淺談高職院校教學檔案的管理

摘要：文章就高職院校教學檔案管理的現狀、地位及作用、歸檔范圍、管理等問題進行了全面探討。文中強調了教學檔案的特殊地位及受到忽視的問題，結合高職院校實際確定教學檔案的歸檔范圍，在管理制度上提出了“三納入”、“四同步”的思路。就如何開發利用檔案信息資源問題做了有益的探索。

關鍵詞：高職院校 教學檔案 管理

隨著我國高等職業教育事業的發展，高職院校教學檔案日益增多和標準化、規范化、現代化管理的逐步實現與提高。如何管好高職院校教學檔案，充分發揮教學檔案在教學管理、教學活動、教學研究等各項工作中的作用，更好地為學校及社會各界服務，是值得高職院校檔案工作者認真思考的問題，本文僅就高職院校教學檔案的管理談點粗淺看法。

1 教學檔案在高職院校中的地位和作用

教學檔案是學校檔案工作中的主體、核心和重點。高職院校的主要任務就是培養社會需要的應用型、復合型人才。作為教書育人活動的真實記錄和反映——教學檔案，既是衡量院校教育管理水平和教育質量的重要標志，也是學校評估的重要內容之一，又是教學活動的重要依據和信息資源，還是學校和社會具有長遠參考價值和憑證作用的歷史財富。教學檔案匯集了學校教學的最新成果，是師生學習知識的鮮活教材，同時也嚴格評判了教師的教學水平和教學態度，師生們從中得到自我教育、自我升華。因此建立和管好教學檔案，對于教學改革提高教學管理水平和教學質量具有重要意義。在系統教學活動過程中要不斷利用這些檔案進行分析和研究辦學成果。如果沒有完整、系統的教學檔案，就會給教學和管理工作，總結和改進教學方法造成困難。因此我們要把教學檔案的管理擺到學校重要的工作位置上來。

2 目前高職院校教學檔案管理的現狀

教學檔案是學校在培養人才過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、照片、錄音帶、錄像帶等教學文件材料。由于多年來人們認識上的誤差，認為只有學校管理性文件才能作為檔案管理，而把教學文件材料，尤其是教師個人獨立形成的具有學術價值的典型教案、手稿排斥在檔案之外。以致沒有建立完整的學校檔案。一些院校沒有把作為高職院校檔案工作主體、核心和重點的教學檔案擺在應有的位置上。致使教學檔案殘缺不全，具體表現在以下幾方面：

2.1 有些院校的教學檔案尚未實行集中統一管理，有的甚至把教學檔案當成資料分散在資料室、教研室乃至個人手中，致使許多有價值的反映學校教學活動的文件材料未能收集、整理、歸檔。有些院校教學檔案雖已建立但殘缺不全，管理體制混亂。如把教學計劃、教學大綱、教學規章制度、畢業生驗印名單等歸入文書檔案。而把教學試驗、實習報告、學生優秀畢業設計和論文、考試試題等等卻都沒有歸檔。

2.2 校企聯合辦學、反映學校與社會聯系，在校外形成的大量文件資料更是殘缺不全，尤其是各系、部主辦的各類短期班、培訓班，能夠收集的材料所剩無幾，有的只存名單，有的甚至什么都不存。以致不能充分有效地反映學校整體辦學規模和效果，也給學生統計和學籍管理工作造成困難。

2.3 一些優秀教材、專著、學術論文、科研成果，尤其是個人自由獨立形成的學術著作還沒有集中統一管理，致使檔案的作用不能充分發揮。

高職院校教學檔案管理的這種狀況確實令人堪憂。這已無法適應高職教育事業的發展和教育體制改革的需要。因此必須加強高職院校教學檔案的管理。

3 高職院校教學檔案的歸檔范圍

教學檔案必須遵循其自然形成規律，保持有機聯系，符合教學管理和教學實踐活動的成套性特點。歸檔的教學管理和教學實踐活動過程中形成的文件材料，必須對學校和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用；必須反映教學管理、教學實踐的全過程，保證完整、準確、系統。應按照實際需求、歷史價值結合高職院校實際情況進行收集整理。筆者認為歸檔范圍應包括：

3.1 關于招生和學籍管理方面的材料：上級有關招生工作的文件材料、招生計劃、簡章、專業介紹、招生工作總結、新生錄取材料及新生名單；新生入學登記表、學生學籍卡片、學生成績總冊、在校學生名冊、學生學籍變更材料等學籍管理及學生獎懲的材料。

3.2 關于課堂教學與教學實踐方面的文件材料：各專業人才培養方案、教學計劃、教學大綱；教學改革方案和總結；教學實習和生產實習計劃和總結，實習講義、實習結果鑒定，有代表性的實習報告；教學日歷、課程安排表、教師任課安排；典型講義、教案，各系、專業課程試題庫；社會調查、社會實踐計劃、總結；反映教學活動的照片和教學工作的各種統計表。

3.3 關于畢業生工作方面的文件材料：畢業生工作計劃、簡報、總結；學生優秀的典型畢業論文、畢業設計、答辯計劃、總結及評審意見等材料；發放畢業證存根、畢業照片及畢業生質量跟蹤調查和信息反饋材料等。

3.4 關于教材教材建設方面的文件材料：自編、主編教材；各系、各專業使用教材目錄，自編、主編教學指導書、實習指導書和習題集。

3.5 師資培訓計劃、教師考核和總結，教學研究、教學總結、教學質量獎勵材料、教學情況調查表、教師工作量的規定及執行情況。

4 高職院校教學檔案的管理

高職院校教學檔案是廣大師生員工辛勤勞動的智慧結晶，是一種無法彌補的歷史的真實憑證，是學校和社會的歷史文化財富，是教學和管理決策的重要依據，為了確保檔案的完整、準確、系統和安全，便于開發利用。我們必須依據《檔案法》管好教學檔案。

4.1 建立相應機構，配備必要的專業人員。實行檔案集中統一管理。檔案機構的主要任務是負責全校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等工作；負責對各有關部門的業務指導，監督、檢查執行情況，培訓全校文秘人員，提高其業務工作水平。

4.2 建立健全檔案管理工作制度。高職院校教學檔案是學校各部門在教學活動過程中陸續形成的。要把各院、系、部門形成的檔案及時收集、管理起來，必須嚴格實行部門立卷歸檔制度，應實行“三納入”、“四同步”：即納入教學計劃和規劃，納入教學管理制度，納入各級管理人員的崗位職責，作為考核教學質量和管理水平的標準之一。下達教學任務與提出教學文件材料的歸檔要求同步；檢查教學工作與檢查教學文件材料形成積累情況同步；評審、鑒定教學質量、教材、畢業論文、優秀教學成果與審查、驗收檔案材料同步；上報評審材料教師考核晉升與檔案部門出具歸檔證明同步。在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。切實做到把教學檔案全面納入教學管理之中，并監督各部門執行。通過各項制度的制定和貫徹實施，對全校檔案工作進行規范統一，使檔案工作逐步向規范化、標準化和現代化建設方向健康發展，以提高檔案工作的管理水平。

4.3 加大宣傳力度，強化檔案意識。高職院校具有教學周期長、班次類別多等特點。使得檔案材料的收集難度大。如果沒有強烈的檔案意識，檔案材料極易丟失和損毀，給工作帶來不利影響。為此我們要通過各種渠道，采取各種形式加大對檔案的宣傳力度。通過各種宣傳活動，使檔案意識潛移默化地深深根植于人們的頭腦之中，從而提高全校師生的檔案意識，把開展檔案工作真正變成人們自覺自愿的行為。為檔案管理工作的正常開展，營造一個良好的外部環境。

4.4 針對社會需要，積極開發利用檔案信息資源。檔案管理的終極目的是提供檔案信息，滿足各方面工作的需要。要堅持不懈地檔案的整理編目、參考資料的匯編、各種信息的反饋及跟蹤服務等項工作，及時掌握檔案用戶需求信息。根據學院、社會的需要，研究探求用戶的需求心理及特點。掌握重點用戶需求內容、原因和規律，將近期出現的需求做客觀有效的預測和分析，做好超前服務，同時提供簡便、迅速的現代化服務手段，提高檔案利用率和工作效率。注重實際效果，提高檔案信息開發的質量和水平，為學院教學改革和發展提供全面服務，為建設有中國特色社會主義檔案事業做出應有貢獻。

4.5 采取有力措施，優化人員素質。隨著高職教育的發展和教學改革的深化，教學檔案工作中出現了一些新情況、新問題。針對這些情況，應及時分析研究，采取有力措施。實踐證明，建立一支政治、業務素質較高的人事檔案管理隊伍，是新形勢下做好教學檔案工作，開創新局面的前提和保證。為此，要強化培訓，優化管檔隊伍素質。一是要穩定隊伍，應做到專人專職，并保持相對穩定。同時要大加強對管檔人員的培訓，不斷提高他們的政治和業務素質，培養和造就一批掌握現代科學知識的復合型檔案人才。二是采取有效的激勵機制，檔案管理的核心就是將人力資源當中蘊藏的一切力量都挖掘和發揮出來。而有效利用激勵機制是調動人的積極性和創造性的重要手段。管檔人員希望通過自身的不懈努力取得優異工作成績時，不但能得到相應的物質獎勵，更為重要的是能得到充分的肯定和承認，受到尊重，以體現一個人的價值。另外，在新知識新技術運用于檔案室的環境下，檔案員的知識結構要不斷更新，信息處理能力要不斷提高，知識面要不斷拓寬，才能適應信息化時代檔案服務的新要求。因此應創造條件對檔案員進行業務培訓的同時，鼓勵他們參加各種繼續教育，從而激勵每一位檔案工作者更好地發揮其聰明才智，使檔案工作整體水平不斷提高，更好地為高職院校改革和發展服務。