表工作，其他子系統如應收款系統、應付款系統、工資子系統等應用較少，成本子系統由于成本核算工作的特點而導致幾乎沒有企業應用。這些功能基本上是對傳統手工會計核算的一種模擬和再現，只能提供對已經發生經濟業務的相關會計信息，從而使企業整體管理信息系統缺乏及時有效的財務信息支持而無法發揮有效作用。

1.2 崗位設置隨意，數據安全性差。從崗位設置來看，多數仍然采用傳統的手工方式下的崗位設置方法，而會計電算化崗位由基本會計崗位兼任，會計電算化系統的實施增加了財會部門系統管理維護的工作量和購置電算化系統的資金投入，沒有達到顯著提高會計工作質量的效果；另一方面，在電算會計崗位中，為了方便記憶或者操作方便，每個操作人員的密碼都是一樣的，或者各個會計人員的操作密碼完全公開，達不到基本的內部控制要求，數據的保密性、安全性極差。

1.3 操作管理缺乏系統性和科學性。目前，中小企業對初始化設置不夠重視，對初始化時間的確定未進行有效地籌劃，往往倉促上陣，企業電算化實施項目的主管人員與軟件公司實施人員未進行有效地溝通和協商，考慮不夠周詳，特別是會計科目的一些輔助核算在初始化時缺乏周密的考慮，致使以后部分核算數據無法有效地歸集，很大程度地影響了以后的核算工作。而在后期日常業務處理中，或者是由于初始化缺乏全局性的原因或者是由于操作人員操作失誤原因，導致一些科目借貸處理不準確，致使期末損益結轉數和報表反映數錯誤。

1.4 信息渠道不暢通。中小型企業對財務軟件的功能應用較少，只是財務部門實施了電算化工作，其他部門仍然采用手工處理方式，導致的結果電子信息滯阻于部門內部，不便于信息的充分利用。會計電算化軟件還不能直接按照企業外部環境的要求輸出信。

2 促進中小企業電算化實施的措施

2.1 選擇合適的財務軟件。中小企業選擇合適的財務軟件，首先應結合行業特點進行選擇，例如流通行業與制造行業或者服務行業業務特點不一樣，相應的會計軟件的核算方法就會有相應的差別；其次，企業規模大小不同，機構設置也有差異，機構復雜的需要分級核算；機構相對簡單的核算也比較簡單。中小企業應該結合選擇與企業規模相適應的軟件，同時考慮企業的發展規劃，處于擴張期的企業應該保證電算化軟件能適應企業發展的需要；此外，還要考慮電算化軟件與企業其他信息系統的兼容性。選擇財務軟件時，不能僅考慮財務部門工作的需要，應從整個企業信息管理的高度出發，保證財務部門和其他部門信息的共享，達到真正滿足企業管理信息系統對信息傳輸和處理的要求。

2.2 合理設置會計電算化崗位。實現會計電算化后單位要根據會計電算化的特點和要求，按照權、責、利相結合的原則，明確系統內各類人員的職責、權限并與利益掛鉤，建立健全崗位責任制，切實做到“事事有人管，人人有專責，辦事有要求，工作有檢查”。實施財務會計電算化過程中，各單位可以根據內部牽制的要求和本單位的工作需要，對電算會計崗位劃分為電算主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查、數據分析、會計檔案資料保管員等崗位。按照企業規模和實際情況，也可以可以一人一崗，一人多崗或多崗一人，只要符合內部牽制原則即可。

2.3 強化培訓提高會計人員素質。

2.3.1 在培訓軟件的選擇上，選擇軟件時一定要注意軟件的市場占有率、商家信譽、商品質量、售后服務等較多因素，選擇培訓的軟件應盡量作為小型企業開展電算化工作的首選軟件。為了拓寬財會人員對電算化軟件的了解，可以在培訓過程中適時地向財會人員介紹其他一些質量、信譽、售后服務等較好的會計軟件。

2.3.2 在培訓內容方面，培訓內容應滿足開展會計電算化工作的需要。既要進行基本的賬務、報表操作的培訓，又應適當擴大培訓范圍，涉及到工資、固定資產、采購、銷售、成本等基本內容，爭取培訓完畢，受訓人員就能夠運用所學知識開展會計電算化工作；培訓內容還要包括計算機基礎知識和一些網絡知識。

2.4 促進電算化實施從核算型到管理型的轉變。企業會計信息系統不能只包括會計信息而孤立的存在，應從企業管理信息系統角度出發，包括供應鏈、生產、市場等信息，增加和提升會計信息系統的管理職能，使其與企業信息管理系統的其他子系統進行有機結合，保證各信息系統之間的信息可以充分的互換與共享。建立企業全面而協調的信息管理系統，實現核算型會計軟件向管理型會計軟件的轉變，逐步使企業全面信息化，適應現代企業管理的需要。

總之，會計電算化工作替代傳統的手工會計核算是必然趨勢。中小企業應在會計電算化實施過程中強化管理制度，規范業務流程，重視人才培養，將會計電算化工作納入企業信息化工作的總體范疇，制訂切實可行的會計電算化工作計劃，以確保會計電算化工作為企業管理提供服務。