高校數(shù)字檔案館信息集成與應(yīng)用研究

［摘 要］ 高校檔案館傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式是“我提供什么，用戶接受什么”，而在信息時代，高校檔案館需要構(gòu)建“用戶需要什么，我提供什么”的個性化服務(wù)模式，使檔案館的信息服務(wù)從被動型服務(wù)向主動型服務(wù)轉(zhuǎn)化。本文旨在按照從實踐中來、上升到理論、再指導(dǎo)實踐的思路，探討信息技術(shù)環(huán)境下高校數(shù)字檔案館信息集成與應(yīng)用的研究框架、研究路徑，研究方法和應(yīng)用前景。

［關(guān)鍵詞］ 高校數(shù)字檔案館；信息集成；一體化整合；個性化服務(wù)

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 03. 020

［中圖分類號］ G273；C931.6 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）03- 0040- 03

0 引 言

高校檔案館是高校集中保管和利用檔案的基地，隨著高等教育快速發(fā)展，一方面，高校在教學(xué)、科研、黨政管理活動中形成了越來越多的有利用價值的檔案；另一方面，高校、政府和社會各界對高校檔案信息質(zhì)量要求也越來越高。從總體看，高校檔案管理存在重硬件輕軟件、重保管輕利用、重傳統(tǒng)功能輕資源整合、重環(huán)境構(gòu)成輕信息資源挖掘、重物輕人等問題。尤其在檔案資源數(shù)字化建設(shè)上缺乏統(tǒng)一規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各自為政。

有數(shù)據(jù)表明，信息時代檔案館能充分利用信息管理技術(shù)和信息化建設(shè)成果，為檔案館信息的個性化服務(wù)提供了空前壯大的檔案利用人群，檔案信息服務(wù)事業(yè)發(fā)展前景也不可限量。由于檔案信息的個性化服務(wù)在時間、數(shù)量、質(zhì)量等滿足用戶需求的方面可以達(dá)到前所未有的深度，因此，個性化服務(wù)是信息時代檔案館服務(wù)的發(fā)展方向，是滿足用戶信息需求的有效手段。這從根本上改變了傳統(tǒng)的檔案服務(wù)“我提供什么，用戶接受什么”的傳統(tǒng)方式，而發(fā)展到“用戶需要什么，我提供什么”的個性化方式，大大提高了檔案信息服務(wù)的主動性，使檔案館的信息服務(wù)從被動型服務(wù)向主動型服務(wù)轉(zhuǎn)化。通過檔案信息個性化服務(wù)，能有效地吸引檔案用戶，增加檔案館的吸引力，從而促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，在滿足上述信息化時代對檔案利用需求的同時，要求形成完整的數(shù)字檔案資源集成的理論體系（即一體化整合的理論體系），要求形成清晰的應(yīng)用模式（即個性化服務(wù)模式），并指導(dǎo)在該模式下應(yīng)用軟件系統(tǒng)的開發(fā)。本文旨在按照從實踐中來、上升到理論、再指導(dǎo)實踐的思路，探討高校數(shù)字檔案館信息集成與應(yīng)用（以下簡稱信息集成與應(yīng)用）的研究框架和路徑。

1 國內(nèi)外數(shù)字圖書館信息集成與應(yīng)用研究述評

從國外情況看，多數(shù)國家把重心放在研究如何接收與管理電子文件信息上，主要研究光介質(zhì)的保存以及如何使檔案數(shù)字化，因而，總體上看，國外發(fā)達(dá)國家在數(shù)字檔案館的資源組織上，比較注重電子文件信息的管理，旨在解決當(dāng)前與未來的數(shù)字化信息問題，而并沒有對檔案信息資源組織的信息一體化整合、利用形成較系統(tǒng)的理論體系。

從國內(nèi)情況看，多數(shù)研究者認(rèn)為數(shù)字檔案館的建設(shè)歸根結(jié)底就是檔案館的信息化，從技術(shù)模式的角度去理解數(shù)字檔案館，即數(shù)字檔案館建設(shè)需要的一整套技術(shù)框架、管理方法和解決方案。對于如何構(gòu)建數(shù)字檔案館工程的整體框架，提出了數(shù)字檔案館是一個高度整合的概念，它應(yīng)該包括檔案信息的輸入、處理和輸出3個部分的數(shù)字化。數(shù)字檔案館工程的技術(shù)框架還包含標(biāo)準(zhǔn)體系和測評體系建設(shè)。實際上，數(shù)字檔案館工程與相關(guān)項目之間的關(guān)系是學(xué)習(xí)、合作和幫助的關(guān)系，檔案是一種原始的信息資源，向利用者提供個性化服務(wù)是數(shù)字檔案館功能的發(fā)展趨勢，數(shù)字檔案館工程不是完全脫離社會和法律環(huán)境的純粹的技術(shù)體系。

在應(yīng)用方面，個性化服務(wù)理念一經(jīng)提出就大受歡迎。美國康奈爾大學(xué)的圖書館在大量調(diào)查和研究的基礎(chǔ)上研制成個性化圖書系統(tǒng)，在１９９９年投入使用。我國的圖書情報系統(tǒng)也隨之進(jìn)行研究開發(fā)，出現(xiàn)了若干的Ｍｙ Ｌｉｂｒａｒｙ系統(tǒng)。在全國檔案工作會議上，提出了積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)、檔案館功能建設(shè)等方面的工作要求，強(qiáng)調(diào)檔案利用服務(wù)要向深層次發(fā)展，這說明作為保存檔案主要場所的檔案館的個性化服務(wù)越來越受到重視。

現(xiàn)階段我國對圖書館個性化服務(wù)的研究比較多，而對檔案館個性化服務(wù)的研究只是處于起步階段，還需要做更深入的理論研究。圖書館和檔案館有許多相似之處，所以未來檔案館個性化服務(wù)方面的研究有了借鑒的必要性和可能性。目前，中國檔案學(xué)界還沒有專著對檔案館的個性化服務(wù)進(jìn)行研究，只是在檔案管理、檔案利用服務(wù)中提到只言片語。國內(nèi)學(xué)者在相關(guān)的核心期刊上也發(fā)表過有關(guān)檔案館、檔案信息和數(shù)字檔案館個性化服務(wù)方面的文章，但沒有關(guān)于個性化服務(wù)的理論體系和清晰的應(yīng)用模式。

信息時代的檔案館既包括紙質(zhì)檔案館，也包括數(shù)字檔案館，兩種類型檔案館在信息時代是共存的，誰也無法取代誰。在理論方面，檔案館的個性化服務(wù)研究還比較少；在實際工作中，由于理論發(fā)展不充分，許多實踐工作只能靠摸索，還沒有完全擺脫傳統(tǒng)檔案館服務(wù)的模式。所以檔案館開展個性化服務(wù)還需進(jìn)行深入的研究。

綜上所述，開展個性化服務(wù)是檔案館信息服務(wù)向深層次發(fā)展的一種趨勢，也是檔案館創(chuàng)新服務(wù)的有效途徑和值得研究探索的課題。因此，立足高校檔案館實際開展研究，進(jìn)行檔案信息資源集成（一體化整合）和應(yīng)用（個性化服務(wù)）模式的構(gòu)建，注重整理、分析用戶的個性化需求，并上升到理論高度探討檔案館資源的集成，最終借助于信息技術(shù)將其理論用于指導(dǎo)應(yīng)用模式的實踐之中，這對于推進(jìn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，對于檔案館工作如何為科學(xué)發(fā)展觀服務(wù)以及高校檔案館自身的科學(xué)發(fā)展都具有深遠(yuǎn)的理論意義和重大的現(xiàn)實意義。

2 信息集成與應(yīng)用之間的關(guān)系辨析

高校數(shù)字檔案館是建立在信息技術(shù)普遍應(yīng)用的基礎(chǔ)上，在一體化整合的集成管理與服務(wù)思想的指導(dǎo)下，對高校檔案館資源應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行鑒定、轉(zhuǎn)換、收集和存儲，以分類保管、檢索利用和統(tǒng)計反饋等一體化整合處理為核心，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行信息查詢和傳遞，對高校所有檔案資源有效地組織管理并高效率地提供個性化服務(wù)，實現(xiàn)資源共享的分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。

上述定義客觀地描述了高校數(shù)字檔案館所基于的技術(shù)環(huán)境、構(gòu)建的指導(dǎo)思想、采用的技術(shù)手段、處理的核心難題、傳播的方式方法和最終的構(gòu)建目標(biāo)。其中，信息集成與應(yīng)用是關(guān)鍵，有必要理順二者之間的關(guān)系，以便對高校數(shù)字檔案館的構(gòu)建奠定堅實的理論基礎(chǔ)。

信息集成與應(yīng)用是信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物。集成（Ｉｎｔｅｇｒａｔｉｏｎ）一詞有一體化、整合的含義。集成的思想自古有之，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和普遍應(yīng)用，集成概念首先在計算機(jī)技術(shù)領(lǐng)域被使用和解釋。隨著集成在計算機(jī)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，集成內(nèi)涵被豐富化和深化，并作為一種哲學(xué)思想和管理理念被應(yīng)用到各個學(xué)科領(lǐng)域。信息集成是指以集成思想為指導(dǎo)，將集成的基本理論和方法創(chuàng)造性地運(yùn)用到信息管理實踐的過程或狀態(tài)，以信息集成的方法和手段達(dá)到應(yīng)用的目標(biāo)。

總的來說，集成是一種創(chuàng)新理念，是一個動態(tài)的過程和方法，是一種優(yōu)化的結(jié)果。所謂的創(chuàng)新理念，在于集成的系統(tǒng)性、整體性、有機(jī)性、創(chuàng)造性、優(yōu)化性和共享性的思想精髓，此理念用于指導(dǎo)各領(lǐng)域的實踐，必然激發(fā)事物質(zhì)的飛躍和價值的最大化實現(xiàn)。所謂的動態(tài)的過程和方法，是指相關(guān)的各要素不斷地主動優(yōu)化，選擇搭配，相互融合，優(yōu)勢互補(bǔ)，以最合理的結(jié)構(gòu)進(jìn)行組合的過程和方法。所謂優(yōu)化結(jié)果，在于集成的目標(biāo)是構(gòu)造出功能最強(qiáng)、效果最優(yōu)的高級系統(tǒng)，即集成體。因此，集成的特點因在于：①創(chuàng)造性的思維和主動的優(yōu)化行為；②動態(tài)的、開放的優(yōu)勝劣汰和優(yōu)勢互補(bǔ)；③最優(yōu)化的整體和系統(tǒng)。

信息集成（一體化整合理論）與應(yīng)用（個性化服務(wù)模式）之間存在著必然的、內(nèi)在的、緊密的邏輯聯(lián)系，并且二者是相輔相成的關(guān)系。欲知應(yīng)如何進(jìn)行檔案資源的一體化整合，只有對檔案用戶的個性化需求進(jìn)行準(zhǔn)確的細(xì)分和定位，即檔案資源一體化整合理論必須遵循檔案用戶的個性化需求（從實踐中來并上升到理論），而檔案資源一體化整合理論將指導(dǎo)個性化服務(wù)模式的建立和實現(xiàn)（理論指導(dǎo)實踐），前者既是后者的前提和起因又是后者的目標(biāo)和結(jié)果。只有明確了檔案信息資源一體化整合的原則、策略、理論基礎(chǔ)和模式框架，才能明確個性化服務(wù)模式應(yīng)如何建立，后者依賴于前者的指導(dǎo)。

3 信息集成與應(yīng)用的研究框架、研究路徑、研究方法和應(yīng)用前景

3.1 研究框架

（１）針對高校數(shù)字檔案館建設(shè)中檔案信息資源組織的現(xiàn)實問題進(jìn)行深入研究，提出高校檔案館信息資源一體化整合的原則、策略與組織方式，形成較系統(tǒng)的檔案信息資源一體化整合、個性化利用的理論體系，為個性化服務(wù)實踐提供科學(xué)的理論指導(dǎo)。

（2）檔案傳統(tǒng)服務(wù)方式、信息的無限性與用戶（符合保密要求并授權(quán)）的信息需求的特定性之間的矛盾日益尖銳，因此，依據(jù)一體化整合理論，著力于構(gòu)建信息時代高校檔案館資源的個性化服務(wù)模式，包括檔案館藏的優(yōu)化、檔案用戶的研究、檔案館個性化信息服務(wù)的技術(shù)支撐以及對檔案館員的素質(zhì)要求，以滿足不同檔案利用者群體的不同需求，擴(kuò)展檔案利用服務(wù)的范疇，真正實現(xiàn)數(shù)字檔案管理功能。

（3）研發(fā)“檔案資源個性化服務(wù)軟件系統(tǒng)”。

3.２ 研究路徑

根據(jù)上述信息集成與應(yīng)用的關(guān)系論述，研究路徑是從實踐中來、上升到理論、指導(dǎo)實踐。具體地說，高校數(shù)字檔案館信息集成與應(yīng)用研究的路徑包括：①對檔案用戶的個性化需求進(jìn)行準(zhǔn)確的細(xì)分和定位（從個性化到一體化的過程，從實踐中來）；②提煉、概括檔案信息資源一體化整合的原則與策略，理論基礎(chǔ)與模式框架，檔案信息資源組織的方式、技術(shù)問題及其解決方案（從具體到抽象，提煉和概括的過程，上升到理論）；③建立并實現(xiàn)檔案館主動型和用戶驅(qū)動型相結(jié)合的個性化服務(wù)模式及其應(yīng)用軟件系統(tǒng)（從一體化資源整合理論到個性化用戶服務(wù)模式的建立過程，指導(dǎo)實踐）。

3.３ 研究方法

立足高校檔案館實際開展研究，以一家大學(xué)檔案館為依托，充分利用已有設(shè)施和資料，并采用以下3種方法獲取更深入的研究資料。①案例調(diào)查法：有目的、有計劃、有系統(tǒng)地搜集有關(guān)研究對象的現(xiàn)實狀況或歷史狀況的材料，借以發(fā)現(xiàn)問題、探索規(guī)律。在項目進(jìn)程中，對高校檔案館進(jìn)行實地考察，通過相關(guān)網(wǎng)站，了解高校數(shù)字檔案館的建設(shè)背景、檔案信息資源的組成、檔案管理系統(tǒng)的基本構(gòu)成、數(shù)據(jù)庫建設(shè)等具體情況，為提煉檔案資源一體化整合理論奠定基礎(chǔ)。逐步實現(xiàn)館內(nèi)檔案資源跨類型、跨載體、跨時空的信息檢索與利用模式。②分析歸納法：通過對具有代表性的高校檔案館檔案信息資源建設(shè)實踐的分析，并結(jié)合國內(nèi)外相關(guān)領(lǐng)域的信息資源組織研究成果，概括、歸納出關(guān)于數(shù)字檔案館建設(shè)中的檔案信息資源一體化整合的原則和策略，并為數(shù)字檔案信息資源組織方式及需解決的相關(guān)問題提供兼具科學(xué)性、系統(tǒng)性和可操作性的理論框架，探索一條適合我國高校數(shù)字檔案館建設(shè)中檔案信息資源一體化整合發(fā)展的科學(xué)道路。③統(tǒng)計分析法：主要利用中國期刊網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)資源和檔案館資源進(jìn)行文獻(xiàn)調(diào)查；利用統(tǒng)計分析法對影響檔案信息服務(wù)的用戶個性化因素進(jìn)行統(tǒng)計分析；運(yùn)用比較分析法對檔案館的個性化服務(wù)和傳統(tǒng)檔案館信息服務(wù)進(jìn)行分析，找到二者的區(qū)別和聯(lián)系，使檔案信息資源從形式組織轉(zhuǎn)向內(nèi)容組織和知識組織，轉(zhuǎn)向深層次開發(fā)和知識挖掘，從而，建立檔案館主動型和用戶驅(qū)動型相結(jié)合的個性化服務(wù)模式。最終構(gòu)建的個性化服務(wù)模式將完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、快捷地滿足用戶的個性化需求。

此外，還可利用高校之間多部門的人力資源協(xié)作，充分把握和分析不同用戶的個性化需求，為制定檔案信息資源建設(shè)的一體化策略和理論框架提供基礎(chǔ)資料。利用已有設(shè)備資源和前期研究成果包括在用的“高校檔案管理信息系統(tǒng)”，并以此為基礎(chǔ)，建立并實現(xiàn)檔案館主動型和用戶驅(qū)動型相結(jié)合的個性化服務(wù)模式。

3.４ 應(yīng)用前景

高校數(shù)字檔案館信息集成與應(yīng)用模式是理論與實踐充分結(jié)合的產(chǎn)物，具有廣闊的應(yīng)用前景。根據(jù)行業(yè)性質(zhì)和檔案館的綜合程度不同，可在研究進(jìn)程中，按照“行業(yè)垂范、分步實施、提煉成果、穩(wěn)步推廣”的原則，率先利用階段性成果指導(dǎo)高校檔案館的個性化服務(wù)模式的建立，然后，將資源一體化整合理論推廣應(yīng)用于檔案館系統(tǒng)，建立社會綜合檔案館的個性化服務(wù)模式。研究成果的應(yīng)用范圍非常廣闊，還因為信息集成與應(yīng)用模式本身的精髓就是從個性化到一體化、從具體到抽象、再從一體化到個性化的思辨過程。由于信息集成的理論框架是通用的，在其指導(dǎo)下建立的個性化服務(wù)應(yīng)用模式是清晰而具有彈性的，因而，研究成果可應(yīng)用于其他檔案館管理系統(tǒng)。

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