淺析辦公室工作在企業管理中如何把握好“四度”

摘要：辦公室是協助領導處理本單位日常工作、綜合辦理本單位行政性事務，為領導及整個組織提供輔助性或支持性工作的專門機構。辦公室在各級黨政和企事業單位歷來有著十分重要的地位。要發揮好辦公室的作用，必須把握好參謀現策、公文寫作等四項工作的“度”。

關鍵詞：辦公室 企業管理

一般來說，辦公室是協助領導處理本單位日常工作、綜合辦理本單位行政性事務，為領導及整個組織提供輔助性或支持性工作的專門機構。辦公室在各級黨政和企事業單位歷來有著十分重要的地位。它承擔著上傳下達、溝通左右、協調內外、保證機關正常運轉、推動各項工作朝著既定目標前進的任務。辦公室也是制定、修正和實施決策的“中樞神經”，是收集、加工、傳遞和反饋信息的“總調度臺”和“總服務臺”。辦公室工作能否合理、科學、高效的運轉，直接關系到一個單位的政策的落實、制度的執行、工作的開展和目標的實現，同時對一個單位的管理方式和管理效率具有不可估量的決定性作用。為確保辦公室工作能有效承擔起這些任務，能順利實現正常、合理、高效運轉，我認為辦公室工作在企業管理中應努力把握好“四度”。

1 把握參謀獻策的高度

參謀獻策是辦公室在輔助領導決策過程中所應有的職能和應盡的責任之一。在整個領導決策過程中，辦公室的參謀獻策起著舉足輕重的作用。所以，辦公室在參謀獻策工作中，要想大事，謀大局，有理論高度，有全局觀念，要有站在局外看全局的高度，緊緊圍繞中心工作和領導交辦的任務，準確站位，超前思考；要從全局的高度和領導的角度去思考、策劃和處理問題，努力實現與中心工作和主要目標合拍共振，做到參謀獻策中：一能“參之有道”，能提出具有較高政策理論水平的建議，二能“謀之有方”，能準確抓住問題的關鍵并提出可執行性方案，三能“言之及時”，能做到“雪中送炭”，落下“及時雨”，增強參謀獻策的及時性和預見性。在決策參謀過程中，既要沉得下去抓具體、重落實，又要跳得出來謀大局看宏觀。既要看得到單位內部的問題癥結所在，還要看得清行業、國內外的形式發展。只有達到一定的高度，站在問題之外看問題，才能在參謀獻策中做到對癥下藥，游刃有余，才能實現“順向參謀”及時加速，“逆向參謀”準時剎車，“側向參謀”合適調整，確保目標的順利實現。

2 把握公文寫作的深度

公文寫作是辦公室的一項基本職能。辦公室的公文寫作對一個單位來說，就相當于“經國之大業”，特別是在當今電腦時代，在網上查找、剪切、復制、粘貼往往成了一部分人寫作的方法，形象的叫“砌文字”?！疤煜挛恼乱淮蟪茨銜粫边@估計就成了寫作的最高境界。這就要求辦公室寫作必須有一定的“深度”。比如：中煤集團今年在系統內搞“質量年”活動?；顒右幌聛恚鲉挝欢荚诮Y合自己的情況開展“質量年”活動。擬訂活動方案是開展“質量年”活動的第一步。這時，辦公室就得研究，就得思考：如何制定出既符合中煤“質量年”活動的要求，又符合自己單位的實際情況、切實可行的活動方案。這就要求辦公室在公文寫作中注意深度，確保活動既符合上層的要求又能結合自身實際順利開展，順利完成，確保有一定可行性、有一定實效性。

公文寫作的深度是在公文寫作規范化的前提下，更進一步提高公文的精準度，體現公文的嚴肅性，確保公文的可執行性。公文寫作要有深度，必須做到：一是咬文嚼字、字斟句酌。如當年中央一號文的起草，對“家庭聯產承包責任制”中“家庭”這兩字的去留，展開了一場激烈的爭論，爭論到了當時的國家主席胡耀邦同志那里，才確定保留。后來，八九政治風波后的國慶40周年講話，又少了“家庭”兩字，結果，小崗村等上書中央，又恢復了“家庭”兩字，這才給農民吃了定心丸，穩了民心。可見，公文寫作中用字的精準度。二是切記公文中的“一字值千金”又如中央一號文中關于小城鎮建設方面，由于當時統購統銷尚未廢除，農民進城有個吃飯問題。開始文件初稿寫的是允許農民自帶口糧進城干活。但一個月就要吃三四十斤米，吃完了還得回去背，太不利索了。當時好像是姬業成（這位同志也已故去）琢磨出一個字：把“自帶口糧”改為“自理口糧”，“帶”字換了“理”字，可帶、可買、可借，就多了法子，活了路子?？梢姡谝試烂C著稱的公文寫作中，是字字值千金。三是避開電腦病。當前，由于大家都是在電腦上直接寫作，有時由于電腦的“聯想豐富”，如果寫作中稍有一點大意，就容易出大錯。如有一個秘書，在起草文件時，把“反腐敗”寫成了“反其道而行腐敗”，結果可想而知，雖然大家能理解這種電腦病的錯誤，可是這給辦公室，甚至給領導帶來了不小的負面作用。

3 把握協調調度的廣度

辦公室處在溝通上下、聯系左右的樞紐位置，工作千頭萬緒，涉及方方面面。作為一個單位的“總服務臺”與“總調度室”，協調調度的職能的發揮好壞將影響到兩級機關工作正常運轉。辦公室要把握好協調調度的“廣度”必須處理好“三個協調”：一是縱向協調要致力于上下級之間關系的融洽，使得上令下行、上情上達緊密配合，步調一致地協調工作。當上級的決定、決議、指示、命令形成后要盡快向下傳達，使之能得以認真貫徹執行，以保證政令暢通，上令下行。當下級對上級某一決定、指示不理解或不完全理解時，要以認真負責的精神解釋說明，當下級對上級的指示及命令有不同意見時，準確的予以反映，使下情得以上達，以做好上下溝通，步調一致。當下級某單位某項工作領先時，要積極組織調研，總結經驗，及時予以推廣，形成以點帶面，當下級落后時，積極協助領導收集信息，分析原因，以面促點，以面帶點幫助趕上。二是橫向協調要致力于“左鄰右舍”，同級各部門之間關系的協調。業務部門之間的工作總是相互影響、相互制約，特別是現在的團隊組織形勢，這就要求各部門之間的協調。特別是部門性文件、規定，一般要報辦公室修改、審閱，進行協調，以免對同一事項或規定不盡吻合，辦公室要確保避免各部門之間的“撞車”和領導之間的“超負荷”。三是內部協調要致力于處理好正副職之間的關系，協調好班子成員之前的團結協作。作為辦公室，處理事情要避免多頭請示而造成的多種處理意見或相反的處理意見，影響到問題的處理甚至造成領導之間的不必要的矛盾。在處理班子成員的關系時，辦公室要從不同的角度引導和疏通領，嚴禁成為各個領導之間的“傳話筒”甚至是“攪拌器”。在內部部門之間要做到及時有效的溝通，形成協調有效，調度有力的局面，特別是當一些工作需要幾個部門配合完成時，辦公室必須發揮好橋梁紐帶的作用，對工作中出現的一些急事、難事、瑣事，其它部門不便協調的事，辦公室要勇于承擔責任，注意兼顧好方方面面的關系，關于調動各方面的積極性，使各部門形成合力，共同完成好工作，實現既定目標。

4 把握服務保障的寬度

“上懂天文地理，下知雞毛蒜皮”，“上管天、下管地、中間管空氣，”從這些形象的描述中，可以看到辦公室服務保障工作的“寬度”。作為一個綜合性的服務部門，特別是中小企事業單位的辦公室，上到公司的政策的制定與傳達，下到水龍頭的漏水、洗手間的衛生、辦公桌椅的擺放都要進行過問。這就決定了辦公室工作的繁縟復雜，千頭萬緒。辦公室必須提供好各種服務保障。一方面為領導提供優質服務。辦公室必須為領導提供一切可能的服務保障，不管是公事還是部分私事，不管是八小時內還是八小時外，只要是領導有需要，不違反原則的前提下，辦公室都得隨時隨地提供服務，確保領導工作的順暢，確保領導生活的舒適。另一方面，為基層提供及時的服務。一個單位的高效運轉，特別是企業，要實現經營目標，就必須有基層單位全力的配合與全身心的付出。所以，為基層服務，為基層提供工作、生產、生活的保障，辦公室義不容辭，必須時時刻刻為他們提供及時的服務，成為基層職工的“后勤總管”，要實現溫總理提出的“體面勞動”，確保大家能在一個安全的、整潔的、溫馨的環境下工作與生活。要做好這些服務工作，辦公室必須一個有效的機制，有一個熱情的態度，有一個服務的宗旨。服務保障工作面寬量廣，從職工的思想工作波動到家庭的生老病死都要掌握。這就要求辦公室實現“三會五勤”。會說，能說服大家接受領導與安排，會寫，能理解領導意圖并準確表達出來，會做，能創造性的完成任務。眼勤，善于觀察；耳勤，收集信息；腦勤，善于思考；手勤，多做多寫；腿勤，多下基層。

參考文獻：

[1]寶懷雋.《最新辦公室公文寫作與管理制度全書》.吉林大學出版社.