在信息時代人事檔案管理中如何體現創新

李學軍

創新，是馬克思主義的一條重要原理，創新的基礎在于求真務實，實事求是，理論聯系實際，就是使思想與實際相符合，使主觀與客觀相符合。隨著科技的飛速發展，信息技術的革新更是日新月異，IPV6、云計算、物聯網等一些高新技術很快就開始在檔案管理等傳統領域進行應用。我們可以運用IPV6的傳輸速度、云計算的海量存儲和物聯網的多終端融合技術，把以前流程繁瑣、管理信息量大的人事檔案管理工作進行簡化，從而達到在管理過程中體現創新、應用創新的目的。

一、人事檔案管理的特點

任何事物都存在普遍性，也存在著特殊性。同樣，人事檔案管理除了具備其他檔案管理所共有的屬性外，還具有自身的特點，主要表現在以下四個方面：

第一，真實性。真實性是管理人事檔案的首要條件。人事檔案必須是真實的，這樣管理起來才有意義。如何來保證它的真實性，一定要做到三個必須，即：歸檔材料必須經過組織審查和認可；歸檔材料必須符合有關政策規定的要求；歸檔材料必須經過認真鑒別。

第二，完整性。完整性是指人事檔案必須反映單位職工的全貌，人事檔案的內容應當反映相關人員的全面情況和全部歷史。為了保證人事檔案管理的完整性，要及時地、經常地將反映職工變化的人事檔案材料收集歸檔。做到完整、真實、條理、精練、實用。

第三，動態性。歷史在發展，社會在前進，每個人的情況也在不斷變化。由于人事檔案材料形成于不同的歷史時期，不可避免地帶有時代的色彩，特別是歷次運動中形成的材料，更具有其局限性，有的甚至是錯誤的。為了保證人事檔案準確可靠，必須根據情況變化和有關規定，將那些喪失價值或不準確的材料進行清理。這同樣是一種“動態”。

第四，機密性。因為人事檔案記載著職工各個方面的情況，涉及到本人有關的工作和一些重大事件，反映單位職工的功績、過錯和失誤。其中既有組織上的考核、考察材料，也有知情人為組織提供的旁證情況，以及本人撰寫的材料。它的絕大部分內容只能限于組織掌握，不能向社會擴散，也不得隨便公開。

二、信息時代人事檔案管理的幾點意見

在信息時代，人事檔案管理要樹立創新觀念。傳統的內向封閉的管理體制對于保證人事檔案的完整性和安全性起到了一定作用，但隨著社會的發展進步，干部人事制度的改革和人才強國戰略的實施，其弊端也逐漸暴露出來了。因此，在人事檔案管理工作中必須樹立改革創新觀念，以改革的精神、發展的眼光審視人事檔案管理工作中存在的問題和缺陷，通過完善管理體制、改進管理服務方式和豐富服務內容，來適應我國培養大批新型高素質人才的需要。

第一，重視檔案人員的素質培養?？茖W技術是第一生產力，人是生產力中第一要素。只有管理人員的業務水平提高了，才能適應檔案信息化、網絡化的發展。擁有高科技，卻缺乏能運用它的人才，那么，也只能望洋興嘆。在我國，傳統的檔案信息服務水平明濕滯后于時代的發展，遠遠不能滿足人們對信息的需求，具體表現在檔案工作人員的信息意識淡漠，觀念陳舊，抱殘守缺，缺乏開拓與創新精神，以至于出現硬件設備的現代化與人員觀念落后相互并存不協調的局面。因此，要加強檔案員自身素質的提高，以適應信息化建設的需要。

第二，對人事檔案實行人事信息化管理。從信息技術發展來的人事檔案是對傳統紙質人事檔案的一種革新。例如，一些發達國家已經實現了人事檔案的電子化。美國已有75％的人事檔案以電子形式保存，但為了安全起見，再用紙質來保存電子文件或檔案，同樣將一個人的各種信息，包括學歷、工作經歷、健康狀況、誠信記錄等都存儲在電子檔案中，并不斷更新以保證人事檔案的全面和完整。就我國現階段來說，人事檔案管理信息化，就是把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。各行各業的信息化辦公為人事檔案管理信息化提供了現實參照。因此，在人事檔案管理領域，按照國家標準和行業標準，加強人事信息系統建設，提高辦公自動化程度，是推動我國人事檔案管理科學化、規范化、現代化的必由之路。隨著各項人事制度改革的推進和辦公自動化水平的不斷提高，科學決策、人才預測、宏觀調控、微觀管理等工作，將更多地依賴于人事檔案管理數據庫的建設。

第三，在人事檔案信息化管理過程中，要大膽使用成熟的信息技術。把所有能進入信息系統的內容全部輸入計算機，運用電子辦公軟件系統。可以快速、便捷地查詢各類人員的檔案信息，制作各類人員登記表、統計表等。建立人事檔案信息庫。不但可以提高工作效率，而且還可以對這些信息資料進行快速統計、分析，為領導決策提供方便、系統的服務，使人事檔案信息資源得到最大限度開發利用。

人事檔案數據庫建設是一項長期的任務。隨著這些新興的數據庫技術開始運用于人事檔案管理工作，我們更要保證數據庫內容的真實性，也就是數據庫的內容隨時要與檔案材料保持一致。同時，在人事檔案數據庫中進行增加、刪除、修改相關人員信息的時候，必須由三人及以上人員（最少兩人為中共黨員）簽字，并標明修改內容及范疇，一定要留有文字性的、具有簽名的文檔，以備以后查閱。在人事檔案數據庫中，最重要的是要注意密碼的保存，密碼設置的要長一些，分成兩部分以上，由兩人以上進行保存，使用密碼時，要單獨輸入自己持有的部分密碼。與之并行的是建立人事信息管理網絡。現階段，社會已經進入信息時代，通過計算機網絡，可以把不屬于保密范圍的人事檔案信息與社會共享，向社會提供優質、高效的人才檔案信息服務。我們更可以通過建立云計算服務器，利用IPV6技術，甚至運用比較成熟的3G技術把人事檔案管理工作推向新的高度與層次。

總之，隨著時代的發展，社會的進步，網絡化、信息化將在未來的社會中占主導地位，人事檔案管理人員要積極創造條件，盡快實現人事檔案管理的信息化，實現檔案管理的根本變革。