如何做好機(jī)關(guān)部門(mén)干部職工檔案及文書(shū)檔案資料管理工作

張曉惠

在實(shí)際工作中，我深深地體會(huì)到做好機(jī)關(guān)部門(mén)干部職工檔案及文書(shū)檔案資料管理工作的重要性。

一、充分認(rèn)識(shí)機(jī)關(guān)部門(mén)干部職工檔案及文書(shū)檔案資料管理工作的內(nèi)容和任務(wù)。

（一）干部職工檔案工作。干部職工檔案工作是黨的干部職工工作的組成部分，是一項(xiàng)政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的服務(wù)性工作，在整個(gè)干部職工工作中占有重要的地位。干部職工檔案工作的全部?jī)?nèi)容，就是用科學(xué)的原則和方法管理干部職工檔案，最大限度地利用干部職工檔案為干部職工工作和其他各項(xiàng)工作服務(wù)。干部職工檔案工作的任務(wù)是：保管干部職工檔案；收集、鑒別和整理干部職工檔案材料；辦理干部職工檔案的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞；登記干部職工職務(wù)的變動(dòng)情況；通過(guò)檔案熟悉干部職工，為干部職工工作提供利用服務(wù)；逐步實(shí)現(xiàn)干部職工檔案管理工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化等。

（二）文書(shū)檔案資料管理工作。文書(shū)檔案資料管理工作就是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為本部門(mén)各項(xiàng)工作服務(wù)的工作。它的工作內(nèi)容從廣義上說(shuō)，是指檔案事業(yè)所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案科學(xué)研究、檔案的宣傳及出版等工作。從狹義上說(shuō)，是指檔案業(yè)務(wù)工作所包括的檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和提供利用等工作，通常稱(chēng)為八個(gè)環(huán)節(jié)。機(jī)關(guān)部門(mén)的文書(shū)檔案資料管理工作的基本任務(wù)包括五個(gè)方面的內(nèi)容：第一，檔案工作要堅(jiān)持以鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想為指導(dǎo)，以貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《檔案條例》為基礎(chǔ)；第二，堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理檔案的原則；第三，建立本部門(mén)檔案工作制度；第四，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化為目標(biāo)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化；第五，切實(shí)加強(qiáng)機(jī)關(guān)部門(mén)檔案管理，大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，積極主動(dòng)地為部門(mén)建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

二、規(guī)范管理，建立和完善檔案資料管理工作組織體系，建立健全檔案資料管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。

為使檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，更好地為本部門(mén)各項(xiàng)工作服務(wù)，還必須規(guī)范管理，建立和完善干部職工檔案及文書(shū)檔案資料管理工作的組織體系，并根據(jù)檔案資料管理工作集中統(tǒng)一管理的原則，相應(yīng)設(shè)立檔案資料管理工作機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)本部門(mén)干部職工檔案、文書(shū)檔案資料管理和開(kāi)展干部職工檔案、文書(shū)檔案資料管理工作，從而構(gòu)成嚴(yán)密的、完整的組織體系，這是做好本部門(mén)檔案資料管理工作的前提條件和組織基礎(chǔ)。同時(shí)，要建立健全干部職工檔案及文書(shū)檔案資料管理工作的檔案資料管理規(guī)定、檔案立卷歸檔程序、檔案員職責(zé)、保密管理制度、利用制度、收集、鑒別與歸檔制度、檔案轉(zhuǎn)遞制度、庫(kù)房管理制度等多項(xiàng)制度，并建立各種檢索體系，編制好總目錄、分類(lèi)目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄等，為檔案工作進(jìn)入科學(xué)規(guī)范管理創(chuàng)造有利條件。

三、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高機(jī)關(guān)部門(mén)檔案資料管理人員素質(zhì)。

如何切實(shí)提高機(jī)關(guān)部門(mén)檔案資料管理人員的素質(zhì)？采取以下措施是非常必要的。

（一）加強(qiáng)培訓(xùn)。機(jī)關(guān)部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)檔案資料管理人員的領(lǐng)導(dǎo)，注重對(duì)檔案資料管理人員的教育和培養(yǎng)，建立激勵(lì)機(jī)制，定期考核，為他們提供學(xué)習(xí)和進(jìn)修的機(jī)會(huì)，使其掌握各種業(yè)務(wù)技能，學(xué)會(huì)科學(xué)管理，逐步實(shí)現(xiàn)本部門(mén)檔案資料管理的正規(guī)化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。

（二）解放思想，更新觀念。解放思想，更新觀念，是提高機(jī)關(guān)部門(mén)檔案資料管理人員素質(zhì)的前提和重要方面。因?yàn)樵诂F(xiàn)代知識(shí)信息社會(huì)，機(jī)關(guān)部門(mén)檔案資料管理人員的工作方式、方法不應(yīng)僅僅表現(xiàn)在傳統(tǒng)方面，而應(yīng)主要體現(xiàn)為開(kāi)拓創(chuàng)新，進(jìn)行創(chuàng)造性工作，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，為部門(mén)工作和干部職工實(shí)行熱情、周到的服務(wù)。要實(shí)現(xiàn)這樣的工作目標(biāo)，就必須解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，努力提高機(jī)關(guān)部門(mén)檔案資料管理人員的素質(zhì)。只有樹(shù)立實(shí)效觀念和未來(lái)觀念，才能充分發(fā)揮機(jī)關(guān)部門(mén)檔案資料管理人員的職能，迅速傳遞信息。

（三）注重提升思想政治，業(yè)務(wù)知識(shí)與工作能力等方面的素質(zhì)。（1）不斷提高思想政治素質(zhì)與加強(qiáng)職業(yè)道德修養(yǎng)。（2）努力改善知識(shí)結(jié)構(gòu)與豐富知識(shí)內(nèi)涵。掌握檔案資料管理工作的基礎(chǔ)理論知識(shí)及干部職工檔案的基本原則，如：必須以黨的方針政策作為處理干部職工檔案中各種問(wèn)題的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，并使之貫穿于干部職工檔案管理工作的全過(guò)程。這不僅體現(xiàn)了干部職工檔案管理工作的性質(zhì)和政治方向，還體現(xiàn)了干部職工檔案管理工作自身的特點(diǎn)。黨的方針政策是一切工作的出發(fā)點(diǎn)和行動(dòng)準(zhǔn)則，它所制約的范圍遍及人們社會(huì)實(shí)踐的各個(gè)領(lǐng)域，干部職工檔案資料歸根到底是干部職工貫徹執(zhí)行黨的方針政策情況的真實(shí)記錄。只有以黨的方針政策為準(zhǔn)繩，才能使干部職工檔案工作符合干部職工檔案自身運(yùn)動(dòng)的客觀規(guī)律，才能正確認(rèn)識(shí)和解釋干部職工檔案工作中許多錯(cuò)綜復(fù)雜的現(xiàn)象，才能有統(tǒng)一的政治標(biāo)準(zhǔn)和正確的工作依據(jù)，才能始終堅(jiān)持正確的前進(jìn)方向。通過(guò)學(xué)習(xí)，努力使自己成為一名精通業(yè)務(wù)的專(zhuān)家。此外，還應(yīng)結(jié)合工作實(shí)際開(kāi)展必要的科學(xué)研究與探討。（3）熟練掌握工作服務(wù)程序與增強(qiáng)電腦操作技術(shù)。圖書(shū)管理人員必須掌握工作服務(wù)程序，利用現(xiàn)代化的手段不斷提高服務(wù)質(zhì)量。

（四）引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。競(jìng)爭(zhēng)與激勵(lì)是現(xiàn)代行為科學(xué)的核心理論，有競(jìng)爭(zhēng)才能優(yōu)勝劣汰，才能鞭策落伍者不斷奮進(jìn)。機(jī)關(guān)部門(mén)應(yīng)建立檔案資料管理工作人員的競(jìng)爭(zhēng)與激勵(lì)機(jī)制，實(shí)行檢查評(píng)比制度，這對(duì)檔案資料管理工作人員的成長(zhǎng)尤為重要。（1）公平競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。包括規(guī)范崗位、任務(wù)、要求及科學(xué)具體的考核標(biāo)準(zhǔn)和各崗位的上崗條件等，以求組合編制合理，員工聘任，即指各崗位員工采用聘任制，競(jìng)爭(zhēng)上崗。績(jī)效考核，即指根據(jù)各崗位的工作特點(diǎn)和要求，制定出不同的考核內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，并定期對(duì)任務(wù)完成情況進(jìn)行考核、記錄，建立業(yè)務(wù)檔案，年終進(jìn)行評(píng)比。（2）科學(xué)激勵(lì)機(jī)制。可采用物質(zhì)激勵(lì)，也可進(jìn)行精神鼓勵(lì)，通常采用的激勵(lì)方式，如給予一次性獎(jiǎng)勵(lì)、提高福利待遇、晉升職稱(chēng)與職務(wù)、脫產(chǎn)進(jìn)修學(xué)習(xí)等。科學(xué)的激勵(lì)能促使檔案資料管理工作人員努力提高自身素質(zhì)，其能動(dòng)性、創(chuàng)造性也可得以最大限度的發(fā)揮。

總之，提高機(jī)關(guān)部門(mén)檔案資料管理工作人員的素質(zhì)，是新世紀(jì)新階段各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的需要。檔案資料管理工作人員必須高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格要求自己，努力學(xué)習(xí)，不斷提高整體素質(zhì)，強(qiáng)化服務(wù)觀念，努力實(shí)踐“服務(wù)上水平，利用出效益”的檔案資料管理工作宗旨，使機(jī)關(guān)部門(mén)的檔案工作邁上新臺(tái)階，更好地為部門(mén)工作的總?cè)蝿?wù)、總目標(biāo)服務(wù)，為建設(shè)社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明服務(wù)。