圖書成本測算通用電子表格設計實例

摘要：出版社轉企改制后，成本成為一個重要而敏感的概念，也成為編輯在選題開發時必須考慮的項目。實用的電子表格，可以幫助編輯快速測算圖書成本和預期利潤等有關數據，為選題開發決策提供快速參考。

關鍵詞：圖書成本；成本項目；公式；電子表格

圖書成本是圖書在生產和銷售過程中所耗費的生產資料價值和必要勞動價值的貨幣表現，是出版社在進行圖書的編輯、復制和發行等活動中所支付的費用。現在，越來越多的出版社在選題論證時都要求編輯提交選題的成本和利潤測算報告。為便于編輯同仁輕松完成策劃選題的成本測算，本文給出了一個使用Microsoft Excel XP編制的圖書成本測算通用電子表格（見圖1）。計算時只需輸入一些基本的數據，就可以通過其中內嵌的一系列公式得到常用的結果，如編審費、校對費、排版費、稿費、紙張費、印裝費、銷項稅、進項稅、利潤、保本銷量等，而且能同時計算首印和重印書以及千字酬和版稅付酬的不同情況，還能夠根據用紙克重和印數自動選取印刷及裝訂工價，等等。計算得到的數據與真實發生的費用可能有所出入，但基本吻合，在選題論證時足以說明問題。下面就通過實例，詳細該電子表格的編制方法和使用方法。

一、圖書成本項目及求算項目

編制Excel電子表格之前，需要先確定參與計算的圖書成本項目以及要求計算出的各種項目。一般來說，業界通常把圖書的全部成本分成直接成本、間接成本和期間費用。直接成本包括稿酬、編審費、校對費、租型費用、原材料及輔助材料費用、制版費用、印裝（制作）費用、出版損失和其他直接費用，間接成本包括編錄經費，期間費用包括管理費用、財務費用和營業費用等。然而，這種分法在具體計算時并不實用，因為直接成本與間接成本間有交叉項目，不能明確區分固定成本和變動成本，不能實現我們通過一張電子表就能同時計算首印書和重印書成本的要求。因此，在編制測算表時可對圖書成本項目進行選擇和歸并，確定圖書全部成本由直接成本和間接成本兩項組成；直接成本分為固定成本和變動成本；其中，固定成本包括編審費、校對費、排版費、掃描費、描圖費、出片費、封面費、翻譯費和拼版費等，變動成本包括紙張費、印刷裝訂費、覆膜費、稿費等。間接成本包括管理費、推廣費用、組稿費及其他費用；其中管理費包括了管理費用、財務費用和營業費用等期間費用。

要求計算出的項目有：總成本、單位成本、碼洋、實洋、銷項稅款、進項稅款、應交稅款、風險（退壞貨成本及費用，即出版損失）、利潤、資金回報率、保本銷量和保本定價等。中間過程可自動計算出的項目有：印張、理論定價、字數以及直接成本和間接成本各項目。

我們需要提供的原始數據應當有：開本，正文與封面用紙克重、單價，印刷和裝訂工價，面數，印張定價，每面字數，實際定價，發行折扣、退壞貨比例，直接成本和間接成本各項目的標準、單價、比例或加放數等。另外，為了區分計算首印書和重印書以及千字酬和版稅，可設置兩個邏輯變量：首印與版稅，它們只取值0或1。例如，若“首印”為1，說明本書是首印書，需要計算固定成本；若“首印”為0，則說明本書是重印書，只需要計算變動成本及相關間接成本即可。

二、計算公式及兩個關鍵的Excel函數

為了使編制的電子表格能夠自動計算有關數據，我們必須把對應的公式以及用到的函數“設置”到表格中，讓它們在“后臺”為我們完成計算工作。例如，圖書字數=面數×每面字數，如果它們的數據分別位于Excel表格單元格E8、C7、C8，則可在E8單元格中輸入公式“=C7*C8”（注意輸入時不含引號）。或者，先單擊選中E8單元格，然后輸入“=”，再單擊選中C7單元，然后輸入“*”，最后再單擊選中C8單元格并按一次回車鍵即可。在圖書成本項目計算中，與此類似的乘、除法和加、減法公式比較多，也比較簡單，直接輸入即可。

由于我們編制的電子表格有選取數據和在判斷數據的基礎上選擇不同公式計算的功能，所以這里重點介紹一下涉及到的兩個比較關鍵的Excel函數。

1.IF函數

該函數可以進行邏輯判斷，并根據判斷結果的“真”“假”執行不同的計算公式。一般形式為IF(條件，公式1，公式2)，執行過程是：當“條件”為真時，執行公式1，否則，執行公式2。例如，稿費形式是版稅制時，稿費=定價×付酬標準（版稅率）×冊數；是千字酬形式時，稿費=字數×付酬標準（千字酬）。為此我們設置邏輯變量“版稅”，并給“稿費”的數據單元格設置條件公式：IF(版稅=1， 定價×付酬標準×印數， 字數×付酬標準)。

設稿費、版稅（1/0）、付酬標準、定價、印數、字數的數據單元格分別為J16，L16，N16，G9，E9，E8，則可在J16單元格中輸入公式“=IF(L16=1，N16*G9*E9，N16*E8)”。

2.HLOOKUP函數

該函數可以在表格指定區域中的首行查找指定的數值，并由此返回該數值所在列中指定行處的數值。這是為了從印刷、裝訂工價表中提取工價而用到的函數。我們知道，使用不同的紙張，如52g凸版紙、55g書刊紙、60g膠版紙、70g膠版紙等，印制不同的冊數，如3#8198;000冊，5#8198;000冊，8#8198;000冊等，執行的印刷、裝訂工價不是完全相同的。為便于實現“通用”計算，我們可以把常用印數下幾種規格紙的工價按照行、列順序排成數據表，然后讓Excel自動選擇。例如，60g膠版紙印刷10#8198;100冊的裝訂工價為0.0259元/印張，該數據位于“正文裝訂工價表（每印張）”一表（見圖2）的第9列第4行，只要讓Excel找到10100冊所在的第9列，然后取出該列第4行的數據即可。而能夠執行這種功能的函數就是HLOOKUP。其一般形式為HLOOKUP(待查數值， 數據表起始單元格:數據表結束單元格， 指定行值)，執行過程是：在數據表的起始單元格和結束單元格之間查找“待查數值”，找到第一個匹配的數值所在的列后，取其“指定行值”所在單元格中的數據返回。

設52g凸版紙、55g書刊紙、60g膠版紙、70g膠版紙的工價分別位于各工價表的第2、3、4、5行，用紙克重的數據單元格為D5，印數的數據單元格為E9，取到的正文裝訂工價的數據單元格為M11，正文裝訂工價的數據表位于單元格B39與K43之間，印數不足1#8198;000的以1#8198;000計，則可在單元格M11中輸入公式：=HLOOKUP(INT(E9/1000+1)*1000，B39:K43，IF(D5=52，2，IF(D5=55，3，IF(D5=60，4，5))))。其中，HLOOKUP函數中引用的函數INT用于取整運算，以實現“印數不足1#8198;000的以1#8198;000計”的要求。

三、編制電子表格

在計算機中啟動Micro-soft Excel XP軟件，新建一個工作簿文件，命名為“圖書成本測算通用電子表格”，打開其sheet1工作表并從中開始電子表格的編制。主要工作分兩部分：工價表輸入和測算表輸入、設置。

1.工價表輸入

使用鼠標向下滾動工作表窗口，將光標移動到B31單元格，然后按照圖2所示的樣子，在對應的單元格中依次輸入正文印刷工價表、裝訂工價表和封面印刷工價表、裝訂工價表。圖2中的工價數據僅供參考，具體編制時請輸入各自出版社的專用工價數據。

需要說明的是，行業內提供的各類工價表中通常都包括紙張工價，但由于當前紙張市場變化較快，工價差別較大，所以我們編制電子表格時取消了紙張工價，改成了由紙張噸單價和實際用紙量（含加放）來計算紙張費。

2.測算表輸入和設置

現在使用鼠標上移工作表窗口，把光標移動到A1單元格，按照圖1所示的文字，在對應的單元格中輸入這些文字，并按照圖示樣子，合并對應的單元格并設置各列的寬度，然后加上框線，并給不同的數據區設置加粗的框線。接下來，給各項的數據單元格中輸入初始數據或計算公式，具體操作介紹如下。

設測算的圖書為《基礎物理學》上冊，成書長240mm、寬185mm，開本為787mm×1#8198;092mm 的1/16，正文用60g膠版紙，單價5#8198;600元/噸，封面用250g銅版紙，單價8#8198;000元/噸，本書有346面，每印張定價為1.2元，每面字數為1.6千字，首印6#8198;000冊，實際定價27元。把這些數據輸入圖1中的“基本參數”數據區，根據公式“印張=面數/開本”、“字數=面數×每面千字數”、“理論書價=印張×印張定價”在“印張”、“字數”和“理論書價”的數據單元格E7，E8和G8中分別輸入公式“=C7/C4”“=C7*C8”和“=E7*G7”。另外，若本書是首印，則在C9單元格內輸入1，否則輸入0。

在“固定成本”數據區中（見圖1），輸入各項費用的千字標準、千字單價、數量、印張單價、計次、系數等的數據。例如，一、二、三校和責任校對共計4個校次，就在“校對費”的“計次”數據單元格G10中輸入“4”，等等。接下來，按照附表1所示各項費用的計算公式，在對應的數據單元格中輸入相應的Excel公式。最后，在“小計”的數據單元格C19內輸入求和公式“=SUM(C10:C18)”。

在“變動成本”數據區中（見圖1），輸入正文、封面的紙張加放數以及封面覆膜的單價。若按照版稅付稿費，則在L16單元格中輸入1，并在N16單元格中輸入版稅率，否則在L16單元格中輸入0，并在N16單元格中輸入千字酬標準。然后，按照附表2所示各項費用的計算公式，在對應的數據單元格中輸入相應的Excel公式。隨后，再在紙張費“小計”的數據單元格K9中輸入公式“=K3+K6”，在印裝費“小計”的數據單元格K15中輸入公式“=K10+K12”。最后在變動成本“小計”的數據單元格J17內輸入求和公式“=K9+K15+J16”，其中J16為稿費的數據單元格。這部分數據區涉及的公式較為復雜，輸入時一定要仔細。

四、圖書成本測算

圖書成本測算通用電子表格編制完成后，就可輸入必要的基本數據來測算策劃選題的各項成本，還可快速計算出不同紙張、印數、稿費形式及首印或重印等多種情況下的成本數據。比較這些數據后就可給出較全面的成本分析報告，對圖書選題的把握就更深入細致，選題論證的材料就更充分，對圖書成本的掌控也更準確。此外，大家還可更改表格中的一些項目及相應的計算公式，使之更符合自己的測算習慣或要求，更好地為編輯工作服務。