淺談如何做好大額物資采購審計

摘要：大額物資采購在公司采購中占有重要地位，本文就如何做好大額物資采購的審計工作進行討論。

關鍵詞：大額物資；采購；審計

中圖分類號：F239 文獻標識碼：A文章編號：1006-4117（2012）03-0112-01

大額采購是指以購買、租賃、委托或雇用等方式獲取單位價值或批量價值金額較大的貨物、工程和服務的行為。它可以通過批量采購節約支出，還可以通過招標等集中采購方式，改變過去分散采購下的“暗箱操作”，增加透明度，實現廉政的目標。但是大額采購要實現這些目的，除了要有一套行之有效的管理機制外，還需要完善的監督機制，使物資采購開支不僅合理、合法，而且經濟有效。本文就大額采購審計的內容及審計程序和方法等問題略作分析和探討。

一、抓好大額物資采購內部控制

首先，對大額物資采購內部控制制度進行評審，主要審查大額物資采購內部控制制度的健全性、合法性和請購、詢價、談判、采購、驗收、付款等關鍵環節控制措施的嚴密性、操作性。大額物資采購內部控制制度不能存在盲區，對采購頻繁、需求量大的，應該把采購項目起點金額調低，補充制定集中采購物資目錄，使內部控制制度全面覆蓋大額物資采購項目。其次，對大額物資采購內部控制制度執行的有效性進行審查。第一步，審查大額物資采購項目的程序文件，通過檢查、函證等方法，驗證文件記錄的真實性以及是否存在先采購后補辦手續的問題；第二步，審查是否存在已入賬但未按程序執行采購的大額物資項目；第三步，審查是否存在虛構事實或化整為零的大額物資采購項目，逃避招標投標及監督；第四步，審查監督記錄及監督效果。

二、對采購程序的環節開展審計

首先，抓住采購計劃的編制和審批環節，對采購計劃編制依據、計劃審批程序、采購方式、供應商選擇等運作程序的規范性進行審計。一是審查項目是否有計劃，計劃是否經過大額物資采購委員會審核和局領導批準；二是審查是否有預算，預算是否得到批復；三是審查采購方式是否恰當、是否符合大額物資采購管理的相關規定，；四是審查供應商的確定是否合理、合規，是否經過招標或競爭性談判程序且同質低價，采用唯一供應商采購方式的理由是否客觀、真是。其次，抓住詢價和談判環節，對采購方式、供應商選擇等運作程序的規范性進行審計。一是審查詢價小組的組成是否合規；二是審查詢價的范圍是否合理；三是審查供應商資質是否達到要求；四是審查報價記錄是否完整清晰、便于比價；五是審查談判程序是否合規、真是，報價信息是否保密等。第三，抓住采購合同審簽環節，對合同的合法性、風險性、完整性進行審計。一方面要注重對合同本身的審查，即查看合同的條款是否完備、合法，合同的內容是否達到雙方均衡受益，有無損害需求方利益的條款。同時也要注意有無明顯不利于供應商的條款。如果存在這些現象，就應考慮進行延伸審計，查明原因，看是否有人情交易、權錢交易等其他的情況存在。另一方面，要注重對合同執行情況的審計，審查有無擅自變更或者終止合同的情況，審查采購管理委員會在發現合同履行將損害國家和集體利益時是否及時按程序終止合同的執行。違約時，審查違約原因，并追究過失部門及人員的責任。第四，抓住采購計劃的執行環節，對采購價格、質量、數量、票據、付款等進行審計。一是審查發票及附件是否真實、合法、完整；二是審查發票數量是否與驗收單、發貨單及合同相符，如果存在變更是否經過采購管理委員會批準；四是審查商品質量是否有質檢報告或產品合格證；五是審查付款情況是否按合同約定付款，付款的申請、支票開具、辦理結算、記賬是否由不同部門的不同人員擔任，是否存在重復付款或多付貨款現象；六是審查供應商名稱是否與談判記錄相符。

三、對大額物資采購審計的一些體會

（一）營造環境是關鍵。有人認為采購審計是重復勞動，已做過詢價，何必再審查。凡此種種都不利于大額物資采購審計工作的順利開展，應提高對權力制衡、審計監督、管理規范等重要性的認識，建立一種自覺接受審計、接受監督的審計文化、監督文化，營造良好的環境。

（二）人員技術是基礎。因為市場行情變快、價格差異大、產品種類繁多、選擇余地大，另外不同規格品牌產品的穩定性、售后服務、部件配置、保修期等差異大、信譽度不同，所以，大額物資采購審計工作難度大、技術要求高。在產品性價比方面，審計人員對產品性能、市場價格沒有全面的了解，很難說服別人；對高科技產品，審計人員沒有相關的專業技術和知識，詢價和審計都難以開展。因此，大額物資采購審計對專業技術知識以及審計技術手段等提出了更高的要求。

（三）程序規范是保障。大額物資采購審計要有規范的審計程序和審計方法，統一規范審計表格和文書格式，使大額物資采購審計程序、方法科學合理，提高大額物資采購審計質量，促進大額物資采購審計規范化建設和持續發展。

（四）資源共享是趨勢。大額物資采購審計需要經常詢價、搞市場調查、積累信息、整理資料，工作量很大，應建立市場價格和供應商的信息庫，實現資源共享。另外，對于中小城市來說，由于商品市場有限，所獲得的價格信息量不大，很難形成真正的社會平均價格，也就無法判斷供應商報價是否合理。所以，應建立省級以上的價格信息庫和供應商信息庫，進一步規范詢價審計，提高審計效率和審計質量。

作者單位：鶴壁煤業運輸帶有限責任公司