淺談記賬憑證的編制方法

【摘要】記賬憑證是會計人員根據審核無誤的原始憑證，按照交易或事項的內容加以歸類，并據以確定會計分錄后填制的會計憑證。本文結合會計基礎規范和筆者工作實踐，按照記賬憑證要素，逐項說明記賬憑證的填制方法，旨在指導會計人員做好記賬憑證編制工作。

【關鍵詞】記賬憑證 編制方法 記賬憑證編號 記賬憑證附件

一、記賬憑證及其內容

記賬憑證，也有人稱為記賬憑單，是指會計人員根據審核無誤的原始憑證，按照交易或事項的內容加以歸類，并據以確定會計分錄后填制的會計憑證。記賬憑證是會計人員將經濟信息轉化為會計信息第一道工序，它是作為登記賬簿的直接依據。

記賬憑證有其必備的基本內容，也就是記賬憑證的基本要素。具體講，記賬憑證必須具備的內容主要有：填制憑證的日期；憑證編號；經濟業務摘要；會計科目；金額；所附原始憑證張數；填制憑證人員、稽核人員、記賬人員、會計機構負責人、會計主管人員簽名或者蓋章。收款和付款記賬憑證還應當由出納人員簽名或者蓋章。

以自制的原始憑證或者原始憑證匯總表代替記賬憑證的，也必須具備記賬憑證應有的項目。

二、記賬憑證的編制

本文根據記賬憑證的內容，結合會計基礎規范，就記賬憑證的編制方法做一粗淺探討。

（一）日期欄的填寫

記賬憑證日期，應以財會部門受理經濟業務事項的日期為準（年、月、日應填寫齊全）。記賬憑證的填寫日期可分三種情況：

1.庫存現金或銀行存款付款業務的記賬憑證，一般以財會部門付出庫存現金或開出銀行付款結算憑證的日期填寫；

2.庫存現金收款業務的記賬憑證，應當填寫收款當日的日期；銀行存款收款業務的記賬憑證，實際收款日期可能和收到該憑證的日期不一致，則應按填制收款憑證的日期填寫；

3.月末計提、分配費用、成本計算、轉賬等業務，大多是在下月初進行，但所填日期應當填寫當月最后一日的日期。

填寫時，應用阿拉伯數字，而不能用大寫漢字。實際工作中，個別會計人員把記賬憑證日期的填制混同于支票日期的填制是不妥當的，因為記賬憑證附件中已經規范了經濟業務或事項的發生日期。同時，記賬憑證日期的提前或拖后也不是相關人員作弊的重點，不會影響會計信息的加工。

（二）記賬憑證編號的填寫

記賬憑證編號是為了分清會計事項處理的先后順序，便于記賬憑證的稽核和對賬以及保證會計憑證的安全和完整。所以，會計人員在填制記賬憑證時，應當對記賬憑證進行連續編號。

記賬憑證編號的方法有多種，會計人員可以采用通用記賬憑證編制，即將一個月的全部經濟業務，按經濟順序號統一編號。該編號方法簡便易行，通俗易懂；也可以按貨幣資金收款、貨幣資金付款和轉賬業務三類別編號，即“收字第×號”、“付字第×號”、“轉字第×號”，也可以按現金收入、現金支出、銀行存款收入、銀行存款支出和轉賬五類進行編號，即“現收字第×號”、“銀收字第×號”“現付字第×號”、“銀付字第×號”、“轉字第×號”。各單位應當根據本單位業務繁簡程度、人員多寡和分工情況來選擇便于記賬、查賬、內部稽核、簡單嚴密的編號方法。無論采用哪一種編號方法，都應該按月順序編號，即每月都從1號編起，順序編至月末。

無論采用上述哪一種方法編號，都應按自然順序連續編號，不得跳號、重號。

另外，一筆經濟業務編制在記賬憑證上的會計分錄，需在兩張或兩張以上的記賬憑證上共同反映時，首先記賬憑證的編號應是一個號，然后在此號碼下，則采用分數的方法來表示，稱為分數編號法。例如，某筆經濟業務屬某月轉賬業務的第32號，需填制三張轉賬憑證共同完成，那么這三張轉賬憑證的編號應是32、32、32，分母3表示這筆業務需3張記賬憑證，分子1、2、3分別表示第1、2、3張。

每張記賬憑證只能反映一項經濟業務，除少數特殊業務外。在出現以下經濟業務時，要同時編制兩種記賬憑證。一是銷售一批產品，現有一部分貨款已收到，而另一部分貨款沒有收到。這個時候，應該同時編制收款憑證和轉賬憑證兩種；二是業務人員出差回來后報銷差旅費，余款退回。此時，也應該同時編制收款憑證和轉賬憑證兩種。這樣的記賬憑證編號應按各自同種記賬憑證的號數依次編寫。如出差人員回來后報銷差旅費，余款退回，應填制轉賬憑證和收款憑證。其中，轉賬憑證已經編到第25號，這張記賬憑證則為“轉字第26號”，而收款憑證已經編到第39號，這張記賬憑證則為“收字第40號”。

（三）摘要欄的填寫

摘要是對經濟業務的簡要說明。填制記賬憑證摘要，應簡明扼要，說明問題。摘要應與原始憑證內容一致，能正確反映經濟業務的主要內容，表述簡單精煉。

記賬憑證摘要的填寫分為兩大類：

1.一般經濟業務摘要的填寫

一般經濟業務摘要是會計人員對所記經濟業務或事項的高度概括。記賬憑證的摘要盡量短小精悍，把經濟業務事項說清楚即可。一般情況下，最好使用動賓詞組作為記賬憑證的摘要。如，“購料”、“提取現金”、“分配動力費用”等等。也可以說得更詳細一些。如“購A材料100千克”、“銷售甲產品200件”等等。

2.附件特殊的記賬憑證摘要的填寫

（1）當一張或幾張原始憑證涉及幾張記賬憑證時，可將原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面，并在摘要欄內注明“本憑證附件包括××號記賬憑證業務”字樣，在其他記賬憑證上注明“原始憑證附在××號記賬憑證后面”字樣。沒有原始憑證，而只有復印件的，不能作為填制記賬憑證的依據。

（2）紅字更正法更正錯賬時，不論會計分錄的一方還是雙方填寫錯誤，都應先用紅字金額填制一張內容與錯誤的記賬憑證完全相同的記賬憑證，在“摘要”欄內注明“沖銷某月某日第某號記賬憑證錯誤”；然后，用藍字填制一張正確的記賬憑證，在“摘要”欄內注明“補記某月某日第某號記賬憑證業務”；最后，根據記賬憑證分別用紅字和藍字登記賬簿。

（四）會計科目欄的填寫

填制會計科目時應先填寫借方科目，后填寫貸方科目。有總賬科目和明細科目分欄填制的記賬憑證，應嚴格按照國家會計制度有關規定總賬科目填制，明細科目則在明細科目欄次填寫，如：“總賬科目”欄填寫“應繳稅費”字樣，“明細科目”欄填寫“應繳增值稅（進項稅額）”字樣等；只有總賬科目，而沒有明細科目的，只填寫總賬科目，如：“庫存現金”、“累計折舊”等等。有些記賬憑證沒有區分總賬科目和明細科目的欄次，只有“會計科目”欄次的，則采用會計分錄寫法填制。如：“應繳稅費——應繳增值稅（進項稅額）”、“其他應收款——備用金（王華）”等等。

（五）金額欄的填寫

記賬憑證中金額的填寫必須與原始憑證的金額相符；阿拉伯數字應書寫規范，并填至分位；相應的數字應平行對準相應的借貸欄次和會計科目的欄次，防止錯欄串行；合計行填寫金額時，應在金額最高位值數前填寫人民幣“yen;”字符號，以示金額封頂，防止竄改。

記賬憑證填制完經濟事物事項后，如有空行，應當自金額最后一筆金額數字下的右上角處至最底一行的左下角處劃一條對角斜線注銷。當然，對于記賬憑證金額欄最后留有的空行，也可以用“S”線注銷。所劃的“S”線應以金額欄最后一筆金額數字下的空行劃到合計數行上面的空行。

記賬憑證所填寫會計科目及金額應按行次逐筆填寫，不得跳行或留有空行。

（六）記賬憑證附件的填寫

記賬憑證應附原始憑證。除結賬和更正錯誤，記賬憑證必須附有原始憑證并注明原始憑證的張數。一張原始憑證所列的支出需要由兩個以上的單位共同負擔時，應當由保存該原始憑證的單位開給其他應負擔單位原始憑證分割單。記賬憑證可以根據每一張原始憑證填制，或者根據若干張同類原始憑證匯總填制，也可以根據原始憑證匯總表填制。但不得將不同內容和類別的原始憑證匯總填制在一張記賬憑證上。

附件張數的計算方法有兩種：

（1）按附原始憑證的自然張數計算。

（2）有原始憑證匯總表的附件，可將原始憑證匯總表張數作為記賬憑證的附件張數，再把原始憑證作為原始憑證匯總表的張數處理。

對于汽車票、火車票等外形較小的原始憑證，可粘貼在“憑證粘貼單”上，作為一張原始憑證附件。但在粘貼單上應注明所粘貼原始憑證的張數和金額。

一張復始憑證所列支出需要幾個單位共同負擔的，應當將其他單位負擔的部分，開給對方原始憑證分割單，進行結算。原始憑證分割單必須具備原始憑證的基本內容：憑證名稱、填制憑證日期、填制憑證單位名稱或者填制人姓名、經辦人的簽名或者蓋章、接受憑證單位名稱、經濟業務內容、數量、單價、金額和費用分攤情況等。

需要注意的是：記賬憑證附件數量應用阿拉伯數字填制，不必采用大寫漢字填制。如附件五張，應填寫“5”，如附件三張，應填寫“3”即可。

（七）賬頁欄的填寫

記賬憑證賬頁的填制時間是在會計人員記賬后，為防止重記或對賬，應在記賬憑證“賬頁”欄記上所及賬戶的頁碼，也可以打“√”。由于所記賬頁有些是訂本賬，有些是活頁賬，活頁賬賬頁有可能隨時抽換，且平時不編制頁碼，所以，實際工作中，會計人員記賬后一般在記賬憑證的“賬頁欄”打“√”，不填寫賬頁頁次。

打“√”時，應在會計科目后的平行“賬頁”欄次做記號。但是，收款憑證和付款憑證的記賬記號，在登記完畢現金日記賬或銀行存款日記賬后，應在記賬憑證“合計”欄的平行“賬頁”欄次做記號。

（八）記賬憑證的簽名蓋章

記賬憑證填制完成后，一般應由填制人員、審核人員、會計主管人員、記賬人員分別簽名蓋章，以示其經濟責任，并使會計人員互相制約，互相監督，防止錯誤和舞弊行為的發生。對于收款憑證及付款憑證，還應由出納人員簽名蓋章，以證明款項已收訖或付訖。

實行會計電算化的單位，對于機制記賬憑證，也應當符合國家同意的會計制度的規定。實行會計電算化的單位，其機制記賬憑證應當符合對記賬憑證的一般要求，并應認真審核，做到會計科目使用正確，數字準確無誤。在審核無誤后，上述人員也要加蓋印章或簽字，以明確責任。

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