數字化檔案工程檔案管理中的應用

張曉麗

摘 要：數字化建設是當前檔案管理的一個新概念和新思路，也是城建檔案管理的重要工作內容和必然趨勢，因此相關部門需要加大力度，通過提高檔案管理人員的思想認知，并不斷完善其制度規定，保證城建檔案管理的順利開展。在管理過程中，積極對檔案數據進行維護及完善，在信息技術滿足需求的情況下，更好地對數字化建設管理工作進行創新，以助于城建檔案管理工作的不斷發展。

關鍵詞：數字化檔案工程;檔案管理;應用

為了更好地提高城建檔案的管理效率，利用數字化建設進行檔案管理能夠有效地對城建檔案信息進行量化分析并節省一定的資源，逐漸實現數字化的發展和信息化技術應用，因此加強數字化建設對于城建檔案管理是很有必要的。

1 檔案數字化的涵義

數字化主要是以計算機信息處理技術為支撐，對數據信息進行數字編碼，滿足快速傳輸以及準確處理的需求，凸顯技術的綜合性。檔案數字化的發展與計算機技術以及多媒體技術具有不可分割的關系，是新型的檔案信息模式，依托數據庫、壓縮以及掃描技術，實現傳統紙質檔案管理模式向數字化電子檔案的過渡，更顯檔案數字化信息庫的特征。依托數字化存儲方式，加之網絡化傳輸的應用，通過計算機系統進行信息處理，滿足檔案信息利用與共享的目的。在數字化的應用下，檔案被合理優化與整合，對提升資源共享率意義深遠。

2 數字化建設在檔案管理中的意義及作用

1）節省儲存空間。傳統紙質檔案管理中，文件一般都是以紙質版的形式進行保存，一個項目下來，可能形成的文件就已經有一大沓，還需要專業人員進行分類并加以保存，所以對檔案文件的儲存空間和位置都有一樣的要求，這些都是讓檔案管理人員非常頭痛的困擾。數字化建設在信息技術的運行下能夠大大節省文件的空間和內存，將傳統大量的紙質文檔進行掃描壓縮，更利于文件的存放，也大大節省了儲存的空間。借助數字化信息技術的資源優勢，利用多元化的儲存方式提高文件儲存的兼容性。

2）規范檔案管理。數字化建設在城建檔案管理中進行應用，保證了檔案信息的完整度及準確性，并規范了城建檔案的工作方式，無論是從檔案信息的收集、整理，還是分析、儲存等工作，都有了更為明確的規定及管理。通過利用統一的數據格式和設備，提高了檔案管理的工作效率和質量，為檔案管理人員的工作帶來了便利。加上數字化建設的技術逐漸成熟，有些地方已經使用硬件平臺與軟件平臺相結合的方式進行管理，有效地避免了檔案管理的風險。

3）檔案信息調取。在城建項目執行過程中，很多時候會因為一些自然因素、環境條件等應急情況的發生而阻礙了施工進度。在城建檔案管理中進行數字化管理，能夠快速地調取相關參考數據，充分利用這些數據信息，給予施工團隊正確的方向思路及解決方案，從而保證施工的順利開展。與此同時，數字化建設還能夠對相關的案例及資料進行查找，隨時隨地對區域、環境、資源等信息進行查詢，對城建工程項目有著重要的作用。

3 如何有效發揮數字化檔案在工程檔案管理中的效用

1）深化工程檔案數字化管理認識。工程檔案數字化管理對促進檔案管理與開發具有重要推動作用，因此要從思想上加強對檔案數字化管理的重視，將數字化管理工作落到實處。合理增加投入，構建數字化檔案組織機構，高效應用數字化管理人才，提高配套設施水平，結合工程實際，構建科學與高效的檔案管理系統。

2）積極構建完善的數字化工程檔案管理機制。強化制度性保障作用的發揮，加快標準化進程，為了深化數字化檔案在工程檔案管理中的應用，要重視構建先進的管理機制，積極進行優化與完善，提升工程檔案數字化管理的科學性與標準化，滿足高效性的需求。具體講，要重視內部數字化建設，遵循檔案管理規律，構建合理的數字化管理標準，重視實施目標機制，將工程檔案數字化管理的流程、內容以及相關制度落到實處，促使運行體制更加高效與順暢，從根本上保證工程檔案數字化管理具有可靠的依據。

3）重視數字化工程檔案管理人才的培養與教育。提升檔案管理人員專業能力與綜合素養，對于工程檔案數字化管理而言，高素質的專業人才不可或缺，因此要重視對檔案管理人員進行專業化培養與教育。積極開展專業化培訓，對先進管理理念、思想與模式進行宣傳與講解，并有效落實，強化與工程事業發展實際相結合，以期培養更多掌握檔案管理、通曉數字化管理模式的綜合性人才，為工程檔案數字化管理提供豐富的人才儲備。首先，發揮計算機的優勢，進行各種信息的編輯與整理。為了增大檔案利用價值，強化管理效率的提升，要通過計算機進行檔案資源的管理，遵循行業發展規律，進行合理編制與保存。其次，對檔案管理體系進行規劃，強化信息管理的整合與規范，保證檔案信息的準確性與可靠性。為此，在進行信息模式轉變的過程中，要遵循規律，有條不紊，最大化地發揮數字化技術的價值。最后，對資源庫進行優化與完善，保證開放性與先進性，及時進行更新，有效發揮資源庫的價值。在工程檔案數字化管理中，要轉變檔案信息管理模式，發揮信息化模式的價值，尤其要重點進行檢索劃分。此外，重視選派專人進行資源庫的管理，以維護運行的安全性與穩定性。

4）以工程檔案特征為基礎，做好階段性收集。工程項目涉及諸多階段與時期，因此檔案管理工作要重視專業人員的合理分配，強化人員培訓，將階段性工作落到實處，做好檔案收集與整理，保證分工明確、交接有序，切實提高檔案管理工作效率。另外，要重視原始檔案的保存。檔案數字化的目的是便于調取與共享，而原始文件的保存在根本上維護了檔案的可靠性與準確性。

5）數據上得以更新。由于城建檔案管理涉及的數據較多，相關部門可以通過建立數據庫的形式進行數據管理，確保數據得到及時的更新和有效。數據庫是一種很好的數據建立系統模式，能夠高效地處理及歸納到具體的檔案數據，從而完善城建檔案管理的工作。建立相關的信息數據庫后，必須對檔案管理人員進行賬號資料的確立，保證其隨時進行更新及調取資料信息。相關部門要對數據庫執行過程進行規范，確保城建檔案數據的準確性和更新度，更好地推動檔案數字化建設工作。與此同時，還要確保數字化建設的安全網絡構建，在制定相關規定的時候，必須明確規定檔案管理人員的責任，確保數據的安全及準確。例如，設置身份證驗證、短信驗證、賬號密碼設置、選取安全系數高的設備等，嚴格審核數字化建設中的數據安全，保證數據處于安全的網絡體系中。

6）健全數字化工程檔案管理機制。針對當前各種類型的檔案管理軟件，為方便管理以及信息對接、共享，要制定數字化檔案管理規范，完善和優化當前的管理模式和規則，制定科學的標準，將數字檔案管理的流程和內容落到實處。

7）保持檔案管理與施工進度同步。工程項目從開始到完成，整個過程歷時較長，所以需要將檔案管理與施工進度相結合，檔案收集整理和歸檔保管與施工進度保持同步，這樣才能保證檔案的齊全完整。在歸檔的同時，針對類似的項目，查看注意事項，特別是在施工后期避免重復。

4 結語

立足工程檔案管理，數字化管理模式依托先進的信息技術，強化檔案信息資源的高效管理與整合，維護信息存儲的穩定性，凸顯較高的應用價值。基于此，要對數字化檔案模式進行系統分析，結合工程檔案發展實際，明確發展中存在的不足，掌握數字化檔案的優勢，構建更加科學與高效的發展對策，保證與時代相契合，從根本上有效發揮工程檔案的社會價值。

參考文獻

[1]黃樟玉.城市建設檔案數字化管理的相關措施分析[J].經貿實踐，2018（9）.

[2]朱喬芙.關于檔案管理信息化與數字化的探索[J].廣東蠶業，2018（3）.

[3]梁霄.關于城建檔案管理數字化建設問題的思考[J].中國管理信息化，2018（12）.