就高校“報銷難”談財務服務體系的構建

丁家源

【摘 要】 隨著我國高等教育事業的快速發展，經費來源持續增加，財務部門的核算量越來越大，財務人員配備不足，計算機水平較低，報賬的規章制度宣傳不及時不到位，報銷時間過于集中，報銷的票據不規范等諸多原因導致不少高校出現了“報銷難”的問題。要解決高校“報銷難”的問題，就要增加財務人員配備，提高人員素質，完善財務制度，規范報賬流程，搞好財務信息化建設，加快校園一卡通擴展功能的開發應用，創新服務方式和工作方法，建立起一套完整的高效快捷的財務服務體系，高校報銷難的問題才能緩解并逐步解決。

【關鍵詞】 高校； 報銷難； 財務服務體系

近年來，隨著我國高等教育事業的蓬勃發展，高校師生人數不斷增加，教育經費持續增長，高校財務活動空間不斷拓展，財務活動的內容不斷豐富，使高校財務部門工作量不斷加大，不少高校出現了“報銷難”的問題。面對高校普遍存在的“報銷難”問題，文章試圖找出問題的根源，從方便師生的角度提出建立一套完整的財務服務體系的方案，希望“報銷難”的問題在一定程度上得到緩解并解決。

一、高校財務“報銷難”的根源

（一）經費來源多元化，新業務不斷增加，財務人員配備不足

伴隨著高校收費政策的實施以及辦學規模的持續擴大，高校經費來源持續增加，不僅有財政撥款，還有學費收入、科研經費撥款、銀行貸款、捐贈等收入。同時伴隨著高校新校區建設、人才的引進、校企合作的開展、重點學科的建設、對外交流的不斷增多，各種新業務層出不斷。經費來源的多元化以及不斷增加的新業務，使財務人員的日常核算量越來越多，難度越來越大，財務人員長期處于超負荷、大壓力、高強度的工作狀態，導致報銷人員報銷困難，時常出現排隊等候的現象。而高校財務人員卻沒有隨著服務人數的增加而相應的增加，很多高校財務部門存在著人員短缺的現象，財務人員與服務人數的嚴重不匹配，使報銷變得越來越難。

（二）報賬的規章制度宣傳不及時不到位

報賬的規章制度，大到財經法規，小到報銷手續，由于宣傳不及時不到位，造成師生們不能及時準確的掌握，導致報銷人經常由于手續不全而多次往返財務部門咨詢，既增加了財務人員解釋和重復檢查票據的時間，也耽誤了其他報銷人的時間，影響了報賬速度，導致了報銷難。

（三）報銷時間過于集中

從一天來說，由于大部分高校還是現金結算，每天需要大量的現金，財務部門每天只能在保險柜里留幾百元的現金，因此每天上午都要從銀行提取現金，下午把余款存回銀行。筆者所在高校的開戶銀行每天大約10：10才能將現金送到，下午15：50左右又要將剩余現金取走存銀行，現金出納15：40左右就清點現金，填寫現金存款簿結束報銷。報銷人早來和晚來都無法領取到現金，每天的報賬時間就集中在10：10到15：40之間，有效的報賬時間不到4個小時，報賬時間短，等待時間長，所以經常出現排隊等候的現象，引起報銷人員的不滿。

從整體的一段時期來說，由于高校的特殊性，多數師生員工選擇在開學初，學期末課程結束、年末科研結題后、或財務催支出進度時來報賬。而這期間也正是財務處最忙的時候，新學期的工作布置，假期的票據整理，新老生的交費，學期末的工作總結，年末的結賬決算工作和賬簿的打印裝訂工作，年初的預算工作，年末年初接待來自各職能部門的財務大檢查，審計等等這些工作都要占用大量的時間和人力去做，有時還得抽出專人來完成，這樣勢必造成更嚴重的人員短缺。大量的報銷業務集中在這一時間段使財務核算量在短期內劇增，財務報銷大廳的擁擠程度就不難想象了。工作環境的嘈亂不僅影響了財務人員的情緒，也使其在高強度的腦力勞動下處于更加緊張的狀態，影響了報賬的速度和準確度，也使得報銷變得更加困難。

（四）財務人員計算機水平較低

目前多數高校已經使用了財務軟件進行會計處理，這些軟件提供的查詢、財務分析、預算額度預警、生成報表等功能協助用戶處理賬務，大大提高了工作效率。但由于部分財務人員計算機水平較低，只使用了單一的做賬功能，對軟件提供的輔助功能幾乎沒有加以利用，影響了財務軟件功能的充分發揮，致使工作效率不高。同時，由于多數財務人員對軟件運行過程中出現的故障不能及時排除，經常導致報賬系統不能正常運行，報賬工作無法進行，勢必耽誤報銷人的時間，使報銷人越積越多，導致了排隊等候的現象。再加上繼續教育難落實，高校歷來重視教師的繼續教育工作，而財務人員每天忙于繁重的日常核算工作，根本沒機會參加繼續教育培訓，而且繼續教育也只培訓財務方面的知識，很少培訓計算機方面的知識，財務人員計算機水平很難得到提高，工作效率不高的現象難以得到改善，客觀上又加劇了報銷難。

（五）報銷票據不規范

有些師生取得的發票不完整、不正確、不規范，如單位名稱不全、缺少購買商品的明細、蓋的不是發票專用章或沒有蓋章，這樣的票據不能報銷，必須重新換取，這使得報銷人為換發票而浪費很多時間，客觀上造成了“報銷難”。

二、如何建立起一套高效快捷的財務服務體系，解決“報銷難”的問題

（一）增加財務人員配備，提高人員素質

財務人員配備不足、任務過重是導致“報銷難”的重要原因。為了緩解財務人員相對缺乏、工作量過大的矛盾，應適當增加財務人員，將財務人員從過度繁重的報賬工作中解脫出來。只有保證財會人員有思考和判斷的時間，才能提高工作效率，加快報賬速度，解決報銷難的問題。工作效率的提高來源于高水平的業務知識和職業素養。因此，提高財務人員素質，是建立高效快捷的財務服務體系的前提條件。高校應加大財務人員培訓經費的投入，每年都應安排專門時間，根據本單位的實際需要，缺什么補什么、需要什么學什么。既可以聘請稅務、銀行、軟件公司等單位的人員來講授實際工作中遇到問題的解決方法，也可以定期開展各科室之間的業務交流，對工作中常出現的棘手的問題大家進行討論，達成共識，避免同一業務不同人處理會有不同的結果，真正幫助財務人員解決實際問題，提高業務水平。高校應多送財務人員到專業學校進修學習，還可經常派人到兄弟院校學習，橫向交流財務業務，提高財務人員的水平。當然，財務人員也應樹立“終身學習”的觀念，不斷更新知識結構，學會利用計算機處理日常賬務，學會用辦公軟件對文字、表格和數據進行處理，學會使用網絡，財務人員還應具有計算機維護和排除故障的能力，以便提高工作效率，加快報賬速度，解決“報銷難”的問題。

（二）完善財務制度，規范報賬流程，公開財務信息

要做好財務服務，必須從完善財務制度做起。要做到事事有法可依、有據可查，真正把所有業務都納入到制度的監管范圍內，杜絕隨意性、臨時性的“口頭”管理。在完善財務制度的基礎上，高校應探索建立一套規范的報賬流程，使日常報銷程序簡單、易操作。有了制度、流程、規范，還要定期發布，讓師生們及時了解。對師生關注的熱點、焦點的財務問題，除不宜完全公開的，都應全過程、按程序地公開。財務信息的公開透明有利于各項財務規章制度的貫徹執行，也有利于高效快捷的財務服務體系的建立。

（三）搞好財務信息化建設

伴隨著網絡的快速發展，網絡無疑成為發布信息和交流的最好平臺，校園財務網的建設好壞直接關系到財務服務質量的好壞。首先，在校園網上設固定的專欄隨時發布最新的財務規章制度，讓師生們做到有法可依、有章可循。用示意圖和問答的方式對報銷要求、報銷流程等報銷信息在網站的顯著位置滾動播出，讓師生隨時都可以了解到最新的報銷信息。其次，開通網上查詢和提醒服務，校園網通過與財務核算系統、工資、收費系統的對接，教職工可以根據密碼查詢自己的工資，借款和欠款，科研經費的到賬和使用情況，學生可以查詢到自己應繳和欠繳的學費、補助金和獎助學金到賬的情況。通過查詢師生對自己經費的收、支、余情況一目了然，有利于更好地統籌安排經費使用。對欠款、欠費通過特別提示界面進行提醒，免去了財務人員催收欠款的工作，也節省了財務人員的時間，提高了工作效率。再次，建立財務QQ群、財務處長信箱等網上在線交流平臺，隨時解答與報賬相關的咨詢，及時了解報銷人的想法和要求，及時解決問題。最后，如果網絡系統及財務系統條件成熟的話，嘗試開通網上預約報銷業務（類似醫院的預約掛號平臺），報銷人員可通過身份證號登錄學校財務網進行預約，財務處根據預約的人數和金額，隨時調整取現金額和報銷人員的時間安排，最大限度地滿足師生的報賬需求。通過預約，可以減少師生扎堆報賬的狀況，也可以減少師生排隊等候的時間，既可以提高工作效率，又可以使服務質量上一個臺階。

（四）加快校園一卡通擴展功能的開發應用

目前“校園一卡通”在許多高校已廣泛使用，憑一卡通可以就餐、借書、看病、洗澡等。但由于一卡通系統沒有與財務相關系統對接，并沒有減少財務處的工作，相反各個校區都要增設一卡通充值人員，使原本就短缺的人員變得更加短缺。要想借助一卡通來優化財務服務體系，就不能局限于一卡通的消費支付和身份識別等普通功能，其擴展功能的開發應用尤為重要。首先，要在各個校區校門口、宿舍區、圖書館等人員集中的場所設置幾臺自助繳費終端（類似銀行自動柜員機ATM機），持卡人在自助繳費終端上可以隨時為自己的校園一卡通充值、查詢余額、修改密碼，這樣持卡人將不再受辦理時間的限制，財務處也可以減少一些充值人員。其次，該系統如果與學生收費系統相對接，學生就可以隨時到自助繳費終端上繳納學費，不再受繳費時間的限制，方便了學生的繳費，財務部門也只需根據后臺結算端口確認的繳費金額作相應的收入處理就完成了學費收繳工作，這將會極大地減少每年的收費工作量。最后，該系統如果與財務核算系統相對接，一卡通生成的財務數據和財務核算系統內的會計科目直接對應，將省去各部門相互轉賬結算的麻煩，也省去了財務人員對賬做賬的麻煩，會大大地減少財務處的工作。如果校園一卡通這些擴展功能得以實現，不但會方便廣大師生，同時也會拓寬財務管理的時間、空間范圍，使學校的充值、繳費、查詢、會計核算等方面的管理走上網絡化、智能化的道路，財務服務體系的建設也會上一個新的臺階。

（五）創新服務方式和工作方法

1.設立報賬箱，方便報銷人報銷

在學校大門口、教學樓、圖書館等人流量大的場所按學院或個人設立報賬箱（類似居民家的郵箱或銀行的回單箱）。報銷人將其要報銷的票據按規定粘貼好后，填寫一份由財務處統一印發的一式兩聯的備注單，備注單上寫明報銷金額和票據張數，聯系方式，投入到報賬箱，并在報賬箱外貼一個由財務處統一印制的小標記。財務部門將派專人定點開啟有標記的報賬箱取出報銷票據，在備注單上簽名，留給報銷人一張，然后將取出的報銷票據和備注單交給做賬人員進行審核，做賬人員將符合報賬要求的票據做賬，不符合報賬要求的票據裝入信封封好后一起傳給出納，出納根據備注單，聯系報銷人領取現金和不符合報賬要求的票據。報銷人按約定的時間來領取現金，減少了報銷人等候做賬的時間，可有效地消除財務部門工作環境的嘈雜現象，給做賬人一個安靜的工作環境，提高做賬人員的工作效率。出納可以按報銷金額，準確地提取現金，避免了每天提取現金的盲目性，也客觀上減少了清點現金的工作量。

2.建立財務咨詢、預審、實習和培訓制度，減輕財務人員的負擔

除少數專業性較強的院校外，很多高校都有財經類的專業，很多財會教師缺乏會計實踐經驗，學生也缺少實習平臺，高校可以充分利用這一特點，對財經類專業三四年級的學生和沒有會計實踐經驗的教師進行實踐培訓后，讓他們在報賬大廳做咨詢員和預審員（類似于銀行的前臺咨詢員），為報銷人答疑解惑，幫助報銷人粘貼票據，填寫進賬單、匯款單，對整理好的票據進行預審，也可以讓他們在后臺實習如何裝訂會計憑證，打印賬簿，整理會計檔案等一些不涉及財務秘密的事情，同時也可以利用學生豐富的網絡知識，讓他們做一些網上信息錄入，網絡維護，網上答疑的事情。這樣不僅客觀上增加了財務處的人手，減少做賬人粘貼審核票據和解釋的時間，也減少報銷人排隊等候的時間，提高了財務人員的工作效率，增加了教師的實踐工作經驗，為財會專業的學生提供了一個很好的實習平臺，同時財務人員也可以隨時向有豐富理論知識的教師請教工作中遇到的問題，達到了隨時學習，隨時培訓，取長補短的效果。

3.設立并培訓專兼職的財務秘書，提高報銷人的素質

高校報銷人員一般是學院的教學秘書、有科研課題的教師、研究生等，他們對于會計工作的熟悉程度不盡相同，在報賬時往往因為前期準備工作沒做好，該填的內容沒填，該帶的票據沒帶，從而導致多次往返財務部門，既耽誤了報銷人的時間又增加了財務人員的工作量。高校應嘗試在各個二級學院根據報銷業務量的多少，配備一到二名專職或兼職的財務秘書作為專職報銷人員，有科研課題的教師指定固定的研究生作為財務助理，財務部門對這些專職報銷人員定期進行財務知識的培訓，重點講解報銷知識，如發票整理、票據粘貼、每一種單據的填寫要求等，以此提高報銷人的財務素質。專職報銷人員因熟悉財務知識會減少報銷時的詢問，同時也會減少票據的粘貼和填寫的錯誤率，從而節省做賬人解釋和審查的時間，會大大加快報賬速度，緩解報賬難現象的發生。同時一個學院由一兩個財務秘書負責報銷，會大大減少報賬大廳辦事人員的數量，報賬大廳環境和秩序也會得到改善，既可以提高財務人員的工作效率，又可以使服務質量上一個臺階。

三、結束語

伴隨著高校財務制度的不斷完善、報賬流程的日益規范、財務信息化建設的不斷加強，一卡通擴展功能的開發應用，以及服務方式的不斷創新，再加上財務人員素質的提高，高效快捷的財務服務體系將會構建起來，若能如此高校財務報銷將不再困難。

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