從知識管理到學科服務

李婷婷 馮會勤 田元

[摘 要]

概述了機構知識庫的研究建設現狀,重點討論了機構庫的知識管理功能,及其在嵌入式學科服務體系中與構建高校科研信息服務機制中的輔助作用和應用趨勢,并討論了其對實際工作的要求。

[關鍵詞]機構庫;學科服務;科研信息服務

[中圖分類號]G250.71[文獻標志碼]A

[文章編號]1005-6041(2012)05-0029-04オ

2002年DSpace的面世,拉開了全球范圍內的機構庫研究和建設熱潮。截至2012年3月,OpenDOAR統(tǒng)計的機構庫數量已超過2 000個,正常運行的超過90%,其中美國409個(18.8%),英國208個(9.6%),中國(臺灣地區(qū)除外)僅有34個(1.6%);截至同期,設立機構庫的組織和機構已經達1 780家,其中美國281家,英國164家,中國(臺灣地區(qū)除外)登記在案的有10家^[1]。

2009年袁順波等開展的關于機構庫研究方向的調查表明基礎理論、內容管理、研究進展以及經驗總結等方向外文文獻數量較多^[2]。筆者在CNKI和萬方數據庫中以“機構庫”進行檢索(2012年3月9日)并整理分類,研究較多的主題有:基礎理論(機構知識庫構建/運營的理念、模式、機制、策略及發(fā)展趨勢等)、國內外調研分析(國內外建設現狀對比分析、國內外研究現狀文獻計量分析和針對某一國家或地區(qū)的現狀調研等)、建設實踐經驗總結和知識產權問題等,其中討論知識庫建設給圖書館與圖書館員帶來的挑戰(zhàn)與發(fā)展機遇的文獻不到20篇,具體討論機構知識庫與高校知識管理機制的文獻不到10篇。

在全球范圍內大力發(fā)展機構知識庫理論研究及建設的同時,如何合理應用機構庫以更好地發(fā)揮其各項功能為機構科學研究服務成為當前學者們應該重視的問題。本文將從高校機構庫的知識管理功能入手,討論該功能在圖書館開展學科化服務以及構建高校科研信息服務系統(tǒng)中的輔助作用和應用趨勢。

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1 機構庫的知識管理功能

Crow(2002)將機構庫定義為“收集并保存單個或數個高校團體科研產出電子文獻的知識庫”^[3]。董文鴛等(2005)總結機構庫為“以搜集、組織、存儲學術機構(大學、大學共同體等)相關數字資源為主要任務, 并將其中絕大部分資源對任何網絡用戶免費開放的知識庫”^[4]。北京郵電大學高嵩(2006)認為機構倉儲是收集、組織、存儲、管理機構內的科學數據、研究成果和其他數字資料, 實現對機構內數字內容及資產的保存和管理, 并提供開放訪問, 促進平等使用和共享的一系列機制和服務^[5]。綜合多家觀點可以看出,機構知識庫具有對特定范圍內知識產出(包括論文、著作等正式出版文獻,和課件、手稿、科技報告等未公開出版的灰色文獻)的收集、保存、組織和管理功能,主要體現了其對機構知識產出的收藏功能、對機構知識的組織管理功能,并通過實現機構內科研產出知識資源的平等使用和共享促進機構內知識交流。

高校知識管理的重點是對隱性知識進行挖掘、交流、共享以及在此基礎上的創(chuàng)新,構建服務本校的機構知識庫就成為了加快隱性知識顯性化的重要方式和有效措施。機構知識庫的建設要求圖書館對各類信息資源進行有效整合,包括電子資源、紙質資源和其他各類信息資源,同時還要求圖書館收集整合學校日常教學科研工作中產生的各類隱性知識產出,這不僅對高校圖書館服務理念和服務模式的變革帶來了機遇與挑戰(zhàn),也讓高校圖書館對其自身的服務立足點和服務目標有了新的認識。

張曉林教授提出機構庫的知識管理功能可分為三個層次,即機構知識資產管理、機構知識傳播管理和機構知識能力管理^[6]。這三個層次從知識庫功能建設角度可視作是一個循序漸進的過程。但從知識管理機制與服務角度來看,可將知識資產管理視作為基礎,由此引出另外兩個平行的管理功能層次(如圖1),即只有在完善知識資產管理的基礎上,才能更好地利用知識庫為高校科研工作服務。

圖1 機構庫知識管理功能層次關系

1.1機構知識資產管理功能

對特定范圍內的知識產出進行收集、保存和組織等都屬于機構知識資產管理的主要內容,這個層次是機構知識庫的基礎構建內容和基礎管理功能,決定了機構庫的建設目的、服務對象和服務內容,即后兩項知識管理功能。

1.2機構知識傳播管理功能

這個層次的知識管理內容包括兩個范疇,其一是為機構顯性知識產出的交流和共享提供平臺和路徑,其二是對機構內隱性知識產出的挖掘、交流和共享等。這一層次更加側重于知識庫對機構內隱性知識產出的整理與利用功能,知識庫作為機構內知識網絡交流平臺為科研人員服務,提高了隱性知識與顯性知識的轉化效率,促進了知識資產從隱性積累到顯性創(chuàng)新再到隱性積累的循環(huán)速度。此功能的實施與完善主要取決于機構庫建設過程中對機構內知識產出的收集和組織成果。

1.3機構知識能力管理功能

第三個知識管理功能則更多的與高校深層次的學科化服務相關,通過前期對于各類文獻、資料和隱性知識的收集、整理和組織,利用所得結果(即知識地圖)可對該機構的知識產出進行多方面分析,進而得到其知識能力分析結果。例如:知識需求分析體現了現有知識地圖的缺失部分;知識能力分析體現機構知識地圖的分布情況;知識關系分析體現合作機構知識地圖之間的重疊與互補關系;知識資產應用分析體現了現有知識的利用情況、知識資本的運作情況以及隱性知識的顯性化效率等與知識產出能力相關的內容;知識需求與知識能力匹配分析通過比對機構知識地圖與相應學科領域知識地圖得出現階段所具備的知識和需求與大環(huán)境知識水平的差距;知識能力競爭力分析體現了競爭機構之間知識地圖的比對關系。オ

2 在嵌入式學科服務中的應用

所謂學科化服務,就是按照科學研究(例如學科、專業(yè)、項目)來組織科技信息服務工作流程,使信息服務學科化、內容知識化,從而提高信息服務對用戶需求和用戶任務的支持力度,保證圖書館信息服務的出發(fā)點和目標定位在為科學研究提供貼合服務上^[7]。2008年,初景利等提出了能夠適應當代用戶信息環(huán)境、需求和行為變化的新型學科館員服務模式的標準和理念,即以融入一線、嵌入過程為主要特征,建設學科化、個性化、知識化、泛在化的全方位科研信息服務體系^[8]。

如何保證科技信息服務工作貼合學校高層次科研信息需求?這就需要學科館員以機構庫所收集的各類顯性信息和隱性知識為基礎建立機構/學科知識地圖,并進行學科化、知識化的分析對比研究,作為深層次學科服務的出發(fā)點。由此,以機構知識庫作為基礎的高校科研信息服務系統(tǒng)的構建已經成為提高學科化服務質量、加強學科化服務力度和挖掘學科化服務深度的大趨勢所在。

如圖2所示,學校日常科研工作的知識產出一般可以分為兩類,即顯性知識和隱性知識,圖書館通過對這兩類內容的收集與整理可構建機構知識庫,即為知識資產管理功能;科研人員可直接通過該知識庫網絡平臺進行學術交流與共享(包括顯性知識與隱性知識),即知識交流管理功能;學科館員或科研人員也可以通過所構建的知識地圖進行一系列分析研究以獲得學科知識分析結果,即知識能力管理功能。圖2所示的基于機構知識庫的深層次學科服務流程描述了機構知識庫的建設以及三個層次的知識管理功能在高校日常科研工作流程中的配合及應用,體現了其對高校內知識轉換循環(huán)流程的促進作用。

圖2中的虛線部分即為基于機構庫的嵌入式學科化服務在學校科研流程中的主要工作內容,學科服務人員可對所收集的各類知識進行整理和組織得到機構知識地圖,并通過對該地圖的各類分析獲取深層次學科化服務背景信息,從而達到為科研人員提供具有學科針對性和目標的學科化信息服務的目標。

嵌入式學科服務的知識化主要體現了現代“以人為本”的知識管理理念,主要涉及個人層次、組織層次、社會網絡層次的知識積累、轉化、運用、創(chuàng)新過程,其以信息化為基礎,同時也是對信息化的超越^[9]。機構知識庫的建立為知識化的學科服務要點提供了便利:首先,知識庫能夠使顯性知識序化這一步驟過程化、流程化、正規(guī)化,形成一個特定的組織形式;其次,機構庫的知識資產管理功能能夠幫助圖書館整理、調動和挖掘機構隱性知識產出,為加速機構“隱性-顯性”知識轉化和加速知識資本循環(huán)提供助力;第三,知識庫作為一個機構內部的文獻知識共享平臺,配合現代網絡技術能夠為研究人員提供方便、快捷、形式多樣的知識交流渠道與方式,同時配合其他全文數據庫使用可作為知識補充和更新的便捷途徑。

圖2 基于機構知識庫的深層次學科服務流程圖

機構知識庫中的知識能力分析管理功能能夠為高校科研信息服務提供多方位服務導向,通過對機構內分學科知識地圖的構建與分析,可看到目前機構內的研究方向分布情況、知識缺失環(huán)節(jié)、隱性知識顯性化效率、知識資本運作情況和機構競爭力現狀等,這些分析結果可使機構內各學科知識情況一目了然。基于以上分析結果,學科館員可了解機構內各學科研究現狀,并結合科研人員的具體信息需求與反饋,提供具有學科信息需求針對性的科研信息服務。

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3 結 語

在高校科研信息服務系統(tǒng)構建的理念、機制和發(fā)展前景中,可以看到用戶對于個性化服務與人性化服務的需求,以及在現代信息環(huán)境下用戶對學科信息服務反應速度、服務深度以及多元化全方位服務模式的需求。

在了解用戶需求的基礎上,要提出一系列切合實際、貼近需求的高校學科化科研信息服務不僅需要有一個內容相對完善、功能相對豐富的機構知識庫作為基礎,同時對服務成果的測評還要考慮到不同側面的多種相關因素,例如學科館員的職業(yè)素養(yǎng)、信息服務機制以及學科館員與院系的聯系程度等等。

機構庫的建設和完善保證了高校知識管理體系的運轉,而對機構庫的合理應用則成為知識管理體系向科研信息服務系統(tǒng)發(fā)展和轉型的一項關鍵點,其知識管理功能能夠為知識化的高校科研信息服務提供助力。基于機構知識庫的高校科研信息服務機制的設立與健全,為高校圖書館的學科化服務提供了一種新的思路,同時也對實際中的工作提出了一些要求:首先,這種機制的建立以及對服務反應速度的要求實際上也就是對高校信息服務流程化的要求,與個性化、人性化服務以及用戶對服務深度的要求產生了一定矛盾,這兩者之間的平衡點應該如何選取將是進一步發(fā)展學科服務實踐過程中應該關注的問題;第二,多元化全方位的服務模式要求多種現代科技的綜合應用,這與圖書館的泛在化理念與技術有異曲同工之妙,同時也是強調了現代“以人為本”的服務理念;第三,在實際學科服務工作中的、具有針對性的學科背景知識和知識地圖分析經驗的積累,是提高學科館員職業(yè)素養(yǎng)、完善學科服務機制、加深學科服務深度與力度的必要過程。

[參考文獻]

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[3] Raym Crow. The Case for Institutional Repositories: A SPARC Position Paper, ARL Bimonthly Report 223[EB/OL]. [2012-03-08].http://works.bepress.com/ir_research/7/.

[4] 董文鴛, 袁順波. 聚集學術機構知識的中心機構庫——Institutional Repository探析[J] . 圖書館雜志, 2005 (8): 51—55,59.

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[8] 初景利,張冬榮.第二代學科館員與學科化服務[J].圖書情報工作,2008(2):6—10,68.

[9] 宮宏光,湯珊紅.關于科技信息服務知識化的戰(zhàn)略思考[J].情報理論與實踐,2010(08):1—3.

[收稿日期]2012-06-01

[作者簡介] 李婷婷(1986—),女,助理館員,碩士,西安理工大學圖書館。研究方向:信息素養(yǎng)和知識管理,發(fā)表論文6篇;馮會勤(1965—),女,副研究館員,西安理工大學圖書館,從事參考咨詢與情報服務工作;田 元(1975—),男,館員,西安理工大學圖書館,研究方向:信息管理。

[說 明]本文系西安理工大學科研項目《西安理工大學科技論文信息管理系統(tǒng)的開發(fā)與研究》(編號:602-211004)成果之一。