辦公自動化下公文寫作一體化教學的思考

黃愛華 楊琇瑋

摘 要:文章探討辦公自動化時代公文實操教學存在的問題及其原因，并根據時代需要和秘書工作實際，提出公文教學必須結合Word的處理技術開發公文一體化教學的主張，以期豐富公文實訓教學，促進公文教學質量的提高。

關鍵詞:公文版式 開發 實操教學 Word的處理技術

中圖分類號:G642.0文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914（2012）08-124-03

一、辦公自動化時代公文寫作教學現狀

辦公自動化時代，行政機關、企事業單位工作中，改變過去復雜、低效的手工辦公方式，采用一系列現代化的辦公設備和先進的通信技術進行工作，從而達到提高行政效率的目的。文書的寫作和處理大都利用現代化的辦公設備進行操作。近幾年，國家對職業教育提出一體化教學要求，主張有條件的院校在同時并行理論與實操教學。一體化教學不僅重視理論知識的傳授，更重視相關寫作技能的鍛煉和提高，這就滿足企業對新員工“一到崗就能上崗”的要求。一體化教學無疑是一種進步，但是公文寫作學科一體化教學開發嚴重不足，仍存在以下問題：

（一）重結構字句訓練，輕word版式設計

目前公文寫作教學依然停留于舊教學模式，偏重理論教學，缺乏實操教學。課堂上教師一般注重公文結構安排、語言的順暢程度，培養學生時一般訓練公文結構安排、遣詞造句等。許多老師認為公文寫作就是公文結構的安排和字句的排列，故實操教學就是寫作訓練。站在發展的歷史觀來觀照這個認識，其錯誤就在于忽略了計算機時代對公文寫作提出的新要求。

（二）重手稿寫作訓練，輕計算機操作訓練

部分教師受傳統習慣影響或教學設備限制，公文寫作教學及作業批改時仍采用手動形式。然而，辦公自動化時代，文書的寫作處理都離不開計算機網絡。

若寫作教學培養出來的學生大多習慣于手寫、專業于理論，外行于辦公自動化下的寫作實際操作，被用人單位貼上“眼高手低”的標簽。辦公自動化時代，公文實操教學不能僅僅停留于公文內容的寫作訓練，還應包含基于word的公文版式處理訓練，只有結合word的處理技術開發公文實操教學，實現一體化教學，才能幫助學生實現學生懂理論、懂技能的教學目標。

二、公文實操教學內容不完整的原因及改進思路

多年來，應用文寫作教師實施教學時局限于學科特性，認為公文寫作僅僅是寫作的問題，只要把寫作之道傳授給學生就了事。殊不知，計算機技術的高速發展使辦公自動化的程度越來越高，尤其是Word的廣泛使用使靠一張紙、一支筆撰寫公文的歷史逐漸遠去，換言之，當今社會在深諳應用文寫作技巧的基礎上，對秘書提出了這個時代的要求之一：嫻熟運用計算機操作技術處理文稿。這就要求職業院校在制定文秘專業人才培養目標時，必須并重理論和實操教學。很遺憾，無論是公文教材的編寫，還是教學的實施，都過于注重理論介紹，而忽略甚至無視實際操練，導致實訓教學得不到全面落實。辦公自動化下，公文寫作實訓應當包含文書寫作和版式設計兩部分。筆者詳細查閱了100余種應用文寫作教材，發現實訓安排都只停留在寫作的層面，絲毫未涉及版面設計。又查閱將近百種文秘辦公自動化書籍，也未發現有哪一種講述版式設置，只是照搬計算機基礎有關Word處理技術的章節，與公文寫作的實際操作的特殊要求完全不符。

（一）版式實操教學缺失的原因

造成公文格式實操教學缺失的主客觀原因很多，主要原因有三個。

1.傳統作業下，文稿寫作、版式設計跟文件印刷的脫離使秘書不必負責版式制作。“由于原稿（特別是手寫稿）與正式發出的文本在格式上有所不同，為此，需要在付印之前根據標準的公文格式對原稿各部分的排列次序與位置做出設計。”傳統版面設計不是直接對頁邊、字型、字號、行距、字句、圖表進行規劃和調整，而是“將版面設計的結果逐項簽批在原稿或版式設計說明上”，再交由文印部門排版和印刷。既然排版和印刷不是秘書的職責，是否掌握排版技術就無關緊要了。

2.《國家行政機關公文格式（下稱格式）》的限制。當下，公文幾乎是使用計算機完成寫作和版式設計的，我國竟然未制定電子公文格式標準，只能“符合《國家行政機關公文處理辦法（下稱辦法）》的有關規定”，但《辦法》缺乏操作標準，還得參照《格式》。《格式》雖然“規定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印制要求、公文中各要素排列順序和標識規則”，卻非建立于Word的處理技術，不能精確指導基于word的公文版式制作。國家參照《格式》編制公文寫作教學大綱時就不可能不忽略了計算機處理的內容。

3.傳統教學觀的影響。文稿寫作、版式制作、公文印刷一體化的出現使原本由文印部門負責的工作一并成為現代秘書的工作職責，業界卻未編著結合三者的教材，教師只能囿于現有教學大綱和教材開展教學，側重文稿寫作，而忽略版式制作的實操教學。從教務的角度看，Word的處理技術已經在《計算機基礎》課程講授，不需要專門開設基于Word的版式設計課程，殊不知《計算機基礎》對Word的處理技術僅只作簡單的介紹，還不足以實現公文版式的制作。這兩種落后的教學觀導致學生得不到必須的技能培訓，以致不能勝任工作。筆者廣泛接觸多家單位的公文，出現版式錯誤的絕非少數。

（二）開發公文版式實操教學的思路

教育界大張旗鼓地倡導一體化教學，要求理論與實操教學同時開展，追求更好的教學效果。這就是公文版式教學的指導方針。在理論與實操教學的共同作用下，實現學生掌握理論，掌握技能的終極目標。筆者在該思路的指導下開展了公文一體化教學實踐，收效甚好。

1.深挖掘實訓內容。公文的實訓內容不僅僅是寫作訓練，還要增加版式設置。有些秘書不懂制作合乎規范的公文，就是缺少版式設置技能。“實現文書編輯自動化的規范必須做到文件模板規范化和文字輸入規范化”。版式設置要嚴格參照《格式》及其附件《行政機關公文格式釋義（下稱釋義）》。

2.建設秘書模擬辦公室，營造情景教學環境。模擬辦公室可在計算機實驗室的基礎上增加個人辦公區、打印機、復印機、檔案柜而成。首先，以一套計算機為一個單位隔開若干個空間，每位學生使用一個空間作為辦公區域，進入辦公角色。其次，給定辦公任務——某公文的寫作（包含版式設置）。最后，要求學生限時完成任務。當然，教師應事先演示，最好使用極域網傳輸到每一臺計算機上，讓學生真切地觀看到圖象，強化記憶和理解，為他們的實踐做好指導。“辦公自動化是對文字、數據、語音和圖像等信息的一體化的處理過程。”公文寫作有諸多要求，單靠講授，恐怕效果細微。把課堂搬到實驗室的目的之一就是要充分調動學生的聽覺和視覺，讓他們直觀了解文書的處理方法，最后輔以訓練，使技能在模擬操作中得到提升。

3.操作上，寫作指導與版式設置齊頭并進，分項目依序實施。公文實操教學分寫作和版式兩個專題，版式中除了頁邊、印章與寫作無關以外，其余內容相互交織，故此，不必分開處理。當然，為了條理清晰，應當分成若干項目，按照依次一一操作。

三、公文實操教學設置

根據開發公文實操教學的思路，本文將公文一體化教學確定為理論傳授+寫作指導+版式制作演示，站在學生的層面就是聽講+寫作訓練+版式設置實操。由于理論傳授和寫作指導的研究已經十分透徹，我們只探討版式制作的方法。事實上，我國在1996年就研制出了第一代專門的公文處理軟件方正飛騰，此后又陸續出現了許多優秀的同類軟件，但沒有幾家單位愿意花錢購買，秘書處理公文還得使用免費的word。考慮這一事實，教學工作者開發公文實操教學應當緊密結合word的處理技術，讓教師的教學演示和學生的訓練都在word上得到直觀體現。

仔細研究《格式》的規定，我們發現公文版式設置包括頁邊與版心、排版規格、各要素排列等三項內容。13種法定公文中，前兩項的設置要求是一致的，但命令、函、會議紀要的要素排列各有特定要求，其余10種的大同小異，統稱一般公文，為了讓不同的要素排列要求得到直觀體現，需要建立四個Word文檔，分別命名為“命令模板”、“函模板”、“會議紀要模板”、“一般公文模板”，依照不同的要求展開項目教學和訓練。

（一）頁邊與版心設置

由于《格式》和《辦法》都沒有給白邊下定義，若教師也不給予明確，就會導致學生認識模糊，因此我們的首要工作是確定白邊的概念。根據《格式》第五條關于公文用紙幅面及版面尺寸的規定，得知公文用紙分為白邊和版心兩個區域，再據“版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）”的陳述，推得版心以外的區域即是白邊，而版心是公文各要素排列的區域，為此我們將白邊定義為公文用紙非公文要素排列的區域。隨后，將公文用語轉換為計算機用語，指出公文白邊在word的體現就是頁邊距。當然，由于《格式》只規定了上白邊和下白邊的尺寸，我們還得用幅面高297mm減去上白邊高37±1mm和版心高225mm，用幅面寬210mm減去左白邊28±1mm和版心寬156mm，分別運算出下白邊和右白邊的尺寸：35±1mm、26±1mm。最后打開頁面設置對話框，分別對上下左右頁邊距進行設置。

（二）排版規格

《格式》第七款規定正文用三號仿宋字，一般每面排22行，每行28個字。在符合三號仿宋字的條件下，從頁眉往頁腳空行，我們發現word默認每頁排20行，執行頁面設置—文檔網格—行—每頁22。至于每行28字的要求，只要使用三號仿宋字，不需進行額外設置就能實現。

（三）各要素的標識

公文各要素中，僅有份數序號和印章不能在計算機上處理，需要另外使用工具印制，其他要素都能在電腦上實現。

1.秘密等級和保密期限。點擊Word工具欄處右對齊圖標，將首行光標移到文檔右側，用三號黑體字輸入秘密等級（絕密、機密、秘密任一個），以同樣方式在秘密等級后標識保密期限（期限可根據需要編制）。據筆者的經驗，最好在秘密等級與保密期限之間連續按空四次空格鍵留出兩個字的距離，以便插入五角星的：執行插入—圖片—自選圖形—星與旗幟—五角星。此時彈出“在此處創建圖形”的對話框，切記勿在框內做任何操作，而在框外單擊鼠標插入五角星，并使對話框同時消失，不至占據大幅版面。隨后雙擊五角星，執行設置自選圖形格式—顏色和線條—填充及線條—紅色，完成套紅工作。欲使五角星與文字融為一體，需執行版式—環繞方式—嵌入型。最后將五角星的大小調整適當，移到秘密等級和保密期限之間。另，《釋義》第八條規定：如不標識保密期限，秘密等級兩字之間應空l字距離。方法是將光標移到秘密等級中間按兩次空格鍵。另，《釋義》第八條規定：如不標識保密期限，秘密等級兩字之間應空l字距離。故此，實際應用中若只需標識秘密等級，應當把光標移到秘密等級中間連續按兩次空格鍵。

2.緊急程度。緊急程度有特急和急件兩種，標識于秘密等級和保密期限下一行，格式秘密等級一致，不贅。

3.發文機關標識。

（1）與上白邊的間距處理。根據規定，命令與函的發文機關標識與上白邊分別相距20mm、30mm，會議紀要參照一般公文執行。一般公文視行文關系：上行文為80mm，非上行文為25mm。這幾個距離在Word上不容易精確實現，只能接近實現。用版心高225mm除以每面22行，得出每行高約10.227mm，即知在第三、四、九行標識發文機關標識能接近20mm、30mm、80mm。唯有25mm需額外操作，即在第三行執行段落—縮進和間距—間距—段前：0.5行。此時第三行與上白邊距離為2.5行，接近25mm。為方便學生直觀認識，以中華人民共和國教育部為例分別在四個模板的相應位置書寫“中華人民共和國教育部部長命令”、“中華人民共和國教育部”、“中華人民共和國教育部會議紀要”、“中華人民共和國教育部文件”，并把字體套紅。

（2）字號的調整。《格式》第八條規定發文機關標識字號最大不能等于或大于22mm×15mm（高×寬）。為了滿足這一標準需要在毫米和磅之間做一個換算，首先要明確1磅=0.3527mm；其次換算出22mm=62磅，據此將發文機關標識字號設為62磅；最后根據15跟22之間的比例關系，執行字體—字符間距—縮放—68%。要提出的是，不能把15mm換算成42.5磅，再據之設置字寬，否則字體的高度也隨之變為15mm。

4.發文字號。發文字號由發文機關代字、年份、序號組成，其中年份需要用六角括號括入。六角括號要執行插入—特殊符號—單位符號—六角括號。

5.反線、武文線、文武線。先畫一條橫條：插入—圖片—自選圖形—線條—直線。再雙擊橫線進行格式處理：執行顏色與線條—線條顏色—紅色；線型選用2.25磅；大小—寬度—15.6厘米。武文線、文武線分別選用4.5磅上粗下細或上細下粗的線型，寬度均設17厘米。

6.成文日期。《格式》規定成文時間用漢字標全，特別說明零要寫成○，不許用數字0或字母O。執行插入—特殊符號—標點符號—○即可。另，加蓋印章要上距正文2～4mm，而且下弧有字的章采用中套，無字的采用下套，因此落成文日期時，要考慮與正文之間留出適當的空白行。公章直徑一般是38～42MM，假設中套，公章圓心與正文的垂直距離應為（19～21）+（2～4）MM，即21～25mm，也就是正文下第三行；假設下套，公章的下弧高為直徑1/3，折算出成文日期與正文間的距離應為28.5～35.5mm，故在正文下第四行標識。

7.頁碼。《格式》第9條規定用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空l字，雙頁碼居左空1字。這一要求需三步走。第一步執行插入—頁碼—位置：頁面底端（頁腳）—格式—數字格式：-1-,-2-，之后單擊頁碼文本框，將字號字型改為4號白體字。第二步執行頁面設置—版式—頁眉頁腳：奇偶頁不同及頁腳：1.9厘米（下白邊高26mm，減去7mm，剛好是1.9厘米）。第三步，分別把第一頁和第二頁的頁碼移到頁腳右側向左1字符處和左側向右1字符處，實現奇偶頁不同的頁碼排列要求；同時要保證一字線和頁腳的上虛線重合。

其余要素都是字號、字型、線條的處理，不再贅言。其余要素都是字號、字型、線條的處理，不再贅言。

版式制作妥當，保存到相應模板，需要使用時直接調用，以提高工作效率。這個意識一定要幫助學生養成。當然，為了幫助學生熟練制作版式，教師不止要安排專門的課時講解和訓練，還應當在教授各種公文的寫作時，結合版式制作開展。

四、結語

科技的發展給秘書工作者提出了新的要求，教師要不斷關注這種變化，根據社會需求開發新的教學內容，尤其要重視新技能的鍛煉，才能培養出符合社會需要的應用型人才。本文在掌握社會對秘書提出的新要求之后，提出公文一體化教學應增加基于Word的版式設置技能鍛煉的內容，期望使學科教學與社會需求零距離接通。如果版式設置能成為公文寫作實操教學的主干內容，肯定能讓學生理論是技能共長進，值得嘗試。

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（作者單位:廣東女子職業技術學院 廣東番禺 511450）

（責編:賈偉）