會計憑證的信息化管理探討

【摘要】會計憑證信息化管理可以采用辦公軟件、財務軟件、專門軟件等方式，但面臨需求變動、信息安全、人才素質等方面的挑戰，強化信息化管理需要加大投入，加強培訓，完善配套管理制度。

【關鍵詞】會計憑證 信息化 管理

會計憑證是記錄經濟活動，保存經濟活動信息的一種有效手段，同時也是明確經濟責任，為執行內部控制提供有效幫助的手段。因此，加強會計憑證管理意義重大。但隨著時間的推移，單純依靠手工進行管理出現效率較低、后期利用難度大等方面的問題，而借助信息化手段，則可以有效的提高憑證管理水平和提高憑證信息的可使用性。

一、會計憑證的信息化管理方法

會計憑證的信息化管理方法主要是在遵守國家會計制度和會計準則的前提下，借助于計算機信息化管理手段，對會計憑證數據進行科學分類匯總、記賬，形成部分輔助會計工作的匯總表等信息，并科學的反應會計憑證的審核情況，從而加強和改進憑證管理，并提高會計憑證信息的可利用程度。總體來看，利用信息化管理會計憑證分為三種模式：利用辦公軟件進行會計憑證管理、利用財務軟件功能窗口進行會計憑證管理、利用專門的軟件進行會計憑證管理。

1.利用辦公軟件進行會計憑證管理

傳統的信息化管理主要是利用一些常用的辦公軟件如Excel等對會計憑證進行管理。在這種模式下，首先可以將Excel工作表進行重命名，如命名為“會計憑證表”，并在這一表格中輸入會計科目代碼和科目名稱。同時，這些名稱并不一定需要完全與會計制度所規定的相一致，而是可以根據實際需要，將一些補充科目輸入進去，這樣就可以使整個憑證管理更加符合實際，也更便于操作。然后，通過利用Excel中的函數設置會計科目自動顯示功能，這樣就可以方便的獲取所需要的憑證信息。再次，利用Excel中的數據篩選功能查找實現數據查詢。

2.利用財務軟件的功能窗口進行會計憑證管理

利用財務軟件的功能窗口進行會計憑證管理即在財務軟件中設計出一個手工記賬憑證樣式的窗口，用戶在這個窗口中填寫相應的信息即可。在這種模式下，用戶首先購買所需要的財務軟件，如對于會計憑證管理中會計科目的設置等有特殊要求，可以通過與軟件供應商協商進行協商來獲取所需的技術服務。然后，用戶在軟件中錄入會計憑證的相關信息，在這種模式下，用戶只需按照既定的管理模式進行輸入即可，而無需過多的進行設置。

3.利用專門的軟件進行會計憑證管理

利用專門的軟件進行會計憑證管理即通過購買專門用于憑證管理的信息管理系統或者軟件對會計憑證進行管理。在這種模式下，首先，用戶通過撰寫需求，明確其會計憑證管理所需要實現的功能，并與軟件供應商進行溝通協調，確定功能模塊和操作方案。在此基礎上，由軟件供應商提供相應的產品。然后，用戶在購買相關軟件后，錄入會計憑證的相關信息，并進而對會計憑證進行管理。相對于財務軟件功能窗口，這種模式能夠更好的滿足用戶的特殊性的需求，但同時需要這種系統具有較高的兼容性，才能夠順利的實現與其他信息管理系統的鏈接。

二、會計憑證信息化管理面臨的挑戰

會計憑證信息化管理，面臨需求變動、信息安全、人才素質等方面的挑戰。

1.需求變動帶來的挑戰

需求變動對會計憑證信息化管理帶來的挑戰是指隨著會計法、會計準則的變更，隨著會計憑證管理理念的變化，單位對會計憑證管理的方式方法，管理的內容要求等出現了變化，這就必然要求信息化管理系統（軟件）的功能模塊也要發生相應的變動，而一般的用戶難以實現自行開發，必然要通過與軟件供應商進行協商才能滿足現實需求，從而給整個后續管理帶來了挑戰。而在Excel模式下，部分功能更是難以實現，從而不利于會計憑證管理功能的拓展。

2.信息安全帶來的挑戰

信息安全對會計憑證信息化管理帶來的挑戰是指在互聯網時代，一旦計算機設備或者網絡遭遇到不法分子的攻擊，則可能會將會計憑證所包含的財務信息泄露出去，從而給單位財務安全帶來挑戰。此外，計算機信息管理系統本身的穩定性，現代攝像、計算機遠程傳輸等設備的使用都可能給信息安全帶來挑戰。

3.人才素質帶來的挑戰

人才素質對會計憑證信息化管理帶來的挑戰包括兩個方面，一方面，我國部分地區會計人員由于年齡相對偏大等原因導致其對計算機設備使用相對不熟練，從而使得推進信息化管理面臨的難度較大。這在部分邊窮地區表現較為明顯。另一方面，另一方面，由于信息系統很多功能需要用戶自身挖掘，或者操作較為復雜，而財會人員出于技術等方面的原因，難以有效的將這些功能利用起來，這也限制了會計憑證信息化管理的推廣。

三、推進會計憑證信息化管理的對策建議

推進會計憑證信息化管理，需要加大投入，加強培訓，完善配套管理制度，這樣才能更好的滿足現實的需求，更好的發揮信息化管理的作用。

1.加大投入力度

首先，要高度重視會計憑證信息化管理工作，單位內部可以通過設立財務信息化管理機構等方式來推動會計憑證信息化管理工作的開展，并協調處理信息化管理過程中出現的問題。其次，要加大資金投入，單位要通過將會計憑證信息化管理資金列入預算范圍，建立會計憑證信息化持續投入機制等方式，來推動信息化軟件的更新和培訓、信息化管理獎勵等工作的開展，以此提高信息化管理水平。

2.加強培訓

首先，要建立完善的培訓制度。要做好會計憑證信息化管理培訓規劃，對培訓的時間、培訓的內容、參與培訓的人員等進行科學合理的安排，并做好后勤保障工作。其次，要提高培訓的針對性，要充分了解會計憑證管理軟件使用中存在的主要問題，調研會計人員使用過程中存在的疑惑以及期待改進之處，并與軟件服務供應商或者培訓機構（主要是針對Excel模式下的培訓）進行溝通協調，提高培訓的針對性，強化培訓效果。

3.完善配套制度

首先，要完善會計憑證信息輸入審核制度。由于會計憑證信息輸入后，內部審計、部分財務數據的輸出都會借助這一系統，因此，必須強化會計憑證信息輸入審核制度，如建立復核制度、抽查制度等，從而提高信息的準確性。其次，要建立會計憑證信息管理制度。為防止信息被修改等問題發生，可以建立授權口令與修改授權相結合的方式，對于需要修改的會計憑證信息，不僅會計人員需要輸入口令，還需要監督人員輸入授權口令，從而形成一種雙重監督的模式，提高信息安全程度。

參考文獻

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作者簡介：薛馨（1970-），女，臨汾市曲沃縣，山西省臨汾市曲沃縣財政局，會計師，研究方向：會計。