淺談標(biāo)準(zhǔn)化在企業(yè)采購工作中的應(yīng)用

摘要：企業(yè)間物品的流通、人員的交流、運(yùn)輸?shù)膶崿F(xiàn)、信息的交換等都需要建立在一系列標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)之上，在現(xiàn)代化企業(yè)管理中，如何將把標(biāo)準(zhǔn)化管理應(yīng)用到企業(yè)的采購過工作中，是企業(yè)亟待解決的一個問題。本分析了企業(yè)采購體系，并提出了如何根據(jù)依據(jù)，建立現(xiàn)代標(biāo)準(zhǔn)化采購采購模式。

關(guān)鍵詞：國企；標(biāo)準(zhǔn)化；采購工作；應(yīng)用

中圖分類號：F870 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1006-4117（2012）03-0038-02

從市場分析角度來看，采購是公司的一個重要的價值來源，是競爭優(yōu)勢的一個重要資源。目前，全球市場一體化進(jìn)程逐步加快，經(jīng)濟(jì)在持續(xù)發(fā)展，采購管理模式不斷創(chuàng)新發(fā)展。

一、企業(yè)采購體系

企業(yè)采購體系分為八個部分，有機(jī)聯(lián)系在一起，分析體系構(gòu)成對于建立合理標(biāo)準(zhǔn)的采購模式體系具有重要的意義。

（一）采購戰(zhàn)略。建立并提高采購方對供應(yīng)方的影響力，創(chuàng)造新價值或降低整個供應(yīng)鏈的總成本，驅(qū)動供應(yīng)方技術(shù)革新和產(chǎn)業(yè)升級，提升供需雙方甚至多方總體的效能，決定并維護(hù)與供應(yīng)商的關(guān)系層級和合作路線。（二）組織結(jié)構(gòu)。建立一個核心部門，制訂采購政策、協(xié)調(diào)采購活動；使采購的組織結(jié)構(gòu)適應(yīng)于公司的組織結(jié)構(gòu)；通過項目小組將采購專家安排到的關(guān)鍵部門；提高采購的地位，參與公司的整體決策。（三）采購資源。制訂采購資源戰(zhàn)略；在尋找資源過程中廣泛聽取最終使用者的意見和觀點；尋找能達(dá)到成本最小化的解決方案；規(guī)范產(chǎn)品規(guī)格和使用模式； 識別、篩選并選擇具有戰(zhàn)略意義的先進(jìn)供應(yīng)商，而非暫時成本最低的供應(yīng)商。例如：一公司，由50個最終用戶組成商品評審委員會，從事外部采購工作，在企業(yè)外圍貢獻(xiàn)知識和技能，協(xié)助企業(yè)做采購決策。（四）供應(yīng)商管理和發(fā)展。①管理供應(yīng)商關(guān)系：為了確保公司的持續(xù)改進(jìn)，建立雙向的學(xué)習(xí)過程，應(yīng)該加強(qiáng)與供應(yīng)商聯(lián)合，節(jié)約不必要的成本，從相互合作的關(guān)系中獲取收益。對于公司需要而現(xiàn)有供應(yīng)市場難以滿足的能力，應(yīng)積極開發(fā)新供應(yīng)商。一汽車公司，所有關(guān)聯(lián)部門都介入到保持和發(fā)展與供應(yīng)商保持良好合作的工作中，有近900人為供應(yīng)商提供支持，所有有關(guān)的層面都設(shè)計了積極改進(jìn)和提高的方案。此活動提高了50%勞動生產(chǎn)率，產(chǎn)品質(zhì)量提高了66%。②與供應(yīng)商整合：某食品公司，要求其瓶子供應(yīng)商（檢驗合格率99.9%）在市場線運(yùn)轉(zhuǎn)前送貨，由于市場部門抱怨瓶子的破損中斷了流水線，管理層決定收購瓶子供應(yīng)商，改變現(xiàn)有的市場模式，使總成本降低20%，包括瓶子的成本、廢品和機(jī)器維修等。（五）日常采購。消除日常采購或?qū)⑵渥詣踊驅(qū)⑺鼈兾薪o用戶或供應(yīng)商； 消除常規(guī)性采購中的浪費現(xiàn)象。盡量減少不增值的采購活動；由供應(yīng)商控制庫存。（六）績效管理。企業(yè)可考慮設(shè)置改進(jìn)采購業(yè)績的高層管理委員會，與供應(yīng)商共同貫徹執(zhí)行正式的改進(jìn)方案；在內(nèi)部實施正式的改進(jìn)方案。許多公司與供應(yīng)商共同建立改進(jìn)績效方案，以謀求成功，實施正式的考核體系、激勵系統(tǒng)、共擔(dān)風(fēng)險和共享收益，以及雙向反饋機(jī)制。某計算機(jī)公司，每月與供應(yīng)商碰頭，并收到一份公司的總體績效以及關(guān)注的其他方面的績效報告，包括：市場信息、公司需求、供應(yīng)商信息等。歐洲一家公司實施一套激勵和共擔(dān)風(fēng)險的方案；要求所有供應(yīng)商滿足三個基本要求；“失敗評估法”—識別為防止產(chǎn)品失敗應(yīng)采取的預(yù)防措施；“失敗率獎懲”—退貨率低于規(guī)定供應(yīng)商得到獎勵，高于規(guī)定受到懲罰，同時制訂提高計劃；“賠償協(xié)議”—退貨率高的供應(yīng)商負(fù)責(zé)為公司提供維修費用。結(jié)果—提高產(chǎn)品質(zhì)量 5-10% 。[1]（七）信息管理。無論在公司內(nèi)部，還是與供應(yīng)商之間都要廣泛地共享信息；利用可用于績效管理的強(qiáng)有力的分析工具；跟蹤信息技術(shù)的發(fā)展趨勢。一家零售業(yè)通過財務(wù)系統(tǒng)從所有部門和事業(yè)部獲取采購信息的流程，公司建立了一個采購數(shù)據(jù)庫來收集并儲存數(shù)據(jù)，用于分析供應(yīng)商及組成部分，這些信息有助于公司加強(qiáng)和供應(yīng)商的聯(lián)系，規(guī)范采購的規(guī)格型號，并獲得數(shù)量的折扣。一家化工企業(yè)，采用信息系統(tǒng)，確保運(yùn)行跟蹤器處于恰當(dāng)?shù)奈恢?，并被正確理解，最終用戶通過這些儀器評估日常的采購活動。[2]（八）采購人力資源管理。企業(yè)通過多渠道（內(nèi)部/外部）為采購部門廣泛地招聘、吸收優(yōu)秀人才；通過培訓(xùn)，提高采購的能力和技巧。同時，要積極做好采購人力資源的配置工作，合理安排人力資源。

二、建立現(xiàn)代標(biāo)準(zhǔn)化采購采購模式的依據(jù)

（一）主要依據(jù)：ISO9001標(biāo)準(zhǔn) 、QS9000標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)的管理水平及采購產(chǎn)品的重要程度等。（二）主要內(nèi)容：供應(yīng)商的選擇、供應(yīng)商的評估和批準(zhǔn)、采購活動的實施、采購產(chǎn)品的監(jiān)控、年度的采購活動總分析、供應(yīng)商的更新、供應(yīng)商的選擇、采購要求的確定—根據(jù)產(chǎn)品的技術(shù)要求分解采購要求（QFD）、原材料、零件、工序 、人員/服務(wù)、選擇候選的供應(yīng)商；從網(wǎng)上、同行業(yè)、顧客等了解潛在供應(yīng)商信息； 每一個產(chǎn)品選擇3-5家供應(yīng)商；顧客指定的供應(yīng)商；使用顧客批準(zhǔn)的供應(yīng)商（如卡特彼勒的油漆、鋼材供應(yīng)商）；顧客通知使用的供應(yīng)商；顧客推薦的供應(yīng)商。 （三）供應(yīng)商分類：1、以產(chǎn)品的重要度分：一類供應(yīng)商：生產(chǎn)重要特性、關(guān)鍵特性產(chǎn)品的供應(yīng)商，對顧客的產(chǎn)品有重要影響；如：CPU、顯示器、主板等。二類供應(yīng)商：生產(chǎn)一般特性的產(chǎn)品，對顧客的產(chǎn)品有一定的影響；如：鼠標(biāo)等。三類供應(yīng)商：生產(chǎn)輔助產(chǎn)品，對顧客的產(chǎn)品影響較輕。如:機(jī)殼等。2、其他的分類方法：根據(jù)價格：價格適宜的；廠家的表現(xiàn)：有實力的廠家；如德爾福電池?？筛鶕?jù)以上的方法綜合考慮。（四）供應(yīng)商評估。1、建立評估組織。企業(yè)建立評估組，可由跨部門小組（多方小組）共同組成，或由生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)量、采購人員組成。參加人員必須有一定現(xiàn)場經(jīng)驗，了解評估的標(biāo)準(zhǔn)、依據(jù)和基本的評估方法，具備評估/審核的知識，了解產(chǎn)品的技術(shù)要求。2、確定評估標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。供應(yīng)商評估依據(jù)主要由評估標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)兩部分組成。產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)一般是國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等，比如ISO9000系列標(biāo)準(zhǔn)、QS9000標(biāo)準(zhǔn)等。對于企業(yè)的要求有：價格、地理位置、知名度等等。3、選擇合適的評估工具。一般是按照企業(yè)認(rèn)可的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核，做成檢查表。當(dāng)然還有其他參考：比如卡特彼勒的MQ1005提問表、QCLDM檢查表、QSA（QS9000）提問表、VDA審核指南、西門子檢查表等等。4、正確運(yùn)用評估方法。這里有現(xiàn)場評估、文件評估、委托檢驗等等。文件評估主要是查看質(zhì)量體系文件的符合性、質(zhì)量認(rèn)證的證書、產(chǎn)品的檢驗報告（型式試驗）、過程控制的作業(yè)文件、工藝規(guī)程、操作規(guī)程、檢驗規(guī)程、控制計劃、設(shè)施的維護(hù)文件等。5、委托檢驗。委托國家認(rèn)可部門和當(dāng)?shù)氐募夹g(shù)監(jiān)督部門等權(quán)威的檢驗機(jī)構(gòu)檢驗，雙方都不能檢驗或試驗的項目要進(jìn)行破壞性的檢驗和試驗項目。6、委托審核：委托有專業(yè)經(jīng)驗的機(jī)構(gòu)代替企業(yè)進(jìn)行供應(yīng)商的審核。7、委托管理等。（五）供應(yīng)商確定。企業(yè)要確定準(zhǔn)則，根據(jù)評分標(biāo)準(zhǔn)評估供應(yīng)商，列出合格供應(yīng)商名單，提交董事會等機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，隨后將供應(yīng)商納入管理。供應(yīng)商管理內(nèi)容涉及采購信息的傳遞、圖紙的登記、更新、回收；工程規(guī)范及適用的標(biāo)準(zhǔn)等諸多方面。

三、如何建立現(xiàn)代標(biāo)準(zhǔn)化采購采購模式

（一）建立采購要求的批準(zhǔn)制度。要明確責(zé)任，確定批準(zhǔn)的責(zé)任人，分工管理，合理安排。（二）加強(qiáng)采購資料發(fā)放的管理。（三）制定一般件的進(jìn)貨檢驗規(guī)則，內(nèi)容要包括：批次、抽檢數(shù)量、檢驗內(nèi)容記錄、判定的準(zhǔn)則、材質(zhì)的檢驗。（四）制定關(guān)鍵件的進(jìn)貨檢驗規(guī)則。（五）制定關(guān)鍵特性的驗收準(zhǔn)則。

涵蓋驗收辦法：檢驗→驗 證→外檢。

接收條件：合格、降級、讓步規(guī)定。做好規(guī)范記錄。

一般特性的驗收依據(jù)是根據(jù)檢驗和驗證的方法來判定準(zhǔn)則。檢驗人員要符合文件要求，必須為為產(chǎn)品檢驗的判定人員、不合格品的處理人員、產(chǎn)品放行人員 、質(zhì)量評審人員，各司其職、各負(fù)其責(zé)。

（六）每年要進(jìn)行年度評價，根據(jù)以上的收集數(shù)據(jù)對本年度的采購進(jìn)行整體的評價和總結(jié)。

1、年度評價準(zhǔn)則（評分準(zhǔn)則）和質(zhì)量績效評估的幾種方法：被拒絕的商品批次/接收的商品批次X 100% 被拒絕的商品總價/運(yùn)輸總價X100% 接收的部件數(shù)量/被拒絕的部件數(shù)量X100% 未準(zhǔn)時運(yùn)輸?shù)拇螖?shù)/接收的運(yùn)輸次數(shù)X100%

查看供應(yīng)商QS-9000質(zhì)量體系建立。通過QS-9000的企業(yè)的供應(yīng)商必需按QS-9000標(biāo)準(zhǔn)建立質(zhì)量體系；達(dá)到同步的市場水平；在同一水平進(jìn)行更深層次的溝通。當(dāng)在ISO/TS 16949中的變化時，供應(yīng)商必須以ISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)建立體系為第一要素。 交付能力的監(jiān)控，對顧客100%交付能力的監(jiān)控。是否建立監(jiān)控體系，是否有超額運(yùn)費的記錄。對供應(yīng)商100%交付能力的監(jiān)控，100%交付能力的體系建立； 附加運(yùn)費記錄（雙方）。

2、評價結(jié)果和對應(yīng)的處理程序。

四、結(jié)論

基于標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的采購模式和機(jī)制建設(shè)，有效做好前期采購工作。我們必須明白采購的最大增值環(huán)節(jié)不是在后端，是在業(yè)務(wù)前端。采購對成本降低的貢獻(xiàn)絕大多數(shù)體現(xiàn)在設(shè)計、選型等環(huán)節(jié)而不是后端的訂單處理和討價還價上。必須在產(chǎn)品設(shè)計或銷售環(huán)節(jié)起到應(yīng)有的作用，當(dāng)然前提條件是企業(yè)應(yīng)建立期標(biāo)準(zhǔn)化現(xiàn)代企業(yè)采購模式和流程。世界已經(jīng)入新經(jīng)濟(jì)時代和信息化時代，無國界化采購的趨勢越來越明顯，使整個市場采購基于標(biāo)準(zhǔn)化的現(xiàn)代采購模式，呈現(xiàn)出明顯的國際化和一體化才是最終目的。

作者單位：河南平高電氣股份有限公司人勞部（綜合管理部）

參考文獻(xiàn)：

[1]中國管理資源網(wǎng):www.QG68.CN.2011年9月19日.

[2]中國政府采購網(wǎng)：http://www.ccgp.gov.cn/2011年9月8日

[3][中]洪生偉主編.標(biāo)準(zhǔn)化管理[M].北京:中國計量出版社出版，1993.

[4][美]喬普拉.供應(yīng)鏈管理[M].陳榮秋譯.北京:中國人民大學(xué)出版社，2001.