論新形勢下高校辦公室工作特點(diǎn)與文秘素養(yǎng)的提高

摘 要：隨著高校教育改革的的深入發(fā)展，高校辦公室工作面臨新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。這對辦公室文秘人員的素養(yǎng)提出了新的更高的要求。結(jié)合高校辦公室的工作特性，高校辦公室文秘人員的要努力提高政治素質(zhì)、道德素質(zhì)和能力素質(zhì)。同時(shí)，高校辦公室文秘人員要努力不斷的學(xué)習(xí)各種理論知識，要在干中學(xué)，學(xué)中干，還要把長遠(yuǎn)計(jì)劃和短期目標(biāo)相結(jié)合，全面提升自己的素養(yǎng)，提升高校辦公室工作水平。

關(guān)鍵詞：辦公室；文秘；素養(yǎng)

中圖分類號：G64 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2012）01-0315-02

收稿日期：2011-10-13

作者簡介：王俊紅（1966-），女，江蘇溧陽人，大專，從事文秘學(xué)與高等教育管理研究。

近年來，隨著高校教育改革的逐步深入，內(nèi)外管理事務(wù)日益增多，高校辦公室工作發(fā)生了較大的轉(zhuǎn)變：從單純的任務(wù)執(zhí)行轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)主要發(fā)揮參謀助手職能的智囊型機(jī)構(gòu)；從注重內(nèi)部建設(shè)轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)協(xié)調(diào)學(xué)校各部門各方面發(fā)展的綜合型機(jī)構(gòu)；從側(cè)重行政化管理轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)滿足師生和教學(xué)需求的服務(wù)型機(jī)構(gòu)；從偏重經(jīng)驗(yàn)式辦公轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)程序化運(yùn)行的專業(yè)型機(jī)構(gòu)。這對辦公室人員尤其是文秘人員提出了更高要求。

一、高校辦公室工作特點(diǎn)

高等院校辦公室處于學(xué)校行政中樞和決策中心的重要位置，主要是為貫徹黨的教育路線方針，為教學(xué)科研服務(wù)，它充任學(xué)校高層領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。高校辦公室的工作具有自身的特點(diǎn)：

1.綜合性。從所處的地位看，高校辦公室是整個(gè)學(xué)校工作的樞紐部，在校內(nèi)，它緊緊圍繞著學(xué)校的教學(xué)科研及行政管理而做好協(xié)調(diào)服務(wù)工作，與各級領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門和全校教職工有著直接的聯(lián)系。在校外，廣泛聯(lián)系兄弟單位的上下左右方方面面；從具體工作看，它擔(dān)負(fù)著溝通情況、協(xié)調(diào)關(guān)系、組織會務(wù)、信息反饋、草擬文稿、接待來訪、機(jī)要文印、檔案等項(xiàng)業(yè)務(wù)。要求它能總攬全局、協(xié)調(diào)有序、信息靈通、保證學(xué)校各項(xiàng)工作的正常運(yùn)作；從機(jī)構(gòu)性能看，它既是提供情況，參與領(lǐng)導(dǎo)層的議事、決策活動的參謀部，承上啟下，協(xié)調(diào)步伐的聯(lián)絡(luò)部，又是處理各類事務(wù)的具體辦事機(jī)構(gòu)，這就決定了高校辦公室的綜合性工作特點(diǎn)。

2.協(xié)調(diào)性。高等院校規(guī)模大、層次多，專業(yè)各異，為使學(xué)校工作有序，辦公室的協(xié)調(diào)作用非常重要，辦公室工作要保證上情下達(dá)，下情反饋的準(zhǔn)確及時(shí)，上下步調(diào)一致，各類矛盾協(xié)調(diào)解決，信息傳遞暢通無阻，正確協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)理順各個(gè)方面的關(guān)系，要妥善安排，科學(xué)處理是非常主要的。只有這樣，才能協(xié)調(diào)好教與管，教學(xué)科研人員與管理人員，教學(xué)科研任務(wù)與管理方法之間的矛盾，達(dá)到統(tǒng)一思想，統(tǒng)一步調(diào)，互相支持，互相配合工作的目的。

3.服務(wù)性。辦公室工作的發(fā)生決定了它是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)的。它本身不能脫離領(lǐng)導(dǎo)工作而獨(dú)立存在。它的一切工作都是圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開的，領(lǐng)導(dǎo)工作涉及到哪里，它的服務(wù)工作范圍就延伸到哪里。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，首先，要傳閱好各級機(jī)關(guān)下發(fā)的文件，使領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握黨的方針政策，以利在工作中貫徹落實(shí)；其次，要組織安排好各類會議，做好反映學(xué)校高層領(lǐng)導(dǎo)議事活動軌跡的會議，參與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的議事，決策活動；最后，主要是調(diào)整研究，提供信息，結(jié)合實(shí)際，及時(shí)，準(zhǔn)確地提出建議性的意見和方案，為領(lǐng)導(dǎo)制定正確的決策提供可靠的依據(jù)；辦公室文秘人員還要隨時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作，為職能部門服務(wù)，發(fā)揮協(xié)調(diào)樞紐作用。各職能部門商討決定教學(xué)、科研與行政管理方面的重要事宜的活動，需要辦公室組織，協(xié)調(diào)溝通和精心安排。需要工作人員提供使用條件和優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

4.機(jī)要性。高校辦公室工作的機(jī)要性主要表現(xiàn)在：由于辦公室是直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，文秘人員接觸保管的各類文件、資料、領(lǐng)導(dǎo)人員參加的重要會議等，大都是涉及黨和國家的秘密或者是本單位不宜公開的事項(xiàng)；文秘人員的大量工作帶有秘密性；文秘人員掌握了解帶有全局性、長期性和關(guān)鍵性的事宜。這就決定了辦公室工作的機(jī)密性特點(diǎn)。

高校辦公室所特有的綜合性、協(xié)調(diào)性、服務(wù)性和機(jī)要性對辦公室文秘工作人員也提出了很高的職業(yè)要求。

二、高校辦公室文秘工作人員應(yīng)該具備的基本素質(zhì)

1.政治素質(zhì)是做好高校辦公室文秘工作的本質(zhì)要求。高校是培養(yǎng)社會主義合格建設(shè)者和接班人的關(guān)鍵陣地，使命重大，政治要求嚴(yán)格。辦公室作為高校綜合管理機(jī)構(gòu)，是完成學(xué)校各項(xiàng)工作的組織執(zhí)行者和協(xié)調(diào)服務(wù)者，處于高校管理系統(tǒng)的中心環(huán)節(jié)。作為辦公室強(qiáng)化政務(wù)、管好事務(wù)、搞好服務(wù)具體執(zhí)行者之一的文秘人員，由于其直接面向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)層，承擔(dān)著政策決策、傳播和具體措施的擬定工作，其政治覺悟的高低直接影響到政策有效貫徹執(zhí)行的力度，直接影響到學(xué)校戰(zhàn)略意圖的落實(shí)及領(lǐng)導(dǎo)層形象威信的樹立。因此，高校辦公室文秘人員必須具備很強(qiáng)的政治素質(zhì)，既能深刻理解黨的路線方針政策的基本精神，又熟悉高校發(fā)展?fàn)顩r，從實(shí)際出發(fā)，把“上情”與“下情”有機(jī)結(jié)合起來，避免出現(xiàn)對政策措施的隨意擴(kuò)大、縮小、“離譜”、“脫軌”等路線錯(cuò)誤。提高政治素質(zhì)需要不斷加強(qiáng)黨性修養(yǎng)，堅(jiān)持以黨和人民的事業(yè)為最高準(zhǔn)則，特別應(yīng)注意的是，因文秘人員經(jīng)常會面臨一些大是大非的原則性問題，因此，文秘人員必須始終保持政治上的清醒和堅(jiān)定，自覺抵制諸如“師爺”、“門客”、“親信”等封建腐朽作風(fēng)，確保在任何時(shí)候、任何情況下理想信念都不游移、不含糊、不動搖。

2.道德素質(zhì)是做好高校辦公室文秘工作的重要基礎(chǔ)。圍繞中心服務(wù)大局是高校辦公室永恒的主題。文秘人員作為辦公室服務(wù)人員，既服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)部門，又服務(wù)廣大師生，因此更要牢固樹立服務(wù)意識，深刻理解提高服務(wù)水平與加強(qiáng)道德修養(yǎng)的關(guān)系，切實(shí)把道德修養(yǎng)放在首位。文秘人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊做文字服務(wù)工作，地位特殊，影響特殊，文秘人員的“德”既是自身素養(yǎng)的“反映”，更是領(lǐng)導(dǎo)形象的“補(bǔ)充”和機(jī)關(guān)效率的“折射”。這就要求文秘人員必須具備良好的道德修養(yǎng)。要誠實(shí)公正、言而有信，謙虛謹(jǐn)慎、戒驕戒躁，胸懷寬廣、度量宏大，克己奉公、處事端正，清白做人、干凈做事。提高道德修養(yǎng)，需要正確對待地位和自身利益，重事業(yè)，輕得失，講奉獻(xiàn)；需要保持樸素的群眾道德，廣泛聽取群眾意見，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映群眾心聲；需要始終保持自重自愛的人格操守，不為金錢、權(quán)勢、地位而降低操守，真正做到“為人處世，常留一份寧靜給自己；履職從政，多存一點(diǎn)淡泊在心中”。

3.能力素質(zhì)是做好高校辦公室文秘工作的關(guān)鍵因素。辦公室工作事務(wù)繁雜，時(shí)效性綜合性比較強(qiáng)，需要面對的突發(fā)情況也比較多，因此做好辦公室工作需要很強(qiáng)的綜合能力素質(zhì)。文秘人員承擔(dān)著公文處理的重要職責(zé)，文種選用是否適當(dāng)，批轉(zhuǎn)手續(xù)是否完備，語言文字是否通順，邏輯關(guān)系是否嚴(yán)密，體例格式是否統(tǒng)一和規(guī)范等，是鑒定文秘人員專業(yè)素質(zhì)的基本條件。根據(jù)高校實(shí)際，辦公室文秘人員除應(yīng)具備一些辦會、辦事的能力外，重點(diǎn)應(yīng)具備以下四種能力：（1）具備過硬的寫作能力。起草各種文件和講稿是秘書工作的專業(yè)和專長。秘書寫作在內(nèi)容上要觀點(diǎn)明確、內(nèi)容精確、表達(dá)準(zhǔn)確，具有權(quán)威性和針對性；在結(jié)構(gòu)上要按照提出問題—分析問題—解決問題的基本要求進(jìn)行文章布局，具有說理性和科學(xué)性；在風(fēng)格上要把握不同工作性質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)各自形象特點(diǎn)，具有特色性和形象性。（2）具備很強(qiáng)的調(diào)研能力。調(diào)研工作是高校辦公室服務(wù)決策的重要方面，也是文秘人員的工作職責(zé)。要堅(jiān)持貼近師生實(shí)際、貼近領(lǐng)導(dǎo)思路、貼近時(shí)代脈搏的原則，突出校園亮點(diǎn)、緊扣時(shí)代熱點(diǎn)、抓住工作重點(diǎn)、解決發(fā)展難點(diǎn)，增強(qiáng)調(diào)研的針對性，切實(shí)為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供科學(xué)依據(jù)。（3）具備扎實(shí)的辦公自動化操作能力。要善于運(yùn)用電腦、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行傳遞信息、檢索資料、編輯文稿等工作，實(shí)行自動化辦公，提高辦公、辦文效率。

三、努力提高文秘人員素質(zhì)，適應(yīng)新形勢下高校辦公室工作要求

l.努力學(xué)習(xí)，是文秘人員不斷提高自身的素質(zhì)的需要。高校辦公寶工作的特點(diǎn)要求文秘人員應(yīng)具備較高的思想、理論、政策水平，較寬的專業(yè)知識面。文秘人員只有不斷地刻苦學(xué)習(xí)，充實(shí)和豐富自己才能適應(yīng)工作的需要。特別是做文字秘書工作的，決不是簡單地寫寫材料，整理搜集信息，他們的思考常常是超越自己職級范圍的高層次思考。

2.干中學(xué)，學(xué)中干。高校文秘工作人員沒有太多的時(shí)間和機(jī)會去專門學(xué)習(xí)進(jìn)修，只能在工作中學(xué)習(xí)。交秘工作人員要把服務(wù)當(dāng)做提高自己的課堂，珍借每一次實(shí)踐機(jī)會.勤積累，多總結(jié)，勇實(shí)踐，努力在工作中掌握服務(wù)規(guī)律，促進(jìn)自身的提高；另外，要在學(xué)中干，文秘工作畢竟不同于其他工作，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)不僅需要實(shí)踐知識，更需要理論指導(dǎo)，需要感性認(rèn)識上升到理性認(rèn)識的自覺行動。因此，文秘人員需要在工作中加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，不斷提高理論素養(yǎng)，努力地做好服務(wù)工作。

3.長遠(yuǎn)計(jì)劃和短期目標(biāo)相結(jié)合。文秘人員自身素質(zhì)的提高是一個(gè)由淺入深、由低到高的積累過程。文秘人員自身素質(zhì)的提高，不僅局限于一時(shí)一地，它需要長期的培養(yǎng)與努力。這就需要根據(jù)自己的工作實(shí)際制定自我提高的長期計(jì)劃，做到“心中有數(shù)”，在工作中時(shí)時(shí)激勵(lì)自己奮發(fā)努力，還需根據(jù)近期的工作，制定數(shù)月數(shù)周的短期目標(biāo)，把它納入到長遠(yuǎn)的計(jì)劃之中，做到有計(jì)劃，有目標(biāo)。這樣，才能加快自身素質(zhì)的提高養(yǎng)成，收到事半功倍的效果。

總之，面對高校事業(yè)的快速發(fā)展，面對高校辦公室的工作重心轉(zhuǎn)變，面對領(lǐng)導(dǎo)和師生提出的更高要求，文秘人員只有全面完善自身素質(zhì)，積極發(fā)揮自身作用，才能更好地履行職責(zé)，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生。

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[責(zé)任編輯 陳 鶴]