淺談金融檔案的外包管理

【摘要】隨著金融體制改革的不斷深化，金融業務迅猛發展，隨之產生了大量的內容豐富、載體多樣的金融業務材料。南京地區金融機構面臨的競爭日趨激烈，各金融機構的檔案管理工作在實際操作中存在很多阻礙其發展的問題，包括庫房緊張、檔案數量和種類增加迅速、檔案保管和查閱環節存在困難和漏洞等，如何對金融檔案進行合理的管理，使其便于利用，來防范、化解和規避金融犯罪、金融風險，成為金融檔案工作面臨的亟待解決的重要課題。2008年10月，中國人民銀行南京分行營業管理部金融票據中心建立了為南京地區金融機構提供檔案管理服務的檔案管理中心，運行三年來，業務發展快速，切實解決了金融機構的現實難題。

【關鍵詞】金融檔案外包管理

隨著金融體制改革的不斷深化，金融業務迅猛發展，隨之產生了大量內容豐富、載體多樣的金融業務檔案。如何對金融檔案進行合理的管理，使其便于利用，防范和化解金融風險、金融犯罪等，成為金融檔案工作面臨的亟待解決的重要課題。

一、檔案在金融機構管理中的重要作用

金融檔案是指各金融機構在工作中形成的具有保存價值的歷史記錄。包括：各金融機構文書部門產生的文書檔案；會計、基建部門產生的各類專業檔案；信貸部門產生的信貸檔案；客戶辦理業務時留存的各類表單、資料、合同以及其他工作中產生的文字、圖表、光盤、磁盤等材料。金融機構的文書檔案中有工作計劃、目標、規章制度、會議記錄、總結、業務文件材料等等，具有一定的機密性，對金融機構的管理起著重要的指導作用。金融機構的會計檔案種類包括會計報表、會計賬簿、會計憑證及其他類，是金融機構籌措資金、發放貸款或內部財務管理產生的，真實反映了金融機構的經營管理活動的過程，反映了金融機構內部經營管理的狀況，這些重要的會計資料如發生丟失、損毀等現象，將會給國家和金融機構帶來不可彌補的損失。金融機構的信貸檔案是金融機構在辦理信貸業務過程中形成的，記錄和反映信貸業務的重要文件和憑據，它是金融機構防范信貸風險、依法收貸、化解不良資產和減少損失的重要依據。金融機構其他各類檔案也是金融機構的重要歷史資料，對金融機構的經營管理起著舉足輕重的作用。

金融是經濟的核心，金融檔案是金融機構運營發展的歷史記錄，它與金融機構的各項管理活動是緊密相連，相互作用，相互影響的。隨著金融業務的不斷發展，金融犯罪、詐騙、違約等也大量產生，而金融檔案在為防止這些不良行為給金融機構帶來的資金風險中，有著不可替代的作用。

二、金融機構檔案管理現狀

（一）基礎設施不達標

檔案庫房是保存檔案的場所和基礎設施，是一種特殊性建筑，要求具有防高溫、防潮、防光、防有害氣體等功能。庫房內還要求配備設施包括消防設施、空氣調節設施、專用檔案裝具、監控防盜設施等，這些都直接影響檔案的保管效果。而目前絕大多數金融機構沒有符合檔案管理標準的檔案庫房，而如果金融機構自行建造符合檔案管理要求的檔案庫房，需要大量的財力、物力，因此金融機構往往利用辦公用房作為檔案庫房，導致有的金融機構現有的檔案庫房面積偏小，防火、防盜、防潮等設施不全；有的金融機構檔案庫接近水源，檔案受潮、霉變情況時有發生；有的金融機構辦公、閱檔、庫房合并使用，用紙箱、麻袋來裝重要的檔案資料；有的金融機構甚至將檔案和雜物堆放在一起，導致重要的檔案資料被當作廢品賣掉等情況的出現。

（二）管理機制不健全

金融機構的各項業務活動都是為金融機構的經營活動服務的，在各項業務活動中產生的檔案應該是一個不可分割的有機整體，是金融機構多方面、多層次信息的體現，反映了金融機構經營活動的全過程。如果把這些檔案分成若干塊管理，既不科學又不利于金融機構發展的需要，因此檔案的集中管理是十分必要的。但目前除少數金融機構實現了檔案的真正集中管理，大多金融機構各類檔案往往按形成部門和檔案來源分散保管，比如：文書檔案由辦公室保管，會計檔案由會計部門保管，信貸檔案由信貸部門保管，其他檔案也由產生部門自行保管，分支機構產生的各類檔案也由分支機構的內設各部門分頭保管，沒有將本單位所形成的檔案按整體來進行管理，更缺乏統一檔案管理的標準和制度。這些情況勢必造成檔案管理和使用的不便，檔案的安全性和保密性相對較弱，也容易出現人為方面的問題。因此制定統一的檔案管理發展規劃，采用統一的檔案管理模式，有利于保障檔案管理的科學化、規范化，有利于檔案的保管和保密，有利于提高檔案工作水平。

（三）制度建設滯后

檔案工作制度的建立和健全，是單位建立檔案工作的重要標志之一。金融機構制定規范的檔案工作制度，對自身檔案工作起著約束和導向作用，可以減少檔案管理的隨意性，保證自身檔案管理工作的健康、持續發展。由于金融行業的特點，目前金融機構各類檔案的具體要求各不相同，各門類檔案的管理也處于各自為政的狀況。在制度建設上，有的單位雖然制度有檔案管理辦法，但存在內容不全，沒有涉及檔案的統計、保密、利用等方面內容的情況；有的單位照抄照搬其他單位現成制度的情況，不符合本單位實際，不便于執行；有的單位長期以來沿用老的檔案管理制度，不注意對制度的完善修改，使制度的規定脫離了實際，不能起到規范行為的作用。在檔案整理上，有的金融機構檔案管理執行上級單位的標準，有的金融機構則執行地方檔案局的標準，有的金融機構則執行了長期以來形成的習慣做法，使得檔案規范化管理步履艱難。

（四）檔案人員素質不高

檔案人員的素質如何，直接影響到檔案質量的好壞。金融機構檔案管理人員大多都是身兼數職，變動頻繁，新手多，沒有經過專業培訓，缺乏專業的檔案理論知識，沒有更多的精力投入到檔案管理中，檔案管理都是一個人摸索著干，無法對檔案進行科學有效的管理，加上制度建設不完善的問題，在檔案整理上往往出現分類、整理規則前后不一致的情況，前一年度和后一年度檔案整理方法完全不同，無規律可循，檔案編號錯號、漏號、跳號現象時有發生，應該歸入上一年度的檔案卻歸入下一年度，檔案隨意查閱，只滿足于檔案不丟失，裝進袋子、鎖進柜子，停留在你查我調的階段，更不要說去對檔案進行現代化的管理，研究檔案的開發利用等了。

三、解決金融機構檔案管理困境的途徑

隨著現代經濟金融的不斷發展，金融機構檔案管理工作不斷遇到新矛盾、新問題。紙質檔案海量增長，受到場地與資金限制，檔案堆積如山，金融機構每年需花費大量的人力、物力去整理、維護;由于庫房緊張，檔案占用辦公室的面積，為此金融機構要付出昂貴的租金或同值的機會成本；由于人手不足、無專業人才等問題導致了金融機構對其自身產生的金融檔案無精力進行標準化的管理；檔案的管理不善，導致重要的檔案文件損壞、丟失，從而造成經濟損失，影響金融機構的業績和管理。而要建立一個規范的，符合檔案管理要求的檔案庫房，對于單個的金融機構來說是一項耗時、耗力且艱巨而繁瑣的工作，增加非核心業務的檔案管理人員也將直接影響金融機構的競爭能力。因此，無標準檔案庫房、整理不規范、大量積壓、查找困難，利用率低，是現階段金融機構檔案管理普遍存在的問題。

“新木桶理論”主張經濟主體要找準自己的經營優勢，也就是做你最擅長的，其余的則交給別人。追求低成本高回報是最基本的商業操作規則，國際金融業正通過金融服務外包的方式實踐著這一規則。金融服務外包作為一個新興行業，正在全球化的背景下迅猛發展。追求低成本高回報是最基本的商業操作規則，國際金融業正通過金融服務外包的方式實踐著這一規則。專業化的外包服務分工與運作可以產生規模效益，對客戶而言，從外包中得到的利益主要有成本的節約、質量的提高、服務速度的加快，以及使企業更多關注于核心業務，更有效地分配和使用資源。

金融機構可以將其非核心業務中的檔案管理業務交給專業的中介服務機構來進行集中管理，中介服務機構全面地、綜合地運用各種方法、手段、工具，將金融檔案管理中的人力、物力等軟、硬資源按照集中的模式進行整合，使得金融檔案管理規范、便于利用，使金融機構可以節約成本，集中優勢資源發展核心業務，優化其市場戰略，在市場競爭中取得優勢。金融機構檔案的外包管理，最大優勢在于通過一定的專業分工，獲得外部規模經濟效應，讓金融機構更多關注核心業務，繼而實現節約生產成本，獲得利潤最大化的目標。因此檔案外包集中管理成為解決金融機構檔案管理難題的唯一出路。

四、國內外先進經驗

在國外，檔案中介業已經發展得相當成熟，并形成了一套公認的運作規則和模式。美國的商業性文件中心就是由私人創辦的檔案寄存機構，配有現代化的文件存儲設施，專門為企業提供檔案的寄存服務，尤其可為新型載體文件提供良好的保管條件。2000年11月由美國銀行、摩根大銀行與IBM公司共同合資設立的Viewpoint Archive Service公司可以說是應運檔案管理業務外包而產生的一種新型檔案中介服務機構，它專門提供支票影像檔案的存儲與查詢服務。2002年底，美國第三大信息管理與檔案文件保管企業Guarantee公司進入中國市場，向社會提供全方位的檔案文件保管寄存服務。

在國內，也有不少檔案中介組織為社會提供檔案的整理、裝訂、保管等服務。1993就已成立的上海檔案咨詢服務中心，是我國較早的一家檔案中介機構；北京碧海蘭臺咨詢有限公司、福建省文件檔案管理服務中心、深圳市檔案寄存中心等檔案中介機構也承擔了大量的檔案勞務性工作。西安銀博科技發展公司數據信息中心是主要從事銀行、政府機構和大中型企事業單位文件檔案的數字化工程及后續維護與加工服務的機構。近年來，他們先后為多家單位提供檔案數據的掃描錄入服務，包括建行陜西省分行會計稽核中心的掃描補錄、個人住房檔案合同收件及掃描、個人貸款檔案掃描錄入等外包服務。

五、南京金融檔案管理中心檔案管理與利用模式

雖然上述檔案中介機構的成立解決了一些單位、部門檔案外包的需求，但專門為金融機構服務的檔案中介機構還是寥寥無幾。金融檔案由于存在著安全性、保密性、穩定性等問題，對將重要的檔案資料交給社會上一般的檔案中介機構，金融機構也還存在著擔憂與顧慮。2008年，具有金融服務職能的人民銀行南京分行營業管理部所屬南京金融票據中心為南京地區金融機構建立了金融檔案管理中心這一檔案中介服務平臺，積極主動開展金融檔案管理服務，為金融機構提供了較更完善的金融檔案外包服務。

（一）為金融機構提供多種檔案管理服務

金融檔案管理中心提供的檔案管理服務包括寄存和托管兩種模式。檔案的寄存，是指由檔案管理中心提供符合檔案管理要求的庫房和裝具進行存放，并負責庫房的日常管理，檔案的整理、調閱等由寄存者負責。檔案的托管，是指由托管單位按檔案管理要求進行裝訂后，將檔案交檔案管理中心管理，檔案檔案管理中心提供整理編號、編制目錄、檔案調閱以及日常管理等服務。

（二）檔案寄存、托管的程序

金融檔案管理中心接收寄存、托管檔案的原則一是要有保存價值，二是要自愿。接收的程序是：金融機構提出申請，檔案中心對金融機構的檔案數量、種類、寄存或托管時間以及費用等進行確認并接受申請；雙方根據國家有關法律規定，訂立檔案寄存、托管協議并簽名蓋章，明確雙方權利與義務；清點檔案數量、檔案的所屬年度、種類、保管方式、密級等進行清點檢查，生成電子目錄并注明存放的位置；根據移交方確定的檔案數量、種類、移交時間辦理交接手續。

（三）檔案的管理

1.檔案庫房硬件設施符合要求。檔案管理中心檔案庫房按照《中華人民共和國建筑工業行業標準檔案館建筑設計規范》乙級檔案館標準進行建設，配備了檔案密集架、空調機、去濕機、滅火器、溫濕度計、防蟲防霉藥物、防鼠板等設備和物品，并在庫區內設置24小時數字化視頻監控錄像系統和防盜報警裝置及消防設施，達到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲“八防”要求。

2.建立了檔案管理各類制度。根據國家及省市各級檔案管理規定，檔案管理中心先后制定了《檔案寄存、托管服務管理辦法》、《檔案管理制度》、《檔案人員崗位責任制》、《會計檔案管理辦法》、以及《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱、利用制度》、《檔案統計制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案移交制度》、《庫房管理制度》、《庫區安全制度》等十幾項制度辦法；同時還在日常工作中建立了檔案查閱借閱登記簿、庫房溫濕度登記簿、庫房檢查登記簿、庫房出入登記簿等一系列工作臺賬，將工作臺賬責任到人，保證了檔案管理的規范、安全、保密。

3.注重檔案管理人員素質培養。目前檔案管理中心全部檔案管理人員均為大專以上學歷，全部取得了南京市檔案局的檔案人員上崗資格證書和會計人員從業資格證書。每年檔案管理中心還對檔案管理人員進行保密教育，簽訂保密協議書，并組織他們參觀學習具有先進管理檔案工作經驗的單位，提高檔案管理業務水平。

4.科學合理保管檔案。按金融機構行業特征，檔案管理中心將托管檔案按機構、年度、類別等要素對檔案進行整理、編號、造冊、裝盒、登記等，并生成電子目錄，檔案上架后還要將存放的位置進行登記，保證檔案能夠迅速準確地查找到檔案。對寄存的檔案，實行封箱管理。金融機構將檔案按年度分門別類分別裝入專用檔案箱內，每箱填寫四張標簽貼在箱子四面，標簽內容為寄存寄存單位名稱、檔案種類、箱號、箱內卷數，備注等內容。

（四）檔案的合理利用

寄存、托管在檔案管理中心的檔案，其所有權并未發生改變，只是將檔案暫時存放到了檔案管理中心。因此，對于寄存、托管的檔案，檔案管理中心有責任將保護好，同時也有義務保護檔案所有者的合法權益。

金融檔案管理中心為金融機構提供的檔案查閱方式有現場查閱和遠程網絡查閱兩種。現場查閱時，金融機構查閱人必須攜帶單位介紹信和本人有效證件，經檔案管理中心工作人員核驗無誤后方可查閱。檔案查閱需在安裝有監控設施的閱檔室內進行，查閱過程中，檔案管理中心的工作人員有權監督查閱人員使用檔案的全過程，查閱人員也不能隨意抽取檔案或在檔案上進行修改、涂改等。查閱、復印檔案都必須進行登記。遠程網絡查閱需要金融機構首先要向檔案管理中心提出申請，登記用戶名使用人、身份證件及號碼、經所在單位蓋章確認后由檔案管理中心為其分配用戶名和初始密碼。在進行遠程查閱時，首先填寫遠程查閱單，由檔案管理中心對需要查閱的檔案進行掃描后存入檔案管理系統并通知查閱者進行查閱，遠程查閱時需要對該份檔案的查閱有效期做出規定。已經寄存、托管的檔案一般不得帶離檔案管理中心，特殊情況需要帶離的，必須經金融機構相關負責人簽字并經單位蓋章，規定歸還時間后方可帶離。非檔案寄存、托管單位需要查閱檔案必須經過寄存、托管單位同意，開具寄存、托管單位介紹信并由寄存、托管單位人員陪同才能進行查閱，確保金融機構檔案的絕對安全。

六、建立檔案管理外包中心應注意的問題

建立統一的檔案管理中心，可以發揮規模優勢，采用高科技的檔案管理手段，降低檔案管理成本，從而使金融機構從繁瑣的檔案管理工作中解脫出來、專注于核心業務，這是南京金融票據中心最初建立檔案管理中心這一服務平臺的初衷。經過三年的發展，檔案管理中心目前已為南京地區十三家金融機構提供了檔案管理的外包服務，檔案的品種從最初的單純的金融會計憑證管理發展到了會計檔案中的會計報表、會計賬簿以及信貸檔案、客戶資料等，檔案的數量也達到了四百多萬卷。由此看來，對于檔案管理的外包，金融機構的需求量還很大。自南京金融檔案管理中心這一服務平臺建成以來，已有全國各地多家金融票據中心前來參觀學習。金融服務是人民銀行的重要職責之一，各地金融票據中心應抓住這一契機，建立統一的檔案管理外包中心，向各金融機構提供包括會計檔案在內的各種檔案管理服務，切實解決金融機構的后顧之憂，真正體現央行金融服務內涵。

在建設檔案外包管理中心時，一是建立時應在地方檔案管理部門進行備案，取得地方檔案管理部門的支持；二是要優化檔案庫房硬件條件，確保檔案管理硬件條件達到規定標準；三是要保證檔案的絕對安全，除防火防盜外，還要保證檔案不發生失密、泄密等現象；四是充分利用現代科技，提供技術含量高的檔案管理服務；五是加強人才隊伍建設，定期對從業人員進行業務培訓，使其掌握最新的檔案管理知識和業務操作技能；六是要加強宣傳，引起社會各方面的普遍關注，爭取得到積極的反響和回應。

作者簡介：葛凌云（1970-），女，漢族，江蘇南京人，中國人民銀行南京分行營業管理部金融票據中心檔案業務科科長，經濟師。