新建高職院校行政會務(wù)工作探討

當(dāng)前，我國高職院校的數(shù)量超過了一千多所，已占高等教育的半壁江山。但從發(fā)展現(xiàn)狀來看，有許多新辦的高職院校是新建成或是從原中專學(xué)校升格合并而來，其人員素質(zhì)總體并沒有隨之升格，特別是行政會務(wù)工作人員，素質(zhì)更是良莠不齊，觀念意識陳舊落后，其工作方式更是停留在簡單的組織會議，安排活動的低層次傳統(tǒng)模式中。而高職黨委行政辦公室作為學(xué)校的一個(gè)綜合性、服務(wù)性機(jī)構(gòu)，對外是展示學(xué)校形象的窗口，對內(nèi)是為教學(xué)、科研、學(xué)生工作等部門服務(wù)的一個(gè)平臺，在學(xué)校行政管理工作中起著舉足輕重的作用。會務(wù)工作人員素質(zhì)的高低和工作績效狀況，直接決定著辦公室的整體形象和運(yùn)作效率。本文結(jié)合高職教育發(fā)展以及辦學(xué)的特點(diǎn)，根據(jù)作者自己工作的實(shí)際情況，提出了做好會務(wù)工作的幾點(diǎn)體會和思考。

一、學(xué)院會務(wù)工作的內(nèi)涵及其意義

對于學(xué)院會務(wù)工作，會務(wù)工作人員有的認(rèn)為，會務(wù)就是端端茶，倒倒水，“服務(wù)服務(wù)”；有的認(rèn)為，會務(wù)就是會前事務(wù)準(zhǔn)備；還有的認(rèn)為，會務(wù)是包括會前各項(xiàng)準(zhǔn)備和會中有關(guān)服務(wù)的一種組織活動。前兩種觀點(diǎn)顯然有失偏頗，第三種觀點(diǎn)應(yīng)該說有其可取的一面。會前準(zhǔn)備、會中服務(wù)確實(shí)是提高會議質(zhì)量不可或缺的前提。但是，對會務(wù)的理解，不能僅僅局限于會議本身，更不能就會務(wù)談會務(wù)。筆者認(rèn)為，從字面上看，“會務(wù)”就是會議事務(wù)、會議服務(wù)，這種事務(wù)和服務(wù)，不僅應(yīng)該包括會前、會中兩個(gè)階段，理所當(dāng)然也應(yīng)該包括會后這個(gè)階段的服務(wù)；從組織會務(wù)的宗旨看，就是要保證會議取得最好的效果，達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。會議召開之后，貫徹落實(shí)情況如何？預(yù)期目標(biāo)達(dá)到?jīng)]有？對這些同題，更需要我們會議組織者及時(shí)把握了解。從會議本身來看，召開會議只是一種形式和手段，貫徹落實(shí)會議才是真正目的。從這個(gè)角度講，會后服務(wù)較會前準(zhǔn)備和會中服務(wù)顯得更為重要。基于上述幾點(diǎn)認(rèn)識，筆者認(rèn)為，可以給會務(wù)作這樣的界定：會務(wù)，是會議事務(wù)或服務(wù)的簡稱，是以提高會議質(zhì)量、保證會議精神貫徹并達(dá)到預(yù)期目標(biāo)為宗旨，包括會前、會中、會后三個(gè)不同階段服務(wù)內(nèi)容的綜合性的一種組織活動。會務(wù)工作依據(jù)內(nèi)容的不同具有政治性、服務(wù)性、被動性、事務(wù)性、綜合性、保密性、時(shí)效性等特點(diǎn)。

從上述定義可以看出，會務(wù)工作直接事關(guān)學(xué)院發(fā)展的政策制度乃至一項(xiàng)具體工作能否落實(shí)到位。為此，我們要充分認(rèn)清學(xué)院會務(wù)工作的重要意義。首先，會務(wù)工作是會議成功的前提和保證。會務(wù)工作準(zhǔn)備得越充分，安排得越周到，跟蹤得越及時(shí)，會議效果越好；反之，會議效果就差。如果召開一次會議，組織者對會議目的、程序、要解決的問題，模模糊糊，不甚了解，這樣的會議肯定是失敗的，效果肯定也是差的。其次，會務(wù)反映承辦單位的整體形象。每一次會議的組織，實(shí)際上是對承辦單位整體素質(zhì)的一次展示，是對服務(wù)能力和水平的一次檢閱。會務(wù)工作組織得好，領(lǐng)導(dǎo)就滿意，基層同志印象就好；會務(wù)工作組織得不好，與會同志就會抱怨、提意見，單位形象就會受損。再次，會務(wù)體現(xiàn)承辦人的作風(fēng)和能力。從辦理會務(wù)的每一件小事可以衡量工作人員的職業(yè)素養(yǎng)以及作風(fēng)扎實(shí)不扎實(shí)，工作能力強(qiáng)不強(qiáng)，責(zé)任心高低和敬業(yè)精神等方方面面。

二、學(xué)院會務(wù)工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié)

高職學(xué)院會務(wù)工作中會前、會中、會后三個(gè)階段對會務(wù)工作的要求各不相同。會務(wù)組織者必須根據(jù)不同階段的不同特點(diǎn)，精心準(zhǔn)備，周密考慮，超前安排，具體應(yīng)注意把握以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：

1.會前準(zhǔn)備要充分、周到、細(xì)致，堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)。會前精心策劃和準(zhǔn)備，是開好會議的前提。如何策劃和準(zhǔn)備？一要在“細(xì)”字上下功夫，各項(xiàng)工作要過細(xì)。從會議通知、會場安排、材料準(zhǔn)備到坐席卡等，凡所做的工作，都要一項(xiàng)一項(xiàng)地排出來，一項(xiàng)一項(xiàng)地落實(shí)到人，明確責(zé)任和要求，不能丟三拉四，不能有半點(diǎn)含糊。對會議過程中可能發(fā)生的各種突發(fā)事件，要超前制定預(yù)案，防患于未然。二要在“實(shí)”字上下功夫。作風(fēng)要實(shí)，提倡事必躬親，一桿子到底，盡量減少中間環(huán)節(jié)，不能滿足于電話通知或者托人代辦。文風(fēng)要實(shí)，會議程序緊湊，時(shí)間安排合理，做到多開短會少開長會，多開小會少開大會，盡量避免陪會。三要在“嚴(yán)”字上下功夫。工作高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求，爭一流，各項(xiàng)會務(wù)安排和細(xì)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，敢于打破常規(guī)，勇于探索和創(chuàng)新，不滿足于老一套。

2.會中服務(wù)要靈活、應(yīng)變、主動，及時(shí)查漏補(bǔ)缺。會議質(zhì)量如何，關(guān)鍵取決于會中。由于各種突發(fā)因素隨時(shí)可能發(fā)生，搞好會中服務(wù)顯得十分重要。首先，要有靈活性，“智者干慮，終有一失”。受主客觀因素制約，組織者在制定會議預(yù)案時(shí)不可能把細(xì)枝末節(jié)全都考慮進(jìn)去。這就需要我們在會議進(jìn)行過程中，保持高度的靈活性，隨時(shí)注意觀察會場情況，發(fā)現(xiàn)問題，能夠立刻處理。其次，要有應(yīng)變性，就是要隨機(jī)應(yīng)變，及時(shí)果斷地處置各種突發(fā)事件。比如，會場突然停電以及其他不可預(yù)測因素等的處理，都要求組織者有一定的應(yīng)變能力。再次，要有主動性，對一些可處理可不處理，但影響會議質(zhì)量和效果的事情，要主動介入，不推不讓，妥善處理，保持和維護(hù)正常的會議秩序。

3.會后跟蹤要及時(shí)、認(rèn)真、高效，保證達(dá)到預(yù)期目的。開會只是一種手段，真正目的在落實(shí)。通過會后跟蹤服務(wù)，不僅可以督促學(xué)院各部門抓落實(shí)，還可以及時(shí)搜集、了解各部門動態(tài)信息，有利于領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步的決策，也有利于各部門進(jìn)一步的落實(shí)工作。因此，必須把會后跟蹤服務(wù)作為一項(xiàng)重要工作來抓。跟蹤什么？一是及時(shí)了解會議的貫徹情況；二是及時(shí)督查領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)的完成情況；三是及時(shí)搜集部門在抓落實(shí)過程中的意見、建議和呼聲。在跟蹤服務(wù)方式上，可以通過電話了解，可以深入系部座談，可以個(gè)別走訪，也可以通過問卷調(diào)查來進(jìn)行。但不論采取什么形式，都要保證會議達(dá)到預(yù)期目的，取得實(shí)實(shí)在在的效果。

三、提高學(xué)院會務(wù)工作水平的體會

提高學(xué)院會務(wù)工作水平是一項(xiàng)長期的工作，不僅現(xiàn)在要抓，將來還要抓。根據(jù)筆者的工作實(shí)踐和體會，會務(wù)工作上水平必須注意這樣幾個(gè)問題。

首先，提高認(rèn)識，端正態(tài)度是前提。會務(wù)工作瑣碎繁雜，許多工作看起來都是一些“小事”，做起來也很簡單，就是看你認(rèn)識到不到位。認(rèn)識到位，思想重視，工作就能做好；認(rèn)識不到位，某個(gè)環(huán)節(jié)出了問題，“小事”就變成了“大事”，其他工作做得再出色，也不能彌補(bǔ)遺憾和過失。所以，搞好會務(wù)工作，必須提高認(rèn)識，端正態(tài)度。提高認(rèn)識，就是提高對搞好會務(wù)工作重要意義的認(rèn)識，提高對“小事”的認(rèn)識，克服麻痹大意和怕麻煩的思想；端正態(tài)度，就是要在思想和行動上堅(jiān)定辦好會務(wù)的信心和決心。提高認(rèn)識，端正態(tài)度，要求我們平時(shí)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)自身修養(yǎng)，不斷提高思想政治素質(zhì)，要求加強(qiáng)學(xué)院辦公室室風(fēng)建設(shè)，使每個(gè)成員自覺維護(hù)學(xué)院的榮譽(yù)和形象，完善各項(xiàng)規(guī)章制度。

其次，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，勤于實(shí)踐是關(guān)鍵。提高會務(wù)工作水平，功夫在平時(shí)，沒有平時(shí)的學(xué)習(xí)和積累，沒有實(shí)踐的總結(jié)和完善，就不會有辦會水平的提高。加強(qiáng)學(xué)習(xí)，勤于實(shí)踐是提高會務(wù)工作的一條捷徑。要向書本學(xué)習(xí)，掌握辦文辦會的基本程序和方法；向?qū)嵺`學(xué)習(xí)，通過每一項(xiàng)活動，每一次會議，不斷探索、總結(jié)、完善會務(wù)工作；向行家學(xué)習(xí)，平時(shí)虛心向業(yè)務(wù)行家請教，經(jīng)常交流研討會務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)，不斷琢磨、領(lǐng)悟會務(wù)要領(lǐng)和提高會務(wù)水平。

再次，團(tuán)結(jié)協(xié)作，相互配合是保證。會務(wù)工作是一項(xiàng)綜合性工作，要辦理好某項(xiàng)會務(wù)，離不開上上下下、方方面面的相互支持和密切配合。特別是大中型會議，準(zhǔn)備工作復(fù)雜，要做的事情多，必須分工協(xié)作，分線作戰(zhàn)，指望一兩個(gè)人，肯定不會取得滿意效果。為此，在組織大中型會議會務(wù)時(shí)，一要成立強(qiáng)有力的會務(wù)領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對整個(gè)會務(wù)工作的統(tǒng)一指揮；二要根據(jù)成員能力、專長等情況，對任務(wù)合理分解，做到既不交叉重復(fù)，又不遺漏每一個(gè)子項(xiàng)；三是任務(wù)責(zé)任一起壓，讓每個(gè)成員各司其職，各負(fù)其責(zé)。總之，只要上下一心，步調(diào)一致，同舟共濟(jì)，就一定能夠把會務(wù)工作搞好。

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