海事檔案管理面臨的問題及對策

潘亞麗

摘 要：海事檔案管理如何適應海事事業發展需要并為各項海事事業的發展提供更便捷、更全面、更及時

的服務，作者根據自己近年來檔案管理的實踐和體會，深刻分析了目前海事檔案管理面臨的問

題，針對性地提出了解決對策，對海事檔案管理工作有一定的啟示。

關鍵詞：海事檔案管理

隨著近年來海事事業的快速發展，海事檔案在各項管理中發揮的作用也越來越突出。面對這一新的形勢，海事檔案如何進一步求真求實、鑒往知來、對歷史負責、為現實服務、替未來著想，為各項海事事業的發展提供更便捷、更全面、更及時的服務，應成為各級領導和檔案工作者努力探索解決的課題。筆者根據自己近年來檔案管理的實踐和體會，就目前海事檔案管理面臨的問題及其對策談幾點粗淺的看法。

目前海事檔案管理面臨的主要問題

應該肯定，由于近年來強力推行檔案目標管理，海事檔案管理工作已邁出了重要的一步，取得了一定的成效，有了一個良好的開端。但面對新形勢發展要求仍存在以下問題。

海事檔案管理的長遠規劃相對薄弱。雖然檔案管理已引起了各級領導的重視，并納入到自己的工作議程，在建章立制，建立管理網絡，加大管理力度，硬件投入，人員素質培訓等諸方面采取了不少切實可行的具體措施，短期效果也十分明顯。但就其長遠規劃而言還是顯得相對薄弱。這里既有主觀上的原因，又有客觀上的原因。

海事科技檔案分類編號執行情況缺乏一個統一完整的標準。2004年部海事局以《交通部科學技術檔案分類編號辦法》為依據制定了《海事科技檔案分類編號辦法實施細則》，但各單位的實際執行情況并不相同，其屬類所包涵的小類，小類的編號也不盡相同。出現同一屬類具有不同的編號，同一小類的內容也不一致的現象。

海事科技檔案缺乏數字化管理。近年來，由于檔案信息化建設步伐加快，檔案信息資源得到了大力開發，很多單位文書檔案、甚至有的單位錄音、音像、照片、實物檔案全部實現了數字化管理，但占庫藏總量一半以上的海事科技檔案數字化卻明顯滯后。

海事檔案的信息開發編研成果層次不高。經過對有些單位的學習考察，發現檔案的信息開發和編研存在四多四少現象。一是匯編多研究少。二是編研數量多，精品少。三是為完成任務編得多，主動提供服務編得少。四是紙質材料編研多，非紙質材料編研少。

計算機在海事科技檔案管理中的應用適應不了時代發展的需要。從目前檔案已達標的各單位來看，計算機的應用仍處于進一步完善的探索的階段，檔案信息資源的共享遠遠滿足不了實際工作的需要。

檔案管理人員的素質與新形勢檔案管理的要求明顯不適應。檔案管理本身內含的社會服務功能和計算機的應用，更引起了檔案管理的一場新的變革，這些都對檔案管理人員的素質要求越來越高，不僅要具備扎實的理論功底，還要具備相應的海事業務以及一定的計算機知識。而目前現有檔案管理隊伍，檔案科班出身的相當少，大多數是其他崗位調配而來，具有檔案專業館員職稱及其以上的人員更是寥寥無幾。加之大多數單位的檔案管理人員都是身兼數職，這種現狀與新形勢下檔案事業發展的要求相差甚遠，矛盾越來越突出。

解決海事檔案面臨問題的對策

首先，應立足現實，制訂好檔案事業發展規劃。面對新形勢下檔案在收集、整理、開發、利用上將發生革命性變化的形勢，研究制定各單位檔案事業發展規劃，明確今后乃至更長一個時期檔案事業發展的目標、任務、重點、步驟和措施，保持檔案事業的穩步發展，已經成為一項十分緊迫的任務。研究制訂檔案事業發展規劃，應遵循以下原則：一是統籌規劃，量力而行。檔案規劃不能游離于單位總體規劃之外，而必須與其融為一體，成為總體規劃的一個部分，并且必須考慮不能超越現有物力、財力、人力所能提供的可能。二是立足當前，著眼未來。既要把當前檔案工作抓緊抓實抓好，又要考慮未來的發展需要，要把解決當前問題與長遠發展相結合。三是實事求是、切實可行。要遵循檔案事業發展的客觀規律，充分考慮各單位的實際情況，有的放矢地做規劃，目標、步驟、措施要切實可行。

其次，強化依法管檔和檢查考核力度。堅持依照法律管理檔案，依照標準規范檔案，是檔案事業發展的根本保障和必要途徑。因此，一是加大檔案法規宣傳力度，通過各種途徑反復宣傳《檔案法》、《檔案法實施辦法》以及檔案管理的各項制度，提高依法管理檔案的自覺性。二是要密切聯系工作實際，認真分析研究，劃清歸檔范圍，確保有價值的管理活動資料記錄無一例外地列入歸檔范圍，剔除目前存在的一些不必歸檔的內容，做到分類合理，編號科學，內容完整，標準統一。三是加強對檔案管理工作的檢查考核力度，要把檔案管理工作與物質文明、精神文明建設考核同步進行。

再次，加強海事科技檔案信息資源開發利用，多出編研精品。開發利用海事科技檔案信息資源是檔案工作的根本目的，是檔案工作最具有活力的一項工作，也是人們認識檔案工作、檢驗和衡量檔案工作水平的重要方面。因此，加強海事科技檔案信息的開發，多出編研精品，提供主動、超前服務是當前檔案工作的重要任務。做好這項工作，應注意：一是編研選題要切合單位實際，要以檔案利用率高、使用價值大、對管理工作有指導和借鑒作用的經驗性、成果性的材料為編研首選題目。找準編研工作與實際工作的結合點，增強針對性。二是編研選材要寧多毋漏，從不同的側面、不同的角度，綜合分析，不可只取事物發展的一個階段或某個斷面，要做到客觀公正、忠于檔案。三是編研形式應力求新穎、圖文并茂。編研成果載體有條件的，可采用錄象帶、光盤等。四是編研成果還應講究風格，以增強知識性、文學性和鑒賞性。同時要加大編研成果的宣傳力度，促進編研成果向生產力的轉化。

第四，加快推進計算機在海事檔案管理中的應用。隨著計算機的廣泛應用，網絡作為信息傳輸的主要途徑已大勢所趨，人們到網上查找所需信息已成為必然。特別是辦公自動化水平的不斷提高，利用網絡及時迅速查閱檔案信息的愿望將越來越強烈，直接到檔案室借閱檔案將越來越少。因此，加快推進計算機在檔案管理中的深度應用，實現檔案信息網上檢索勢在必行。針對目前的情況，有必要先行考慮如下幾點：一是加強檔案網絡管理系統的研究，實行統一規劃、統一實施，以保證軟件、硬件設施的一致性。二是有必要抽調檔案和計算機專業人員進行檔案計算機管理專題研究，包括檔案軟件設計、電子檔案各項規章制度、標準等。三是加快對現有檔案人員的計算機知識培訓，為電子檔案管理儲備人才。

第五，積極探索海事科技檔案數字化發展新途徑。一是將海事管理各類系統軟件與檔案管理系統建立數據接口，將辦理完成的海事科技檔案進行邏輯歸檔，既保證電子文件其真實性、完整性和有效性的要求，又能提高工作效率，減少不必要的勞動。二是在檔案管理系統中建立科技文件材料管理模塊，將日常辦理完畢需要歸檔的電子文件及時存入科技檔案公文庫中，歸檔時直接導入檔案管理模塊，這樣即能保證文件收集齊全，不易丟失，也能確保歸檔的電子文件與紙制文件的一致。三是基本建設項目技術檔案，從該項目立項至竣工驗收全過程，就要求各單位在提供紙質文件的同時必須報送電子文件，最大化的使海事科技檔案實現數字化管理。

第六，建立一支高素質的檔案管理隊伍，為搞好檔案工作提供保證。一是要加強理論教育，提高政治素質。檔案工作者只有加強政治理論學習，具有政治上的堅定性、敏銳性，才能保證檔案工作的歷史真實性、可靠性，才能承擔起檔案工作為建設社會主義現代化事業服務的重任。二是要提高文化素質。檔案工作涉及的面非常廣，各種門類的檔案涉及到許多學科，必須掌握豐富的文化知識，才能適應檔案事業發展的需要，才能做好檔案工作。要制訂檔案人員培訓規劃，推進檔案人員后續教育，營造良好的學習氛圍，建立必要的競爭上崗制度，增強學習的緊迫感，以適應新形勢下檔案事業發展的越來越高的要求。三是要提高專業水平。檔案工作是一項專業性、技術性很強的工作，從事檔案工作的人員必須掌握檔案工作的方法和規律，精通檔案業務。要加強檔案業務理論培訓，開展檔案業務的研討和交流，不斷更新知識，提高業務能力和水平。四是要強化服務意識。檔案工作的生命力取決于檔案信息資源的社會服務功能，檔案人員應具有主動服務意識，不能僅僅做個保管員，而要站在管理的角度，充分利用大量的信息資源，通過編研等不同形式，為各項管理工作提供超前的、主動的服務，充分發揮檔案的服務功能。

（作者單位：連云港海事局）