基于過程方法的會計檔案質量管理初探

摘要：本文借鑒全面質量管理理論，運用過程方法對會計檔案管理的基本流程進行了分析，在此基礎上依據會計檔案管理的基本流程對會計檔案管理收集、整理、鑒定、利用等階段的質量控制方法進行了探討。

關鍵詞：會計檔案；質量管理；過程方法

中圖分類號：F230 文獻標識碼：A文章編號：1006-4117（2012）03-0116-01

會計檔案是國家檔案信息資源的重要組成部分，在社會經濟發(fā)展中具有非常重要的作用。微觀上，它是制定一個單位財務計劃的數據源，又是進行科學經濟決策的信息源；宏觀上，它是研究社會經濟發(fā)展規(guī)律的文獻源，是有利于歷史研究的記憶庫，又是儲備會計工作經驗、智慧和技術的知識庫。會計檔案如此重要，但由于種種原因，我國會計檔案的管理現狀卻不容樂觀，存在著管理制度不健全、收集不完整，歸檔不及時、整理不規(guī)范、利用不充分等一系列問題，這些問題的存在嚴重影響了會計檔案作用的發(fā)揮。借鑒全面質量管理理論，分析會計檔案管理的基本流程，研究基于過程的質量控制方法，對會計檔案進行全過程質量管理，是當前加強會計檔案建設，提高會計檔案管理質量和效率的最值得嘗試的一種途徑，具有很強的理論價值和現實意義。

一、會計檔案質量管理的基本依據

（一）理論依據

檔案管理學的管理對象包括文書檔案、專門檔案和科技檔案。會計檔案是專門檔案的一個重要門類，檔案學的基本原理應當是會計檔案質量管理的重要理論依據之一，會計檔案管理必須始終堅持檔案管理的基本原理。會計檔案質量管理必須遵循全面質量管理理論的要求，強調會計檔案管理的全過程控制、全員參與與全方位質量管理。會計檔案質量控制方法的研究應當建立在對會計檔案管理流程分析，質量要素分析及崗位職責分析的基礎之上。

（二）法規(guī)標準依據

遵循法規(guī)標準的規(guī)定和要求，是保證會計檔案質量的根本途徑。會計檔案管理的相關法規(guī)標準主要包括1996年7月頒布的《中華人民共和國檔案法》、2000年頒布的《中華人民共和國會計法》、財政部、國家檔案局于1999年1月1日頒布的《會計檔案管理辦法》以及1978年頒布的《會計人員職權條例》。

（三）實踐依據

在充分依據檔案學基礎理論和全面質量管理理論的基礎之上，加強會計檔案質量管理還必須具體分析會計業(yè)務實踐活動的基本特點，把握會計檔案的形成發(fā)展規(guī)律，緊密結合會計檔案管理實踐，制定行之有效、具備較強實踐操作性的質量控制方案。

二、基于過程的會計檔案質量控制方法

根據全面質量管理理論的要求和過程方法的基本理念，應從全過程管理的角度對會計檔案管理各個階段的質量控制方法進行具體研究。

（一）會計檔案收集階段的質量控制

第一，嚴格依據歸檔范圍，確保檔案齊全完整。各立檔單位應結合本單位會計檔案形成的特點和規(guī)律，明確本單位會計檔案的歸檔范圍。第二，嚴格歸檔時間，確保檔案按時歸檔。會計檔案收集工作應嚴格遵照會計部門保管一年期滿應移交歸檔的規(guī)定，保證會計文件材料按時歸檔。第三，嚴格執(zhí)行歸檔要求，確保檔案歸檔質量。各立檔單位根據會計檔案歸檔的宏觀規(guī)定以及本單位具體情況，制定明確而嚴格的具體要求，保會計檔案的歸檔質量。

（二）會計檔案鑒定階段的質量控制

第一，嚴格遵循標準規(guī)范，準確判定保管期限。各立檔單位鑒定人員要嚴格遵循相關標準規(guī)范，對檔案的保管期限進行準確判定。第二，全面掌握利用信息，合理處置到期檔案。繼續(xù)保存仍然具有利用價值的會計檔案，集中銷毀不再具有保存價值的會計檔案。第三，確保檔案安全保密，嚴格遵守銷毀流程。各立檔單位應指定專人銷毀檔案，檔案的銷毀應當嚴格遵守銷毀工作流程。

（三）會計檔案整理階段的質量控制

在會計檔案整理階段，第一，嚴格遵循分類方案，準確定位檔案屬性，各立檔單位要根據會計檔案整理階段的質量要求，合理確定分類方案；第二，準確揭示文件內容，完整填寫卷內文件目錄；第三，準確擬制案卷題名，規(guī)范案卷編號。依據分類方案，排列案卷，全面反映案卷內容，完整填寫案卷目錄。

（四）會計檔案利用階段的質量控制

第一，制度上，建立健全會計檔案的借閱制度、嚴格會計檔案借閱手續(xù)。各立檔單位應對檔案的利用范圍、利用方式、批準手續(xù)以及歸還案卷的檢查作出明確規(guī)定；第二，手段上，編制多種檢索工具、提高利用需求的反應速度。第三，功能上，拓展會計檔案的服務利用模式、滿足不同層次的利用需求。要探索會計檔案服務利用的多種途徑，根據利用者的不同需求，既可以提供會計檔案副本或復制品，也可以提供會計檔案原件，還可以通過電子網絡平臺或者提供會計檔案信息加工品，滿足利用者的不同利用需求。

作者單位：61786部隊

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