如何提高民辦高校公文質量的幾點思考

摘 要 對于民辦高校來說，公文是其在實施行政管理過程所形成的具有法律效力和規范格式的文書。公文的質量，反映著民辦高校的工作效率和管理水平。提高民辦高校公文質量，應從發文目的、主旨觀點、結構內容、語言表述、文種選擇等方面著手，以提高學校的工作效率和管理水平。

關鍵詞 公文質量 民辦高校 管理水平

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A

Several Thoughts on how to Improve the Quality of

Private Colleges and Universities Document

HE Jian

(South China Institute Of Software Engineering， Guangzhou University， GuangZhou， GuangDong 510990)

Abstract For private colleges and universities， document is the implementation of the administration process formed by having the force of law and standard format of the instrument. The quality of document reflect the management quality of works of a school. To improve document quality should start with document purpose， main viewpoint， document structure， language expression and type selection so as to improve the work efficiency and management ability of the school.

Key words document quality; private colleges and universities; management level

公文，即公文文書，又稱文件。是國家機關及其他社會組織在行使職權和實施管理的過程中所形成的具有法定效力與規范格式的文書，是傳達政令、指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告和交流情況，聯系公務、記載工作活動的重要工具。對于高校來說，公文是學校黨政管理部門實施領導、處理公務過程中所形成的具有法定效力和規范格式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。學校公文的質量和效率，不僅關系著學校工作的質量和效率，還代表著學校的形象，反映著學校的執政能力、工作效率和管理水平。民辦高校由于辦學自主性大、辦學時間短、人員流動性大等特點，在公文寫作和處理方面存在一定的問題，函待改進。

民辦高校公文涉及的內容比較廣泛，種類繁多。從向上級的報告、請示到校級的決定、命令，從通報、通知到信函，從講話稿到會議紀要，往往時效性強，重要程度高。一些緊急公文，還常常事關全局。這就決定了公文具有較強的嚴肅性和規范性。因此公文內容必須準確，事實必須真實可靠，數字必須準確無誤，結論必須符合政策法規和實際情況，不夸大也不縮小，不拔高也不壓低。公文的種類、格式、行文程序、制發等必須遵循一定的要求，不能隨意，以確保公文的嚴肅性。公文是管理活動的產物，也是管理的手段，提高公文質量，有利于提高學校工作的執行力，促進教育事業的健康發展。

1 明確發文目的，認真搜集、整理素材

辦公室人員在接到公文寫作任務時，首先要明確發文目的。如為什么發文？發文是要解決什么問題？發文背景、發文對象等等，要做到方向清晰、目的明確。擬稿人要充分了解學校的工作重點，熟悉公文起草的背景，認真領會領導意圖，按照領導的意圖確定好寫作內容，制定寫作計劃后，有目的性的開始搜集、整理材料。在收集整理材料的過程中，應盡可能全方位的收集材料，同時對收集到的材料進行把關，將無用的材料進行刪減，有用的材料進行修改補充。注意材料的真實性和完整性，特別對引用的數據材料等要確保準確無誤。

2 主旨突出、觀點鮮明

公文主旨是公文所要表達的中心思想，是公文內容的核心。每篇公文都應主旨突出、觀點鮮明。寫作時首先要圍繞發文目的，結合領導意圖預測發文效果，恰如其分的確立主旨，使之成為公文的核心，然后正確的運用材料，從材料中提煉觀點，使之成為公文的骨架。用主旨和觀點統帥材料，用材料說明主旨和觀點，以求得主旨、觀點和材料的統一。運用材料過程中要引用具有典型性、代表性的材料，以增強主體和觀點的說服力，同時注意避免材料過于繁雜。

3 結構合理，內容完整

公文的結構清晰合理，層次分明，內容完整，才能明確地表達發文意圖和思想，便于受文單位讀懂弄通，貫徹執行。因此，公文寫作時要統籌考慮公文框架、布局，把握好總體和部分之間的關聯性和邏輯性，以及對敘述內容的完整性等進行細致分析，使公文的結構合理嚴謹。

公文的內容要完整、言之有物。如果內容空洞、言之無物，即使文字寫的天花亂墜，也起不到好的效果，反而會適得其反。在實際工作中，經常會遇到一些需要貫徹執行上級文件精神的公文，這就要求我們在此類公文寫作時，不僅要傳達上級文件精神，還要結合實際提出具體的貫徹落實意見和要求，不能簡單的把上級文件換個文頭發下去了事。公文的各要素要完整無誤，包括主送單位、標題、正文、落款、日期、發文單位、發文日期、簽發人等要素。

4 語言表述準確、簡潔

公文寫作是一種實用寫作，不同于文學創作。文學創作傾向于給讀者預留足夠的想象空間，而公文寫作恰恰相反，完全不給讀者想象的余地，而應該盡可能準確地傳達出行文者所要表達的信息。公文的思想內容，經過組織安排，最終要訴諸于文字表現，公文的語言文字表述如何，直接關系到公文的質量和發文目的能否實現。這就要求公文語言準確、簡潔。語言準確要求語言表達符合客觀實際，符合邏輯，符合語法規范。簡潔就是簡明扼要不說廢話，在寫作時要認真推敲，反復修改，做到語言簡練不冗余拖沓。另一方面，公文語言要拋棄“假、大、空”，做到“真、實、準”。

5 正確使用公文文種，規范行文

公文文種繁多，一些文種容易混淆，如報告和請示，決定和通報等。公文作者要熟練掌握各種文種，準確運用。公文特有的嚴肅性和規范性，決定了公文的寫作要遵從一定的格式。一般高校會根據《國家行政機關公文處理辦法》，制定本校關于公文處理的規章制度。例如我校的《廣州大學華軟軟件學院公文處理辦法》。公文作者必須按照《國家行政機關公文處理辦法》或本校的規章制度要求進行寫作，做到規范行文。

總之，公文寫作考驗的不僅是寫作能力，還要求寫作者具備一定的政治覺悟和統觀全局的能力，公文寫作者要善于學習，勤于積累，多思考，多動筆，不斷提高自身素質，不斷提高公文質量，有效提高學校在教育事業進程中的管理水平和執政能力。

參考文獻

[1] 于艷茹.關于公文處理規范化問題的幾點思考[J].理論界，2005(11).

[2] 陳子典.當代應用公文寫作[M].廣州:暨南大學出版社，2005.

[3] 聞君，倪亮，朱君.行政公文寫作及范例全書[M].北京:北京工業大學出版社，2008.

[4] 寧永錄，劉劍坤.規范公文起草 提高以文輔政水平[J].西安航空技術高等專科學校學報，2011.

[5] 李澤忠.如何提升辦公室秘書公文寫作能力[J].辦公室業務，2011(2).