淺談高等院校檔案數(shù)字信息化建設(shè)

王志軍

摘 要 高等院校檔案數(shù)字信息化建設(shè)是現(xiàn)代高等院校檔案管理改革的方向。本文分析了高校檔案管理信息化所面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，探討了體育院校檔案數(shù)字信息化建設(shè)的可行性。

關(guān)鍵詞 檔案管理 信息化建設(shè) 資源共享

中圖分類號(hào)：G47 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

Talking about Digital Information Construction of Files in Colleges

WANG Zhijun

(Personnel Department, Wuhan Sports University, Wuhan, Hubei 430079)

Abstract This article analyzes the opportunities and challenges of the reform of archives management in universities and explores the possibility of it.

Key words file management; information construction; resource sharing

所謂檔案信息化，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。高校檔案信息化管理，其核心內(nèi)容是利用電子計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)收集的檔案材料進(jìn)行數(shù)字處理，進(jìn)行存儲(chǔ)、加工、檢索、傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案更好的服務(wù)社會(huì)。

1 高校檔案信息化建設(shè)的歷史機(jī)遇

在2011年10月26日，黨的十七屆六中全會(huì)通過(guò)了《中共中共關(guān)于為深化文化體制改革推動(dòng)社會(huì)主義文化大發(fā)展大繁榮若干重大問(wèn)題的決定》，全會(huì)提出，對(duì)優(yōu)秀文化的傳承是推動(dòng)社會(huì)主義文化大發(fā)展大繁榮中一個(gè)重要因素。一切文化都是人類認(rèn)識(shí)和改造自然、社會(huì)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)和物質(zhì)形態(tài)的凝聚。檔案作為一種記錄歷史的資料，是一種特殊的文化資源，是信息的一種特殊的形式和載體。檔案是人類在各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中有意識(shí)地逐步積累和保存下來(lái)的、反映人類社會(huì)歷史活動(dòng)的文化信息的載體，是文化濃縮的成果，是人類認(rèn)識(shí)世界和改造世界的歷史記錄。隨著社會(huì)的進(jìn)步、觀念的轉(zhuǎn)變，檔案不僅僅只是看著成記錄歷史的載體，應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到它是一種重要的文化資源，是文化的組成部分，具有獨(dú)特的文化價(jià)值和文化作用。

2 高校檔案信息化管理的可行性分析

2.1 檔案信息化建設(shè)是檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展的方向

檔案信息化是檔息發(fā)展的需要，原因主要有四個(gè)方面。第一、傳統(tǒng)查閱檔案一直靠傳統(tǒng)的手工操作，服務(wù)效率和服務(wù)水平相對(duì)較為低下，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足社會(huì)利用檔案信息資源的需要。第二、校內(nèi)珍貴的館藏資料因隨著時(shí)間的推移，已逐漸變色脫質(zhì)，缺角斷頁(yè)，若不及時(shí)加快檔案信息化建設(shè)，這些珍貴的館藏資料將難以長(zhǎng)期保存。第三、隨著檔案數(shù)量的逐年增加，對(duì)檔案存放的場(chǎng)地要求越來(lái)越大，檔案室或檔案館場(chǎng)地面積畢竟是有限的，而檔案的收集是無(wú)限的，最終將是飽和而無(wú)法接收。第四、檔案數(shù)字信息化管理能使珍貴的檔案資料能夠永久保存，并更好地服務(wù)于社會(huì)。因此，加快館藏檔案信息化建設(shè)是檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展的方向。

2.2 檔案信息化是檔案價(jià)值和檔案作用的內(nèi)在需求

檔案的功能主要表現(xiàn)為文化保存功能，文化傳播功能，文化教育功能，文化借鑒功能，文化憑證作用。通過(guò)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，通過(guò)掃描，攝像和輸入等現(xiàn)代技術(shù)方法，轉(zhuǎn)化成為電子檔案，就可以利用現(xiàn)代科學(xué)發(fā)展的成果，發(fā)揮電子信息的優(yōu)點(diǎn)：傳輸速度快，資源易于共享，保護(hù)保存容易，保存場(chǎng)地不受空間限制等特點(diǎn)，檔案通過(guò)轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)信息后，不但可以完整的保全了檔案的功能，還使檔案的價(jià)值和作用得到更加充分的發(fā)揮和挖掘。在信息化條件下，不同載體、不同類型的電子文檔一體化已成為普遍共識(shí)，檔案信息化也將會(huì)成為未來(lái)檔案館的主要發(fā)展方向。

2.3 計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及為檔案信息化建設(shè)提供了信息傳輸?shù)钠脚_(tái)

隨著高校的快速發(fā)展，各個(gè)高等院校為了應(yīng)適現(xiàn)代化的辦學(xué)需要，都加大了互聯(lián)網(wǎng)接入信息設(shè)備的投入，許多高等院校已經(jīng)或正在設(shè)立自己的校園網(wǎng)，通過(guò)交換器、路由器等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備聯(lián)接到教育科研網(wǎng)和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)。校園網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)為教學(xué)、科研等學(xué)術(shù)交流提供了平臺(tái)，方便學(xué)生在網(wǎng)上學(xué)習(xí)各種知識(shí)，為辦公和后勤服務(wù)工作提高了工作效率。近年來(lái)，經(jīng)過(guò)不斷升級(jí)、換代，網(wǎng)絡(luò)速度、網(wǎng)絡(luò)條件得到很大的提升，校園主干網(wǎng)網(wǎng)速已達(dá)到1G以上。信息傳遞和交流變得越來(lái)越容易了，這也為檔案信息化建設(shè)發(fā)展帶來(lái)了機(jī)遇，為高校檔案的信息資源的收集整理和服務(wù)拓寬了道路，為高校檔案信息化的建設(shè)奠定了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。

2.4 高速大容量的存儲(chǔ)備的產(chǎn)生為檔案信息化的存儲(chǔ)提供了足夠的容量

檔案信息數(shù)字化后，最終轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，需要把電子檔案數(shù)據(jù)保存到存儲(chǔ)系統(tǒng)中，存儲(chǔ)系統(tǒng)是檔案資源的載體。存儲(chǔ)需求應(yīng)具有以下特點(diǎn)：可用性，即不間斷的訪問(wèn)能力；高性能，即高訪問(wèn)速度和快響應(yīng)時(shí)間；可擴(kuò)展性，即數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)內(nèi)容的增長(zhǎng)速度快；可共享性，即數(shù)據(jù)的使用是開(kāi)放的；可管理性，即方便的操作界面和靈活的管理模式；可靠性，即數(shù)據(jù)安全和容錯(cuò)；容災(zāi)能力，即系統(tǒng)的抗災(zāi)能力，恢復(fù)能力。磁盤陣列具有容量大、反應(yīng)快、安全穩(wěn)定等特點(diǎn)，完全能達(dá)到上述工作要求，因此是構(gòu)建存儲(chǔ)系統(tǒng)的首選。

3 檔案信息數(shù)字化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)主要包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，檔案信息源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、和人才隊(duì)伍建設(shè)四個(gè)方面，只有對(duì)每一個(gè)方面工作都嚴(yán)格要求，相互配合，檔案信息化建設(shè)才能取得成功。

3.1 硬件的建設(shè)

系統(tǒng)硬件一般由服務(wù)器，微型計(jì)算機(jī)，交換機(jī)、路由器、存儲(chǔ)器以及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等方面組成，系統(tǒng)的規(guī)模要參考學(xué)校的規(guī)模和在校師生人數(shù)，通過(guò)在校師生的人數(shù)，以及需達(dá)到的工作要求，可能初略計(jì)算基本硬件的數(shù)量和網(wǎng)絡(luò)的規(guī)模。另外還要根據(jù)學(xué)校的類型，有針對(duì)性地選擇數(shù)字資源規(guī)模，初步確定存儲(chǔ)的容量。

3.2 檔案信息資源建設(shè)

數(shù)字化資源建設(shè)是發(fā)展檔案信息化的前提條件，不然，檔案信息化發(fā)展猶如無(wú)米之炊、無(wú)本之木，借助各種現(xiàn)代信息技術(shù), 通過(guò)掃描、錄入、下載、照片等途經(jīng)將分布于不同時(shí)空環(huán)境下的各種數(shù)字化資源組織與管理起來(lái)，形成一個(gè)有序的資源保障體系，提供給讀者使用。

3.3 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

檔案的工作流程主要包括：收集、整理、價(jià)值鑒定、保管、編目和檢索、統(tǒng)計(jì)、編輯和研究、利用 8項(xiàng)工作，針對(duì)每一項(xiàng)工作特點(diǎn)，并組合計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)，制訂管理規(guī)范，包括數(shù)字檔案的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、資源描述、數(shù)字檔案的文件格式、原數(shù)據(jù)、對(duì)象數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)等；要注重技術(shù)規(guī)范，包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、軟件系統(tǒng)工作平臺(tái)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、存儲(chǔ)壓縮格式。在設(shè)計(jì)檔案信息管理軟件系統(tǒng)時(shí)，在系統(tǒng)中要體現(xiàn)管理規(guī)范要求，充分發(fā)揮管理軟件的作用，減少后期人為出錯(cuò)。

3.4 人才隊(duì)伍建設(shè)

在檔案信息化建立過(guò)程中，人的因素是最重要的因素，只有高素質(zhì)的檔案信息管理隊(duì)伍，檔案信息化的建立才能發(fā)揮最大的社會(huì)作用，因此加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)至關(guān)重要，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案管理人員的素質(zhì)提高，給檔案管理人員多提供機(jī)會(huì)，鼓勵(lì)他們提高學(xué)歷，參加各種專業(yè)培訓(xùn)，提高其計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力和檔案管理理論水平，增加知識(shí)的積累和開(kāi)拓工作的視野，最終達(dá)到更好的服務(wù)高校教學(xué)科研。

總之，檔案信息化是高校檔案事業(yè)的發(fā)展方向。應(yīng)充分抓住當(dāng)前的歷史機(jī)遇，充分利用信息時(shí)代各項(xiàng)科學(xué)技術(shù)，促進(jìn)檔案信息建設(shè)得以發(fā)展，并取得成效，使檔案價(jià)值和檔案作用得到充分的發(fā)揮和挖掘，最終達(dá)到更好的為高等學(xué)校教學(xué)、科研和管理服務(wù)的目的。

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